淺析高?？蒲泄ぷ骱涂蒲袡n案管理工作的關(guān)系

［摘要］管好科研檔案是提高科研工作質(zhì)量、搞好學(xué)?？蒲泄ぷ鞯闹匾侄巍＝⒖蒲袡n案和完成科研任務(wù)是相輔相成的?？蒲袡n案是科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件。高校科研處是負責(zé)科研檔案立卷歸檔的單位，建檔管理工作是科研管理工作中的重要任務(wù)之一。

［關(guān)鍵詞］高校；科研；科研檔案

［作者簡介］高冰，江蘇財經(jīng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院科研處館員，研究方向：檔案管理，江蘇淮安，223003

［中圖分類號］ G472.4［文獻標(biāo)識碼］ A［文章編號］ 1007-7723（2008）08-0179-0003

國家教委《全國高等學(xué)校檔案事業(yè)發(fā)展十年規(guī)劃和“八五”計劃要點》中指出，在今后10年內(nèi)要把高等學(xué)校檔案工作“建成一個與我國社會和教育發(fā)展相適應(yīng)的門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、管理科學(xué)、有效服務(wù)的中國特色的社會主義大學(xué)檔案工作體系”。這就給高校檔案工作指出了明確的奮斗方向。高校檔案包括高校分類保存的的各種文件和材料，主要有人事檔案、教學(xué)檔案、科研檔案等?？蒲袡n案是高校諸多檔案的一種，是記錄學(xué)校各種科研活動的一種原始材料。具體地說，高校科研檔案指高校在科學(xué)、技術(shù)、生產(chǎn)、教學(xué)研究活動中形成的，具有歸檔保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、照片、錄音、錄像等各種形式和載體的科研文件材料，是科研活動的真實記錄。它不僅是科學(xué)技術(shù)貯備的一種形式，而且是國家的寶貴財富。因此，管好科研檔案是提高科研工作質(zhì)量、搞好學(xué)校科研工作的重要手段。

一、建立科研檔案與完成科研任務(wù)的關(guān)系

（一）檔案是處理事務(wù)的有意識的副產(chǎn)品

“檔案是處理事務(wù)的有意識的副產(chǎn)品”這句話的意思是：第一，檔案是“副產(chǎn)品”，在科研工作中，是相對科技成果而言，即以出成果為直接目的的科研任務(wù)是第一位的，建檔工作則是第二位的，從屬于科研任務(wù)。第二，檔案是“有意識”的副產(chǎn)品，即科研檔案不是在完成科研任務(wù)的過程中自然形成的，而是需要人們有計劃有目的地建立科研檔案，并需附加投資，包括附加勞動、附加時間和附加材料。

高校的科研工作代表高校的科研水平，高校的科研檔案是搞好科研管理工作不可缺少的載體，如果將這部分檔案管理好，就可以促進科學(xué)技術(shù)的進步和科技成果的推廣應(yīng)用，更好地發(fā)揮“科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力”的作用。一個高校如果沒有過去的科研檔案是難以實現(xiàn)科技進步的飛躍的。

（二）建立科研檔案和完成科研任務(wù)是相輔相成的

建立科研檔案和完成科研任務(wù)是科研人員的兩項工作，它們之間的關(guān)系是基本一致、相輔相成的。因為科研文件材料的形成和積累具有雙重意義，既是為了完成科研任務(wù)，又是為了建立檔案。如果科研任務(wù)完成得好，則科學(xué)技術(shù)和科技成果的水平就高，使用價值也高，檔案工作就完成得好；反之，建檔工作完成得好，形成、積累的科研文件的系統(tǒng)就完整，就可為最后總結(jié)鑒定和推廣提供可靠而又完善的依據(jù)，從而促進高水平的科技成果的產(chǎn)生。

（三）建立科研檔案和完成科研任務(wù)的目的不同，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)不同

我們說建立科研檔案和完成科研任務(wù)不完全一致，是由于開展建檔工作和完成科研工作的目的不同，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)不同，對科研文件形成積累的要求也不完全相同，在某些方面，建檔工作的要求更高、更嚴(yán)。

