科學劃分書庫管理責任區(qū)

劉菊霞

摘要 對流通書庫的書庫管理工作進行崗位分析，利用自動化系統(tǒng)對工作人員所需承擔的工作量進行相關(guān)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計和分析，建立可操作性強的數(shù)學模型，確定各書庫合理的人員編制，進一步科學合理地劃分工作人員的責任區(qū)?

關(guān)鍵詞 數(shù)學建模 數(shù)據(jù)統(tǒng)計 數(shù)據(jù)分析 崗位設置 書庫管理オ

為了充分調(diào)動書庫管理人員工作的積極性和主動性，增強他們的工作責任心，最大限度提高圖書排架的準確率，為讀者提供更加優(yōu)質(zhì)高效的服務，必須實行切實可行?科學高效的管理方式?筆者認為，在對書庫實行目標管理的前提下，劃分個人責任區(qū)是行之有效的管理方式?

如何保證劃分工作責任區(qū)時的依據(jù)科學合理，筆者首先通過大量的數(shù)據(jù)統(tǒng)計和分析，確定合理的人員編制數(shù);并且經(jīng)過多年的嘗試和實踐經(jīng)驗的總結(jié)，建立起可操作性較強的數(shù)學模型:利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計和分析的結(jié)果，對影響工作效率的諸多決定性因素和參考因素進行較為科學的權(quán)重假定，然后把本書庫內(nèi)各個類別圖書的各權(quán)值根據(jù)人員編制數(shù)進行多次的數(shù)據(jù)組合和分析，最后使各數(shù)據(jù)組合結(jié)果大致均等，此時各數(shù)據(jù)組合所包含的類別即為各個工作人員的責任區(qū)?

要本著公平?公正的原則，科學劃分責任區(qū)，才能使每位書庫工作人員心悅誠服地接受這種管理方式，并滿懷欣喜地感受其帶來的工作上的高效率，不折不扣地履行他們的工作職責?因為圖書館員很大程度決定著圖書館的服務質(zhì)量，“沒有員工的滿意，就沒有滿意的讀者”[4]?

要科學劃分責任區(qū)，其前提條件是為每個流通書庫合理配置一定數(shù)量的工作人員?因為崗位設置的科學性直接決定著圖書館人力資源管理工作的有效性，決定著圖書館人力資源管理作用的發(fā)揮?要合理地設計圖書館崗位必須首先做好崗位分析，因為“工作崗位分析是人力資源管理的基石?它為人力資源管理的各個側(cè)面提供客觀依據(jù)?”[1]崗位定編的依據(jù)是客觀的組織任務量和員工平均績效?因此，要科學?準確地給某種崗位配備適當數(shù)量的員工，就必須事先科學全面地分析該崗位承擔工作量的大小?オ

1 確定流通部各書庫管理人員的編制數(shù)

對流通書庫的書庫管理人員定編的流程主要包括選擇工作分析的方法和工具，即利用本館的自動化系統(tǒng)中的編目子系統(tǒng)及流通子系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計;搜集?整理和分析影響書庫管理工作效率的各種決定性因素及參考因素;建立可操作性強的數(shù)學模型，對統(tǒng)計結(jié)果進行組合和分析;確定流通部書庫管理人員的編制數(shù)?

1.1統(tǒng)計各項用以確定人員編制數(shù)和劃分責任區(qū)的關(guān)鍵性數(shù)據(jù)

1.1.1 統(tǒng)計各類圖書在一個學年的還書冊數(shù)

要使統(tǒng)計結(jié)果更加科學，合理確定統(tǒng)計的時間長度是前提?筆者認為以一個學年作為時間長度是科學合理的，因為它體現(xiàn)了教學?科研?等級考試?資格考試?職稱評定等因素對讀者借閱圖書在種類和數(shù)量上的影響，完整包括了一個必然會出現(xiàn)多個波峰和波谷的規(guī)律性循環(huán)?各類圖書一學年的還書冊數(shù)是:A=1465，B=16398，C=5533，D=12733，E=898，F(xiàn)~F1= 1530，F(xiàn)2~F8=15602，G=15386，H=49646，I=93025，J=16282，K=15179，N=662，O=11436，P=1008，Q=2043，R=4221，S=1366，TP= 34398 ，T=11467，U=65，V=99，X=1128，Z=1210，合計還書總量=312780?T類指的是除TP以外的其他T類圖書，下同?進一步可計算出三個書庫的還書量在總數(shù)中的比例為:0.222，0.556，0.222?

