北京大學(xué)圖書館圖書招標(biāo)工作的過程及特點(diǎn)

張美萍

摘要

介紹北京大學(xué)圖書館是如何開展內(nèi)地版中外文圖書招標(biāo)工作的，分析了三個(gè)工作階段的各自特點(diǎn)。

關(guān)鍵詞 大學(xué)圖書館 圖書采購 招標(biāo) 北京大學(xué)オ

為加強(qiáng)圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)，提高為教學(xué)科研服務(wù)的能力，使文獻(xiàn)采訪工作規(guī)范、健康、有序、持續(xù)發(fā)展，依據(jù)《北京大學(xué)文獻(xiàn)資源采購方式和供應(yīng)商選擇管理辦法（試行）》，北京大學(xué)圖書館于2007年3月底啟動(dòng)采用招標(biāo)方式選擇圖書供應(yīng)商的工作，目前這項(xiàng)工作已經(jīng)完成。本文就此項(xiàng)工作的開展過程、特點(diǎn)及出現(xiàn)的問題進(jìn)行總結(jié)探討，以便為其他類型文獻(xiàn)資源供應(yīng)商的招標(biāo)工作更有效地展開提供可以借鑒的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)。オ

1 北京大學(xué)圖書館開展圖書招標(biāo)工作的過程

北京大學(xué)圖書館開展圖書招標(biāo)工作的過程大致分為三個(gè)階段：明確目標(biāo)階段、著手準(zhǔn)備階段、進(jìn)入實(shí)施階段。

1.1 明確目標(biāo)階段

眾所周知，高校圖書館的文獻(xiàn)經(jīng)費(fèi)來源于國家行政事業(yè)單位財(cái)政資金撥款，既然是行政事業(yè)單位財(cái)政資金撥款，其使用必須符合《中華人民共和國政府采購法》和《中華人民共和國投標(biāo)招標(biāo)法》的有關(guān)規(guī)定。為此，2006年6月，我們開始醞釀起草《北京大學(xué)圖書館文獻(xiàn)資源采購方式和供應(yīng)商選擇管理辦法（試行）》（以下稱《管理辦法》）?！豆芾磙k法》規(guī)定：“凡使用校撥經(jīng)費(fèi)采購文獻(xiàn)資源均應(yīng)依照本辦法規(guī)定執(zhí)行”，并指出：“本辦法中的采購方式包括：公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購、詢價(jià)及自行采購等” ［1］ 。這個(gè)規(guī)定使我們明確了目標(biāo)，即使用校撥經(jīng)費(fèi)采購文獻(xiàn)資源應(yīng)按照《管理辦法》規(guī)定的方式來選擇供應(yīng)商，對供應(yīng)商的選擇可以依據(jù)文獻(xiàn)不同屬性、不同類型采取適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行。一般來講，圖書作為一種非固定標(biāo)的物，所選的只是供應(yīng)商的資格，因此必須采取招標(biāo)的方式對供應(yīng)商進(jìn)行選擇。招標(biāo)方式有兩種，公開招標(biāo)和邀請招標(biāo)，從我們館收藏文獻(xiàn)的實(shí)際來看，選用公開招標(biāo)的方式更能充分體現(xiàn)公開、公正、公平、誠信的原則。

1.2 著手準(zhǔn)備階段

在不斷修改、提交、報(bào)批《管理辦法》的同時(shí)，招標(biāo)選擇文獻(xiàn)資源供應(yīng)商的準(zhǔn)備工作也在緊鑼密鼓地進(jìn)行。首先，我們成立了招標(biāo)工作小組，由負(fù)責(zé)采訪的館員組成，主管文獻(xiàn)資源建設(shè)的館長和采訪部主任任正副組長。

