新時期高校院系辦公室管理的若干思考

［摘要］隨著高等教育事業(yè)改革的深入、高校管理權(quán)限下移，高校院系的建設(shè)和發(fā)展更高程度實現(xiàn)了其獨立規(guī)劃性，這就要求高校院系辦公室要依靠更能順應(yīng)形勢發(fā)展的建設(shè)策略去重審和規(guī)劃，實現(xiàn)更高層次的發(fā)展。

［關(guān)鍵詞］新時期；高校院系；辦公室管理

［作者簡介］李華明，廣西民族大學(xué)管理學(xué)院副院長，助理研究員，研究方向：高校學(xué)生管理，廣西南寧，530006

［中圖分類號］ G472［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］ A［文章編號］ 1007-7723（2008）08-0184-0003

高校院系集教學(xué)、科研、管理于一身，愈發(fā)彰顯出其在教務(wù)工作中的獨立性與自主規(guī)劃性；而院系辦公室作為一個基層單位組織的綜合部門，承擔(dān)著為基層單位的教學(xué)、科研提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)、處理大量繁雜的信息、協(xié)調(diào)各種關(guān)系和管理院系日常事務(wù)的重任。如何把院系辦公室管理得更好，是實現(xiàn)高校及其院系效能管理亟須探討的一個話題。

一 、新時期院系辦公室管理的特點

辦公室是一個學(xué)院的管理機構(gòu)、辦事樞紐，代表著一個學(xué)院的形象和管理水平。隨著高校改革的深入，學(xué)校的管理權(quán)限不斷下移，新時期院系辦公室工作的特點主要表現(xiàn)為：

（一）獨立自主性增強

作為基層運行的中樞機關(guān)，院系辦公室除了發(fā)揮其聯(lián)系內(nèi)外、承上啟下、協(xié)調(diào)左右的作用，還要更多地參與到院系建設(shè)的方向與重點的探討、實踐當(dāng)中去，以院系發(fā)展的方向和重點為主導(dǎo)，自主規(guī)劃出一條富有活力、對院系建設(shè)和發(fā)展起到促進(jìn)作用、體現(xiàn)院系特色風(fēng)貌的運作模式。

（二）參謀助手作用提高

在高校不斷深化改革與不斷發(fā)展的形勢下，院系辦公室的工作已不再僅僅停留在辦文、辦事、辦會的“交辦型”事務(wù)上。其作為院系的綜合管理機構(gòu)，接觸面廣、信息量大，對學(xué)校的一些重要情況有較全面的掌握，更是院系建設(shè)、中心任務(wù)、階段性工作重點的直接踐行者。這就進(jìn)一步要求院系辦公室的工作人員要主動抓好信息管理工作，做好協(xié)調(diào)督查工作以及反饋工作，為領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策提供較為全面、系統(tǒng)、周密的信息，提供參謀服務(wù)。

（三）工作任務(wù)更加繁重

不管是在以往還是現(xiàn)行的高校管理體制中，學(xué)校行政機關(guān)與院系的工作聯(lián)系都是通過院系辦公室開展起來的。而在新形勢下，院系逐步成為相對獨立的教學(xué)和科研單位，院系辦公室不僅是負(fù)責(zé)單純的教務(wù)和學(xué)生管理工作，還要開展教學(xué)、科研、圖書資料、師生管理和后勤服務(wù)等諸方面的組織、協(xié)調(diào)、服務(wù)、管理，對外聯(lián)絡(luò)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有效信息等具體工作，院系在發(fā)展建設(shè)過程中遇到的紛繁復(fù)雜的問題也需要院系辦公室協(xié)調(diào)解決?？梢哉f，院系辦公室工作已由過去涉及面相對簡單，逐步拓展到學(xué)校、學(xué)院各個領(lǐng)域，任務(wù)愈加繁重。

（四）應(yīng)急能力增強

院系辦公室發(fā)揮著承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)絡(luò)內(nèi)外的中心樞紐作用，與其他業(yè)務(wù)部門工作比較相對獨立、固定。面對今天瞬息萬變的信息以及各種類型的突發(fā)事件，要求辦公室人員必須做到快速反應(yīng)、急事急辦、特事特辦、善于把握，既要領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，又能滿足指示精神辦事的程序方式。

二、新時期對院系辦公室管理提出了新的要求

在高校擴招、院系辦學(xué)規(guī)模擴大、辦學(xué)層次逐步提高以及教育教學(xué)改革日趨深入的形勢下，高校院系辦公室工作出現(xiàn)的這些新特點，都對其涉及到的方方面面提出了更高的要求。