1.1.2 統(tǒng)計采編部一個學年移送至流通部的新書冊數(shù)

各類新書分別是:A=185，B=2050，C=1598，D=2985，E=82，F(xiàn)-~F1=1711，F(xiàn)2~F8=5419，G=3343，H=7120，I=3205，J=3520，K=2905，N=211，O=3113，P=210，Q=356，R=623，S=525，TP=4568，T=4520，U=58，V=32，X=296，Z=138?

1.1.3 統(tǒng)計一個學年因讀者室內(nèi)閱覽產(chǎn)生的需要工作人員歸架的圖書數(shù)量

各類圖書分別有:A=135，B=1692，C=1425，D=1930，E=123，F(xiàn)~F1=593，F(xiàn)2~F8=2227，G=1825，H=3356，I=1250，J=932，K=962，N=786，O=3320，P=865，Q=1032，R=1834，S=925，TP=3515，T=2923，U=120，V=135，X=483，Z=312?

1.1.4 統(tǒng)計當前流通書庫每類圖書的種類

通過編目系統(tǒng)統(tǒng)計出當前各類圖書的種數(shù)，統(tǒng)計結(jié)果為:A=813，B=5634，C=3438，D=9300，E=574，F(xiàn)~F1=3780，F(xiàn)2~F8=11942，G=9301，H=8896，I=18791，J=5040，K=9066，N=3072，O=6204，P=831，Q=1404，R=1868，S=1454，TP=7630，T=9546，U=219，V=74，X=749，Z=558，那么合計總數(shù)=117859?通過計算可知三個書庫的圖書種數(shù)分別是44782?41793?33609?各類圖書在本庫種類總量中的比例為:A=0.18，B=0.126，C=0.076，D=0.20，E=0.013，F(xiàn)-~F1=0.084，F(xiàn)2~F8=0.266，G=0.208，H=0.22，I=0.44，J=0.12，K=0.22，N=0.091，O=0.185，P=0.024，Q=0.042，R=0.056，S=0.042，

TP=0.227，T=0.284， U+V+X+Z=0.048?

1.1.5 統(tǒng)計當前流通書庫每類圖書冊數(shù)

利用編目系統(tǒng)統(tǒng)計出本館流通書庫每類圖書的冊數(shù)分別是:A=3046，B=21387，C=13655，D=34820，E=1992，F(xiàn)~F1=14770，F(xiàn)2~F8=48591，G=37463，H=52340，I=76277，J=22277，K=35561，N=3091，O=30542，P=2646，Q=4645，R=6217，S=4761，TP=30878，T=34738，U=682，V=278，X=3244，Z=2708，三個書庫的圖書冊數(shù)分別為175724，186455，124430?據(jù)此計算出每類圖書的冊數(shù)在本庫總冊數(shù)中的比例為:A=0.017，B=0.122，C=0.078，D=0.198，E=0.11，F(xiàn)~F1=0.084，F(xiàn)2~F8=0.277，G=0.213，H=0.281，I=0.409，J=0.119，K=0.191，N=0.025，O=0.245，P=0.021，Q=0.037，R=0.05，S=0.038，TP=0.248，T=0.279，U+V+X+Z=0.056?

1.1.6 統(tǒng)計每類圖書所占的架位數(shù)量

當前本館流通書庫每類圖書所占的架位為:A=7，B=48，C=30，D=85，E=5，F(xiàn)~F1=45，F(xiàn)2~F8=120，G=90，H=130，I=177，J=56，K=67，N=6，O=93，P=6，Q=10，R=16，S=9，TP=85，T=95，U+V=3，X=9，Z=8，書架總數(shù)為1200個?計算每類圖書架位數(shù)量在本庫中的比例為:A=0.016，B=0.112，C=0.07，D=0.198，E=0.012，F(xiàn)~F1=0.104，F(xiàn)2~F8=0.28，G=0.209，H=0.302，I=0.412，J=0.13，K=0.156，N=0.018，O=0.274，P=0.018，Q=0.029，R=0.047，S=0.026，TP=0.25，T=0.279，U+V+X+Z=0.059?