招標(biāo)工作小組負(fù)責(zé)起草各種文件：包括招標(biāo)公告、文獻(xiàn)供應(yīng)商投標(biāo)資格要求、評標(biāo)的主要依據(jù)、招標(biāo)文件以及涉及評標(biāo)打分的各種附件的擬定、評標(biāo)打分表等。由于北京大學(xué)圖書館文獻(xiàn)資源采集范圍廣、載體多，我們先期對內(nèi)地版中外文圖書供應(yīng)商采用招標(biāo)方式進(jìn)行選擇，其他各類型文獻(xiàn)資源供應(yīng)商的選擇工作將靈活采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行。

1.3 進(jìn)入實(shí)施階段

經(jīng)過大約一個(gè)學(xué)期，《管理辦法》獲得批準(zhǔn)，各種文件的準(zhǔn)備工作基本就緒，文獻(xiàn)資源供應(yīng)商的招標(biāo)工作進(jìn)入實(shí)施階段。這個(gè)階段，我們主要做了以下幾件事：第一，向?qū)W校提出《北京大學(xué)圖書館開展內(nèi)地版中外文圖書招標(biāo)采購的申請》，并獲得批準(zhǔn)，學(xué)校授權(quán)圖書館作為其代理人負(fù)責(zé)文獻(xiàn)資源供應(yīng)商的招標(biāo)工作。第二，按照《管理辦法》規(guī)定，成立了北京大學(xué)圖書館招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組。招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組由9人組成，其中圖書館3人，學(xué)校紀(jì)檢委、審計(jì)室、財(cái)務(wù)部、教務(wù)部、社科部、科研部各1人，圖書館館長任領(lǐng)導(dǎo)小組組長。第三，對已經(jīng)準(zhǔn)備好的各種文件，由招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組召開會(huì)議進(jìn)行最后審議，批準(zhǔn)實(shí)施。第四，組織專家評標(biāo)小組。按照《管理辦法》規(guī)定，評標(biāo)小組由7人組成，其中圖書館2人，學(xué)校相關(guān)職能部門2人，第三方圖書館專家3人。學(xué)校紀(jì)檢委和審計(jì)室各一人出席，負(fù)責(zé)監(jiān)督。主管文獻(xiàn)資源建設(shè)的圖書館館長任評標(biāo)小組組長。第五，擬定招標(biāo)時(shí)間進(jìn)度表。第六，由招標(biāo)工作小組負(fù)責(zé)發(fā)布招標(biāo)公告。之后按照招標(biāo)時(shí)間進(jìn)度表，逐項(xiàng)落實(shí)各項(xiàng)議程——接收投標(biāo)報(bào)名、進(jìn)行資格預(yù)審、收標(biāo)、開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)、公布中標(biāo)通知書。第六，招標(biāo)工作小組組織中標(biāo)單位進(jìn)行協(xié)議的洽談，并報(bào)招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組審查會(huì)簽協(xié)議。オ

2 北京大學(xué)圖書館開展圖書招標(biāo)工作的特點(diǎn)

值得慶幸的是，在我們正式招標(biāo)之前，高校圖工委的《普通高等學(xué)校圖書館集中采購工作指南》已經(jīng)出臺(tái)，國內(nèi)亦有為數(shù)不少的大學(xué)圖書館先于我們開展了招標(biāo)工作，指南和他們的成功經(jīng)驗(yàn)為我們提供了有益的借鑒，在開展圖書招標(biāo)工作的實(shí)踐中，我們也根據(jù)實(shí)際，逐步摸索出一些自己的經(jīng)驗(yàn)。

2.1 選擇文獻(xiàn)資源供應(yīng)商應(yīng)有政策依據(jù)。

采取什么樣的方式來選擇文獻(xiàn)資源供應(yīng)商，絕不是隨意的主觀選擇，必須有章可依?！豆芾磙k法》的出臺(tái)，成為我們選擇文獻(xiàn)資源供應(yīng)商的主要政策依據(jù)，其優(yōu)點(diǎn)在于：

（1）目的性強(qiáng)?！豆芾磙k法》制定的目的是在遵循國家有關(guān)政策法律法規(guī)的前提下，為我們的工作立章建制，使以后文獻(xiàn)資源采購方式和供應(yīng)商的選擇長期有效地有章可依，規(guī)避因盲目選擇而帶來的各種風(fēng)險(xiǎn)。

