檔案“雙軌制”管理的意義及對策

[摘要]文章通過分析檔案“雙軌制”管理方式的實質(zhì)與內(nèi)涵，指出“雙軌制”是適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理要求的必然趨勢并進一步提出構(gòu)建符合時代特征和現(xiàn)代科技水平的檔案“雙軌”管理機制。

[關(guān)鍵詞]檔案；檔案管理；雙軌制

[作者簡介]余然，中國電子科技集團公司第三十八研究所助理工程師，安徽合肥，230031

[中圖分類號]G271 [文獻標(biāo)識碼]A [文章編號]1007－7723(2008)11－0164－0003

從邏輯、思辨的角度來看，電子文件的產(chǎn)生是對原有檔案管理系統(tǒng)平衡的破壞，是對其深層結(jié)構(gòu)的調(diào)整與重組，同時伴隨著相應(yīng)管理理念的變更。在實際的操作環(huán)節(jié)，這兩種管理理念與方式之間的張力不斷加深，以至于不得不在檔案管理系統(tǒng)的重構(gòu)中尋求新的融合。“雙軌制”正是使其系統(tǒng)重獲這種平衡的支點。“雙軌制”深刻體現(xiàn)了包含時代精神的關(guān)鍵詞：互動、參與、包容并存，這也正是時代對于現(xiàn)代檔案管理的要求。

電子文件及其相關(guān)信息技術(shù)對傳統(tǒng)檔案管理的沖擊，從表面上看只是管理的方式、方法的改變，是新技術(shù)在檔案管理中的運用，雖然也顯現(xiàn)出一些與傳統(tǒng)相悖的地方，但仍然強烈地表現(xiàn)出與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理具有一種“近似的連續(xù)性”。正是這種近似的連續(xù)使得紙質(zhì)檔案與以現(xiàn)代信息技術(shù)為背景的電子文件在共處中既相互沖突，又相互融合，這也正是檔案管理“雙軌制”得以產(chǎn)生的土壤。

一、檔案管理“雙軌制”的內(nèi)涵

從形式上看，電子文件僅是形成最終傳統(tǒng)意義上檔案實體的過渡性文件。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，出現(xiàn)了無紙化辦公的情況，電子文件的優(yōu)勢越來越凸顯，從而對傳統(tǒng)檔案的管理方式提出新的質(zhì)疑和挑戰(zhàn)。電子文件的出現(xiàn)，不僅是存儲方式的改變，更是檔案管理范式的轉(zhuǎn)變。

總的來說，檔案“雙軌制”管理主要是指對檔案的存儲采取紙質(zhì)與電子并存的管理辦法?！半p軌制”不但是管理方式、方法上的調(diào)整或者說是某種擴充，更重要的在于它還從根本上改變了傳統(tǒng)檔案管理的理念，是對傳統(tǒng)檔案管理理念的一次揚棄，給傳統(tǒng)的檔案管理注入了新的活力。在管理層面上，“雙軌制”是對紙質(zhì)檔案和電子文件的并存管理；而在操作層面上，“雙軌制”則意味著從對紙質(zhì)檔案的管理過渡到對信息、知識和數(shù)據(jù)挖掘、融合與輸出，是對信息洪流的疏導(dǎo)和規(guī)范。

二、實施“雙軌制”管理的必然性及意義

紙質(zhì)檔案與電子文件由于其各自的特點、文件運行的生命周期以及在整個科研生產(chǎn)過程中所發(fā)揮的作用不同，決定了必須對具有同一信息內(nèi)容的文件施行紙質(zhì)檔案與電子文件并存管理的“雙軌制”。就紙張的物理及化學(xué)特性相對穩(wěn)定的特點而言，紙質(zhì)檔案的作用和功能主要是“保存?zhèn)洳椤薄洳榘▋蓚€方面：一方面是純粹地提供紙質(zhì)的檔案為社會及科研生產(chǎn)服務(wù)，這也是檔案最原始、最基本的功能；另一方面，在電子文件大量產(chǎn)生的今天，保存完好的紙質(zhì)文件可以與其相應(yīng)的電子文件相互參照。特別是科研設(shè)計單位，由于科研生產(chǎn)的需要，同一設(shè)備可能有許多不同版本的設(shè)計圖紙的電子文件，在設(shè)計定型時，更需要有相應(yīng)的最終版本的紙質(zhì)圖紙與電子文件相對照，以確保所提供的電子文件的真實性、完整性和可用性。

