ＥＲＰ嵌入ＯＬＡＰ技術(shù)的財務(wù)數(shù)據(jù)查詢方法探討

［摘 要］OLAP技術(shù)是多維快速查詢技術(shù)，被廣泛用于經(jīng)濟管理?？捎脙煞N方法在ERP中嵌入OLAP技術(shù)，把各功能數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為財務(wù)專業(yè)數(shù)據(jù)，進行編輯分析、查詢，及時有效地多方位輸出財務(wù)數(shù)據(jù)，對改變現(xiàn)階段財務(wù)數(shù)據(jù)利用滯后性，實現(xiàn)事前準確預(yù)算、事中及時控制，提高動態(tài)管理水平起重要作用。

［關(guān)鍵詞］ OLAP技術(shù)；財務(wù)數(shù)據(jù)；查詢；方案；實施

［中圖分類號］F232［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2008）16-0037-04

由于受技術(shù)條件影響，我國企業(yè)對財務(wù)數(shù)據(jù)、信息的分析和應(yīng)用不夠重視，特別是在實時分析動態(tài)應(yīng)用方面，財務(wù)信息只在未來決策時起借鑒作用，失去了時效性。傳統(tǒng)的基于腳本（SQL 或其他）的數(shù)據(jù)分析報告的構(gòu)建方式常常是從二維關(guān)系數(shù)據(jù)庫表中獲取數(shù)據(jù)，生成格式化的二維報告，不能滿足全方位的管理需要。為實現(xiàn)及時有效地多方位查詢財務(wù)數(shù)據(jù)，本文提出在ERP中嵌入應(yīng)用OLAP技術(shù)。

一、OLAP技術(shù)的用途

OLAP（On-Line Analytical Processing，聯(lián)機分析處理）是一類軟件技術(shù)，其最基本的概念有3個：多維觀察、數(shù)據(jù)鉆取、CUBE運算。 OLAP輸出經(jīng)過轉(zhuǎn)換后的反映原始數(shù)據(jù)的各種信息視圖，以反映業(yè)務(wù)的真實維數(shù)。

傳統(tǒng)的查詢和報表工具只反映數(shù)據(jù)庫中都有什么（what happened），而OLAP解決下一步會怎么樣（what next）和如果這樣又會怎么樣（what if）。OLAP的主要特點，是直接仿照用戶的多角度思考模式，關(guān)鍵技術(shù)是多維，維是指分析角度，多維分析是財務(wù)數(shù)據(jù)分析最有效的方法，為滿足多層次管理需要，預(yù)建多維的數(shù)據(jù)模型。多維數(shù)據(jù)模型建立后，可以快速地從各個分析角度獲取數(shù)據(jù)，也能動態(tài)地在各個角度之間切換或者進行多角度綜合分析，具有極大的分析查詢靈活性，從設(shè)計理念和真正實現(xiàn)上與其他的管理信息系統(tǒng)有著本質(zhì)的區(qū)別。

采用嵌入式改造，OLAP要求與實時業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)分離。ERP每個子系統(tǒng)分別相對獨立，處理不同的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，以獨立的方式生成各自的數(shù)據(jù)。嵌入OLAP技術(shù)，要把這些數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化，運用專門的數(shù)據(jù)存儲格式，建立專門的數(shù)據(jù)倉庫系統(tǒng)。在處理上，應(yīng)用有關(guān)的邏輯分析和統(tǒng)計分析，根據(jù)用戶需要輸出不同的信息，各子系統(tǒng)既可以自身生成信息獨立輸出，也可以對外連接其他分析工具。這樣既不增加原ERP系統(tǒng)的其他負擔(dān)，也不會帶來額外的安全問題。

OLAP 查詢報告將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、過程、算法和邏輯的復(fù)雜性集成在多維數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)中，然后輸出容易理解的維信息視圖。OLAP技術(shù)應(yīng)用不在業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)上添加額外的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)或維，只是以維的方式識別復(fù)雜數(shù)據(jù)，并以容易理解的方式呈現(xiàn)數(shù)據(jù)，所以能實現(xiàn)在ERP的各個功能子系統(tǒng)中嵌入該技術(shù)，把各子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為財務(wù)數(shù)據(jù)加以分析、編輯，按管理要求輸出。其過程如圖1所示。

