銀校一卡通中的一些會計問題研究

［摘 要］ 銀校一卡通系統(tǒng)的實施，使得銀行、商戶、卡戶、學(xué)校各方實現(xiàn)了多贏。本文就銀校一卡通系統(tǒng)中的會計主體選擇、與會計核算系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口等問題進行了探討，并設(shè)計了自動轉(zhuǎn)賬系統(tǒng)，給出其E-R圖、文件設(shè)計、處理過程以實現(xiàn)之。

［關(guān)鍵詞］ 一卡通系統(tǒng)；賬務(wù)處理；數(shù)據(jù)接口

［中圖分類號］F232［文獻標(biāo)識碼］A［文章編號］1673-0194（2008）16-0026-03

1 引 言

由于與銀行聯(lián)網(wǎng)的一卡通系統(tǒng)取代了單位管理和職工、學(xué)生生活中所使用的各種個人證件和現(xiàn)金支付手段，使得銀行、商戶、卡戶、學(xué)校各方實現(xiàn)了多贏：銀行吸納了資金，商戶保證了資金安全，學(xué)校改善了辦學(xué)條件且節(jié)約了投入；學(xué)生既可以在單位內(nèi)外銀行網(wǎng)點實現(xiàn)圈存、圈提、取現(xiàn)，又可以在指定商戶消費等，方便了生活。但同時也產(chǎn)生了很多問題，如銀校一卡通系統(tǒng)中的會計主體模糊、財務(wù)數(shù)據(jù)不共享等。如果能作進一步的數(shù)據(jù)挖掘，使系統(tǒng)內(nèi)在的各項數(shù)據(jù)盡可能達到資源共享，如設(shè)計一卡通系統(tǒng)與成本系統(tǒng)的接口、與人力資源系統(tǒng)的接口、與后勤管理系統(tǒng)的接口以及與財務(wù)系統(tǒng)的接口等，則不僅可以避免一些數(shù)據(jù)的重復(fù)和沖突，亦可達到真正利用一卡通系統(tǒng)的目的，使一卡通真正一卡通用［1］。本文就銀校一卡通系統(tǒng)中的會計主體選擇、財務(wù)數(shù)據(jù)接口方法進行了探討，設(shè)計了自動轉(zhuǎn)賬系統(tǒng)以實現(xiàn)之，并就自動轉(zhuǎn)賬系統(tǒng)中的E-R圖、文件設(shè)計、處理過程給出了實現(xiàn)方法。

2 銀校一卡通系統(tǒng)中的會計主體選擇

根據(jù)制度規(guī)定，凡是涉及資金運動的業(yè)務(wù)，必須進行相關(guān)的賬務(wù)處理；因此，當(dāng)銀校一卡通系統(tǒng)發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務(wù)時，必須做相關(guān)的賬務(wù)處理。但其會計主體卻難以選擇：銀行有自己的系統(tǒng)，和銀校一卡通系統(tǒng)對賬，僅僅遵從慣例，為了確保圈存、圈提、取現(xiàn)等資金數(shù)據(jù)正確；卡戶的信息不僅僅存儲于一卡通服務(wù)器，在自己的卡上也有相關(guān)的信息；商戶自己每天也在各自的POSE機終端記錄發(fā)生額。那么，一卡通系統(tǒng)為誰記賬呢？

其實，一卡通系統(tǒng)是個虛擬系統(tǒng)，其中流動的是虛擬的電子貨幣，乃一不折不扣的虛擬企業(yè)，對上述各方進行協(xié)調(diào)、管理、服務(wù)。因此，銀校一卡通系統(tǒng)的會計主體即為此虛擬的單位。

3 銀校一卡通系統(tǒng)與會計核算系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口設(shè)計

由于一卡通系統(tǒng)以卡戶、商戶和銀行為主要數(shù)據(jù)處理對象，而會計核算卻以會計科目為處理對象，所以二者間存在數(shù)據(jù)的不一致。為了達到記賬的目的，就必須將一卡通系統(tǒng)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為會計核算系統(tǒng)能夠識別的形式，再傳遞到會計核算系統(tǒng)中，此即一卡通系統(tǒng)的會計核算數(shù)據(jù)接口。