1.2 流通部書庫管理工作客觀的組織任務量

要確定各流通書庫管理人員的編制數(shù),首先要計算出該庫室客觀的組織任務量,然后結(jié)合現(xiàn)有員工的平均績效,進而確定合理的人員編制數(shù)?客觀組織任務量筆者采用的數(shù)據(jù)是搬館后一個學年的工作量,現(xiàn)有員工的平均績效采用的是搬館前還沒有大幅度擴招的2002年的數(shù)據(jù)?

圖書上架和整架是書庫管理工作中最基本?最重要的工作任務,組織?布置熱借圖書和新書專架并適時撤架和增補是做好讀者導借工作的重要手段,隨時解答讀者的咨詢和相關(guān)的導借工作也是日常主要工作?

筆者根據(jù)多年的工作經(jīng)驗,進行本文的第一個假定(即權(quán)重假定):上架的工作總量約占書庫管理工作總量的70%,整架約占工作總量的15%,導借?回答讀者口頭和書面咨詢等約占15%?筆者進行權(quán)重假定主要是通過親身實踐,并收集?整理?總結(jié)和利用多位資深工作人員的經(jīng)驗,進行數(shù)理推論的結(jié)果?權(quán)重值體現(xiàn)的是某因素占用人力資源的大致比例?

1.2.1 估算流通書庫需要上架的圖書冊數(shù)

搬到新館后,流通部實行的是藏?借?閱一體化的服務模式,需要上架的圖書主要包括讀者歸還的圖書?讀者在室內(nèi)閱覽后沒有歸架的圖書以及采編部移送的新書?

① 讀者歸還的圖書數(shù)量體現(xiàn)在一個學年的流通總量,統(tǒng)計結(jié)果是312780冊?

②搬館后的一個學年,對采編部移送入庫的新書進行統(tǒng)計:社科一書庫有17373冊,二書庫有16750冊,科技庫有14650冊,共計48673冊?筆者的第二個權(quán)重假定是:新書的上書工作量在復本量為3-5冊時相當于新書總冊數(shù)的30%,即48673×30%=14602冊?

③統(tǒng)計一個學年因讀者在室內(nèi)閱覽產(chǎn)生的需要工作人員歸架的圖書:社科一庫有9750冊,社科二庫有6500冊,科技書庫有16250冊,共32500冊?

至此,可估算出流通部全體工作人員一個學年需上架的圖書有312780+14602+32500=359882冊?

1.2.2 估算流通書庫整架所需完成的工作量

書庫管理人員每天必須對庫內(nèi)圖書進行整理,并對發(fā)現(xiàn)排架錯誤的圖書重新正確歸架,這部分工作量主要體現(xiàn)在典藏圖書種數(shù)?冊數(shù)?架位數(shù)量和流通量上?流通量包括借還書的數(shù)量和室內(nèi)閱覽產(chǎn)生的需歸架圖書?本文的第三個權(quán)重假定是:典藏圖書種數(shù)占整架工作量的20%,冊數(shù)占30%,架位數(shù)量占10%,流通量占40%?

統(tǒng)計出流通書庫現(xiàn)有的典藏種數(shù)為117859種,冊數(shù)為486609冊,架位數(shù)量為1200個?

1.3 統(tǒng)計現(xiàn)員工平均績效

利用流通系統(tǒng)統(tǒng)計出2002學年度的還書量為257366冊,新書入庫總量為26703冊?可以估算出新書的上架工作量是26703×30%,即8010冊?由于老館流通書庫不提供室內(nèi)閱覽,那么需要上架的圖書數(shù)量約為257366+8010=265376冊?統(tǒng)計出當時流通書庫典藏的圖書種數(shù)為101879種,冊數(shù)為377928冊,書架數(shù)量為480個?2002年書庫管理人員有9人,根據(jù)本文的第一個假定,可以推論只負責上書的人力約為6.3個,每位員工學年上書量為42123冊;負責整架的人力為1.35個,平均每位員工整理圖書75465種?279946冊?書架356個;導借等工作占用的人力為1.35個?

