信息化視角的會計業(yè)務集成

［摘 要］ 信息化由信息技術(shù)支撐，更需要業(yè)務管理模式創(chuàng)新。會計信息化下的業(yè)務流程，一方面應按照專業(yè)系統(tǒng)的內(nèi)在要求，進行會計業(yè)務內(nèi)部整合；另一方面，又必須遵從企業(yè)和信息化社會信息化的要求，與生產(chǎn)經(jīng)營管理業(yè)務進行集成。本文從這兩個方面探討了會計業(yè)務集成的基本問題。

［關(guān)鍵詞］ 同源數(shù)據(jù)；電子原始憑證；信息中心

［中圖分類號］F232［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2008）16-0032-03

信息化是“充分利用信息技術(shù)，開發(fā)利用信息資源，促進信息交流和知識共享，提高經(jīng)濟增長質(zhì)量，推動經(jīng)濟社會發(fā)展轉(zhuǎn)型的歷史進程”［1］。而信息技術(shù)進一步發(fā)展和應用的趨勢，使信息系統(tǒng)具有“集成化”、“網(wǎng)絡化”、“無紙化”、“自動化”、“智能化”等諸多特征。

會計信息化是通過構(gòu)建與企業(yè)信息化及社會信息化相匹配的信息系統(tǒng)，提升整體水平，促進企業(yè)價值最大化。信息化與電算化、手工會計的諸多不同，使會計信息系統(tǒng)重構(gòu)成為趨勢［2］。而會計信息系統(tǒng)重構(gòu)并非單純的信息技術(shù)問題，更要求變革管理理念，實現(xiàn)必要的業(yè)務流程集成［3］。

會計業(yè)務流程集成具體包括系統(tǒng)內(nèi)部集成、系統(tǒng)與環(huán)境集成兩個方面。

一、會計業(yè)務系統(tǒng)內(nèi)部集成

信息化是對電算化的全面提升。電算化下會計信息系統(tǒng)的主要特點表現(xiàn)為：（1）基于會計部門視角應用信息技術(shù)，出發(fā)點是提高會計工作效率；（2）信息技術(shù)支撐的信息系統(tǒng)以會計核算為中心，財務會計和管理會計彼此獨立；（3）核算業(yè)務流程以模仿手工會計為基礎。而會計信息化則要求解決其中存在的問題和不足，構(gòu)建以“會計核算”為基礎，實現(xiàn)“會計控制”、“會計決策”一體化的信息系統(tǒng)。這需要突破會計“對外”、“對內(nèi)”服務的界限，按照管理過程和信息化的內(nèi)在要求，通過會計業(yè)務流程再造，實現(xiàn)財務會計與管理會計的融合，進而依托信息技術(shù)構(gòu)建具有“統(tǒng)一體”的會計信息系統(tǒng)。

財務會計與管理會計的集成可從以下幾個方面分析：

1． 財務會計和管理會計具有“統(tǒng)一”歷史淵源

從會計“對外”、“對內(nèi)”服務的角度分析，可將會計發(fā)展的歷史劃分為3個階段：社會審計產(chǎn)生前、社會審計產(chǎn)生至管理會計產(chǎn)生前、管理會計產(chǎn)生至今。

社會審計萌芽于16世紀的意大利等地中海沿岸國家，1853年“愛丁堡會計師協(xié)會”成立則具有標志性的意義［4］。社會審計產(chǎn)生前，是會計發(fā)展的初級階段。這一階段，“企業(yè)的會計實踐和會計程序被普遍地認為是一種機密”［5］，會計服務主要“遵從”企業(yè)管理目標，“對外”提供有限服務。該階段會計是“對內(nèi)”、“對外”的統(tǒng)一體。

社會審計產(chǎn)生至管理會計產(chǎn)生前，由于金融市場發(fā)展、成熟，所有權(quán)與經(jīng)營權(quán)分離，“財務會計”“對外”服務職能成為社會關(guān)注的焦點。會計核算理論和方法的發(fā)展以“對外”服務和“公認會計原則”為主導，而會計為企業(yè)管理服務的職能受到了限制。但不應以此否認該歷史時期會計 “對內(nèi)”的管理職能，該時期的會計仍是“對內(nèi)”、“對外”的統(tǒng)一體。