3. 1銀校一卡通系統(tǒng)的E-R圖

銀校一卡通系統(tǒng)的具體業(yè)務(wù)處理表述如下：

（1）新生報到時，由一卡通部注冊發(fā)卡；

（2）學(xué)生持卡到指定銀行開戶，圈存；

（3）學(xué)生持卡到各商戶進行消費；

（4）POSE機終端將卡戶消費信息傳遞到一卡通系統(tǒng)中；

（5）銀行、商戶、卡戶每天和一卡通部進行對賬，確認(rèn)是否有數(shù)據(jù)失敗或存在未達賬項；

（6）更新商戶、卡戶信息，如掛失、凍結(jié)、沖賬等；

（7）產(chǎn)生商戶、卡戶、銀行各項輸出；

（8）定期做數(shù)據(jù)備份；

（9）一卡通在當(dāng)天對賬完畢，需要將業(yè)務(wù)按科目進行歸集，并生成轉(zhuǎn)賬憑證，將業(yè)務(wù)傳遞到賬務(wù)系統(tǒng)中。

（10）作憑證審核，數(shù)據(jù)作為正式資料進入財務(wù)系統(tǒng)。

上述一卡通系統(tǒng)與賬務(wù)系統(tǒng)接口的E-R圖如圖1所示。

3. 2自動轉(zhuǎn)賬分錄的定義

上述流程中，每次處理此類業(yè)務(wù)時，一卡通系統(tǒng)通過查詢自動轉(zhuǎn)賬分錄調(diào)出會計科目、借貸方向和摘要，并根據(jù)自動轉(zhuǎn)賬分錄文件的調(diào)用模塊、會計科目數(shù)、借貸方向確定科目和方向，根據(jù)計算公式確定數(shù)據(jù)來源，生成機制轉(zhuǎn)賬憑證，存入憑證暫存文件。如何設(shè)計金額計算公式是自動轉(zhuǎn)賬的關(guān)鍵。主要涉及的文件有：

（1）自動轉(zhuǎn)賬分錄文件?？梢栽谫~務(wù)處理系統(tǒng)中設(shè)立專門文件存放自動轉(zhuǎn)賬分錄，簡稱自動轉(zhuǎn)賬分錄文件。該文件（ywm.dbf）的結(jié)構(gòu)如下：HEADING(科目號，由初始化時設(shè)定，編碼同賬務(wù)處理)、MARK1(調(diào)用模塊，標(biāo)志該業(yè)務(wù)調(diào)用模塊，其調(diào)用模塊的代號可在系統(tǒng)初始化中規(guī)定）、MARK2(會計科目數(shù)，標(biāo)志本筆業(yè)務(wù)在進行復(fù)式記賬時所涉及會計科目的個數(shù)，可在系統(tǒng)中規(guī)定其編碼）、MARK3（借貸方向，標(biāo)志該科目的借貸方向）、SUMMARY（摘要）、FORMULA（計算公式，描述金額的產(chǎn)生方法）、DATE（日期，最后一次用于編制機制憑證的日期）、RELA（分錄屬性，相關(guān)分錄或獨立分錄）、NUMBER（次序，產(chǎn)生機制憑證的優(yōu)先次序）。

（2）科目余額庫（Kmfile.dbf）。包括科目字典文件和科目余額文件。根據(jù)關(guān)系規(guī)范化原則［2］，其結(jié)構(gòu)如下：科目號、科目名、借貸標(biāo)志、賬戶類別、年初余額、借方發(fā)生額累計、貸方發(fā)生額累計、借方數(shù)量累計、貸方數(shù)量累計、借方外幣累計、貸方外幣累計、借貸標(biāo)志等數(shù)據(jù)項。合并后的文件內(nèi)容簡單舉例如表1所示。

文件中的項目說明如下：

①一個科目為一條記錄；以科目號為索引關(guān)鍵字。

②“賬戶類別”項目反映該賬戶所屬的明細(xì)賬戶格式。

③具體記錄，見財政部頒布的會計科目表。

以上文件的內(nèi)容必須提前定義。

（3）憑證庫。用于存儲變動數(shù)據(jù)的文件，是3個庫結(jié)構(gòu)相同的文件——臨時憑證文件(JZPZ0.DBF)、記賬憑證文件(JZPZ1.DBF)和備份憑證文件(JZPZ2.DBF)。根據(jù)關(guān)系規(guī)范化原則，每個憑證庫文件又分解為如下兩個文件：憑證號文件（日期、憑證號、摘要、附件、錄入、審核）和經(jīng)濟業(yè)務(wù)會計科目對應(yīng)關(guān)系文件（憑證號、科目代碼、金額、借貸方向）。由于兩個文件存在函數(shù)傳遞依賴關(guān)系，因此，需按照“憑證號+科目代碼”建立關(guān)聯(lián)。