（一）工作人員素質(zhì)方面

1.要有更高的思想政治素質(zhì)?，F(xiàn)代辦公室是黨委和行政辦公室的結(jié)合體。學(xué)院辦公室工作人員如果沒有良好的政治素質(zhì)，工作就容易失去方向，處理事情就難按法制準(zhǔn)則和依據(jù)政策進(jìn)行。因此，辦公室人員要了解掌握黨和國家教育方針和政策以及學(xué)校的發(fā)展戰(zhàn)略，及時收集相關(guān)院系的基本情況、發(fā)展態(tài)勢和社會對本院系的需求，掌握院系師生員工的思想狀況，保證在對各類事務(wù)的處理過程中不會出現(xiàn)政治性錯誤。

2.要有更高的業(yè)務(wù)水平。院系辦公室作為中樞機構(gòu)，辦公室人員不但要通曉教育行政管理知識，熟練運用現(xiàn)代化辦公室設(shè)施和軟件，具備信息篩選能力和敏銳的思維能力，還要任勞任怨，始終保持旺盛的學(xué)習(xí)熱情，不斷接受新的管理理念，不斷學(xué)習(xí)接受新的工作理念，努力提高自身的業(yè)務(wù)水平，不斷掌握辦公室工作的基本規(guī)律，善于總結(jié)新經(jīng)驗，找到行之有效的工作方法。

3.要有更強烈的服務(wù)意識。從一個側(cè)面講，院系辦公室的管理工作是一項服務(wù)性工作。學(xué)院辦公室的工作，向上是對學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)及學(xué)校各職能部門服務(wù)，向下是對全院系教職員工和學(xué)生服務(wù)，沒有多少發(fā)號施令的權(quán)限，只有把各方面交辦的工作做好的義務(wù)。這就要求工作人員在管理與服務(wù)工作中，要把嚴(yán)格內(nèi)部管理與搞好服務(wù)結(jié)合起來，依靠高質(zhì)量的服務(wù)使辦公室在履行管理工作職責(zé)中得到各方面的理解和支持，在服務(wù)中實現(xiàn)工作的價值。

（二）在辦公設(shè)備與技術(shù)方面

現(xiàn)代科技的迅猛發(fā)展，各行各業(yè)都在向信息化發(fā)展，高校辦公室管理也不例外。高校布局的結(jié)構(gòu)性調(diào)整、多校區(qū)辦學(xué)，內(nèi)部體制改革、人員精簡，終身教育和遠(yuǎn)程教育體系的建立等，都需要高校實行信息化、自動化管理。建立辦公室管理信息系統(tǒng)，通過互聯(lián)網(wǎng)更快、更全、更準(zhǔn)地了解所需的信息。有效地利用資源，節(jié)省人力、物力資源，減少重復(fù)性的操作，快速、及時、準(zhǔn)確地完成信息傳遞，提高辦事效率和管理效能，降低了教育管理的成本，是各高校努力提高核心競爭力的所在。

（三）在規(guī)章制度方面

所謂無規(guī)矩不成方圓?，F(xiàn)代辦公室的發(fā)展到達(dá)一個更新的臺階后，無論是在事務(wù)處理、資源調(diào)配、人員安排等，都已經(jīng)進(jìn)入了一個更繁忙更復(fù)雜的階段。要適應(yīng)高校辦公室的特點與需要，保證這個機構(gòu)的整體運行能有條不紊地進(jìn)行，提高辦公室資源的安排的合理性和利用最大化，這就要求這個機構(gòu)必須有合理的制度法規(guī)支撐著。必須根據(jù)國家最新頒布、修訂的法律法規(guī)及時修訂校內(nèi)有關(guān)的規(guī)章制度，增強規(guī)章制度的適應(yīng)性與可行性，使學(xué)校管理由經(jīng)驗型向科學(xué)型轉(zhuǎn)變，科學(xué)劃分任務(wù)、明確崗位職責(zé)，使各項工作走上規(guī)范化、制度化的軌道。

（四）在工作時效方面

高校辦公室承擔(dān)著協(xié)調(diào)內(nèi)外、聯(lián)系左右、溝通上下的重任。在這個講究效率的社會中，不論是辦公室日常事務(wù)的完成，還是緊急突發(fā)事件的處理，都要講究效率。在管理過程中凡事必須做到反應(yīng)快速、急事急辦、特事特辦，否則就會影響學(xué)校工作的正常進(jìn)行，甚至造成不可彌補的錯誤。

三、加強院系辦公室管理的相關(guān)思考

針對目前學(xué)院辦公室管理所具有的特點，要適應(yīng)改革的浪潮，院系辦公室只有實現(xiàn)更全面、更深入、更規(guī)范的建設(shè)，才能適應(yīng)環(huán)境，滿足內(nèi)外的需求。