電子文件的特點隨著其自身的不斷發(fā)展而豐富和擴充。而其中的“可共享性”、“存儲的高密度性”以及“信息的可操作性”是電子文件被大眾認(rèn)可及迅速普及的主要原因。根據(jù)這些特點，相對于紙質(zhì)檔案而言，電子文件的優(yōu)勢在于提供方便、快捷的查詢、復(fù)制及數(shù)據(jù)交換、挖掘等信息服務(wù)上。這是信息社會或者說網(wǎng)絡(luò)社會對檔案管理提出的基本要求。這是一個信息爆炸的社會，如果不對電子文件施行有效的管理，而只是固封于對紙質(zhì)文件的管理上，那么對海量的信息進行紙質(zhì)存儲以及從海量的紙質(zhì)文件中找出所需要的信息將是不可能的事。大家或許都有這樣的經(jīng)歷，如果要查詢某一引文的出處，或是某一個詞的意義，在條件允許的情況下，一般都會通過網(wǎng)絡(luò)而不是翻閱詞典或是其他紙質(zhì)資料查詢。電子文件存儲的高密度特性使得對海量數(shù)據(jù)進行有效存儲成為可能。同時，隨著網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)的發(fā)展，從海量的信息中準(zhǔn)確找到所需要的數(shù)據(jù)也成為可能。

“雙軌制”的產(chǎn)生并不是偶然的現(xiàn)象，它是社會發(fā)展的必然產(chǎn)物。在現(xiàn)代檔案管理中采取“雙軌制”的辦法，既是對傳統(tǒng)歷史檔案或社會記憶的一種重構(gòu)和維系，也是對新興產(chǎn)生的電子文件的一種保守和折中的管理辦法，是對歷史負(fù)責(zé)的一種做法。在現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，檔案“雙軌制”管理包括了三層含義。從歷史的層面上看，“雙軌”的意思就是既重視對紙質(zhì)檔案的管理，又重視對“電子文件”的管理，并重是為“雙軌”，不然就成為“偏軌”或者“側(cè)軌”。也就是說，不能因為電子文件的大量產(chǎn)生和廣泛應(yīng)用，而輕視對紙質(zhì)檔案的管理和研究?，F(xiàn)存的紙質(zhì)檔案大部分是人類歷史的記憶，是文明的基礎(chǔ)，放棄對紙質(zhì)檔案的管理和研究，就等于背叛了人類的歷史，是對人類社會記憶的瓦解和消融。所以說，“雙軌制”的第一層含義就是要在現(xiàn)有研究的基礎(chǔ)上繼續(xù)加強對紙質(zhì)檔案管理和研究。“雙軌制”的第二層含義就是要跳出傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的范式，結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)，并以傳統(tǒng)檔案管理模式為參照，尋找出一條符合時代要求和科技發(fā)展特征的電子文件管理之路。但這種“跳出”并不是背離，而是在對紙質(zhì)檔案充分研究的基礎(chǔ)上，對新興產(chǎn)生的電子文件采取一種不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理辦法。這種新管理辦法雖然有其特點，但仍然是以傳統(tǒng)的檔案管理辦法為參照的，是對傳統(tǒng)檔案管理范式內(nèi)涵的加深和外延的擴充。檔案“雙軌制”管理是一種折中的辦法，但隨著時代的發(fā)展，“雙軌”不可能永遠地平行下去，隨著科技的不斷進步，總有“并軌”的時候?！安④墶敝蟮膯诬墸⒉皇菍Α半p軌”取舍其一，而是對“雙軌”的復(fù)合，是對傳統(tǒng)管理理念與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的整合，是一種升華了的單軌，這也正是檔案“雙軌制”管理的第三層含義。

三、構(gòu)建符合時代特征和現(xiàn)代科技水平的檔案“雙軌”管理機制

這是一個“互動”與“共享”的時代。現(xiàn)代信息與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，使得檔案管理從傳統(tǒng)的“史料管理”演進到現(xiàn)今的“信息管理”、“知識管理”，科技的進步為檔案管理部門提供了一個充分發(fā)揮其職能的“信息平臺”，檔案信息化建設(shè)也為整個社會的發(fā)展和進步提供了最為廣泛的智力支持。檔案“雙軌”管理機制的建立意味著對歷史記憶和海量信息混合態(tài)勢的深切把握和理解。建立健全傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理機制，同時根據(jù)現(xiàn)有科技水平，規(guī)范對電子文件的管理，構(gòu)建紙質(zhì)、電子雙套存儲、管理機制已經(jīng)成為檔案管理部門的共識。

(一)解決電子文件存儲問題，加固檔案管理的“雙軌”構(gòu)架

電子文件的存儲問題是“雙軌制”管理的核心問題之一。電子文件的存儲包括兩個方面的內(nèi)容，一是海量存儲的問題，一是長期保存的問題。解決這兩個問題的辦法，就目前的科技水平而言，就是通過“在線存儲”、“離線存儲”和“近線存儲”的辦法，對海量電子文件加以長期保存和備份。在線存儲是指授權(quán)用戶可以根據(jù)需要，隨時下載數(shù)據(jù)，一般用于存儲被頻繁調(diào)用的數(shù)據(jù)。離線存儲，顧名思義，是對“在線”數(shù)據(jù)的“離線”備份存儲，因此又稱備份級的存儲。這部分?jǐn)?shù)據(jù)不經(jīng)常被調(diào)用?！敖€”存儲是對“在線”和“離線”的折中，適用于存儲訪問量不是很大，但又有一定需求的數(shù)據(jù)。

