論財(cái)會信息資源元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的著錄對象和著錄規(guī)則

［摘 要］ 本文主要討論了財(cái)會信息資源元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的著錄對象和著錄規(guī)則，為財(cái)會信息資源的元數(shù)據(jù)應(yīng)用，提出了有關(guān)著錄對象和著錄規(guī)則的解決方向。財(cái)會信息資源元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的著錄對象，可以分為兩個(gè)層次，即由核心元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的財(cái)會信息資源對象和由具體的元數(shù)據(jù)規(guī)范所規(guī)范的財(cái)會信息資源對象。財(cái)會信息資源著錄規(guī)則是元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用于具體財(cái)會信息資源著錄時(shí)的細(xì)節(jié)描述，是著錄信息資源時(shí)應(yīng)該遵守的具體操作規(guī)則和操作方法。一個(gè)元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該充分考慮信息使用者和信息管理者兩方面的需求。

［關(guān)鍵詞］ 財(cái)會信息資源；元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)；著錄對象；著錄規(guī)則

［中圖分類號］F232［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］A［文章編號］1673-0194（2008）19-0004-03

一、 引 言

財(cái)會信息資源元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，是應(yīng)用于財(cái)會信息資源領(lǐng)域的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。財(cái)會信息資源是企業(yè)在長期的信息化過程中由于各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生而形成的財(cái)務(wù)和會計(jì)等領(lǐng)域的信息資源集合，這些資源的檢索和利用需要應(yīng)用財(cái)會信息資源的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。

財(cái)會信息資源元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)在企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)和決策支持系統(tǒng)間建立了溝通的橋梁，也有利于這些資源的長期保存。充分利用財(cái)會信息資源和長期保存這些資源都需要有應(yīng)用于財(cái)會信息資源領(lǐng)域的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。有了元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，就能夠按照財(cái)會信息資源元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)著錄財(cái)會信息資源，才能夠比較方便地進(jìn)行聯(lián)機(jī)檢索和數(shù)據(jù)共享，也才能夠比較可靠地進(jìn)行各種不同格式的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和存儲。

二、 財(cái)會信息資源元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)制定

信息資源可以是任何數(shù)字化的或物理的信息對象組成的資源集合。一個(gè)資源集合可能包含一個(gè)或多個(gè)數(shù)量的信息對象。財(cái)會信息資源是指財(cái)務(wù)、會計(jì)、審計(jì)、稅務(wù)等財(cái)會領(lǐng)域的信息資源集合，它是由各個(gè)組織和機(jī)構(gòu)在長期的業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的信息資源對象所組成的信息資源集合。

財(cái)會信息資源是一個(gè)龐大的信息資源集合，一般可以根據(jù)需要按門類、功能、形態(tài)、使用范圍、應(yīng)用層次等不同的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行進(jìn)一步的詳細(xì)的分類，以便于對財(cái)會信息資源進(jìn)行有效的管理。

對這些信息資源的管理，需要將這些資源對象著錄到計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)中，即存儲到數(shù)據(jù)庫或數(shù)據(jù)倉庫中以備將來利用這些信息資源。為了有效地對這些信息對象進(jìn)行檢索、定位、查詢、管理和操作，需要在這些信息對象在著錄到信息系統(tǒng)中時(shí)，對這些對象的屬性進(jìn)行描述，便于將來對信息資源進(jìn)行組織和管理，也便于將來充分地利用這些信息。

元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)是對信息資源整體或信息對象的屬性進(jìn)行描述的數(shù)據(jù)元素集。其中，對信息資源整體屬性進(jìn)行描述的可以稱為核心元數(shù)據(jù)；對各個(gè)層次的數(shù)據(jù)對象的屬性進(jìn)行描述的數(shù)據(jù)元素，稱為應(yīng)用元數(shù)據(jù)、具體元數(shù)據(jù)或數(shù)據(jù)元。

因此，對財(cái)會信息資源整體的屬性進(jìn)行描述的元數(shù)據(jù)，稱為財(cái)會信息資源的核心元數(shù)據(jù)。為了使不同的組織或機(jī)構(gòu)在對財(cái)會信息資源整體進(jìn)行屬性描述時(shí)能夠盡可能的一致，提高元數(shù)據(jù)的互操作性，提高信息的共享能力，需要建立財(cái)會信息資源的核心元數(shù)據(jù)的規(guī)范，即財(cái)會信息資源元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。目前，已經(jīng)初步完成的財(cái)會信息資源元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，就是對財(cái)會信息資源領(lǐng)域核心元數(shù)據(jù)的使用進(jìn)行規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)。

在財(cái)會信息資源領(lǐng)域各個(gè)層次的數(shù)據(jù)對象的屬性描述的應(yīng)用元數(shù)據(jù)，可以由各個(gè)組織或機(jī)構(gòu)，在財(cái)會信息資源元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的框架下，根據(jù)信息使用者的需求和信息管理者的要求制定某一具體應(yīng)用范圍或各個(gè)組織或機(jī)構(gòu)的應(yīng)用元數(shù)據(jù)規(guī)范，也可以在核心元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上進(jìn)行擴(kuò)展。