憑證號文件的組織方式與經(jīng)濟業(yè)務(wù)會計科目對應(yīng)關(guān)系文件的組織方式不同。憑證號文件以憑證為操作單位；而經(jīng)濟業(yè)務(wù)會計科目對應(yīng)關(guān)系文件不僅按“憑證號”建立索引，還要按“科目代碼”建立索引，因為明細(xì)賬、日記賬都是某一科目所有經(jīng)濟業(yè)務(wù)的集合，當(dāng)需要產(chǎn)生明細(xì)賬或日記賬時，必須根據(jù)科目字典文件、憑證號文件和經(jīng)濟業(yè)務(wù)會計科目對應(yīng)關(guān)系文件等生成賬冊。

3. 3數(shù)據(jù)自動傳遞的實現(xiàn)過程

一卡通在當(dāng)天對賬完畢之后，就需要將業(yè)務(wù)按科目進行歸集，并生成轉(zhuǎn)賬憑證，將業(yè)務(wù)傳遞到賬務(wù)系統(tǒng)中。機制轉(zhuǎn)賬憑證生成的處理過程如下：

①分別打開一卡通系統(tǒng)業(yè)務(wù)文件、自動轉(zhuǎn)賬分錄文件、憑證號文件和經(jīng)濟業(yè)務(wù)會計科目對應(yīng)關(guān)系文件。

②掃描自動轉(zhuǎn)賬分錄文件，檢查調(diào)用模塊的值，判斷該業(yè)務(wù)調(diào)用模塊是否變化；如變化，則結(jié)束生成過程。

③選擇憑證號文件，增加一個空記錄，登記憑證日期、憑證種類、附件張數(shù)等內(nèi)容。

④檢查自動轉(zhuǎn)賬分錄文件會計科目數(shù)的值，判斷本筆業(yè)務(wù)涉及會計科目的個數(shù)是否全部完成數(shù)據(jù)采集；如會計科目數(shù)的值變化，則本筆業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)采集完畢，重復(fù)步驟②。

⑤選擇經(jīng)濟業(yè)務(wù)會計科目對應(yīng)關(guān)系文件，增加一個空記錄，按照自動轉(zhuǎn)賬分錄文件當(dāng)前記錄的科目號、借貸方向的值登記本文件的科目代碼和借貸方向。

⑥根據(jù)自動轉(zhuǎn)賬分錄文件當(dāng)前記錄的計算公式的值，從一卡通系統(tǒng)業(yè)務(wù)文件中計算本科目的發(fā)生額，再將發(fā)生額填列到經(jīng)濟業(yè)務(wù)會計科目對應(yīng)關(guān)系文件的金額中。

⑦自動轉(zhuǎn)賬分錄文件的記錄下跳一條。

⑧重復(fù)步驟④。

在憑證生成過程中，除卻多次循環(huán)獲取會計分錄外，系統(tǒng)將即時獲取日期、憑證種類、附件張數(shù)等內(nèi)容。

4 結(jié) 語

上述一卡通系統(tǒng)與賬務(wù)系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)傳遞，每一個工作日結(jié)束，都需進行一次；在進行數(shù)據(jù)傳遞之前，首先把好“入口”，要做好輸入數(shù)據(jù)的復(fù)核工作，消除未達賬項以及錯誤賬項的影響。如此，才能真正將一卡通系統(tǒng)中的電子貨幣管理起來。

主要參考文獻

［1］ 張世舉． 一卡通系統(tǒng)的財務(wù)數(shù)據(jù)傳遞設(shè)計［J］. 中國管理信息化，2006（4）.

［2］ 李俊德． Visual Foxpro⒍0入門與應(yīng)用實例［M］. 北京：清華大學(xué)出版社，1999．