管理會計產(chǎn)生后，會計“對外”、“對內(nèi)”服務的職能明顯分離。通常認為，管理會計是“管理科學”發(fā)展推動會計向管理領域擴展和延伸的產(chǎn)物。但除此之外，一個重要的原因是由于“公認會計原則”過于強調(diào)會計信息“對外”信息的“標準化”范式，使會計理論和方法的發(fā)展背離了會計的“對內(nèi)”服務軌道，導致會計的企業(yè)管理功能缺失，結(jié)果是遵從企業(yè)需要的會計管理不得不“另尋出路”，獨立發(fā)展。

2． 財務會計和管理會計分離的負面效應

會計“對外”、“對內(nèi)”服務職能分離的弊端主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

第一，“公認會計原則”的“標準化”范式和“嚴格約束”削弱了會計信息的“有用性”。早在20世紀60年代，美國財務會計的研究就開始以信息“使用者”為目標導向。美國會計學會、美國注冊會計師協(xié)會、會計原則委員會和財務會計準則委員會，相繼發(fā)布了《基本會計理論說明書》（ASOBAT）、《企業(yè)財務報表的基本概念和會計原則》（APB第4號公告）、《財務報表目標》（Trueblood報告）及《會計理論和公認理論報告》（SATTA）。這些對財務會計產(chǎn)生重大影響的文件，無不肯定了財務會計報告使用者的多樣化以及各自決策的特殊性。而面對復雜多樣的會計信息需求，卻用同一范式，在同一規(guī)定時間，提供同樣信息，這在事實上背離了財務會計“相關(guān)性”原則。這種財務報告提供信息的“有用性”，顯然值得認真反思。

第二，“公認會計原則”的嚴格約束和信息“通用”性，使企業(yè)“內(nèi)部”和“外部”會計信息不對稱的矛盾進一步惡化。“對外”服務的標準范式，有利于保證會計信息的“可靠性”和“可比性”，但促成了財務會計與管理會計并立。對這一結(jié)果，從內(nèi)容觀察，企業(yè)內(nèi)部可以通過會計“雙系統(tǒng)”全方位掌控自身“過去”、“現(xiàn)在”和“未來”的信息，而“外部”僅可通過定期的財務報告了解“過去”的“總結(jié)性”信息；從時間觀察，企業(yè)總可在第一時間獲得會計信息，而“外部”則需在企業(yè)充分“準備”后，才能收到財務報告。這種信息不對稱為企業(yè)“非?！庇喙芾硖峁┛沙酥畽C，也為會計信息失真埋下隱患。

第三，會計數(shù)據(jù)雙系統(tǒng)（財務會計和管理會計相互獨立）處理以及由此引發(fā)的會計系統(tǒng)內(nèi)部的信息“孤島”和數(shù)據(jù)“冗余”。這種缺陷集中體現(xiàn)在財務會計和管理會計在對企業(yè)經(jīng)營活動數(shù)據(jù)的采集、存儲及加工環(huán)節(jié)。財務會計的核心是按照“公認會計原則”采集、處理已發(fā)生的經(jīng)營業(yè)務數(shù)據(jù)。管理會計中“責任會計”、“成本管理”（標準成本、作業(yè)成本等）則按照企業(yè)管理的戰(zhàn)略目標和具體要求，采集、處理已發(fā)生的經(jīng)營業(yè)務數(shù)據(jù)。盡管兩種機制數(shù)據(jù)分類標準不同，數(shù)據(jù)加工方法各異，但兩者“源數(shù)據(jù)”共同來自企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動。這種“同源數(shù)據(jù)”，在手工數(shù)據(jù)處理的條件下，雙系統(tǒng)分別采集、存儲時問題并不明顯，而在信息化條件下就是典型的“二次錄入”，也是形成信息“孤島”的一個“結(jié)點”。

3． 財務會計和管理會計集成的可行性

首先，從理論上分析：第一，兩者有著共同的業(yè)務主體，共同收集、處理同一企業(yè)經(jīng)營活動的信息；第二，兩者具有共同的數(shù)量管理特性和一致的信息分類機制；第三，企業(yè)流程再造是兩者整合的直接動力；第四，網(wǎng)絡技術(shù)和信息化為兩者整合提供技術(shù)支撐；第五，價值鏈企業(yè)群和虛擬企業(yè)的出現(xiàn)，以及個性化信息需求的客觀性，要求突破企業(yè)“外部”和“內(nèi)部”界限，實現(xiàn)財務會計與管理會計整合。

