淺談企業(yè)采購(gòu)與付款內(nèi)部會(huì)計(jì)控制

[摘要] 在企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)是基本業(yè)務(wù)，但由于企業(yè)內(nèi)部控制的不健全，企業(yè)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)中易出現(xiàn)的弊端包括盲目采購(gòu)、個(gè)人或部門收受回扣、貨物質(zhì)量控制不嚴(yán)、采購(gòu)款流失以及采購(gòu)成本記錄不實(shí)等。故建立和完善企業(yè)的采購(gòu)與付款的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度，加強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)部管理已經(jīng)變得越來(lái)越重要。

[關(guān)鍵詞] 采購(gòu)與預(yù)付 內(nèi)部會(huì)計(jì)控制 流程控制

一、采購(gòu)與付款內(nèi)部會(huì)計(jì)控制目標(biāo)

企業(yè)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)存在的與生產(chǎn)和銷售計(jì)劃緊密相關(guān)、業(yè)務(wù)發(fā)生頻繁、運(yùn)行環(huán)節(jié)多，容易產(chǎn)生漏洞的特點(diǎn)。根據(jù)其特點(diǎn)，內(nèi)部會(huì)計(jì)控制目標(biāo)應(yīng)確定為：

1.保證采購(gòu)業(yè)務(wù)的合法性。即采購(gòu)業(yè)務(wù)必須符合國(guó)家法律法規(guī)的要求，確保采購(gòu)業(yè)務(wù)中文件合同符合法律規(guī)定。

2.保證采購(gòu)環(huán)節(jié)資產(chǎn)的安全性。即保證在企業(yè)付出貨款的同時(shí)，取得相應(yīng)的貨物；保證應(yīng)付款項(xiàng)的真實(shí)性和貨款支付的嚴(yán)密性。

3.保證采購(gòu)業(yè)務(wù)的適應(yīng)性。即采購(gòu)業(yè)務(wù)必須適應(yīng)生產(chǎn)、銷售和管理的需要，防止采購(gòu)不及時(shí)等而生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)正常進(jìn)行。

4.保證采購(gòu)業(yè)務(wù)的效益性。即在滿足需要的前提下，盡量降低采購(gòu)成本，減少采購(gòu)資金的占用和采購(gòu)環(huán)節(jié)的損失，以實(shí)現(xiàn)效益最大化。防止基于個(gè)人私利的不恰當(dāng)采購(gòu)，給企業(yè)造成不必要的浪費(fèi)和損失。

二、采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的關(guān)鍵控制點(diǎn)

1.根據(jù)企業(yè)年度銷售計(jì)劃、工程用料計(jì)劃、市場(chǎng)變化情況和庫(kù)存消耗定額編制年度采購(gòu)計(jì)劃。然后，進(jìn)行細(xì)分后編制相應(yīng)的季度、月度采購(gòu)計(jì)劃；

2.采購(gòu)之前，購(gòu)貨必須按正確的級(jí)別批準(zhǔn)即請(qǐng)購(gòu)單必須經(jīng)有關(guān)主管人員簽字，業(yè)務(wù)部門方可進(jìn)行采購(gòu)；

3.采購(gòu)人員除了因特殊情況特別授權(quán)外只能在批準(zhǔn)的采購(gòu)預(yù)算所列貨物名稱、實(shí)施規(guī)格、數(shù)量的范圍內(nèi)進(jìn)行采購(gòu)，不得擅自改變采購(gòu)的內(nèi)容，采購(gòu)預(yù)算根據(jù)銷售、產(chǎn)品的庫(kù)存情況來(lái)制定；

4.采購(gòu)數(shù)量較大的產(chǎn)品，一般情況下需要與供應(yīng)單位簽訂合同，公司財(cái)務(wù)部門需要參與簽訂，倉(cāng)庫(kù)部門和質(zhì)檢部門要嚴(yán)格按照合同規(guī)定的品質(zhì)、數(shù)量、質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收；

5.采購(gòu)發(fā)票價(jià)格，運(yùn)輸費(fèi)，稅收等必需憑證齊全，并與合同復(fù)核無(wú)誤，才可以辦理結(jié)算，支付貨款；采購(gòu)產(chǎn)品一般要通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬或者支付銀行承兌匯票等手段進(jìn)行支付，一般物料的采購(gòu)采用銀行轉(zhuǎn)賬的方式進(jìn)行；

6.貨物驗(yàn)收控制。貨物驗(yàn)收必須由獨(dú)立于請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)和財(cái)務(wù)部門的保管部門負(fù)責(zé)，驗(yàn)收時(shí)應(yīng)核對(duì)訂單和合同的有關(guān)事宜；

7.購(gòu)貨發(fā)票以外增加的采購(gòu)成本的各種費(fèi)用，損失，必須經(jīng)過(guò)有關(guān)主管部門的審查，和損耗原因分析，確定其合理性和合法性，通過(guò)授權(quán)批準(zhǔn)后，會(huì)計(jì)部門方能支付或轉(zhuǎn)賬；

8.執(zhí)行內(nèi)部核查程序，檢查訂購(gòu)單的處理，確定是否確實(shí)收到商品正確入賬，定期檢查驗(yàn)收單的順序，確定每筆采購(gòu)交易都已經(jīng)編制憑證，檢查憑單計(jì)算的正確性；