(二)規(guī)范管理，統(tǒng)一接口，打通紙質(zhì)檔案與電子文件之間的物理隔閡

融合是時代的主旋律。紙質(zhì)檔案與電子文件并存的管理過程中，必然存在著不相協(xié)調(diào)的矛盾和沖突。在矛盾處發(fā)現(xiàn)一致，在沖突中尋求融合，是檔案“雙軌制”管理的根本出發(fā)點，也是構(gòu)建其“雙軌”管理的理論基礎(chǔ)和實踐的必然選擇。根據(jù)時代特征和科研生產(chǎn)的實際需求以及現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案的管理模式，構(gòu)建一套動態(tài)的、發(fā)展的，多接口、全兼容的電子文件管理體系業(yè)已成為現(xiàn)代檔案管理者的共識?！半p軌制”其實是一種混合管理模式，由于時代的變遷和科學(xué)的進步，任何單一的檔案管理模式都難以適應(yīng)現(xiàn)今復(fù)雜的檔案信息格局?！半p軌制”的“雙”也不是字面上“兩種”的意思，或者可以說是一種“混合制”的管理模式。

隨著無紙化設(shè)計的廣泛運用及辦公自動化的迅速普及，電子文件大量產(chǎn)生，其對應(yīng)的紙質(zhì)檔案也成倍增長。在理論上，電子文件與紙質(zhì)檔案應(yīng)是一一對應(yīng)的，但是在實際的操作環(huán)節(jié)，由于人為或是管理制度以及硬件設(shè)施方面的原因通常會出現(xiàn)以下幾種不相協(xié)調(diào)的地方：有紙質(zhì)檔案而無相應(yīng)的電子文件；一份紙質(zhì)檔案對應(yīng)多個不同版本的電子文件；由于軟件不兼容或是其他軟件原因而造成的圖紙與實物不符的情況。這即是紙質(zhì)檔案與電子文件并行管理中所存在的矛盾和沖突，同時也孕育兩者在沖突中并存與融合的契機。這一契機就是對于現(xiàn)代檔案管理的深刻理解和對其管理系統(tǒng)的不斷完善。對于“雙軌制”的完善，首先要豐富紙質(zhì)檔案與電子檔案之間的接口。這種接口必須是動態(tài)的、全兼容的和唯一的。動態(tài)是指紙質(zhì)檔案與電子檔案之間的對應(yīng)是隨著電子文件或是紙質(zhì)檔案的變化而變化。例如對于經(jīng)常更改的科研設(shè)計檔案，檔案管理者要根據(jù)不斷變更的電子版本調(diào)整相應(yīng)的紙質(zhì)檔案，并對不同版本的電子文件作標(biāo)記性管理，以便在檔案數(shù)據(jù)中顯示不同的標(biāo)識。全兼容是指不但要從軟件上保證紙質(zhì)檔案與電子文件的一一對應(yīng)，同時也要從硬件發(fā)展的角度，對歷史和將來的數(shù)據(jù)進行兼容性維護，保證其電子數(shù)據(jù)和紙質(zhì)檔案都長期可用，杜絕由于硬件系統(tǒng)的升遷而對歷史數(shù)據(jù)所造成的毀滅性破壞。唯一性是指一定要保證對包含同一信息內(nèi)容的紙質(zhì)檔案與電子文件的一一對應(yīng)。其次，要建立健全管理制度，從設(shè)計軟件的開發(fā)論證，到整個局域網(wǎng)內(nèi)OA、PDM(PDS)等設(shè)計文件管理軟件的架設(shè)與管理入手，規(guī)范其歸檔和管理流程，統(tǒng)一執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和接口，明確從電子文件到紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換接口的唯一性，以保證電子文件的真實可用及與紙質(zhì)檔案一一對應(yīng)，打通紙質(zhì)與電子文件之間的物理隔閡。再次，運用技術(shù)手段，保證紙質(zhì)與電子文件之間的動態(tài)鏈接，以及紙質(zhì)與電子文件都真實可用，充分發(fā)揮“雙軌制”對現(xiàn)代檔案管理的作用與職能。數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的結(jié)合，可以為海量電子文件以及紙質(zhì)檔案存儲條目提供快捷的全文檢索或是條目查尋。進一步完善的PDM系統(tǒng)和歸檔管理軟件的無縫對接，為電子文件的適時歸檔、動態(tài)修改提供了可行的渠道，又從技術(shù)上確保了電子文件的真實可用及其輸出的紙質(zhì)檔案與實物的完全符合。