虛擬結(jié)賬：新型財務軟件應具備的基本功能

［摘 要］ 在電算化環(huán)境下，會計數(shù)據(jù)的處理流程通常為：憑證錄入→審核→記賬→結(jié)賬→編制會計報表。這一流程的設定，其目的在于保證會計數(shù)據(jù)的客觀性，但由于結(jié)賬是報表編制的前提條件，因而在一定程度上降低了會計信息的時效性，不利于各相關主體的及時決策。如何在保證會計數(shù)據(jù)正確的前提下提高會計信息的時效性？本文認為，在財務軟件中增設“虛擬結(jié)賬”功能能夠有效地解決這一問題。

［關鍵詞］ 財務軟件；虛擬結(jié)賬；基本功能；注意事項

［中圖分類號］F232［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2008）19-0006-03

一、 設置虛擬結(jié)賬功能的原因分析

1. 企業(yè)外部經(jīng)營環(huán)境的變化

當前，由于各種技術的不斷發(fā)展，企業(yè)的外部經(jīng)營環(huán)境發(fā)生了很大變化，突出地表現(xiàn)在計算機技術、網(wǎng)絡技術、電子商務的成熟與普及。外部經(jīng)營環(huán)境的變化要求企業(yè)必須適應這種變化，及時調(diào)整其生產(chǎn)經(jīng)營的各個方面，這就需要對原有的企業(yè)信息系統(tǒng)進行調(diào)整，建立及時反映企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營等狀況的信息系統(tǒng)，為企業(yè)決策提供必要的信息支撐。作為提供企業(yè)主要信息的會計系統(tǒng)自然就成為改造的首要對象。會計信息系統(tǒng)的重要組成部分——財務軟件必須要適應這種變化，不斷改進、優(yōu)化其功能，從而滿足使用者的需要。

2. 會計信息需求的及時性與個性化

傳統(tǒng)的會計信息報告系統(tǒng)是與企業(yè)傳統(tǒng)的經(jīng)營環(huán)境相匹配的，它主要記錄企業(yè)各種歷史信息，所提供的會計信息具有周期長、時效性差的特征。在目前的環(huán)境之下，企業(yè)各利益相關主體的會計信息需求卻日益呈現(xiàn)出個性化與及時性的特點。會計信息的使用者由于其關注點的差異必然會形成不同的信息需求，即具有個性化特征，同時由于外部經(jīng)營環(huán)境的變化與競爭的加劇也壓縮了決策主體的決策時間，及時的會計信息成為首選。可以看出，會計信息的需求與會計信息的供給之間出現(xiàn)矛盾。會計信息的需求在某種程度上具有一定的“剛性”特征，改變起來比較困難，甚至是不可能的。為了使會計信息的供給與需求之間實現(xiàn)協(xié)調(diào)，只有改變信息的提供方，即對原有的會計信息系統(tǒng)進行改造，以便及時提供針對不同信息使用者的“個性化”信息，便于其進行各種決策。

3. 現(xiàn)有的“反結(jié)賬”功能存在一些弊端

為了方便會計人員改正在財務軟件操作過程中出現(xiàn)的一些錯誤，有些財務軟件設置了“反結(jié)賬”功能。這一功能的設置在解決問題的同時也帶來了一些問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

首先，“反結(jié)賬”功能弱化了內(nèi)部控制的作用。在電算化環(huán)境下，會計數(shù)據(jù)的處理流程具有不可逆性，其目的在于保證會計數(shù)據(jù)的正確性，起到了內(nèi)部控制的作用?！胺唇Y(jié)賬”功能則違背了數(shù)據(jù)的處理流程，內(nèi)部控制的作用不能體現(xiàn)，為會計舞弊行為的發(fā)生提供了條件。同時，由于在計算機環(huán)境下對存儲在磁性媒介上的會計數(shù)據(jù)進行不留痕跡的修改是可以實現(xiàn)的，“反結(jié)賬”功能的設置則在無意之中加大了會計數(shù)據(jù)被修改的風險，這無疑是非常不利的。失去內(nèi)控保護的會計數(shù)據(jù)其真實性、有效性將會大打折扣。