元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的制定應(yīng)根據(jù)信息資源的特點(diǎn)以及用戶對信息對象的需求進(jìn)行設(shè)計(jì)，元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的用戶一般可以分為兩類，即信息資源的使用者和管理者。對一項(xiàng)具體的信息資源集合，人們可以從不同的角度產(chǎn)生無數(shù)的屬性，對信息使用者來講，越是多的屬性描述，越能夠詳細(xì)地反映資源對象的全貌，越便于信息使用者檢索、查詢和利用信息資源。但是，過多的屬性描述，對信息管理者來講，給資源對象的著錄帶來一定的難度。因此，一個(gè)元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該充分考慮信息使用者和信息管理者兩方面的需求。

從目前已經(jīng)初步制定的財(cái)會信息資源元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)（送審稿）來看，所選用的核心元數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)元素有18項(xiàng)，這18個(gè)數(shù)據(jù)元素以及相關(guān)的限定性修飾詞和編碼體系，對財(cái)會信息資源集合整體的屬性描述，是比較恰當(dāng)?shù)?，基本上能夠滿足財(cái)會信息資源使用者和管理者的需求，各個(gè)行業(yè)、組織、機(jī)構(gòu)還可以根據(jù)自身的需求，進(jìn)一步擴(kuò)展和編制適合于自身需求的元數(shù)據(jù)規(guī)范。

三、 財(cái)會信息資源元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的著錄對象

財(cái)會信息資源元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的制定，是為了對需要著錄到數(shù)據(jù)庫或數(shù)據(jù)倉庫的財(cái)會信息資源對象的屬性進(jìn)行描述，以便將來進(jìn)一步檢索、利用這些數(shù)據(jù)資源對象。財(cái)會信息資源元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)為各類組織和機(jī)構(gòu)提供了有效管理財(cái)會信息資源的實(shí)用的工具。通過應(yīng)用元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)對財(cái)會信息資源集合對象進(jìn)行屬性描述，可以使不同的組織、機(jī)構(gòu)之間通過聯(lián)機(jī)檢索達(dá)到信息共享，實(shí)現(xiàn)不同格式的信息轉(zhuǎn)換和存儲。

財(cái)會信息資源元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)作為核心元數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)，主要是對應(yīng)用該標(biāo)準(zhǔn)的信息資源集合整體進(jìn)行描述，不深入到數(shù)據(jù)集合的內(nèi)部，即不描述具體的數(shù)據(jù)項(xiàng)。而各行業(yè)、組織、機(jī)構(gòu)在財(cái)會信息資源元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的指導(dǎo)下，進(jìn)一步擴(kuò)展和制定的應(yīng)用層元數(shù)據(jù)規(guī)范，可以深入到數(shù)據(jù)集合的內(nèi)部，可以盡可能地為滿足數(shù)據(jù)應(yīng)用的數(shù)據(jù)導(dǎo)出服務(wù)。

作為財(cái)會信息資源元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的著錄對象，同樣可以分為兩個(gè)層次，即由核心元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的財(cái)會信息資源對象和由具體的元數(shù)據(jù)規(guī)范所規(guī)范的財(cái)會信息資源對象。

財(cái)會信息資源元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用，首先要對財(cái)會信息資源著錄對象進(jìn)行分析，一個(gè)著錄對象可以包括若干個(gè)著錄單位，應(yīng)該對這些著錄對象進(jìn)行界定，對具體的著錄單位進(jìn)行必要的分類和定義，并根據(jù)元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的著錄規(guī)則進(jìn)行財(cái)會信息資源著錄對象的著錄。財(cái)會信息資源的核心元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)是以財(cái)會信息資源集合的整體為著錄對象，并不以單個(gè)文件為其著錄單位，而是以若干文件的集合為著錄單位。

由核心元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的財(cái)會信息資源著錄對象，主要包括以下兩個(gè)方面：

1. 各個(gè)企業(yè)組織在業(yè)務(wù)經(jīng)營活動(dòng)中形成的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)資料。這些業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)資料可能是各種不同格式的數(shù)字化文檔的集合，例如：每年年末對企業(yè)信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行的備份文件或數(shù)據(jù)庫文件等；也可能是對非數(shù)字化信息資源進(jìn)一步加工而成的各種媒體文件，例如：對相關(guān)業(yè)務(wù)憑證直接掃描形成的圖像文件集合或原始的縮微膠卷轉(zhuǎn)換而成的圖像文件集合等。這些在財(cái)會業(yè)務(wù)中形成的信息資源集合形式多樣、格式各異，大部分與企業(yè)的經(jīng)營決策有較大的關(guān)系，需要按主題分類著錄到數(shù)據(jù)倉庫中去，一般需要應(yīng)用企業(yè)組織進(jìn)一步制定的應(yīng)用層的元數(shù)據(jù)規(guī)范按主題著錄到數(shù)據(jù)倉庫中去。

