商務(wù)英語在外經(jīng)貿(mào)中的使用

[摘 要] 商務(wù)英語在外經(jīng)貿(mào)業(yè)務(wù)往來中的使用，主要體現(xiàn)在商務(wù)英語信函、合同、文件、產(chǎn)品說明書及各種單據(jù)等方面，文章就商務(wù)英語信函的特點(diǎn)加以分析和歸納。

[關(guān)鍵詞] 商務(wù)英語 商貿(mào)英語信函 文體

商務(wù)英語是進(jìn)出口貿(mào)易中公司、廠商與客戶進(jìn)行業(yè)務(wù)往來的重要工具。近年來，使用的人群在快速增大，學(xué)者對(duì)它也給以極大的關(guān)注。Jones Alexander(1994)認(rèn)為商務(wù)英語就是“English for business”或“English used in business contexts”，王興孫等國內(nèi)學(xué)者認(rèn)為，商務(wù)英語就是商務(wù)環(huán)境中應(yīng)用的英語，是專門用途英語，屬于應(yīng)用語言學(xué)范疇。商務(wù)英語信函是商務(wù)英語最重要的表現(xiàn)形式，它具有與普通英語不同的文體特征和語言特征。 下面加以分析和歸納。

一、商務(wù)英語信函的文體特點(diǎn)

1.使用許多約定俗成的套語

商務(wù)英語信函在交往中形成了一些常見的行話，如：

We are in receipt of……(茲收到…)

We are willing to establish business relations with your company.

我們愿與貴公司建立貿(mào)易聯(lián)系。

We should be obliged if you would send us catalogue and price list of…

如蒙賜寄…的目錄冊和價(jià)目表，我們將不勝感激。

在書信的末尾往往表示希望早日收到對(duì)方的回信，常用的短句為:

We look forward to your early reply with much interest.

We should appreciate your early reply.

如果是不愉快的事， 則用:W e regret to inform you that…

“另函寄出”常用under separate cover 表示，也用by separate mail/post 等。

“按照你方要求”則用下列詞組表示: as requested/required，according to your request， in compliance with your request， to comply with the request of，等等。

2.運(yùn)用平實(shí)的英語

平實(shí)的英語即每個(gè)人都懂的簡單風(fēng)格。體現(xiàn)在：行文直截了當(dāng)，句子簡潔明了。一般而言，合同中含有較長的句子，商務(wù)信函、文書等句子的長度平均為10--20個(gè)詞。例如：

The 15ATS series toggle switches， in excess of 200 in total， were subject to the extreme of temperatures caused by being in close proximity to the furnace. This in turn caused heat failure as the expansion of metal caused a fault whereby the metal connection fused. The heat of the furnace has to be over 600 degrees Fahrenheit before this effect takes place. (63 words)

用平實(shí)的英語改寫如下:

Over 200 automatic toggle switches fused when the keypad melted as the furnace temperature rose to over 600 degrees Fahrenheit. (20 words)

平實(shí)的英語還表現(xiàn)在用詞易懂，讀起來自然隨和，通順流暢。商務(wù)英語信函有別于其他類型的寫作，沒有必要去做過分的修飾，讀者或收信人只關(guān)注信中的內(nèi)容敘述，并據(jù)此做出答復(fù)。

如：

Please send a return fax to Mr. Hudson， the new manager of our branch office.

“return”被借用為形容詞，表達(dá)了“回復(fù)”之意，收信人一看到“return”馬上聯(lián)系到要采取的行動(dòng)，那就是“回信”，這就是商務(wù)信函的最佳效果。

3.非語言的使用

信息的表達(dá)方式是多種多樣的，在商務(wù)活動(dòng)中，經(jīng)常涉及到運(yùn)用數(shù)字、表格、流程圖、曲線圖使內(nèi)容更加清楚，便于讀者記憶。一般來講，人們只能記住10%左右所讀的東西，能記住30%所看到的事物，應(yīng)用文字和圖表可以使讀者記住50%的信息。例如，如何管理營銷隊(duì)伍，下面的圖表使人一目了然。

4.使用倒裝句

在國際商務(wù)英語信函中，倒裝句的使用頻率不高，它常常表示發(fā)函的一方隨信寄上某種材料，或表示一種將來不確定的可能性，比如：

Should you require further information ， please do not hesitate to contact us.

若需詳情，敬請聯(lián)系。

Should you be prepared to reduce your limit by ， say ， 3 % ， we might come to terms. 若貴方降低所報(bào)價(jià)格，建議降低百分之三，我們或許能達(dá)成交易。

5.使用被動(dòng)語態(tài)

被動(dòng)語體的使用具有結(jié)構(gòu)緊密、語義準(zhǔn)確、表達(dá)嚴(yán)密、邏輯性強(qiáng)等特點(diǎn)，能夠起到突出商務(wù)信息、提高論述的客觀性、增強(qiáng)可信度等的作用，因此，被動(dòng)語態(tài)適宜具有嚴(yán)肅性特色的商務(wù)文體的需要。

These distinctions between the functions of members in general meeting ， board of directors and managing directors must not be exaggerated .