（一）努力提高辦公室人員綜合素質(zhì)

面對新形勢、新任務(wù)，作為一名辦公室的工作人員，必須與時俱進(jìn)，努力提高自身素質(zhì)，樹立良好的服務(wù)意識，始終保持樂觀合作的辦事態(tài)度，盡快適應(yīng)現(xiàn)代化辦公條件的需要。在工作中充分發(fā)揮主觀能動性、工作積極性和創(chuàng)造性，從而為學(xué)校、學(xué)院的改革與發(fā)展做出自己的新貢獻(xiàn)。一是抓好思想政治工作和理論學(xué)習(xí)，提高辦公室人員的政治素質(zhì)和理論素養(yǎng)。辦公室人員只有加強政治理論的學(xué)習(xí)，進(jìn)一步更新觀念，不斷提高自身理論素養(yǎng)，才能牢牢把握政治方向。善于運用科學(xué)理論去分析研究工作中的具體問題，增強工作的原則性、系統(tǒng)性、預(yù)見性和創(chuàng)造性；注重從紛繁復(fù)雜的問題中看到本質(zhì)，找到重點，抓住矛盾的主要方面，從雜亂無章的瑣碎事務(wù)中解脫出來，理清頭緒，調(diào)整思路，果斷地處理問題。二是加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)和文化學(xué)習(xí)，提高辦公室人員的業(yè)務(wù)水平和文化素質(zhì)。面對紛繁復(fù)雜的事務(wù)，辦公室人員必須系統(tǒng)地掌握管理科學(xué)知識，掌握目標(biāo)管理、計劃與控制以及質(zhì)量監(jiān)控與反饋等基本方法，將經(jīng)驗管理與科學(xué)管理很好地結(jié)合在一起。必須注重加強自身的學(xué)習(xí)，善于總結(jié)新經(jīng)驗，學(xué)習(xí)新知識，研究新問題，建立起層級性的知識儲備和合理的知識結(jié)構(gòu)。

（二）建立健全辦公室規(guī)章制度

建立健全各種規(guī)章制度，并與時俱進(jìn)地及時修訂和完善，充分發(fā)揮制度的約束力，是實現(xiàn)辦公室資源的合理化、辦公人員的行為規(guī)范化，提高辦學(xué)效益和辦學(xué)水平的有力保障。首先，制定辦公室管理制度。完善制度、規(guī)范管理，是確保高校院系辦公室工作高效運行的基本要求。要按照從嚴(yán)、從細(xì)、從實的原則，建立健全一系列規(guī)章制度，規(guī)范辦文、辦事、辦會程序，努力使高校辦公室的各項工作有章可循、有規(guī)可依。其次，明確崗位職責(zé)。辦公室工作出現(xiàn)無序性、隨意性的現(xiàn)象并不少見，解決這一問題的關(guān)鍵是保障規(guī)章制度的建立和執(zhí)行，明確各個崗位職責(zé)要求。通過制定崗位職責(zé)，實行目標(biāo)管理，細(xì)化分解任務(wù)，從而形成分工合理、職責(zé)明確的運轉(zhuǎn)機制。明確各崗位職責(zé)，努力做到各盡其職，事事有人管、人人有事干，以防止因職責(zé)不清而出現(xiàn)推諉扯皮、工作脫節(jié)和重復(fù)現(xiàn)象，使各項工作都能落到實處。

（三）強化科技意識，建立信息化管理平臺，實現(xiàn)辦公自動化

這就要求，一方面要建立信息化管理平臺。高校各院系要跟隨時代步伐，加強硬件建設(shè)，及時購置和更新辦公設(shè)備，改善辦公條件。充分利用投影儀等現(xiàn)代辦公設(shè)備來提高工作質(zhì)量和效率 ，減少時間、精力和紙張的浪費。另一方面，辦公室人員要及時更新理念。要自覺樹立現(xiàn)代科技意識，努力學(xué)習(xí)和掌握先進(jìn)的辦公自動化技能，并將其應(yīng)用于自己的本職工作中，推進(jìn)無紙化辦公。要建立適應(yīng)學(xué)校發(fā)展所需的數(shù)據(jù)庫、信息系統(tǒng)和有關(guān)的工作主頁，實現(xiàn)事務(wù)處理信息化、咨詢決策智能化、指揮調(diào)控現(xiàn)代化。