應(yīng)用OLAP技術(shù)分析財務(wù)數(shù)據(jù)的操作包括鉆?。╮oll up /drill down）、切片（slice）、切塊（dice）、旋轉(zhuǎn)（pivot）等。

用鉆取法，可取得項目數(shù)據(jù)中某一維的低層或高層的匯總數(shù)據(jù)，與會計賬戶中總明關(guān)系同理。即可向上鉆取和向下鉆取，向上鉆取是將某一低層的細節(jié)數(shù)據(jù)概括匯總到高層，經(jīng)過編輯，按需求隨時生成報告；向下鉆取則是相反方向，從綜合數(shù)據(jù)中分列各種明細。

用切片或切塊法，選定某片或塊值后，可分析到選定數(shù)據(jù)或剩余維上的數(shù)據(jù)分布。當(dāng)所選項有兩個維時，是切片；有3個維時，是切塊。此法可篩選到某一項目某一方面（或相同的幾方面）的明細數(shù)據(jù)。

用旋轉(zhuǎn)法，變換維的方向，重新安排數(shù)據(jù)維的放置，即行、列互換等，這只是數(shù)據(jù)編輯上的技術(shù)，適應(yīng)輸出數(shù)據(jù)變化的要求。

應(yīng)用以上技術(shù)可以生成各種查詢功能，產(chǎn)生的數(shù)據(jù)內(nèi)容豐富、直觀，可完成統(tǒng)計、排序、分組、計算等各項工作?？梢酝ㄟ^設(shè)置過濾器，篩選列出所需數(shù)據(jù)，生成實時動態(tài)數(shù)據(jù)，以列表、圖形、立方體等多種形式表示。

二、應(yīng)用實施方案

ERP嵌入OLAP技術(shù)進行財務(wù)數(shù)據(jù)分析查詢，需確立為一個項目來實施，具體實施方案分以下4個步驟：

（一）實施調(diào)研

調(diào)研內(nèi)容包括：環(huán)境、技術(shù)、經(jīng)濟3方面。

1. 環(huán)境方面：ERP各功能子系統(tǒng)中嵌入OLAP技術(shù)，涉及多個職能部門，因此需要爭取行政支持以及相關(guān)部門和人員的重視。全面了解管理需要，包括各級管理者的管理思想、策略、戰(zhàn)略重點，對財務(wù)數(shù)據(jù)的需要情況等，作出各種假設(shè)，確定某方面的管理主要需要哪些因素支持，涉及哪些數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)的輸入輸出條件、格式、方向等。對影響本項目實施的內(nèi)、外環(huán)境進行分析，充分考慮制約因素，利用一切積極因素克服消極因素，尋找最佳切入點。

2. 技術(shù)方面：OLAP技術(shù)應(yīng)用對硬件的要求不高，已實施ERP的企業(yè)現(xiàn)有的、配置中等的硬件都能滿足要求，充分利用原有硬件資源就可以實施。

近年來OLAP技術(shù)的產(chǎn)品發(fā)展很快，品種較多，但采用嵌入式產(chǎn)品，只需在原ERP上進行二次開發(fā)就能實現(xiàn)，無需另外獨立購買或開發(fā)軟件。在原實施的ERP中嵌入程序，只需在各個功能子系統(tǒng)中設(shè)置接口，傳輸數(shù)據(jù)就能銜接。

OLAP技術(shù)與數(shù)據(jù)倉庫聯(lián)合應(yīng)用。數(shù)據(jù)倉庫設(shè)置有兩種方案。方案一：在各子系統(tǒng)獨立成立數(shù)據(jù)倉庫，各自實施OLAP技術(shù)進行財務(wù)數(shù)據(jù)分析查詢，產(chǎn)生本子系統(tǒng)的分析數(shù)據(jù)，此法是現(xiàn)場應(yīng)用，事中控制效果明顯，OLAP技術(shù)應(yīng)用意義重大。方案二：創(chuàng)建中央數(shù)據(jù)倉庫，匯集各子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行編輯、整理，綜合實施OLAP技術(shù)進行財務(wù)數(shù)據(jù)分析，可產(chǎn)生全面綜合的數(shù)據(jù)，即形成一個ERP的外延財務(wù)數(shù)據(jù)分析管理子系統(tǒng)。以上兩種方案各具優(yōu)缺點。通過對現(xiàn)有的資源進行改造，使OLAP軟件得以實施。