其次，兩者最低層次可以在技術(shù)層面實現(xiàn)信息系統(tǒng)的統(tǒng)一。雖然由于兩者目標不同，使各自的信息處理體制不同，但這些差別并非構(gòu)成彼此獨立的充分條件。從現(xiàn)實觀察，企業(yè)利潤、企業(yè)所得（稅務口徑的企業(yè)收益）、企業(yè)現(xiàn)金凈流量，均為不同標準或信息機制下企業(yè)經(jīng)營成果的計量形式。它們之間的差別并沒有使財務會計分裂為3個系統(tǒng)。這說明目標不同、信息標準各異的信息處理體系可以有條件地在信息系統(tǒng)中求得統(tǒng)一。

最后，財務會計和管理會計都存在缺陷，均需要進一步完善。財務會計“對外”若能夠“實時”提供信息，能夠提供有關(guān)企業(yè)“預算”和“戰(zhàn)略”方面的信息，能夠針對使用者特殊需求提供信息，則更符合“決策有用”目標。而管理會計也有待于進一步探求更有效率的機制。這些均為財務會計和管理會計的高層面集成提供了契機。

二、會計業(yè)務與企業(yè)經(jīng)營管理集成

信息化與電算化的重要不同之處，在于它是從企業(yè)經(jīng)營管理的整體視角提升信息技術(shù)應用的目標和要求，亦即會計信息化只有置于企業(yè)信息化的整體之中方可達到目標。這一事實是會計業(yè)務與企業(yè)經(jīng)營管理集成的基礎。

1. 系統(tǒng)集成視角的企業(yè)信息流構(gòu)成

企業(yè)內(nèi)部職能部門之間信息共享，消除部門間相關(guān)數(shù)據(jù)多次處理、重復存儲的現(xiàn)象是信息化的最低要求。本文從這一視角分析企業(yè)的信息流構(gòu)成。

企業(yè)信息流派生于相應的業(yè)務流程，而業(yè)務流程遵從、受制于職能部門分工。這樣使得企業(yè)信息系統(tǒng)的各個專業(yè)子系統(tǒng)通常圍繞職能部門構(gòu)建，從而形成了物資供應、生產(chǎn)管理、市場營銷及客戶管理、人力資源管理、會計、產(chǎn)品設計與開發(fā)等諸多子信息系統(tǒng)。這些專業(yè)子系統(tǒng)依托特定職能部門，形成一個相對獨立“信息中心”；而任何一個“信息中心”內(nèi)部都有其獨特的信息流結(jié)構(gòu)，對應于自己獨立的業(yè)務流程。

而從企業(yè)信息系統(tǒng)整體觀察，任一專業(yè)信息子系統(tǒng)都有自己“信源”、“信道”、“信宿”［6］。企業(yè)這些許許多多的“信源”、“信道”、“信宿”構(gòu)成一個復雜的信息網(wǎng)絡。信息化不僅要解決企業(yè)信息網(wǎng)絡中，“異構(gòu)”專業(yè)子系統(tǒng)間的信息傳輸問題，更要求在“聯(lián)通集成”的基礎上，實現(xiàn)更高層次的“優(yōu)化集成”［7］。基于“優(yōu)化集成”思路觀察企業(yè)信息網(wǎng)絡：一是存在幾個子系統(tǒng)同一“信源”（同一經(jīng)營業(yè)務活動，多個子系統(tǒng)分別從不同的角度采集數(shù)據(jù)），即存在“同源數(shù)據(jù)”現(xiàn)象；二是存在一個子系統(tǒng)的“信源”與其他子系統(tǒng)的“信宿”形成交集（一個子系統(tǒng)的原始數(shù)據(jù)來自其他子系統(tǒng)信息的輸出）現(xiàn)象。

2． 原始憑證電子化是會計信息化的關(guān)鍵一環(huán)

手工會計業(yè)務、電算化會計以記賬憑證為業(yè)務數(shù)據(jù)處理“起始點”，“似乎”完全合理。但從會計信息化、企業(yè)信息化的視角分析，記賬憑證手工錄入屬于“二次錄入”。這里的“二次錄入”有雙重意義：其一，原始憑證是經(jīng)濟業(yè)務的直接記錄，而記賬憑證是對原始憑證信息的“分類”，記賬憑證手工錄入相對于原始憑證業(yè)務處理是“二次錄入”；其二，從企業(yè)視角觀察，會計、統(tǒng)計、其他業(yè)務核算等信息系統(tǒng)并存，有些原始憑證的數(shù)據(jù)為會計、統(tǒng)計、業(yè)務核算系統(tǒng)的“同源數(shù)據(jù)”，相對多個系統(tǒng)而言，記賬憑證手工錄入屬于“二次錄入”。