1.4 確定流通部書庫管理人員的編制數(shù)

搬到新館后每學年流通部需要上架的圖書約為359882冊,除以2002學年“專門負責”圖書上架員工的學年上書冊數(shù)42123冊,那么新館流通書庫中“專職”圖書上架的人力約為8.55個?同理通過計算,并根據(jù)新館的情況(加強導借工作的力度和服務水平等),經(jīng)過統(tǒng)籌方法,可以假定整架的“專職”人力約為2.1個;“專職”導借等工作的人員約為2.3人?由此可推算新館流通部書庫管理人員約需13人?

1.5 各個流通書庫管理人員的定編

在流通部全體書庫管理人員定編的基礎上,根據(jù)各書庫的工作總量,確定人員編制數(shù)?

1.5.1 統(tǒng)計出各書庫的圖書上架和整架的數(shù)量

①估算出各書庫所承擔的圖書上架數(shù)量:社科一書庫=69545+17373×30%+9750,即84507冊;社科二書庫=174132+16750×30%+6500,即185657冊;科技書庫=69103+14650×30%+16250,即89748冊?進一步可計算出它們在總量中的比例為0.235?0.515?0.25?

②統(tǒng)計出三個書庫典藏圖書種數(shù)為44782?41793?33609,在流通部總典藏種數(shù)117859中的比例是0.38?0.35?0.27?

③統(tǒng)計出三個書庫典藏圖書冊數(shù)為175724,186455,124430,在流通部總典藏冊數(shù)486609中的比例是0.36?0.38?0.26.?

④統(tǒng)計各書庫書架數(shù)量在總量中的比例為:0.36?0.36?0.28?

⑤假定圖書上架的“難度系數(shù)”?

有著豐富圖書上架經(jīng)驗的同行都知道,圖書上架的難度主要是由流通圖書類別集中程度決定的,典藏圖書的類目復雜程度,甚至圖書的厚薄?大小等也有不同程度的影響?在數(shù)量相同的情況下,流通圖書的種類越集中,則上架的速度越快,即類別集中程度與上架速度正相關(guān)?為了建立數(shù)學模型的實際需要,假定上架的難度越大,其“難度系數(shù)”越小,即所需花費的人力與難度系數(shù)負相關(guān)?綜合筆者多年的親身實踐和統(tǒng)計結(jié)果,結(jié)合有十多年圖書上架經(jīng)驗的多位同志的工作總結(jié),對各個類目及其組合進行“難度系數(shù)”的假定?

現(xiàn)在假定三個書庫圖書上架的“難度系數(shù)”分別為:0.8,0.5,1?

1.5.2 確定各書庫管理人員的編制數(shù)

①計算三個書庫中“專職”圖書上架需要的人力?

為了更加真實地反映三個書庫的上架工作量在總量中的比例,必須充分考慮流通圖書上架工作的“難度系數(shù)”和圖書種數(shù)?冊數(shù)?所占用的書架數(shù)量等在圖書上架工作效率上的影響?筆者對這些因素的影響進行經(jīng)驗和數(shù)理推理意義上的假定,即本文的第四個權(quán)重假定:在圖書上架工作量中,圖書上架數(shù)量占70%,難度系數(shù)占15%,圖書種數(shù)為8%,圖書冊數(shù)為5%,書架數(shù)量為2%?根據(jù)假定計算出三個書庫學年“實際的圖書上架工作量”之比,即0.3401:0.4897:0.3652,因此它們在總量中的比例為0.285?0.41?0.305?進一步可計算出三個書庫圖書上架時“實際需要花費的”人力分別為8.55×0.285?8.55×0.409?8.55×0.306?即2.437?3.497?2.616?

②估算三個書庫中“專職”整架工作需要的人力?