3. 經(jīng)濟方面：因為是二線的查詢管理分析系統(tǒng)，投入不可能大，所以需了解現(xiàn)有資源，保護資源，從節(jié)約成本的原則出發(fā)，確定合理的預(yù)算。這種嵌入式改造，具有附加意義的系統(tǒng)，不會增加系統(tǒng)運行費用，不需要大的投入。

（二）系統(tǒng)分析

因采用嵌入式，所以要在涉及的子系統(tǒng)中針對財務(wù)數(shù)據(jù)使用特點，確定應(yīng)用目標、層次、范圍、權(quán)限，正確了解各項數(shù)據(jù)的定義、概念、作用、要求，并確定數(shù)據(jù)改造或轉(zhuǎn)換方案。

方案一在各子系統(tǒng)獨立成立數(shù)據(jù)倉庫。第一步，設(shè)置取數(shù)途徑，在業(yè)務(wù)子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中獲取數(shù)據(jù)。第二步，在各子系統(tǒng)設(shè)置數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化模型，把各專業(yè)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為財務(wù)數(shù)據(jù)格式，例如，采購子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)是采購訂單，其內(nèi)容包括采購類型、訂單號，供貨單位、付款條件、存貨編號、名稱、規(guī)格型號、計量單位、數(shù)量、單價、金額、稅額等，一般以表格方式顯示。財務(wù)數(shù)據(jù)只需要其核心部分：時間、品名、計量單位、單價、金額、稅額等。轉(zhuǎn)化模型為過濾器，通過設(shè)置篩選條件，把所需內(nèi)容過濾、剝離、重組。第三步，設(shè)置編輯器，按不同的管理要求設(shè)置數(shù)據(jù)篩選的數(shù)學(xué)模型和經(jīng)濟模型，如某因素或某財務(wù)指標的合計數(shù)計算等（以上3步均為后臺管理）。第四步，設(shè)置查詢輸出格式，數(shù)據(jù)輸出有兩大類：一是直接按篩選條件輸出，不做編輯加工，可得到各子系統(tǒng)的直接明細數(shù)據(jù)；二是對兩種或多種數(shù)據(jù)進行編輯加工后生成統(tǒng)計、分析等數(shù)據(jù)。財務(wù)數(shù)據(jù)一般以會計科目的明細項目為輸出目標，以各種財務(wù)指標的形式體現(xiàn)，以表格、圖形等方式顯示。明確了信息流量和格式之后，OLAP技術(shù)也可實現(xiàn)把過于專業(yè)化的財務(wù)數(shù)據(jù)再轉(zhuǎn)化為易于非專業(yè)人員理解的格式，以適應(yīng)不同水平的信息使用者需要。第五步，根據(jù)行政管理結(jié)構(gòu)劃分信息輸入輸出層次，設(shè)計界定各級別信息使用者的權(quán)限和使用范圍。

這種模型結(jié)構(gòu)，可以實現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫與數(shù)據(jù)倉庫并存，在各個相對獨立的業(yè)務(wù)子系統(tǒng)中實現(xiàn)OLAP技術(shù)查詢，其查詢范圍局限于本子系統(tǒng)（如圖2所示）。

方案二第一步，建立中央數(shù)據(jù)庫。第二步，設(shè)置取數(shù)途徑，其數(shù)據(jù)來源有：與ERP各子系統(tǒng)留接口，直接傳輸形成；本系統(tǒng)錄入形成；本系統(tǒng)編輯處理生成；外部系統(tǒng)拷貝吸收形成。設(shè)置過濾器把各子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)通過接口篩選傳輸，形成中央數(shù)據(jù)倉庫，輸出使用權(quán)限等設(shè)置與方案一相同，在內(nèi)容、流量方面還要考慮全面性、綜合性。在中央數(shù)據(jù)倉庫實施OLAP技術(shù)查詢，這種模型可突破子系統(tǒng)的局限性，實現(xiàn)某方面單項和綜合的查詢（如圖3所示）。