9.公司財(cái)務(wù)部門要定期與供應(yīng)商進(jìn)行對(duì)賬，確保應(yīng)付賬款的真實(shí)性，使明細(xì)賬與總分類賬核對(duì)相符。

三、采購(gòu)與付款流程控制

采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)處理程序可具體劃分為:請(qǐng)購(gòu)、審批、采購(gòu)、驗(yàn)收、退貨與折讓、付款和記錄等步驟。這些步驟分別授權(quán)由使用部門、采購(gòu)部門質(zhì)檢部門、倉(cāng)儲(chǔ)部門和財(cái)會(huì)部門處理。這樣，既保證了采購(gòu)貨物或勞務(wù)的數(shù)量和質(zhì)量，又使支付的貨款金額正確，從而達(dá)到控制來(lái)購(gòu)的目的。

1.請(qǐng)購(gòu)與審批。采購(gòu)申請(qǐng)一般由使用部門提出或由倉(cāng)儲(chǔ)部門提出，物資供應(yīng)部門根據(jù)采購(gòu)單位的采購(gòu)申請(qǐng)根據(jù)年度采購(gòu)計(jì)劃，工程用料計(jì)劃和庫(kù)存消耗定額編制月度采購(gòu)計(jì)劃，由部門主管或其授權(quán)人員審核是否合理，若合理則簽字認(rèn)可交采購(gòu)部門，金額巨大或特殊采購(gòu)應(yīng)由主管總經(jīng)理審批。

2.采購(gòu)。物資采購(gòu)原則：招標(biāo)采購(gòu)、合同管理、付款控制。業(yè)務(wù)或采購(gòu)部門在接到請(qǐng)購(gòu)單后，與采購(gòu)計(jì)劃核對(duì)，審核采購(gòu)申請(qǐng)的合理性，對(duì)合理的采購(gòu)申請(qǐng)核算出采購(gòu)額后，由采購(gòu)部門主管或其授權(quán)人員簽字認(rèn)可；交資產(chǎn)財(cái)務(wù)部對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)與資金預(yù)算進(jìn)行核對(duì)，審核其合理性并由部門主管或其授權(quán)人員簽字認(rèn)可。

3.驗(yàn)收。貨物到達(dá)后，由倉(cāng)儲(chǔ)部門指派驗(yàn)收人員對(duì)貨物進(jìn)行實(shí)物計(jì)量，并與貨運(yùn)單、訂購(gòu)單進(jìn)行核對(duì)。需要時(shí)由質(zhì)檢部門對(duì)貨物進(jìn)行檢驗(yàn)。正確無(wú)誤后填制收料單。收料單的內(nèi)容包括供應(yīng)商名稱、收貨日期、貨物名稱、數(shù)量和質(zhì)量以及運(yùn)貨人名稱、原訂購(gòu)單編號(hào)等。

4.退貨與折讓。采購(gòu)部門接到收料單后與采購(gòu)合同核對(duì)，相符則登記采購(gòu)登記簿;不相符，如數(shù)量缺少則與供應(yīng)商聯(lián)系要求補(bǔ)足，如質(zhì)量問(wèn)題則應(yīng)考慮是退貨還是要求供應(yīng)商給予折讓。決定退貨的應(yīng)填制退貨通知單，授權(quán)運(yùn)輸部門退回，在獲得物資供應(yīng)站的退貨單后編制借項(xiàng)憑單，借項(xiàng)憑單連同退貨。單送交財(cái)務(wù)部門。借項(xiàng)憑單內(nèi)容包括供應(yīng)商名稱、退貨數(shù)量、價(jià)格、日期以及金額計(jì)算等。

5.付款。財(cái)務(wù)部門在辦理付款業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)購(gòu)貨發(fā)票、供應(yīng)商發(fā)票、結(jié)算憑證、訂購(gòu)單、驗(yàn)收單以及入庫(kù)單等資料的真實(shí)性、完整性、一致性、合法性進(jìn)行嚴(yán)格審核。對(duì)于未經(jīng)核準(zhǔn)的款項(xiàng)不能支付，對(duì)于上述資料不全的款項(xiàng)，應(yīng)要求補(bǔ)齊資料后，才能支付。對(duì)于采購(gòu)需預(yù)付貨款或訂金的，應(yīng)適當(dāng)授權(quán)后才能付出，并收到供應(yīng)商的相關(guān)票據(jù)。預(yù)付款最好通過(guò)銀行結(jié)算。當(dāng)收到供應(yīng)商產(chǎn)品和發(fā)票后，應(yīng)將預(yù)付款沖抵后記錄應(yīng)付賬款，并支付余額。應(yīng)付賬款在約定付款到期后，應(yīng)及時(shí)支付，以維持公司良好的信用。財(cái)務(wù)部門每月底對(duì)于每月未結(jié)清的預(yù)付明細(xì)賬應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商核對(duì)，保證預(yù)付款的準(zhǔn)確性，并分析其賬齡。

企業(yè)應(yīng)在采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中的請(qǐng)購(gòu)、審批、采購(gòu)、驗(yàn)收、付款等環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制點(diǎn)進(jìn)行程序化控制，健全合同、結(jié)算憑證、驗(yàn)收入庫(kù)單據(jù)為載體的控制系統(tǒng)，實(shí)施采購(gòu)決策環(huán)節(jié)的相互制約和監(jiān)督機(jī)制。

參考文獻(xiàn):

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