（四）引進(jìn)新的管理理念，營造良好的工作氛圍

改進(jìn)和完善高校辦公室管理，要求辦公室整體建設(shè)不斷引入先進(jìn)的管理方法和理念，構(gòu)建新的管理模式，才能開創(chuàng)辦公室工作的新局面。

1.引進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)理念

企業(yè)文化是企業(yè)的核心競爭力，文化管理則是企業(yè)管理的最高層次。倡導(dǎo)通過明確員工職責(zé)的方式來推動企業(yè)文化的進(jìn)步，使良好的文化氛圍在規(guī)范化的管理過程中積淀下來，讓員工形成共同的價值觀，一致的行為規(guī)范，最終形成一種良好的企業(yè)文化。因此，針對辦公室的特點，辦公室的文化建設(shè)可以從以下幾個方面著手進(jìn)行：成立文化建設(shè)小組；勾畫出辦公室文化發(fā)展的輪廓；將文化建設(shè)理念轉(zhuǎn)化為具體的制度；定期召開文化建設(shè)討論大會；監(jiān)督文化建設(shè)的落實狀況，審查文化建設(shè)的成果。通過開展辦公室文化建設(shè)，不僅能讓剛上任的新職員更快地認(rèn)識并認(rèn)可辦公室的文化氛圍，融入到工作當(dāng)中，還能保證老職員保持工作的長效的積極性，共同支撐辦公室整體的和諧發(fā)展。

2.引進(jìn)企業(yè)戰(zhàn)略管理理念

企業(yè)戰(zhàn)略管理是指通過設(shè)立愿景目標(biāo)并對實現(xiàn)目標(biāo)的軌跡進(jìn)行的總體性、指導(dǎo)性謀劃的過程，屬宏觀管理范疇。企業(yè)戰(zhàn)略具有指導(dǎo)性、全局性、長遠(yuǎn)性、競爭性、系統(tǒng)性、風(fēng)險性六大主要特征。戰(zhàn)略的特征決定了戰(zhàn)略是一個計劃、一個行為模式和一個定位。辦公室要在未來的發(fā)展中適應(yīng)學(xué)校的發(fā)展，就要有自己的定位，圍繞學(xué)校、學(xué)院的中心工作和工作重點制定自己的發(fā)展計劃、發(fā)展目標(biāo)。辦公室人員要科學(xué)地、有步驟地、一環(huán)接一環(huán)地制定辦公室工作計劃，形成辦公室管理目標(biāo)體系。期間再對目標(biāo)進(jìn)行細(xì)分并落實到人，實現(xiàn)目標(biāo)責(zé)任制和崗位責(zé)任制。

3.引進(jìn)學(xué)習(xí)型組織管理理念

在學(xué)院辦公室建設(shè)中引進(jìn)學(xué)習(xí)型組織管理理論，是知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，也是學(xué)院提高運作效能的需要。作為學(xué)院的運行中樞，學(xué)院辦公室必須強調(diào)其結(jié)構(gòu)的彈性化與靈活性，才能臨危不懼，迅速做出應(yīng)變與部署。學(xué)院辦公室可以通過以下幾個方面的努力，實現(xiàn)學(xué)習(xí)型組織的要求。

第一，明確目標(biāo)愿景。通過樹立共同的目標(biāo)、價值觀與使命，增強集體的凝聚力和向心力；通過協(xié)調(diào)，改善各部門、各事項之間的關(guān)系，使分散的行為變?yōu)榧w的行為，沖突的行為變?yōu)楹献鞯男袨椋灰詫W(xué)校大局為出發(fā)點，以統(tǒng)一目標(biāo)為聚力點，發(fā)揮各方面的積極性，形成合力，齊抓共管。

第二，增強組織的學(xué)習(xí)能力。強調(diào)全員學(xué)習(xí)、全程學(xué)習(xí)，進(jìn)而不斷提高學(xué)習(xí)力和創(chuàng)新力，實現(xiàn)持久學(xué)習(xí)力和知識創(chuàng)新能力。

第三，優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)。理順辦公室的管理體制，實現(xiàn)辦公室結(jié)構(gòu)的扁平化、低復(fù)雜化、分權(quán)化的辦公室結(jié)構(gòu)，提高組織的應(yīng)變、溝通能力。

總之，辦公室建設(shè)和發(fā)展是一個長期的過程，只有不斷地完善，不斷地更新，向著不斷優(yōu)化的方向發(fā)展，才能使辦公室建設(shè)達(dá)到一個新的臺階，才能適應(yīng)現(xiàn)代高校的要求，實現(xiàn)其結(jié)構(gòu)的彈性化，迅速應(yīng)對和處理當(dāng)前紛繁復(fù)雜的事務(wù)工作。

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