中小企業(yè)信息技術(shù)外包風(fēng)險(xiǎn)及對(duì)策研究

［摘 要］ 企業(yè)信息技術(shù)外包具有很高的戰(zhàn)略價(jià)值、經(jīng)濟(jì)價(jià)值和管理價(jià)值，可以使企業(yè)節(jié)約成本，專注于核心業(yè)務(wù)，獲得先進(jìn)的信息技術(shù)與能力等。對(duì)中小企業(yè)來(lái)說(shuō)，信息技術(shù)外包尤為重要，但外包過(guò)程中也存在很多的風(fēng)險(xiǎn)。本文重點(diǎn)分析了中小企業(yè)信息技術(shù)外包中存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，并提出了相應(yīng)的控制措施。

［關(guān)鍵詞］ 信息技術(shù)外包；風(fēng)險(xiǎn)；中小企業(yè)

［中圖分類號(hào)］F270.7［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1673-0194（2008）18-0072-03

隨著經(jīng)濟(jì)全球化和信息化進(jìn)程的深入，信息技術(shù)在企業(yè)經(jīng)營(yíng)中的作用日益顯著，信息化建設(shè)已經(jīng)成為企業(yè)的戰(zhàn)略選擇，幾乎所有企業(yè)都已投入到轟轟烈烈的信息化大潮中，但對(duì)于多數(shù)企業(yè)而言，IT資源運(yùn)營(yíng)并非其業(yè)務(wù)所長(zhǎng)，尤其是中小企業(yè)由于其存在技術(shù)力量薄弱、資金短缺、人力資源缺乏等劣勢(shì)，如果自己承擔(dān)IT系統(tǒng)開發(fā)、維護(hù)，往往既浪費(fèi)了資源，又影響了企業(yè)運(yùn)營(yíng)效率。因此，IT外包服務(wù)開始受到企業(yè)的青睞。通過(guò)向?qū)I(yè)IT服務(wù)和咨詢公司外包自己的IT業(yè)務(wù)，企業(yè)既不用花費(fèi)巨大的人力和物力去建設(shè)一個(gè)龐大的內(nèi)部IT服務(wù)部門，又可將自身解放出來(lái)更專注于自己的核心業(yè)務(wù)的發(fā)展。因此，IT外包為企業(yè)信息化建設(shè)開辟了一條嶄新的行之有效的途徑，信息技術(shù)外包應(yīng)運(yùn)而生。

一、信息技術(shù)外包概述

信息技術(shù)外包是指在企業(yè)內(nèi)部信息資源（信息技術(shù)人員、信息技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施等）有限的情況下，為了取得更大的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，用戶公司通過(guò)契約關(guān)系將全部或者部分信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)委托給信息技術(shù)供應(yīng)商來(lái)完成的一種企業(yè)戰(zhàn)略措施［1］。常見的信息技術(shù)外包涉及信息技術(shù)設(shè)備的引進(jìn)和維護(hù)、企業(yè)通信網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)管理、數(shù)據(jù)庫(kù)的管理、信息系統(tǒng)的開發(fā)維護(hù)等。目前，企業(yè)信息化主要存在如下3種模式：

（1）定點(diǎn)開發(fā)，即企業(yè)利用其IT部門的人才技術(shù)優(yōu)勢(shì)自行開發(fā)各種管理系統(tǒng)。但是對(duì)于中小企業(yè)來(lái)說(shuō)，往往存在巨大的信息技術(shù)人才缺口并缺乏相應(yīng)的資源，因此難以實(shí)現(xiàn)定點(diǎn)開發(fā)。

（2）購(gòu)買商品化軟件，此舉對(duì)中小企業(yè)來(lái)說(shuō)雖然在人才和資金上不構(gòu)成大的威脅，但是商品化軟件往往講究通用性，而企業(yè)必須去適應(yīng)軟件的要求，因此在一定程度上不適合中小企業(yè)各自的特點(diǎn)。

（3）信息技術(shù)外包，即所謂的“交鑰匙工程”，是指企業(yè)把信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)外包給開發(fā)商，同時(shí)本企業(yè)也進(jìn)行跟蹤驗(yàn)收，這樣既克服了中小企業(yè)的人才和資金的問(wèn)題，同時(shí)也可以結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況開發(fā)符合企業(yè)經(jīng)營(yíng)模式的個(gè)性化信息系統(tǒng)。因此信息系統(tǒng)的外包成為眾多中小企業(yè)信息化的首選途徑。

信息技術(shù)外包是企業(yè)信息系統(tǒng)項(xiàng)目開發(fā)和信息系統(tǒng)維護(hù)的重要組織形式，能夠最大限度地利用信息技術(shù)供應(yīng)商的資金、創(chuàng)新能力、特殊技能和規(guī)模優(yōu)勢(shì)，有利于降低用戶公司的成本，提高信息系統(tǒng)的質(zhì)量和應(yīng)用水平，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程［2］。自從“柯達(dá)效應(yīng)”以來(lái)，信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)外包已經(jīng)成為企業(yè)信息管理的一種潮流［3］。