（三）數(shù)據(jù)準備

對企業(yè)經(jīng)營方面的海量數(shù)據(jù)加以整理，數(shù)據(jù)準備時就要有的放矢，分塊分類準備，內(nèi)容包括數(shù)據(jù)的收集、分析、整理和錄入，形成數(shù)據(jù)倉庫，數(shù)據(jù)一般有3類來源：

1. 現(xiàn)成的數(shù)據(jù)，即不用再加工，可直接使用的，如ERP中各業(yè)務(wù)子系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，可直接傳輸?shù)綌?shù)據(jù)倉庫應(yīng)用，這是查詢系統(tǒng)的主要數(shù)據(jù)來源。

2. 要略為加工的數(shù)據(jù)，即要對原數(shù)據(jù)進行重新的分解、組合、整理才能應(yīng)用。ERP各子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)各有專業(yè)特點，需進行轉(zhuǎn)換，把專業(yè)的數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換成財務(wù)專用格式、通用格式或數(shù)據(jù)說明等。

3. 需研究確定的數(shù)據(jù)，即現(xiàn)行沒有的數(shù)據(jù)，如專用指導(dǎo)，特殊標準，分析系統(tǒng)用的各種經(jīng)濟模型、數(shù)學(xué)模型，體現(xiàn)本企業(yè)管理特點的指標等。

（四）模擬測試與再調(diào)整開發(fā)

進行實驗室模擬運行，全方位輸入、運行、輸出，實行全面和個別的測試，主要測試是否滿足原設(shè)計要求。采用方案一的要逐個子系統(tǒng)測試，采用方案二的既要單方面測試也要綜合測試。模擬運行的目的是驗證嵌入程序的可執(zhí)行性，驗證數(shù)據(jù)的準確性、生成輸出數(shù)據(jù)的合理性，進一步確定各種參數(shù)，根據(jù)運行結(jié)果調(diào)整和確定輸入輸出數(shù)據(jù)格式。

把準備的模擬數(shù)據(jù)輸入待測試系統(tǒng)，測試時作好詳細記錄，對測試作全面的分析、總結(jié)，找出差異。若發(fā)現(xiàn)問題可從兩方面進行協(xié)調(diào)：一是管理方面，應(yīng)調(diào)整工作方法，做到事前預(yù)測，事中以設(shè)計目標、參考數(shù)據(jù)為參照監(jiān)督控制，實行實時管理，改變以往的事后監(jiān)督；二是對測試系統(tǒng)不適用部分進行改動或二次開發(fā)，這種模擬要反復(fù)進行多次。

（五）推廣和完善

經(jīng)過模擬測試后，進入推廣期，在實施推廣前要制定一套專用的工作規(guī)程，明確管理者和操作者的權(quán)利和義務(wù)。

1. 設(shè)計推廣方法，規(guī)定推廣期限。先對應(yīng)用人員進行操作培訓(xùn)，嵌入式改造不需另外增加專用人員，對原有崗位人員作簡單的操作培訓(xùn)則可；然后從小范圍開始切入，逐步擴展，推廣時間不用太長。

2. 作出實施效果預(yù)測，定出目標作為執(zhí)行結(jié)果參照。重視實施過程，作好記錄，及時接收反饋信息，分析反饋信息以解決現(xiàn)場問題，不斷改造、完善系統(tǒng)。整理各方面資料，總結(jié)經(jīng)驗，形成實施檔案。