（2）靈活性強(qiáng)。明確規(guī)定不同類型文獻(xiàn)應(yīng)采取不同方式來選擇供應(yīng)商。因?yàn)?，文獻(xiàn)作為一種特殊的商品，就招標(biāo)的標(biāo)的物而言，有固定的，也有非固定的；就讀者的使用而言，有急需的，也有非急需的；就某一供應(yīng)商而言，有能夠提供的，也有其提供不了的；如果選擇單一方式來選擇文獻(xiàn)資源供應(yīng)商，不加區(qū)別，勢必會(huì)對工作造成不利影響。所以在《管理辦法》中，我們提出根據(jù)文獻(xiàn)不同類型采取不同方式選擇供應(yīng)商，其中包括自行采購方式。這種靈活多樣的選擇方式有利于盡可能快速地將我們所需要的文獻(xiàn)采集到館。

（3）主動(dòng)性強(qiáng)。文獻(xiàn)資源供應(yīng)商選擇事宜的組織實(shí)施，各單位視情況不同而有所不同。我校采取的是學(xué)校授權(quán)圖書館作為代理人進(jìn)行招標(biāo)工作，圖書館館長任領(lǐng)導(dǎo)小組組長。這樣安排的最大益處是圖書館作為執(zhí)行采購的單位，在招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組各成員的充分參與、監(jiān)督和集體決策下，能夠獲得充分的話語權(quán)，以最大限度地保證優(yōu)選文獻(xiàn)資源供應(yīng)商。

（4）規(guī)范性強(qiáng)。明確規(guī)定文獻(xiàn)資源采購方式和供應(yīng)商選擇全程應(yīng)遵循國家頒布的有關(guān)法律法規(guī)，嚴(yán)格執(zhí)行招標(biāo)程序規(guī)定，使之不因某個(gè)人工作崗位的轉(zhuǎn)換而發(fā)生主觀改變。

（5）持續(xù)性強(qiáng)。眾所周知，文獻(xiàn)采購不同于設(shè)備采購，《管理辦法》不是就某種文獻(xiàn)資源采購方式和某一年的供應(yīng)商選擇而制定的即時(shí)性文件，具有持續(xù)性，對文獻(xiàn)供應(yīng)商的評價(jià)、續(xù)約及終止合作都作了詳細(xì)規(guī)定。并對續(xù)約年限次數(shù)作了嚴(yán)格的限制。這些對以后工作的持續(xù)開展必將起到制度上的保障作用。

2.2 文件起草工作應(yīng)逐項(xiàng)展開、重點(diǎn)準(zhǔn)備。

以《管理辦法》為政策依據(jù)，文獻(xiàn)資源供應(yīng)商招標(biāo)工作小組在主管館長的直接領(lǐng)導(dǎo)下，開始了各種招標(biāo)文件的起草工作。在起草這些文件的過程中，我們借鑒了先前實(shí)行招標(biāo)的各兄弟院校的經(jīng)驗(yàn)，并針對我校的具體情況，重點(diǎn)對文獻(xiàn)供應(yīng)商投標(biāo)資格要求、招標(biāo)文件、評標(biāo)的主要依據(jù)以及評標(biāo)打分表作了準(zhǔn)備。各文件內(nèi)容的主要特點(diǎn)在于：