二、中小企業(yè)信息技術(shù)外包及風(fēng)險(xiǎn)因素分析

1. 中小企業(yè)信息技術(shù)外包收益與風(fēng)險(xiǎn)

中小企業(yè)通過(guò)信息技術(shù)外包能夠獲得很多收益，由于資源運(yùn)營(yíng)非眾多中小企業(yè)用戶所長(zhǎng)，而外包服務(wù)可以使中小企業(yè)集中精力于核心業(yè)務(wù)，低成本地實(shí)現(xiàn)高水平的信息技術(shù)應(yīng)用，因此成為很多中小企業(yè)提高競(jìng)爭(zhēng)能力的戰(zhàn)略選擇。首先，資源在商業(yè)戰(zhàn)略和企業(yè)部門中被重新分配。企業(yè)通過(guò)向?qū)I(yè)信息技術(shù)服務(wù)和咨詢公司外包自己的信息技術(shù)業(yè)務(wù)，可以避免在缺少資金的情況下花費(fèi)巨大的人力和物力去建設(shè)一個(gè)內(nèi)部信息技術(shù)服務(wù)部門，使企業(yè)更專注于自己核心業(yè)務(wù)的發(fā)展信息技術(shù)外包是企業(yè)迅速開展信息化，提高信息化質(zhì)量和企業(yè)工作效率的有效途徑。其次，有利于企業(yè)信息人才在足不出戶 的狀況下通過(guò)信息技術(shù)外包獲取最好最新的技術(shù)，與技術(shù)有關(guān)的難題容易得到解決?？梢园炎约阂?guī)模小、比較單一的業(yè)務(wù)進(jìn)一步深化、細(xì)化、精化。最后，由于是由信息技術(shù)廠商提供專業(yè)化服務(wù)，信息技術(shù)服務(wù)的效率會(huì)得到較大提高。同時(shí)也在一定程度上將信息化過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行了轉(zhuǎn)移，提高了信息化的成功率。

雖然中小企業(yè)能在信息技術(shù)外包中獲得一定收益，但是信息技術(shù)外包是一把雙刃劍，在給企業(yè)帶來(lái)效益的同時(shí)，也帶來(lái)了很多風(fēng)險(xiǎn)。在管理、技術(shù)、時(shí)間、資金、承包商的選擇、社會(huì)環(huán)境等方面存在著很多不確定性因素，使得信息技術(shù)外包活動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)較多，因此，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和風(fēng)險(xiǎn)管理尤為重要，即對(duì)引起風(fēng)險(xiǎn)的諸因素進(jìn)行全面的剖析和細(xì)化，為風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的量化計(jì)算提供全面的素材。

2. 引起企業(yè)信息技術(shù)外包風(fēng)險(xiǎn)的因素分析

（1）中小企業(yè)自身的因素。首先，外包觀念淡薄，外包業(yè)務(wù)不明確。對(duì)中小企業(yè)而言，明確自身信息化需求和發(fā)展動(dòng)因是推進(jìn)企業(yè)信息化向深層次、高水平發(fā)展的前提。一些中小企業(yè)由于長(zhǎng)期形成的工作習(xí)慣和工作方式已經(jīng)固定，目前對(duì)外包以及應(yīng)用服務(wù)能夠在中小企業(yè)信息化過(guò)程中解決什么樣的關(guān)鍵問(wèn)題等缺乏了解，在信息化過(guò)程中比較盲目，不確定所需要的功能、外包自身的哪些業(yè)務(wù)和選擇什么方式外包，在很大程度上依賴信息化專家提供的信息化方案。然而，專家通過(guò)短暫的企業(yè)調(diào)研，難以深入了解企業(yè)的具體情況，導(dǎo)致業(yè)務(wù)外包項(xiàng)目完成后與企業(yè)無(wú)法相互適應(yīng)，最終半途而廢。其次，資金短缺，外包成本預(yù)算不準(zhǔn)。外包成本預(yù)算是在項(xiàng)目啟動(dòng)之前通過(guò)一定的方法進(jìn)行估計(jì)的，由于有些隱藏性的問(wèn)題事先并沒(méi)有預(yù)計(jì)到，但是在信息技術(shù)外包的過(guò)程中暴露出來(lái)。此時(shí)增加的不僅僅是成本費(fèi)用，還可能影響整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度。這給本來(lái)就資金不足的中小企業(yè)造成了外包業(yè)務(wù)能否成功的風(fēng)險(xiǎn)。最后，企業(yè)要進(jìn)行信息技術(shù)外包必然帶來(lái)管理體制的變革，還涉及精簡(jiǎn)企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)、管理程序的變更等許多敏感性問(wèn)題，不可避免地會(huì)導(dǎo)致一些機(jī)構(gòu)和人員的地位、作用及工作內(nèi)容、工作方式的變化，從而引起一些人員的抵制，直接加大了信息技術(shù)外包的風(fēng)險(xiǎn)。