上文已計算出三個書庫的圖書種數(shù)占總種數(shù)的比例為0.38?0.35?0.27;冊數(shù)占總冊數(shù)的比例為0.36?0.38?0.26;書架數(shù)量占總數(shù)的比例為0.36?0.36?0.28;各庫的流通量占總數(shù)的比例為0.222?0.556?0.222?利用本文的第三個假定“典藏圖書種數(shù)占整架工作量的20%,冊數(shù)占30%,架位數(shù)量占10%,流通量占40%?”估算三個書庫整架工作量的比例是:(0.38×20%+0.363×0%+0.36×10%+0.222×40%):(0.35×20%+0.38×30%+0.36×10%+0.222×40%):(0.27×20%+0.26×30%+0.28×10%+0.222×40%),即0.31:0.44:0.25?經(jīng)過統(tǒng)籌平衡,估算出三個書庫需要“專職”整架工作的人力分別是0.6?1?0.5?

③估算三個書庫中“專職”導借等工作需要的人力?

各書庫導借工作量主要是由流通量?需要布置的熱借圖書數(shù)量和頻率等因素決定的?社科一庫的熱借圖書主要是D類的律師資格考試和考研資料,F類的經(jīng)濟師?會計師資格考試圖書等;社科二庫的熱借圖書主要是H類中的四六級?職稱英語考試和考研資料;科技書庫熱借圖書主要是TP類的計算機等級考試?計算機應用能力考試等資料?綜合分析和統(tǒng)籌平衡這些因素,估算各庫“專職”導借的人力分別是:0.5?1.1?0.7?

把以上各書庫所需的各類人力資源相加并統(tǒng)籌平衡后,估算三個書庫分別需要4?6?4個書庫管理人員,那么流通書庫管理人員需14人?お

2 劃分各書庫每個管理人員的工作責任區(qū)

根據(jù)具體的數(shù)據(jù)組合?統(tǒng)計過程和統(tǒng)籌決定的過程,以社科一書庫為例,不再詳述社科二書庫和科技書庫的責任區(qū)劃分?

2.1 劃分社科一書庫4個管理人員的工作責任區(qū)

2.1.1 根據(jù)“平分”圖書上架工作量的原則,初步確定各個工作人員的責任區(qū)范圍?

根據(jù)前文的第四個權(quán)重假定,對該庫典藏的7個類別進行多次的數(shù)據(jù)組合,目標是分成四個“部分”,直到每一個“部分”的圖書上架工作量接近總量的四分之一?在劃分責任區(qū)過程中,對有些大類需進一步細分,使責任區(qū)的劃分更加“平均”?最后的四個組合結(jié)果為:A+E+G,C+D,B+F~F1,F2~F8?它們的圖書上架工作量比例分別為:0.372?0.366?0.372?0.381?具體的推算過程如下:

①統(tǒng)計它們的學年還書量分別是:A+E+G=17749,C+D=18266,B+F~F1=17928,F2~F8=15602?

② 統(tǒng)計它們的學年新書入庫量是:A+E+G=3610,C+D=4583,B+F~F1=3761,F2~F8=5419?

③統(tǒng)計它們因室內(nèi)閱覽產(chǎn)生的需重新歸架圖書的數(shù)量為:A+E+G=2083,C+D=3355,B+F~F1=2285,F2~F8=2227?

④根據(jù)①②③的統(tǒng)計結(jié)果,統(tǒng)計它們需要上架的圖書數(shù)量是:A+E+G=17749+3610×30%+2083,C+D=18266+4583×30%+3355,B+F~F1=17928+3761×30%+2285,F=15602+5419×30%+2227,即20915?22996?21341?19455?進一步可計算出它們在總量中的比例是:A+E+G=0.247,C+D=0.271,B+F~F1=0.252,F2~F8=0.23?

⑤假定四個數(shù)據(jù)組合的難度系數(shù)分別為::A+E+G=1,C+D=0.9,B+F~F1=1.1,F2~F8=1.2?

⑥統(tǒng)計四個數(shù)據(jù)組合的圖書種數(shù)比例分別是:A+E+G=0.401,C+D=0.276,B+F~F1=0.21,F2~F8=0.266?

⑦統(tǒng)計它們的圖書冊數(shù)比例分別是:A+E+G=0.241,C+D=0.276,B+F~F1=0.206,F2~F8=0.277?