科研工作需要科研人員具有很強的創(chuàng)新性，建檔工作是依附于科研任務(wù)的。完成科研任務(wù)要求的主要是科技成果，完成建檔任務(wù)要求的則主要是全部科研文件材料。衡量科研任務(wù)要求主要是科技成果的技術(shù)水平、創(chuàng)新精神、使用價值或理論意義，著重于技術(shù)內(nèi)容；衡量科研檔案的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和規(guī)范化程度，著重于記錄形式和完善性。對檔案的質(zhì)量要求只能從記錄和反映科研活動的情況去看，其中完整性和準(zhǔn)確性是主要的，是核心的，因為如果科研檔案在這兩個方面出現(xiàn)問題，是不易挽救的?？蒲谢顒拥膬?nèi)容與水平?jīng)Q定著科研檔案水平的優(yōu)劣。例如：國家的重大發(fā)明和重大工程項目的科研檔案的使用價值就高，一般性的科研項目的檔案使用價值就低，但對一些有重大成就的科研項目來講，如果它的檔案質(zhì)量低，使用價值就會減少，如果檔案不準(zhǔn)確就會給國家造成重大損失。

（四）建檔工作對科研文件的要求比科研任務(wù)對科研文件的要求高

就高校而言，科研檔案從微觀上記載著每個教師和科研人員的學(xué)術(shù)活動，從宏觀上卻反映著一個學(xué)校的整體學(xué)術(shù)水平、學(xué)術(shù)成果和教學(xué)科研能力，它是學(xué)科評估、領(lǐng)導(dǎo)決策和選拔人才的最好依據(jù)。它又是科學(xué)技術(shù)資源儲備的一種形式，在科研中發(fā)揮著十分重要的作用。

科研檔案工作對科研文件的要求比科研任務(wù)高。雖然一個科研項目的科研文件能夠滿足科研任務(wù)的需要，但不一定能滿足建檔工作的需要。因此，我們不難理解科研檔案的形成、積累不能依靠現(xiàn)行工作中的“自然”形成和“自然”積累，而必須納入科研工作程序和科研人員的責(zé)任之中。

二、科研檔案在科研工作中的作用

（一）科研檔案是科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件

一切科學(xué)都是研究事物發(fā)展規(guī)律的學(xué)問，科學(xué)工作的發(fā)展主要依靠人類的實踐，同時也繼承前人科學(xué)研究的成果，吸取有益的經(jīng)驗教訓(xùn)。高校科研檔案是記錄教師和科研人員的研究成果和歷史史實的最原始資料，真實可靠，任何研究工作都離不開科研檔案資料，因此它是高?？茖W(xué)研究的基礎(chǔ)和條件。

（二）科研檔案是使科技成果轉(zhuǎn)化為社會生產(chǎn)力的依據(jù)

由于科研檔案真實地記錄著教師和科研人員研究過程中成功的經(jīng)驗、失敗的教訓(xùn)、科學(xué)結(jié)論產(chǎn)生的背景以及完成這項研究任務(wù)的計劃安排、協(xié)調(diào)功能等，可以提供重復(fù)該新設(shè)備、新品種、新工藝所需要的一切條件，也就是提供了將科研成果轉(zhuǎn)化為社會生產(chǎn)力的主要橋梁和依據(jù)，是一種潛在的生產(chǎn)力或意識形態(tài)的生產(chǎn)力，充分利用科研檔案，可以促使社會生產(chǎn)力的高速發(fā)展。

（三）科研檔案是進行科學(xué)技術(shù)交流的有力工具

科學(xué)技術(shù)交流在人類發(fā)展史上歷來占有重要位置。科學(xué)技術(shù)的發(fā)展是一個由淺入深逐步發(fā)展的過程，要發(fā)展就得有繼承，要提高就需要有借鑒，特別是現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，其難度越來越大，學(xué)科之間的滲透性越來越強，新興學(xué)科、邊緣學(xué)科正在興起。這就使得相鄰領(lǐng)域或?qū)ｎ}項目之間的相互交叉、相互影響、共同發(fā)展的趨勢日益明顯。因此，在高?？茖W(xué)研究中，應(yīng)大力進行學(xué)術(shù)交流，準(zhǔn)確及時地互通情報。高校科研檔案是科研活動的記錄，是一種豐富而廣泛的信息源，為人們提供依據(jù)性、憑證性的信息，是科技情報資源的主要組成部分，它就是這種繼承、借鑒、傳遞和交流不可缺少的工具。