（1）文獻(xiàn)供應(yīng)商的資格要求應(yīng)貼近本校實(shí)際。一是對供應(yīng)商注冊資金的要求較高。北京大學(xué)作為教育部直屬的全國重點(diǎn)綜合性大學(xué)，擁有理學(xué)、管理學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、法學(xué)、文學(xué)、歷史、哲學(xué)、醫(yī)學(xué)、工學(xué)等專業(yè)學(xué)科，內(nèi)地版中外文圖書收藏學(xué)科覆蓋面廣、類目多，采用招標(biāo)方式選擇的圖書供應(yīng)商是我們采訪的主渠道，必須具有相當(dāng)?shù)膶?shí)力，我們把注冊資金定在500萬以上的大型企業(yè)，這些企業(yè)所能聯(lián)系的出版社一般都在500家以上，提供的書目覆蓋面廣，有利于綜合性文獻(xiàn)的采選。二是要求供應(yīng)商的經(jīng)營場所必須在北京有一定規(guī)模。即供應(yīng)商必須在北京擁有屬于本公司的不少于500平方米的可以提供現(xiàn)貨采選的專用場地。這一點(diǎn)對我們很重要，供應(yīng)商在北京有自己的經(jīng)營場所，方便聯(lián)系、方便物流，可以降低各種成本費(fèi)用，提高雙方工作效率。

（2）標(biāo)段劃分應(yīng)以實(shí)現(xiàn)采訪理念為原則，以促進(jìn)供應(yīng)商發(fā)展為取向，實(shí)現(xiàn)雙贏。眾所周知，內(nèi)地版中外文圖書其標(biāo)的物是不固定的，所以我們招的只是供應(yīng)商的資格。但就標(biāo)段而言，我們可以將其固定。目前，已經(jīng)實(shí)行招標(biāo)的高校圖書館大多采用的標(biāo)段是圖書的類型或金額。無論是圖書的類型還是金額，都必須看各學(xué)校的具體情況而定，這兩種標(biāo)段都不太符合我們的實(shí)際。從文獻(xiàn)類型上看，北京大學(xué)圖書館收藏文獻(xiàn)范圍廣、種類多，而現(xiàn)有的采訪人員少，各供應(yīng)商，尤其是大型供應(yīng)商在經(jīng)營理念上是大而全，但實(shí)際上大而全恰恰是做不到的，在這種情況下，按類型設(shè)標(biāo)段不符合我們的工作要求；同樣，按金額設(shè)標(biāo)段也是不行的，按金額設(shè)標(biāo)段在現(xiàn)有的市場條件下對招標(biāo)單位而言存在著極大的不利，因?yàn)樵谀壳暗某霭姘l(fā)行狀況下,中標(biāo)單位要達(dá)到招標(biāo)單位設(shè)定的標(biāo)段金額是很容易做到的,但對招標(biāo)單位而言，很有可能你要的圖書，中標(biāo)單位會(huì)因某種原因不能提供，這既不利于供應(yīng)商提高自己的責(zé)任意識、競爭意識和專業(yè)品牌意識，也不利于招標(biāo)單位采訪工作的有效開展，不利于館藏建設(shè)的全面發(fā)展。所以，我們的做法是按大學(xué)版、北京版、地方版來劃分標(biāo)段。這樣劃分標(biāo)段的好處，對招標(biāo)單位而言，一是實(shí)現(xiàn)我們的采訪理念：“以最高的效率來選擇我們所需的更多的文獻(xiàn)，獲得更好的服務(wù)”；二是有利于對供應(yīng)商進(jìn)行定期評估，可以較為方便地按出版統(tǒng)計(jì)抽樣對供應(yīng)商提供的書目作出準(zhǔn)確的評估。對投標(biāo)單位而言，一是有利于供應(yīng)商專攻其投，在客觀上促使中國的供應(yīng)商創(chuàng)立自己的品牌效應(yīng)，在大而全的基礎(chǔ)上形成自己的特色；二是有利于投標(biāo)單位劃分責(zé)任界限，增強(qiáng)自己的責(zé)任意識和競爭意識，使各中標(biāo)供應(yīng)商不致因自己的過錯(cuò)而推諉責(zé)任。

