圖書館編目業(yè)務(wù)外包特點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)控制

摘要：文章介紹了圖書館編目業(yè)務(wù)外包的狀況，分析了編目業(yè)務(wù)外包的優(yōu)缺點(diǎn)，提出了控制編目業(yè)務(wù)外包風(fēng)險(xiǎn)的思路與對(duì)策。

關(guān)鍵詞：圖書館編目 業(yè)務(wù)外包風(fēng)險(xiǎn)控制

中圖分類號(hào)：G254 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1671-623X(2008)02-0102-03

業(yè)務(wù)外包源于工業(yè)企業(yè)的一種創(chuàng)新經(jīng)營(yíng)模式，圖書館編目業(yè)務(wù)外包，是借鑒工業(yè)企業(yè)業(yè)務(wù)外包的一種工作形式。近些年來(lái)，業(yè)務(wù)外包方法已被西方圖書館界吸收和采用，一些圖書館將非核心功能的工作，通過(guò)招投標(biāo)和合同的簽訂方式外包給外界廠商或業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)處理，以便集中自身力量搞好核心功能工作，克服人員不足，降低運(yùn)營(yíng)成本，強(qiáng)化核心業(yè)務(wù)，提高業(yè)務(wù)水平，增強(qiáng)圖書館的社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)力。業(yè)務(wù)外包體現(xiàn)了傳統(tǒng)圖書館向21世紀(jì)現(xiàn)代化圖書館轉(zhuǎn)型過(guò)程中圖書館非核心功能社會(huì)化的必然發(fā)展趨勢(shì)，值得我們研究。

圖書館業(yè)務(wù)外包主要有以下形式：采訪外包、圖書加工外包、編目外包、回溯建庫(kù)外包、報(bào)刊裝訂外包、流通上架外包、計(jì)算機(jī)硬件維護(hù)外包、現(xiàn)代技術(shù)外包、物業(yè)管理外包等等，其中編目外包是目前圖書館應(yīng)用最廣泛、成效較顯著的一種。

一、圖書館編目業(yè)務(wù)外包的狀況

在美國(guó)自1993年懷特州立大學(xué)圖書館決定把全部編目業(yè)務(wù)外包給OCLC TechPro后激發(fā)了關(guān)于編目外包的價(jià)值、質(zhì)量的熱烈討論，1994年2月還在洛杉磯召開了專門的會(huì)議，從而使編目外包成為圖書館界的一個(gè)熱門話題?！幠繕I(yè)務(wù)外包在美國(guó)已取得初步成功，并在圖書館界有一定影響。近年來(lái)，我國(guó)圖書館界將圖書采購(gòu)、編目、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)等專業(yè)性業(yè)務(wù)外包者也十分常見(jiàn)。然而，學(xué)術(shù)界。尤其是圖書館界，對(duì)圖書館業(yè)務(wù)外包的反應(yīng)頗為相左：先行者大膽實(shí)踐，積極探索；保守者本能抵制，詬病不絕；觀望者則按兵不動(dòng)，躊躇不前。盡管如此，圖書館業(yè)務(wù)外包已成決堤之水，勢(shì)不可擋，順其自然才可順應(yīng)潮流。

1 編目業(yè)務(wù)外包的范圍

編目業(yè)務(wù)外包范圍主要分為部分外包和全外包。目前，大部分圖書館是采取部分編目業(yè)務(wù)外包，即將部分非核心采編業(yè)務(wù)外包給書商來(lái)做，包括編目數(shù)據(jù)的提供、圖書的簡(jiǎn)單加工(蓋藏書章、貼條形碼、埋磁條、貼還期表)等等。也有少數(shù)圖書館實(shí)行編目業(yè)務(wù)完全外包，即書商把采購(gòu)到的圖書從蓋館藏章、編目、典藏等到上架流通。一般而言，圖書館并不會(huì)將其編目業(yè)務(wù)完全外包而將編目人員大量減少或完全轉(zhuǎn)崗，只是把部分編目業(yè)務(wù)外包作為書商的附加服務(wù)。

2 圖書發(fā)行市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)為編目業(yè)務(wù)外包創(chuàng)造了有利環(huán)境

目前，圖書發(fā)行市場(chǎng)群雄并起，競(jìng)爭(zhēng)非常激烈，促使這些圖書公司為了爭(zhēng)奪市場(chǎng)，競(jìng)相提供圖書館相關(guān)的配套服務(wù)。而國(guó)內(nèi)外著名的圖書館聯(lián)機(jī)編目數(shù)據(jù)庫(kù)很多。國(guó)外的如OCLC于1967由美國(guó)俄亥俄州54個(gè)院校的圖書館聯(lián)合組成，目前已有64個(gè)國(guó)家和地區(qū)22000個(gè)圖書館和科研機(jī)構(gòu)利用OCLC的產(chǎn)品和服務(wù)；國(guó)內(nèi)的如國(guó)家圖書館、CALIS和JALIS等資源，其中CALIS成立于1999年初，在“21l工程”院校之間推進(jìn)聯(lián)合文獻(xiàn)資源建設(shè)和保障工作，目標(biāo)是通過(guò)共享信息資源將全國(guó)圖書館融合成一個(gè)整體。目前，國(guó)內(nèi)大型的圖書公司與CALIS都有合作關(guān)系，利用他們的規(guī)模和技術(shù)優(yōu)勢(shì)為圖書館承包編目加工業(yè)務(wù)。