三、做好建檔管理工作

高?？蒲刑幨秦撠?zé)科研檔案立卷歸檔的單位，建檔管理工作是科研管理工作中的重要任務(wù)之一，那么如何做好這項工作呢？

（一）實現(xiàn)建檔管理工作的“三納入”是做好建檔工作的前提

納入科研工作計劃、納入科研工作程序、納入科研人員的職責(zé)范圍這是做好建檔工作的先決條件，在一個單位能不能實現(xiàn)“三納入”，科研處和建檔管理人員的工作能力起著重要作用。只有建檔工作的“三納入”實現(xiàn)了，建檔管理工作才能真正納入到生產(chǎn)管理、技術(shù)管理和科研管理之中，才能得到落實。

（二）對科研檔案進行超前管理是搞好建檔工作提高案卷質(zhì)量的基礎(chǔ)

每一項科研項目，從立項開始，隨著科研活動的開展便有相應(yīng)的文件陸續(xù)形成，從開題報告到成果鑒定報告，每個環(huán)節(jié)都要把握好，要保證科研時間活動過程中形成的文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)就必須對科研檔案進行超前管理。

（三）提高科研人員的歸檔意識對科研檔案的完整性、準(zhǔn)確性起決定作用

科研文件的形成積累及其變化是科研人員從事科研活動的主要內(nèi)容和組成部分。要提高科研檔案的質(zhì)量，只有科研人員與科研檔案管理人員共同努力才能做到。科研檔案人員必須付出一定的心血和代價，取得科研人員的信任和支持，使科研人員真正認識到科研材料交給檔案室保存既比放在家里安全可靠、使用方便，又能使科研檔案發(fā)揮更大的作用，同時也是自己的義務(wù)和榮譽。因此，提高科研人員的檔案歸檔意識不僅有利于解決科研檔案中亟待解決的問題，而且可以調(diào)動大家的積極性，對保證案卷質(zhì)量起著決定性作用。

（四）提高科研檔案人員的業(yè)務(wù)水平和素質(zhì)是搞好建檔工作的重要保證

檔案工作是一項專業(yè)性強、業(yè)務(wù)要求比較高的工作，加強隊伍建設(shè)是搞好建檔工作的關(guān)鍵?！翱萍歼M步、經(jīng)濟繁榮和社會發(fā)展，從根本上說取決于提高勞動者素質(zhì)培養(yǎng)大批人才”?？蒲袡n案要有生命力，很大程度上取決于科研檔案工作的服務(wù)性。要提高服務(wù)水平，首先要求科研檔案人員不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平，因為科研活動有它本身的工作程序，科研檔案工作也有它獨立的業(yè)務(wù)要求，科研人員要了解檔案要求，檔案人員也應(yīng)提高科學(xué)文化素質(zhì)適應(yīng)科研工作的需要，科研檔案人員應(yīng)把提高科研文件材料內(nèi)容的質(zhì)量當(dāng)作應(yīng)盡的責(zé)任。因此，科研檔案人員不僅應(yīng)具有廣博的科學(xué)文化知識，對檔案學(xué)有較深造詣，而且必須有高度的責(zé)任感與事業(yè)心，同時還要有兢兢業(yè)業(yè)、腳踏實地和熱情服務(wù)的工作作風(fēng)。

（五）建檔管理工作和成果管理工作相結(jié)合

科研檔案和科技成果雖然是兩個不同的概念，但具有不可分割的聯(lián)系?？蒲袡n案可以全面地反映科技成果，是成果的依據(jù)、憑證和儲存工具；科技成果是科研檔案的核心與精華，如果我們把科研檔案工作和科技成果工作結(jié)合起來，就可以使科研人員同時重視這兩項工作。通過建檔對科技成果實行動態(tài)管理，使科學(xué)研究和社會建立廣泛的聯(lián)系，同時又為科學(xué)研究進入下一個研究周期準(zhǔn)備條件。

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