（3）標(biāo)書編制要簡明、概要；評標(biāo)打分表要細(xì)化、合理。標(biāo)書編制要求作為招標(biāo)文件的主體部分，是投標(biāo)單位參加投標(biāo)的主要依據(jù)，也是專家評標(biāo)打分的主要依據(jù)，要求各投標(biāo)單位必須提供全面詳實(shí)的投標(biāo)書。各學(xué)校對投標(biāo)單位的標(biāo)書編制要求大致與其評標(biāo)打分表基本一致，在此我們并沒有按照評標(biāo)打分表逐項(xiàng)對應(yīng)列入，我們的標(biāo)書編制要求四個(gè)部分，一是投標(biāo)單位的一般情況；二是投標(biāo)單位的商務(wù)狀況；三是投標(biāo)單位的服務(wù)能力；四是投標(biāo)報(bào)價(jià)方式。這四個(gè)部分比較簡明概要。與評標(biāo)打分表不是完全一一對應(yīng)關(guān)系。評標(biāo)打分表分三個(gè)部分，一是資信和技術(shù)；二是服務(wù)；三是價(jià)格。評標(biāo)打分表是對投標(biāo)單位的投標(biāo)書進(jìn)行量化分析核算的依據(jù)，因此每項(xiàng)分值設(shè)定要求細(xì)化，并盡可能做到合理。二者之所以在草擬時(shí)沒有一一對應(yīng)，所基于的考慮是為了避免某些供應(yīng)商為迎合打分標(biāo)準(zhǔn)來編制投標(biāo)書。標(biāo)書編制要求作為招標(biāo)文件的一個(gè)部分，是投標(biāo)單位都能看得到的，如果一個(gè)參加投標(biāo)的供應(yīng)商認(rèn)真地按照要求編制標(biāo)書，完全能夠涵蓋評標(biāo)打分表的內(nèi)容，甚至可能將沒有列入打分表的內(nèi)容反映出來，標(biāo)書編制要求的簡明給前來參加投標(biāo)的供應(yīng)商以充分的空間，來編制全面詳實(shí)的投標(biāo)書，這樣更有利于我們從中發(fā)現(xiàn)實(shí)際問題，有利于我們對投標(biāo)單位做出全面公正的優(yōu)選，從而避免各投標(biāo)單位給出千篇一律的命題答案。

（4）評標(biāo)的主要依據(jù)應(yīng)以資信和服務(wù)為主，報(bào)價(jià)為輔，綜合評定。評標(biāo)主要依據(jù)的制定實(shí)質(zhì)上反映了招標(biāo)單位對招標(biāo)工作的認(rèn)識程度。我們認(rèn)為,招標(biāo)選擇文獻(xiàn)資源供應(yīng)商的主要目的是加強(qiáng)圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)、獲得優(yōu)質(zhì)服務(wù)、提高工作效率、規(guī)范市場秩序、規(guī)避各種風(fēng)險(xiǎn)。因此在評標(biāo)主要依據(jù)設(shè)定上，應(yīng)以資信和服務(wù)為主，報(bào)價(jià)為輔。投標(biāo)單位良好的資信和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)應(yīng)該是招標(biāo)單位最想優(yōu)選的，因此這兩方面在評標(biāo)中占80%的分值。同時(shí)，要求供應(yīng)商在提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的前提下，給予合理的報(bào)價(jià)，以使招標(biāo)單位節(jié)省更多的資金，提高國有資產(chǎn)的使用效率。在此，我們借鑒了其他實(shí)行招標(biāo)單位的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，基于對目前圖書價(jià)格的利潤空間分析，強(qiáng)調(diào)報(bào)價(jià)必須限定在合理的范圍內(nèi)，超出這個(gè)范圍，將視為惡意投標(biāo)，報(bào)價(jià)只是作為評標(biāo)依據(jù)的次要方面，占20%的分值。資信、服務(wù)、報(bào)價(jià)三者綜合評定，進(jìn)行評標(biāo)排序。

2.3 實(shí)施階段應(yīng)嚴(yán)密組織、循序落實(shí)。

自公告發(fā)布之日起，招標(biāo)工作進(jìn)入實(shí)施階段。這一階段的工作主要包括接收投標(biāo)報(bào)名、進(jìn)行資格預(yù)審、登記；收標(biāo)；開標(biāo)；評標(biāo)；定標(biāo)；發(fā)布中標(biāo)通知書及簽訂協(xié)議書。招標(biāo)工作應(yīng)在招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組的直接領(lǐng)導(dǎo)下，按照規(guī)定時(shí)間循序落實(shí)各項(xiàng)工作。