3 利用社會(huì)資源，解決圖書館人力資源不足的矛盾

隨著高等教育的迅速發(fā)展，高校的規(guī)模不斷擴(kuò)大，同時(shí)教育部高校本科教學(xué)評(píng)估工作對(duì)圖書館入藏?cái)?shù)量和質(zhì)量的要求，基于學(xué)校教育與圖書館自身雙重發(fā)展的需求，各高校對(duì)圖書館信息資源建設(shè)的投入大幅度增加。圖書入藏?cái)?shù)量迅速增長(zhǎng)，造成原有的編目人員失衡，大量圖書積壓，而原始編目成本高且效率低，因而借助外部人力資源來(lái)完成編目業(yè)務(wù)成為突破困境的必然選擇。通過(guò)將編目業(yè)務(wù)外包給大型專業(yè)公司，不僅提高文獻(xiàn)處理速度，降低成本，縮短新書到館與上架的周期，減少積壓，而且減少重復(fù)勞動(dòng)，使圖書館更專注于信息服務(wù)等核心業(yè)務(wù)。

二、圖書館編目業(yè)務(wù)外包的優(yōu)缺點(diǎn)

圖書館編目業(yè)務(wù)外包作為一種新的管理模式，能夠降低成本，提高效率，外包帶給圖書館的利益是很大的。

1 圖書館編目業(yè)務(wù)外包的優(yōu)點(diǎn)

一是降低成本。由于書商采用的是規(guī)?；?jīng)營(yíng)、企業(yè)化管理，經(jīng)營(yíng)成本低，他們利用國(guó)家圖書館、CALIS編目中心等單位的書目數(shù)據(jù)進(jìn)行一次套錄、多次利用，數(shù)據(jù)成本更低。圖書編目業(yè)務(wù)外包，促進(jìn)了機(jī)讀書目數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化，減少了大量重復(fù)勞動(dòng)，提高書目數(shù)據(jù)的利用率。據(jù)統(tǒng)計(jì)，目前我國(guó)圖書館原始圖書編目，每種書的成本在10—15元之間，而套錄數(shù)據(jù)每種書僅0，3元。

二是節(jié)約人力資源。圖書館實(shí)施編目業(yè)務(wù)外包，一方面，可以借助外部的人力資源，來(lái)彌補(bǔ)自身資源的不足。另一方面實(shí)行編目業(yè)務(wù)外包，可以將節(jié)省下的經(jīng)費(fèi)投入圖書館內(nèi)人力附加價(jià)值較高的工作中。從而達(dá)到減員增效，節(jié)約經(jīng)費(fèi)的目的。

三是解決圖書館新書積壓?jiǎn)栴}。新書積壓、新書滯后是高校圖書館普遍存在的問(wèn)題。特別是近幾年來(lái)，隨著高校辦學(xué)規(guī)模、招生人數(shù)、各類評(píng)估條例的出臺(tái)以及學(xué)校加大資金投入后，就顯得尤為突出。圖書編目業(yè)務(wù)外包，能最大限度地縮短圖書加工周期，從根本上解決圖書館新書積壓、新書滯后的現(xiàn)象，達(dá)到標(biāo)本兼治的目的。

2 圖書館編目業(yè)務(wù)外包的缺點(diǎn)

一是外包合同的短期性和松散性，導(dǎo)致編目數(shù)據(jù)質(zhì)量下降。圖書館編目業(yè)務(wù)外包，往往是在圖書招標(biāo)過(guò)程中書商作為提供配套服務(wù)的形式來(lái)完成的，由于每年中標(biāo)的書商都不一定相同，而且是多家中標(biāo)，這樣，由于多家書商參與合作，對(duì)于圖書分編細(xì)則的理解和書商編目人員素質(zhì)的差異，外包合同的短期性和松散性，將直接影響到書目數(shù)據(jù)的質(zhì)量。