其次，可能導致會計數(shù)據(jù)的混亂、錯誤。由于反結(jié)賬是結(jié)賬的逆向處理，它將會計數(shù)據(jù)恢復到結(jié)賬前的狀態(tài)，而實際的狀況是并非每種會計數(shù)據(jù)都可以被正確恢復。比如，在會計數(shù)據(jù)中有許多輔助性數(shù)據(jù)（如項目核算、部門核算等），這些數(shù)據(jù)在反結(jié)賬的過程中是很難被準確、完整處理的，使用反結(jié)賬功能就會造成系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)的混亂，不利于提供真實的會計信息。

此外，對已經(jīng)入賬的會計數(shù)據(jù)進行逆向處理違背了我國的相關法規(guī)，數(shù)據(jù)的合法性也受到置疑。

二、 虛擬結(jié)賬的主要過程

設置虛擬結(jié)賬功能的主要目的在于在保證會計數(shù)據(jù)安全、準確的條件下為相關主體提供其經(jīng)濟決策所需的及時會計信息，因此虛擬結(jié)賬的具體處理過程可以是多樣的。筆者認為，虛擬結(jié)賬功能的主要過程如圖1所示。

由圖1可以看出，當系統(tǒng)執(zhí)行虛擬結(jié)賬并編制會計報告時，首先由系統(tǒng)自動生成過程數(shù)據(jù)庫（也可以將其稱為虛擬數(shù)據(jù)庫），它類似于內(nèi)存變量，用來存儲中間性數(shù)據(jù)，然后系統(tǒng)將全部會計數(shù)據(jù)由源數(shù)據(jù)庫（實際數(shù)據(jù)庫）復制到目標數(shù)據(jù)庫（虛擬數(shù)據(jù)庫），并且將虛擬數(shù)據(jù)庫進行結(jié)賬處理，結(jié)賬的內(nèi)容與實際結(jié)賬完全相同，包括損益類賬戶的結(jié)轉(zhuǎn)、本期發(fā)生額及余額的計算以及其他結(jié)賬設定的處理等內(nèi)容，為報表的編制提供基礎條件。之后，通過調(diào)用報表編制子系統(tǒng)生成會計報表。該報表是以虛擬數(shù)據(jù)庫為其數(shù)據(jù)源的，實際數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)保持原始的狀態(tài)。用戶可以通過屏幕查詢、打印輸出的方式獲得會計信息，使用結(jié)束后，系統(tǒng)自動刪除這些過程性數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)庫，系統(tǒng)中的原始數(shù)據(jù)不受影響。

三、 虛擬結(jié)賬功能的優(yōu)點

1. 有效地提高會計信息的時效性

我國《企業(yè)會計準則——基本準則》第四條規(guī)定：財務會計報告的目標是向財務會計報告使用者提供與企業(yè)財務狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量等有關的會計信息，反映企業(yè)管理層受托責任履行情況，有助于財務會計報告使用者作出經(jīng)濟決策。各行為主體在作出經(jīng)濟決策時的基本前提是占有適量的及時信息，因而，時效性是對會計信息的本質(zhì)要求。在具有虛擬結(jié)賬功能的財務軟件中，會計信息的使用者可以根據(jù)需要隨時獲取相關信息，很好地保證了會計信息的時效性，有助于其作出正確的經(jīng)濟決策。

2. 可以避免“反結(jié)賬”功能的諸多弊端

通過以上分析可以看出，由于“反結(jié)賬”功能的操作對象是實際的數(shù)據(jù)庫，它必然影響真實數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)狀態(tài)，包括可能會產(chǎn)生的一些不良影響，而“虛擬結(jié)賬”功能的操作對象為系統(tǒng)生成的虛擬數(shù)據(jù)庫，它是實際數(shù)據(jù)庫的完整“鏡像”，包括了實際數(shù)據(jù)庫的完整數(shù)據(jù)，同時又具有各種操作不會影響實際會計數(shù)據(jù)的特點，這樣就可以有效地避免“反結(jié)賬”功能弱化內(nèi)控功能、導致數(shù)據(jù)混亂、錯誤等弊端。