2. 各類機(jī)構(gòu)在執(zhí)行監(jiān)管、統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)中形成的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)資料。這些機(jī)構(gòu)主要是一些政府部門，如稅務(wù)機(jī)構(gòu)、財(cái)政機(jī)構(gòu)、審計(jì)機(jī)構(gòu)等等，這些機(jī)構(gòu)在長期的業(yè)務(wù)過程中累積了大量的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和非數(shù)字化的業(yè)務(wù)憑證。例如：財(cái)政部門收集的企業(yè)報(bào)送的財(cái)務(wù)報(bào)表、稅務(wù)部門收集的納稅申報(bào)表和納稅憑證的存根等等。為了提高監(jiān)管的效率、挖掘被監(jiān)管對象的特征，需要建立數(shù)據(jù)庫或數(shù)據(jù)倉庫，將這些信息資源著錄到數(shù)據(jù)庫或數(shù)據(jù)倉庫中。

四、 財(cái)會信息資源元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的著錄規(guī)則

財(cái)會信息資源元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用，除了要對財(cái)會信息資源著錄對象進(jìn)行分析，還需要建立相關(guān)的著錄規(guī)則。著錄規(guī)則是元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用于具體財(cái)會信息資源著錄時(shí)的細(xì)節(jié)描述，是根據(jù)使用元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的對象和目的，對財(cái)會信息資源對象在被著錄時(shí)應(yīng)該遵守的具體操作規(guī)則和操作方法的描述。財(cái)會信息資源元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的著錄規(guī)則，包括信息資源著錄時(shí)元數(shù)據(jù)元素使用的范圍和界定、著錄用文字和符號的規(guī)定以及元素內(nèi)容和屬性的具體設(shè)置、取值范圍和方法以及元素修飾詞和編碼體系的定義和用法等等。

著錄規(guī)則一般包括與元數(shù)據(jù)元素相關(guān)的著錄細(xì)則和著錄范例兩部分。著錄細(xì)則主要是對著錄對象在應(yīng)用元數(shù)據(jù)元素時(shí)的操作規(guī)范和一些具體說明，著錄范例是以具體的案例來進(jìn)一步說明著錄操作規(guī)范。

財(cái)會信息資源元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的著錄規(guī)則，對核心元數(shù)據(jù)元素的應(yīng)用和該元素的編碼體系和修飾詞的應(yīng)用，做了具體的說明。

例如：對財(cái)會信息資源元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)中的核心元素“題名（Title）”的元素定義和著錄規(guī)則可以用以下方式表達(dá)。

（1） 元素定義

元素名稱： 題名(Title)

標(biāo)簽： 題名

定義： 賦予資源的名稱。

注釋： 資源的名稱，一般指財(cái)會信息資源對象正式公開的名稱。

元素修飾詞： 交替題名。

編碼體系修飾詞：無。

（2） 著錄細(xì)則

●題名元素是可重復(fù)的，如果包括若干個(gè)著錄單位的著錄對象沒有一個(gè)規(guī)定的題名，可以分別以各著錄對象的題名著錄，并通過“描述”、“責(zé)任人”等元數(shù)據(jù)元素進(jìn)一步加以說明。

●如著錄對象有副標(biāo)題的，應(yīng)當(dāng)以“:”分隔。

●如著錄對象有相同語義的外語、繁體字、少數(shù)民族語言、漢語拼音表達(dá)的標(biāo)題，應(yīng)著錄于“交替題名”修飾詞項(xiàng)。

（3） 著錄范例

范例1題名：上海市楊浦區(qū)納稅申報(bào)表：2008年6月增值稅納稅申報(bào)表匯總

范例2題名：工商銀行南匯區(qū)支行1985年支付憑證掃描文件集

范例3題名：紅星公司記賬憑證庫（交替題名=hxgspzk）

財(cái)會信息資源的元數(shù)據(jù)著錄規(guī)則可以作為財(cái)會信息資源元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的附件一起發(fā)布，也可以單獨(dú)發(fā)布。

五、 結(jié)束語

財(cái)會信息資源元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的制定為財(cái)會信息資源的充分利用提供了有效的數(shù)據(jù)工具，是財(cái)會信息資源領(lǐng)域元數(shù)據(jù)應(yīng)用的核心元數(shù)據(jù)集。財(cái)會信息資源元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用應(yīng)該進(jìn)一步對相應(yīng)的信息資源著錄對象進(jìn)行必要的分類，對具體的被著錄的著錄單位進(jìn)行分析，根據(jù)財(cái)會信息資源的使用者和管理者的要求，編制必要的著錄規(guī)則。

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