二是過(guò)分強(qiáng)調(diào)節(jié)省成本，導(dǎo)致編目業(yè)務(wù)外包后書目數(shù)據(jù)質(zhì)量下降。圖書館為了降低成本，大量減少原有的圖書編目人員，缺乏有效的質(zhì)量控制機(jī)制。外包商編目人員素質(zhì)良莠不齊，導(dǎo)致原始編目數(shù)據(jù)質(zhì)量參差不齊。而他們對(duì)于圖書館編目的系統(tǒng)性缺乏概念，在處理多卷書時(shí)，容易將不同時(shí)間到館的書分散著錄，甚至給出不同的分類號(hào)；在905字段典藏分配中也極易出現(xiàn)典藏錯(cuò)的問(wèn)題，特別是高校的多校區(qū)圖書館，典藏出錯(cuò)的機(jī)率非常高，而這些錯(cuò)誤又較隱蔽，只有當(dāng)圖書出借時(shí)才會(huì)被發(fā)現(xiàn)；另外，復(fù)本查重不認(rèn)真，導(dǎo)致一種書有多條書目數(shù)據(jù)。凡此種種，影響了圖書館書目數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量，陡增圖書館書目質(zhì)量控制的風(fēng)險(xiǎn)。

三是隱藏的成本增長(zhǎng)和新的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手形成的風(fēng)險(xiǎn)。編目業(yè)務(wù)外包既孕育成本節(jié)約的優(yōu)勢(shì)，同時(shí)也隱藏著成本增長(zhǎng)的潛在風(fēng)險(xiǎn)。編目業(yè)務(wù)外包作為圖書館圖書采購(gòu)過(guò)程中書商提供的一項(xiàng)配套服務(wù)，如果長(zhǎng)期外包，不僅削弱了圖書館的編目技能，而且造成書商對(duì)此業(yè)務(wù)的壟斷，圖書館過(guò)分依賴書商。同時(shí)，書商為了謀求自身利益的最大化，可能采取一些機(jī)會(huì)主義的行為，降低服務(wù)質(zhì)量，提高此項(xiàng)業(yè)務(wù)的成本，使圖書采購(gòu)價(jià)格提高，長(zhǎng)此以往，增加了圖書館潛在的成本風(fēng)險(xiǎn)。

四是圖書館人力資源重新配置的風(fēng)險(xiǎn)。編目業(yè)務(wù)作為圖書館的一項(xiàng)主要業(yè)務(wù)工作，培養(yǎng)了一大批業(yè)務(wù)骨干。編目業(yè)務(wù)外包后，編目人員肯定會(huì)逐漸減少。如何發(fā)揮這部分人員的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，是圖書館人力資源配置上值得思考的問(wèn)題。另外，編目業(yè)務(wù)外包的初衷是為了將更多更好素質(zhì)的館員安排到一線讀者服務(wù)部門，以提高圖書館服務(wù)的質(zhì)量，拓展圖書館服務(wù)的層面。但是，人力資源的重新配置，打破了原來(lái)各部門的利益格局，因此會(huì)出現(xiàn)很多新的矛盾，處理不好，會(huì)嚴(yán)重的影響圖書館業(yè)務(wù)工作的開展。

三、控制圖書館編目業(yè)務(wù)外包風(fēng)險(xiǎn)的思路與對(duì)策

任何一種新生事物的出現(xiàn)都是充滿了風(fēng)險(xiǎn)但是又極具挑戰(zhàn)性，人們不能因噎廢食。圖書館實(shí)施編目業(yè)務(wù)外包的優(yōu)點(diǎn)是顯而易見(jiàn)的，但是缺點(diǎn)也是突出的。怎樣化解風(fēng)險(xiǎn)，引導(dǎo)編目業(yè)務(wù)外包的良性發(fā)展，從而獲得圖書館與書商的雙贏，是值得我們圖書館同仁深思的問(wèn)題。以下從幾個(gè)方面論述提高編目業(yè)務(wù)外包質(zhì)量的思路與對(duì)策。

1 慎重選擇外包商。明確外包合同

通過(guò)公開招標(biāo)的方式，慎重選擇承包商。在開標(biāo)前，對(duì)應(yīng)標(biāo)單位的業(yè)務(wù)規(guī)模、信譽(yù)、服務(wù)質(zhì)量、編目數(shù)據(jù)提供能力等內(nèi)容進(jìn)行實(shí)地考察，排除不良客觀因素的干擾，公平、公正地對(duì)應(yīng)標(biāo)公司進(jìn)行嚴(yán)格評(píng)估。通過(guò)對(duì)各項(xiàng)技術(shù)指標(biāo)進(jìn)行打分等方式，得出一個(gè)綜合評(píng)價(jià)分，在價(jià)格合理的范圍內(nèi)選擇優(yōu)秀的外包商，堅(jiān)持在提供高質(zhì)量的專業(yè)化服務(wù)的同時(shí)能最大限度地降低成本的原則來(lái)確定外包商，這是保證書目數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量的前提條件。確定中標(biāo)商后，為了確保合作的有效進(jìn)行，必須通過(guò)簽訂合同來(lái)約束雙方，保證各自的利益。在外包合同中，要對(duì)具體的承包內(nèi)容做出詳細(xì)的規(guī)定，如定出工作目標(biāo)、合作范圍、運(yùn)作方式、書目數(shù)據(jù)規(guī)范、數(shù)據(jù)質(zhì)量及完成期限、責(zé)任劃分、賠償問(wèn)題等。在合作過(guò)程中增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，利用完善的合同來(lái)保護(hù)圖書館自身的權(quán)益。