（1）責(zé)任明確。此時(shí)工作繁忙，哪些工作需要誰來做，必須嚴(yán)格落實(shí)責(zé)任制。各項(xiàng)工作程序及責(zé)任人如下：公告發(fā)布——由招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組組長傳達(dá)命令，招標(biāo)工作小組負(fù)責(zé)聯(lián)系發(fā)布；接收投標(biāo)報(bào)名、進(jìn)行資格預(yù)審、登記——由招標(biāo)工作小組負(fù)責(zé)；收標(biāo)——由招標(biāo)工作小組負(fù)責(zé)，交由專人負(fù)責(zé)保管投標(biāo)書；開標(biāo)——由招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)；評標(biāo)——由評標(biāo)小組負(fù)責(zé)；定標(biāo)簽責(zé)——由招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)；發(fā)布中標(biāo)通知書——由招標(biāo)工作小組負(fù)責(zé)；簽訂協(xié)議書——由招標(biāo)工作小組負(fù)責(zé)并報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)簽。

（2）時(shí)間緊湊。發(fā)布公告大約需一周左右時(shí)間；投標(biāo)書準(zhǔn)備大約需要二周時(shí)間，收標(biāo)至開標(biāo)應(yīng)留有聯(lián)系到會(huì)人員的時(shí)間（1-2天）；開標(biāo)時(shí)間視投標(biāo)單位的數(shù)量而定；開標(biāo)結(jié)束后應(yīng)立即聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)小組成員進(jìn)行定標(biāo)；然后以書面形式郵發(fā)中標(biāo)通知書，最后協(xié)商會(huì)簽協(xié)議。整個(gè)實(shí)施過程大約需要1個(gè)月左右的時(shí)間。在時(shí)間的安排上，切不可拖得太久。拖得太久，人力疲憊，也容易產(chǎn)生其他問題。

（3）組織嚴(yán)密。要本著對招標(biāo)工作高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，嚴(yán)密組織各項(xiàng)工作，尤其是開標(biāo)，開標(biāo)過程是招標(biāo)工作成敗的關(guān)鍵，開標(biāo)的程序和細(xì)節(jié)一定要事先考慮周到。開標(biāo)時(shí)，要認(rèn)真按程序進(jìn)行；評標(biāo)時(shí)，評標(biāo)人要嚴(yán)格遵守評標(biāo)紀(jì)律，真正做到公正、公開、公平、透明。

我們已經(jīng)走過內(nèi)地版中外文圖書供應(yīng)商招標(biāo)的全程，積累了一些經(jīng)驗(yàn)，但深感還存在不少問題：在招標(biāo)文件準(zhǔn)備階段，對文件某些用詞的準(zhǔn)確程度、內(nèi)容方面要求的完美程度、各文件之間內(nèi)容的相互關(guān)聯(lián)程度及邏輯嚴(yán)密程度等等方面還不時(shí)發(fā)現(xiàn)存在著這樣和那樣的問題。另外，在招標(biāo)工作實(shí)施階段，內(nèi)外聯(lián)系頻繁，如何使其更加縝密、保持高度一致？這些都引起了我們的關(guān)注。我們對在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)給予了修正，也希望各位同仁對我們的做法中的不當(dāng)之處給予建設(shè)性的提議，以期在其他文獻(xiàn)招標(biāo)工作中引以為鑒。オ

參考文獻(xiàn)

1 《北京大學(xué)文獻(xiàn)資源采購方式和供應(yīng)商選擇管理辦法（試行）》オ

作者單位：北京大學(xué)圖書館,北京,100871

收稿時(shí)間：2007年5月24日

On the Process and Characteristics of the Book Tender Project of Peking University Library

Zhang Meiping

Abstract：Based on the practice of the book tender project of Peking university library, this paper introduced the project餾 three stages and analyzed the characteristics.

Keywords：University Library; Book Purchase; Tender Working