（2）選擇信息化供應(yīng)商的因素。多數(shù)中小企業(yè)缺乏信息化人才，在實(shí)施信息技術(shù)外包的過(guò)程中，一般是在選擇了外包商的基礎(chǔ)之上，從部分外包和整體性外包中選擇一種外包自己的業(yè)務(wù)，因此，信息化供應(yīng)商成為影響信息技術(shù)外包工程成敗的重要因素。首先，信息化承包商責(zé)任感不強(qiáng)。有些供應(yīng)商在向企業(yè)推銷業(yè)務(wù)方案的時(shí)候，介紹最多的是產(chǎn)品現(xiàn)有的功能和優(yōu)勢(shì)，以賣出產(chǎn)品為目的，沒(méi)有從企業(yè)的立場(chǎng)考慮，使自己的產(chǎn)品與企業(yè)生產(chǎn)特點(diǎn)相符合。我國(guó)中小企業(yè)的產(chǎn)品雖然單一，但是涉及的行業(yè)多，經(jīng)營(yíng)產(chǎn)品廣，所需求的方案?jìng)€(gè)性化強(qiáng)，但市面上這種個(gè)性化解決方案不多，難以滿足中小企業(yè)的個(gè)性化需求。其次，信息技術(shù)不成熟，隨意承諾風(fēng)險(xiǎn)。軟件開發(fā)商出于商業(yè)目的，誰(shuí)都不會(huì)說(shuō)自己技術(shù)不成熟。主要表現(xiàn)在兩方面：一是信息技術(shù)行業(yè)新技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不斷完善；二是軟件開發(fā)商在發(fā)展中后期新技術(shù)的開發(fā)和跟蹤跟不上實(shí)際技術(shù)的發(fā)展需要，出現(xiàn)相對(duì)落后的現(xiàn)象。一些軟件開發(fā)商有時(shí)為拿到項(xiàng)目，對(duì)客戶隨意承諾，有些承諾可能是目前技術(shù)本身難以解決的問(wèn)題，有的是要花大量的資金才能解決的問(wèn)題。但這種承諾模糊了企業(yè)對(duì)信息化技術(shù)應(yīng)用效果及企業(yè)自身所處環(huán)境的全面認(rèn)識(shí)，加大了承包商選擇的風(fēng)險(xiǎn)。

（3）監(jiān)督管理因素。中小企業(yè)有著與大企業(yè)不同的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境和運(yùn)營(yíng)管理現(xiàn)狀，信息人才缺乏，資金少，其抗風(fēng)險(xiǎn)的能力偏低。目前很多中小企業(yè)在信息技術(shù)外包的過(guò)程中，忽略了監(jiān)督管理的工作，以為把業(yè)務(wù)外包后，就是承包商的問(wèn)題，自己只要等著交鑰匙就行了。同時(shí)，中小企業(yè)對(duì)信息技術(shù)外包知識(shí)的缺乏，企業(yè)和系統(tǒng)服務(wù)供應(yīng)商之間存在著信息不對(duì)稱的現(xiàn)象，加大了風(fēng)險(xiǎn)性。其次，安全方面的因素。信息外包可能會(huì)導(dǎo)致企業(yè)泄密，使得企業(yè)的信息或多或少地流失，造成核心信息技術(shù)外泄風(fēng)險(xiǎn)。而在企業(yè)和系統(tǒng)服務(wù)供應(yīng)商之間，尚未建立一套科學(xué)、系統(tǒng)、規(guī)范和有效的監(jiān)督管理體系和運(yùn)作機(jī)制，客觀上增加了信息技術(shù)外包活動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)。

三、中小企業(yè)信息技術(shù)外包風(fēng)險(xiǎn)控制

企業(yè)信息技術(shù)外包是一項(xiàng)系統(tǒng)的、復(fù)雜的活動(dòng)。在這個(gè)過(guò)程中，企業(yè)應(yīng)采取相應(yīng)的措施，盡量避免、降低外包的風(fēng)險(xiǎn)。