四、 對虛擬結(jié)賬功能的幾點說明

1. 虛擬結(jié)賬的操作時間與系統(tǒng)時間之間的不相容

由于結(jié)賬的時間一般為會計期末，因此一些財務軟件在開發(fā)時將結(jié)賬時間與系統(tǒng)時間相聯(lián)系，必須是會計期末才可以執(zhí)行結(jié)賬操作，其目的在于保證會計數(shù)據(jù)的正確性。虛擬結(jié)賬生成的是中間性數(shù)據(jù)，因而不需要嚴格限定結(jié)賬時間。為了方便用戶的操作，可以在軟件的開發(fā)過程中將結(jié)賬時間與系統(tǒng)時間的嚴格對應關系斷開。

2. 虛擬結(jié)賬的使用次數(shù)與權限歸屬

由于虛擬結(jié)賬的操作對象是系統(tǒng)生成的中間性數(shù)據(jù)文件，不對真實的會計數(shù)據(jù)產(chǎn)生影響，因而可以將該操作權限授予一般的操作人員，操作人員可以根據(jù)有關部門與人員的需要隨時提供相關信息，輔助有關部門與人員的決策。在使用的次數(shù)上也無需限制，只要用戶需要隨時可以使用，從而獲取企業(yè)的動態(tài)信息，以保證會計信息的實時性。

3. 虛擬結(jié)賬與結(jié)賬功能之間的關系

虛擬結(jié)賬功能的設置與結(jié)賬功能并不沖突，二者之間是相輔相成的關系。虛擬結(jié)賬生成實時會計信息，該種信息為臨時會計信息，結(jié)賬功能生成正式會計信息。從操作對象來看，虛擬結(jié)賬主要針對由系統(tǒng)生成的中間性數(shù)據(jù)庫，而結(jié)賬功能則是針對實際數(shù)據(jù)庫進行的，二者的目標數(shù)據(jù)庫性質(zhì)不同，是可以同時存在的；從操作時間來看，結(jié)賬功能主要是在會計期末使用，而虛擬結(jié)賬則是在會計期間使用，從而達到了期間與期末均可以獲取會計信息的目的。因此，虛擬結(jié)賬功能的設置不是對結(jié)賬功能的替代，相反是其有益的補充，它可以使會計信息的提供更為及時與完整。

4. 模塊的設置

對于虛擬結(jié)賬功能的模塊，可以在結(jié)賬功能之前單獨設置這一功能，也可以將其與結(jié)賬功能合并，依舊稱為“結(jié)賬”，而在“結(jié)賬”內(nèi)部則劃分為“正式結(jié)賬”與“虛擬結(jié)賬”兩個子功能。第一種設置方式具有便于識別與使用的優(yōu)點，第二種設置則具有整體性好、無須單獨設置模塊、節(jié)約系統(tǒng)資源的優(yōu)點。至于采用何種設置方式，則取決于在軟件開發(fā)過程中的軟件總體構架設置與成本——效益原則的權衡。

虛擬結(jié)賬功能是為了適應會計信息需求實時化及已有功能的不足而產(chǎn)生的，伴隨企業(yè)經(jīng)營環(huán)境與計算機技術的不斷發(fā)展與變化，其自身必然也會顯現(xiàn)一些問題，如何盡量降低其不利影響并不斷完善其功能就顯得尤為重要。這需要廣大的研究人員與軟件用戶在使用中不斷更新與完善現(xiàn)有軟件的各項功能，使其常用常新，保持會計軟件的功能與需要之間的一致性。

主要參考文獻

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