⑧統(tǒng)計它們的書架數(shù)量比例是:A+E+G=0.237,C+D=0.268,B+F~F1=0.216,F2~f8=0.28?

⑨利用以上的統(tǒng)計結(jié)果和本文的第四個權(quán)重假定,統(tǒng)計它們的圖書上架工作量之比是:A+E+G=0.247×70%+1×15%+0.401×8%+0.241×5%+0.237×2%,C+D=0.271×70%+0.9×15%+0.276×8%+0.276×5%+0.268×2%,B+F~F1=0.252×70%+1.1×15%+0.21×8%+0.206×5%+0.216×2%,F2~F8=0.23×70%+1.2×15%+0.266×8%+0.277×5%+0.28×2%,即0.372,0.366,0.372,0.381?

2.1.2 根據(jù)“平分”圖書整架工作量的原則,初步確定各個工作人員的責任區(qū)范圍?

統(tǒng)計出四個組合的流通量:A+E+G=1465+135+898+123+15386+1825,C+D=5533+1598+12733+1930,B+F-~F1=16398+1692+1530+593,F2~F8=15602+2227?進一步可計算出它們在流通量上的比例:A+E+G=0.249,C+D=0.273,B+F-~F1=0.253,F2~F8=0.225?

利用本文的第三個權(quán)重假定“典藏圖書種數(shù)占整架工作量的20%,冊數(shù)占30%,架位數(shù)量占10%,流通量占40%?”,計算出四個組合的整架工作量比例是:A+E+G=0.401×20%+0.241×30%+0.237×10%+0.249×40%,C+D=0.276×20%+0.276×30%+0.268×10%+0.273×40%,B+F-~F1=0.21×20%+0.206×30%+0.216×10%+0.253×40%,F2~F8=0.266×20%+0.277×30%+0.28×10%+0.225×40%,即0.276?0.274?0.227?0.254?

2.1.3 根據(jù)“平分”導借等工作量的原則,初步確定各個工作人員的責任區(qū)范圍?

導借工作量與各類圖書的熱借規(guī)律,流通量大小,圖書種數(shù)和冊數(shù)等正相關(guān),通過對各種因素的統(tǒng)籌平衡,估算出四個組合的導借工作量比例為:A+E+G=0.15,C+D=0.25,B+F~F1=0.25,F2~F8=0.35?

2.1.4 統(tǒng)計四個責任區(qū)工作總量的比例

根據(jù)本文的第一個假定“上架的工作總量約占書庫管理工作總量的70%,整架約占工作總量的15%,導借?回答讀者口頭和書面咨詢等約占15%?”,分別是:A+E+G=0.372×70%+0.276×15%+0.15×15%,C+D=0.366×70%+0.274×15%+0.25×15%B+F~F1=0.372×70%+0.227×15%+0.25×15%,F2~F8=0.381×70%+0.254×15%+0.35×15%?最后的計算結(jié)果是:A+E+G=0.32,C+D=0.33,B+F~F1=0.33,F2~F8=0.35?這個計算結(jié)果表明,四個責任區(qū)在工作總量上是“平均”的,由此可以判定該庫四個責任區(qū)的劃分是比較公平的?

2.2 劃分社科二書庫6個管理人員的工作責任區(qū)

方法同上?6個工作責任區(qū)分別是:H~H317,H319~H9,I~I247.4,I247.5~I7,J,K?

2.3 劃分科技書庫4個管理人員的工作責任區(qū)

方法同上?4個工作責任區(qū)分別是:N+O+P,Q+R+S+TM+TN,TP~TP391.1,TP391.2~TV+U+V+Z?

參考文獻

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作者單位:嘉應學院圖書館,梅州,514015

收稿日期:2007年6月20日

The Establishment of a Mathematical Model to Assign the Area of Responsibility

Liu Juxia

Abstract:The primary task of the cataloguing and circulating data integration and analysis project is to assign the area of responsibility by establishing a mathematical model. It is the starting point of development of the statistical report system and human resource management system of the library. This paper focuses on problems of the position design and responsibility assignment of the stacks maintenance in the circulation department.

Keywords:Mathematics Model; Data Statistics; Data Analysis; Position Design