三、例說實施效果

財務(wù)數(shù)據(jù)至少從三維度構(gòu)成信息庫：時間、業(yè)務(wù)項目、控制部門。三維互補，通過數(shù)學(xué)模型、經(jīng)濟模型對信息進行綜合提煉加工，設(shè)置過濾器，按條件檢索，提高信息的利用效率，生成能充分體現(xiàn)經(jīng)濟狀況，反映項目實時運行狀態(tài)的數(shù)據(jù)。初始化設(shè)置時，注重全面、分類、必要的歸納，與各業(yè)務(wù)子系統(tǒng)的銜接，從關(guān)聯(lián)子系統(tǒng)獲取原始數(shù)據(jù)資料，直接形成數(shù)據(jù)倉庫中的數(shù)據(jù)，主要表現(xiàn)為具體的業(yè)務(wù)反映。

例如制造業(yè)的產(chǎn)品成本管理，如果只需要時期和成本項目兩維的數(shù)據(jù)，則兩維數(shù)據(jù)查詢可以通過平面表格表示（如表1所示）；如果需要三維以上的查詢，則要用立體才可反映，如圖4所示。

時間維設(shè)置，數(shù)據(jù)含量要足夠大，主要為形成歷史時期數(shù)據(jù)。考慮發(fā)展，根據(jù)一貫性原則，把資料按時期排列，備取，數(shù)據(jù)庫實時更新。日常應(yīng)用時，按時間檢索各時期資料，實現(xiàn)按時期分類檢索。

成本項目維（業(yè)務(wù)）的設(shè)置，按成本要素組成，從成本計算角度處理各生產(chǎn)要素，以“生產(chǎn)成本”等會計科目的形式表示，即生產(chǎn)成本科目的組成結(jié)構(gòu)就是成本項目的組成結(jié)構(gòu)，主要由直接材料、直接人工、制造費用等組成。設(shè)置條件過濾器，把生產(chǎn)管理子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為以細化的成本科目為表現(xiàn)形式的數(shù)據(jù)列出所有明細成本項目，日常應(yīng)用按明細會計科目查詢。

產(chǎn)品維（控制部門）初始化設(shè)置要考慮擴展性，留有發(fā)展空間，包括縱向、橫向的層次和品種空間。

1. 應(yīng)用向上鉆取技術(shù)，可獲取某產(chǎn)品多個期間多項成本的總數(shù)。如圖5所示，可獲取某產(chǎn)品不同時期的“制造成本”或“銷售成本”。

2. 應(yīng)用切塊技術(shù)，如圖6所示，可獲取某兩種產(chǎn)品在不同時期某兩方面的成本數(shù)據(jù)。

3. 應(yīng)用切片技術(shù)，如圖7所示，可獲取某產(chǎn)品所用某種材料在不同時期的耗用情況。

企業(yè)經(jīng)營過程中沉淀了海量的財務(wù)數(shù)據(jù)，并動態(tài)地增加，按傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)分析技術(shù)和方法，數(shù)據(jù)應(yīng)用局限性很大。應(yīng)用OLAP技術(shù)，具有優(yōu)越性，表現(xiàn)為：（1）解決業(yè)務(wù)與財務(wù)相脫離，兩者信息溝通多口徑、多體系的問題。（2）能實現(xiàn)多角度、多方位反映信息，打破平面數(shù)據(jù)顯示的局限性，數(shù)據(jù)中多因素關(guān)系得到直觀體現(xiàn)，有利于分析影響因素。（3）實現(xiàn)快速查詢，一是系統(tǒng)本身工作速度快，二是反映業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)實時性，三是結(jié)果反饋快，適應(yīng)了現(xiàn)代化的快速反應(yīng)管理要求。（4）信息展示直觀，易于理解，適合不同的信息需求者，非專業(yè)人員可用非財務(wù)專業(yè)格式獲取信息。（5）打破時間和空間的限制，實時應(yīng)用控制，財務(wù)數(shù)據(jù)使用面更廣泛。ERP嵌入OLAP技術(shù)，財務(wù)管理更加細化，對解決財務(wù)數(shù)據(jù)應(yīng)用滯后問題，對提高企業(yè)預(yù)測、執(zhí)行過程的控制水平具有重要意義。

主要參考文獻

［1］ 楊周南. 會計電算化中級培訓(xùn)教材［M］. 北京：現(xiàn)代出版社，2003．