2 制定詳細(xì)的編目業(yè)務(wù)外包細(xì)則

圖書館編目工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，編目人員應(yīng)具備圖書館學(xué)專業(yè)知識(shí)，熟悉和了解編目業(yè)務(wù)流程，有一定的工作經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)還需要制定詳細(xì)的編目細(xì)則，才能為圖書館編目數(shù)據(jù)質(zhì)量提供重要保證。編目細(xì)則除了制定相應(yīng)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)外，還應(yīng)該包括編目格式與規(guī)范控制、復(fù)本書處理、索取號(hào)編制、叢書及多卷書處理、圖書加工處理等內(nèi)容。同時(shí)，圖書館業(yè)務(wù)人員應(yīng)扮演監(jiān)督者和引導(dǎo)者的角色，引導(dǎo)外包人員熟悉館藏和分編細(xì)則，預(yù)防由于對(duì)編目細(xì)則理解的欠缺而出現(xiàn)不必要的問(wèn)題，從而保證數(shù)據(jù)的質(zhì)量，促使編目業(yè)務(wù)外包工作步入正常的軌道。

3 加強(qiáng)編目業(yè)務(wù)外包的績(jī)效評(píng)估

績(jī)效評(píng)估具有控制與管理的功能，能在一個(gè)層面上了解一項(xiàng)活動(dòng)進(jìn)行的進(jìn)度和狀況，特別是針對(duì)編目業(yè)務(wù)外包，適時(shí)的績(jī)效評(píng)估更能針對(duì)事前的決策及事后成效進(jìn)行探討，以便及時(shí)調(diào)整決策，修正偏差。書目數(shù)據(jù)的驗(yàn)收及修正是編目外包流程中較費(fèi)時(shí)的一個(gè)環(huán)節(jié)，也是很重要的環(huán)節(jié)。所以，必須建立業(yè)務(wù)外包績(jī)效評(píng)估機(jī)制，定期評(píng)價(jià)業(yè)務(wù)外包的實(shí)施過(guò)程和效果。圖書館要嚴(yán)格進(jìn)行中間環(huán)節(jié)的監(jiān)督和控制，保持對(duì)編目外包業(yè)務(wù)的實(shí)時(shí)檢測(cè)評(píng)估，了解其工作進(jìn)度、運(yùn)作過(guò)程和階段性結(jié)果、工作質(zhì)量，合同履行情況等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，指導(dǎo)他們改正。

4 及時(shí)調(diào)整圖書館的業(yè)務(wù)架構(gòu)

面對(duì)信息服務(wù)社會(huì)化的挑戰(zhàn)，圖書館應(yīng)將工作重心從“書本位”向“人本位”轉(zhuǎn)移，服務(wù)重心從事務(wù)性和反應(yīng)性向診斷性層次的信息服務(wù)轉(zhuǎn)移。編目人員作為圖書館的業(yè)務(wù)骨干，在許多方面都享有優(yōu)勢(shì)，編目業(yè)務(wù)外包后，編目人員的工作重點(diǎn)可以從組織文獻(xiàn)轉(zhuǎn)移到組織知識(shí)，轉(zhuǎn)向網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中各類型資源的揭示開發(fā)、開放電子資源的獲取、虛擬館藏建設(shè)、為外包編目人員提供館藏知識(shí)和編目細(xì)則的短期培訓(xùn)等工作，盡量減少編目業(yè)務(wù)外包對(duì)圖書館原有的工作流程、利益格局的影響。

四、結(jié)束語(yǔ)

編目業(yè)務(wù)外包體現(xiàn)了傳統(tǒng)圖書館向現(xiàn)代圖書館轉(zhuǎn)型過(guò)程中，圖書館職能社會(huì)化的必然趨勢(shì)。隨著圖書館編目業(yè)務(wù)外包的成熟和發(fā)展，越來(lái)越多的圖書館將會(huì)接受這種管理模式。在當(dāng)今圖書市場(chǎng)激烈競(jìng)爭(zhēng)的環(huán)境下，外包商會(huì)更專注于圖書館配套業(yè)務(wù)的經(jīng)營(yíng)，為圖書館提供更好、更完善的配套服務(wù)。但是，我們也要清楚地認(rèn)識(shí)到編目業(yè)務(wù)外包還存在很多有爭(zhēng)議的問(wèn)題，值得我們?nèi)ヌ剿鳌?/p>