一旦原始憑證電子化及記賬憑證依據(jù)“自動”生成，將有效消除“二次錄入”以及由此引發(fā)的諸多負面效應。由電子原始憑證自動（或經(jīng)人工簡單干預）到記賬憑證沒有技術(shù)障礙。當前會計軟件已能對個別業(yè)務，有條件地實現(xiàn)記賬憑證“自動化”（如用友軟件可以依據(jù)銷售系統(tǒng)處理的銷貨發(fā)票自動生成相應的記賬憑證）。因而，“優(yōu)化集成”問題的關(guān)鍵在于原始憑證電子化。

3. 原始憑證電子化的實現(xiàn)

目前，紙介質(zhì)的原始憑證仍居主要地位，因而，在企業(yè)內(nèi)部有條件地實現(xiàn)原始憑證電子化是信息化的重要一環(huán)。

會計原始憑證，依據(jù)來源和數(shù)據(jù)特征可分為內(nèi)部匯總憑證、內(nèi)部業(yè)務憑證和外部業(yè)務憑證。不同類別的憑證可采用不同的方式實現(xiàn)電子化。

內(nèi)部匯總憑證，是會計部門從其他部門得到的具有當期業(yè)務匯總性質(zhì)的原始憑證，如當期各種產(chǎn)品生產(chǎn)的工時消耗統(tǒng)計等。這類憑證通常是其他系統(tǒng)加工后輸出的信息。如果企業(yè)為各種系統(tǒng)構(gòu)建一個標準化平臺，使各個“異構(gòu)系統(tǒng)”在該平臺上按“電子化標準數(shù)據(jù)交換格式”發(fā)布信息，則會計即可通過企業(yè)平臺獲取相應的電子化憑證［8］。

內(nèi)部業(yè)務憑證，直接來源于生產(chǎn)經(jīng)營活動，對應某項業(yè)務的內(nèi)部原始憑證，如材料入庫單等。這類憑證往往一式多份，多系統(tǒng)應用，屬于“同源數(shù)據(jù)”。因而該類憑證由企業(yè)按“電子化標準數(shù)據(jù)交換格式”統(tǒng)一采集后“分發(fā)”給各系統(tǒng)，對應檔案統(tǒng)一管理，將提高企業(yè)信息系統(tǒng)的整體效率。

外部業(yè)務憑證，來自企業(yè)外部對應具體業(yè)務的原始憑證。這類原始憑證，從企業(yè)信息化的角度出發(fā)，從“圖書、情報、檔案一體化”角度分析，具有“同源數(shù)據(jù)”的特征［9］。因而，該類憑證由企業(yè)按“電子化標準數(shù)據(jù)交換格式”統(tǒng)一采集后“分發(fā)”給各系統(tǒng)，對應檔案統(tǒng)一管理，符合信息化內(nèi)在要求。

4. 構(gòu)建全新的企業(yè)“信息中心”

結(jié)合企業(yè)內(nèi)各系統(tǒng)信息統(tǒng)一平臺發(fā)布、“同源數(shù)據(jù)”統(tǒng)一采集，以及企業(yè)圖書、情報、檔案統(tǒng)一管理業(yè)務集成模式，企業(yè)構(gòu)建一個全新“信息中心”職能部門。該部門的主要職責是：第一，制定企業(yè)內(nèi)部各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換標準；第二，為企業(yè)內(nèi)部各專業(yè)子系統(tǒng)采集來源于經(jīng)營過程的原始數(shù)據(jù)，按專業(yè)子系統(tǒng)的需要經(jīng)初級分類后，分發(fā)給相應的專業(yè)子系統(tǒng)；第三，為各專業(yè)子系統(tǒng)與企業(yè)外部各種系統(tǒng)間的電子數(shù)據(jù)交換提供服務；第四，負責企業(yè)相關(guān)檔案管理，并提供相應服務。各專業(yè)子系統(tǒng)從“信息中心”收到來自“信息中心”的“標準數(shù)據(jù)”后，將其轉(zhuǎn)化為本系統(tǒng)可以處理的數(shù)據(jù)；信息發(fā)布前本專業(yè)子系統(tǒng)的“系統(tǒng)特征數(shù)據(jù)”轉(zhuǎn)化為企業(yè)的“標準數(shù)據(jù)”，通過“信息中心”發(fā)布。

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