股東大會(huì)成員、董事會(huì)和常務(wù)董事之間的作用區(qū)別不能夸大。

6.運(yùn)用委婉禮貌的語氣

商務(wù)英語信函是一種跨國度的貿(mào)易交往形式，因此，注重信函的語氣，采用客氣、禮貌的表達(dá)形式，有利于繼續(xù)保持友好的貿(mào)易伙伴關(guān)系，對(duì)交易的形成能夠起到很大的促進(jìn)作用。 試比較下面兩種不同語氣的使用和效果：

(較差)You claim that we did not enclose all the parts in your order…

(較好)We regret any delays in your production caused by missing parts in your order…

(較差)Your letter is not clear at all.

(較好)If I understand your letter correctly…

尤其提供令人不滿意的信息或向?qū)Ψ奖硎静粷M時(shí)，更要注意措辭，如：

Please accept our apologies for being unable to satisfy your requirement.

不能滿足你方需求，甚歉。

二、商務(wù)信函中詞匯的斟酌使用

1.詞匯表達(dá)精確具體

在商務(wù)交往中，如何使信息得以準(zhǔn)確地傳遞是十分重要的，商業(yè)中任何一筆交易都不允許模糊和抽象的概念存在，試比較：

We will send the products soon.(含糊)

We will send the products on March 25.（具體）

2.盡量使用單音節(jié)的詞

通過對(duì)大量商務(wù)英語信函的分析發(fā)現(xiàn)：書信中單音節(jié)的詞如果達(dá)到70%或更高，書信基本易懂，且交易成功的機(jī)會(huì)高；低于這個(gè)比例，書信讀起來，不但費(fèi)解，而且達(dá)不到預(yù)期的效果。

3.避免“紅辣椒”式的詞語

書信專家認(rèn)為，有時(shí)一個(gè)詞能夠毀掉一封信。如：

“We do not understand your failure to pay the bill…”.“failure”本身是否定詞，有“失敗”的意思，每個(gè)人都愿意把自己和成功聯(lián)系在一起。

“Frankly， we are surprised to see you take this attitude after we have tried so hard to please you.”句子給人的感覺是：客戶有些不識(shí)抬舉，因?yàn)榫渲羞\(yùn)用了“surprised”一詞。

商務(wù)英語信函是貿(mào)易雙方洽談生意，以及進(jìn)行非面對(duì)面商務(wù)溝通的主要手段和媒介，在長期的應(yīng)用中，形成了特定的格式，遣詞造句也有特殊的要求，商務(wù)人員在運(yùn)用時(shí)要遵循相關(guān)的規(guī)則，避免信函書寫不當(dāng)而帶來的經(jīng)濟(jì)損失。

參考文獻(xiàn):

[1]段春明 劉繼安:商務(wù)英語文體特點(diǎn)和英語商務(wù)報(bào)告寫作[J].北京第二外國語學(xué)院學(xué)報(bào)(外語版），2006年第10期，第91頁

[2]、[11]、[12]（美）弗雷利著 沈志莉:商務(wù)書信全書：第3版[M].北京：中信出版社，1999.8，第26、39頁

[3]歐陽紅霞:商務(wù)英語中的慣用法[J].廣西大學(xué)學(xué)報(bào)（哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版），2000年12月，第129頁

[4] Halligan， Nancy:A short course on writing technical reports[OL ]. http: //www. technical-writing-course.com / editorsoftware /plain-english / index.html ( n.d.)，2004

[5]、[10]王燕希:實(shí)用商務(wù)英語寫作大全一同本=Practical English Communication[M].北京:對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)出版社，2003，第324、14頁

[6]（美)科特勒（Kotler，P.）:營銷管理架構(gòu)[M].影印本，北京大學(xué)出版社，2004.7，第337頁

[7]趙 明 史 偉:商務(wù)英語的文體特點(diǎn)與翻譯[J].徐州工程學(xué)院學(xué)報(bào)，2006年4月，第63頁

[8]張景豐:國際商務(wù)英語信函的文體特點(diǎn)及翻譯[J].河南機(jī)電高等?？茖W(xué)校學(xué)報(bào)，2004年9月，第108頁

[9]王元歌:商務(wù)英語信函寫作[M].北京大學(xué)出版社，2007.9，第15頁

注：本文中所涉及到的圖表、注解、公式等內(nèi)容請以PDF格式閱讀原文