首先，企業(yè)要有明確的目標(biāo)。企業(yè)要根據(jù)自身業(yè)務(wù)單一的工作特點(diǎn)，明確需求，進(jìn)行項(xiàng)目立項(xiàng)。對(duì)立項(xiàng)目的、業(yè)務(wù)需求范圍、技術(shù)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、研究人員組成、合作隊(duì)伍、開發(fā)周期要求等方面要做簡(jiǎn)要說(shuō)明，并由信息技術(shù)管理部門組織業(yè)務(wù)專家和信息技術(shù)專家組成聯(lián)合專家組，進(jìn)行項(xiàng)目立項(xiàng)的可行性論證 。然后根據(jù)自己的技術(shù)、經(jīng)濟(jì)能力、進(jìn)入項(xiàng)目啟動(dòng)階段，選擇適合自己業(yè)務(wù)的外包方式。

其次，慎重選擇信息技術(shù)承包商。這個(gè)時(shí)候，企業(yè)面臨的是如何選擇合適的外包商，外包給誰(shuí)。在選擇外包商的時(shí)候，首先，應(yīng)了解承包單位的資信、經(jīng)營(yíng)狀況和財(cái)務(wù)狀況等各種可能存在的問(wèn)題，并進(jìn)行分析；然后參照軟件過(guò)程能力成熟度模型對(duì)軟件開發(fā)商進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，主要是軟件開發(fā)商是否具備本企業(yè)所屬行業(yè)的基本知識(shí)，是否開發(fā)過(guò)類似的系統(tǒng)、質(zhì)量如何，成本預(yù)算是否合理，信譽(yù)是否過(guò)硬，服務(wù)能否滿足企業(yè)的需要，軟件開發(fā)商的持續(xù)發(fā)展能力如何。通過(guò)這些方面的分析，確保選擇的軟件開發(fā)商能高質(zhì)量地滿足企業(yè)需求，避免由于軟件開發(fā)商帶來(lái)的信息系統(tǒng)質(zhì)量、服務(wù)等一系列問(wèn)題。

第三，簽訂完善的外包合同并進(jìn)行管理。在選定信息化服務(wù)提供商之后，雙方簽訂外包合同。一般情況下，企業(yè)外包合同包括：外包服務(wù)的范圍、各階段的任務(wù)、雙方的責(zé)任、外包商的權(quán)利、完成的期限、價(jià)格、法律、合同變更等。企業(yè)在簽訂合同時(shí)不能忽視有可能在今后的實(shí)施過(guò)程中帶來(lái)不必要糾紛的細(xì)節(jié)問(wèn)題，要分別簽訂軟件、實(shí)施、培訓(xùn)及服務(wù)合同，合同付款方式最好依照階段性驗(yàn)收結(jié)果來(lái)實(shí)現(xiàn)，避免影響整個(gè)信息化建設(shè)的實(shí)施效果。

最后，進(jìn)行監(jiān)督管理和驗(yàn)收。加強(qiáng)對(duì)外包各階段項(xiàng)目管理的根本目的在于增強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)外包活動(dòng)的控制力，提升軟件外包的質(zhì)量。要明確項(xiàng)目目標(biāo)、項(xiàng)目?jī)?nèi)容和具體要求，明確監(jiān)理范圍、監(jiān)理內(nèi)容和監(jiān)理依據(jù)，準(zhǔn)確估計(jì)監(jiān)理工作量、監(jiān)理費(fèi)用。成立一個(gè)項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)或者承包給第三方監(jiān)理公司，制訂一個(gè)完整的項(xiàng)目計(jì)劃，以軟件工程的各個(gè)環(huán)節(jié)為管理主線，將動(dòng)態(tài)項(xiàng)目管理貫穿其中，通過(guò)堅(jiān)持對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行進(jìn)度監(jiān)督，要求外包商定期提供進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目質(zhì)量，雙方定期就外包項(xiàng)目進(jìn)行溝通等六大核心要素的集成管理，實(shí)現(xiàn)軟件開發(fā)管理效能的最大化，大大提高外包的質(zhì)量。項(xiàng)目驗(yàn)收是一個(gè)循環(huán)漸進(jìn)的過(guò)程，包括驗(yàn)收前的系統(tǒng)測(cè)試、系統(tǒng)上線和正式驗(yàn)收3個(gè)階段，并由驗(yàn)收委員會(huì)根據(jù)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行評(píng)審，形成最終驗(yàn)收意見。

四、結(jié)束語(yǔ)

總之，企業(yè)信息化是一項(xiàng)系統(tǒng)工程 ，是整個(gè)社會(huì)信息化的主動(dòng)力。在這個(gè)過(guò)程中，中小企業(yè)的現(xiàn)實(shí)條件決定了中小企業(yè)信息化必須依賴信息化廠商所提供的社會(huì)化與專業(yè)化信息技術(shù)外包服務(wù)，中小企業(yè)要不斷地解決自身存在的問(wèn)題，慎重選擇信息化服務(wù)商。信息化供應(yīng)商和社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)要努力提高自己的服務(wù)能力，為企業(yè)信息化提供好的信息化環(huán)境，盡量避免和降低企業(yè)的信息技術(shù)外包的風(fēng)險(xiǎn)。

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