圖書館文獻信息資源招標采購的實踐與思考

摘 要：文章對文獻信息資源招標采購的條件、意義及其形式進行了探討，并通過廣東工業(yè)大學圖書館文獻信息資源招標采購的實踐，分析了招標采購過程中應注意的問題。

關鍵詞：圖書館 文獻信息資源 招標采購

中圖分類號：G253.1 文獻標識碼：A 文章編號：1671－623X(2007)03－0088－03

隨著我國法制的健全及書刊發(fā)行市場的日漸成熟，圖書館文獻信息資源采購面臨新的挑戰(zhàn)和新的機遇。本文對文獻信息資源招標采購的必要性和可行性、形式及操作程序進行了探討，并結合廣東工業(yè)大學圖書館文獻信息資源招標采購的實踐，分析了招標采購過程中應注意的問題。

一、文獻信息資源招標采購的必要性和可行性

1．文獻信息資源招標采購的條件日臻成熟

如何“以最好的書，花最少的錢，讓最多的讀者使用”是擺在圖書館領導和采購人員面前的一個值得深入思考的課題。一是圖書發(fā)行業(yè)的快速發(fā)展及大量書店的涌現(xiàn)，使文獻資源采購的競爭日趨激烈。徹底打破了原有新華書店中文圖書只依靠《社科新書目》、《科技新書目》、《上海新書目》、《全國地方新書目》等進行訂購，以及中文期刊也只有通過郵局訂購的壟斷局面。圖書出版發(fā)行多元化后，各出版單位圖書發(fā)行商的書目也不斷出現(xiàn)；中文期刊的收訂也打破了郵局一統(tǒng)天下的局面，涌現(xiàn)了多個頗有經濟實力的代理商。二是《中華人民共和國招標投標法》于1999年8月30日在九屆人大第十一次會議上審議通過，并于2000年1月1日起實施，為圖書館文獻采購招標工作提供了操作程序以及法律保障，對發(fā)行商及圖書館本身提供法律保護。這些，都為圖書館文獻資源招標采購的實施提供了可行條件。

2．文獻信息資源招標采購的現(xiàn)實意義

在市場經濟條件下，圖書館的書刊采購也必須遵循商品生產和商品交換的規(guī)律，將市場競爭機制充分引入到出版物的采購中，才能使圖書館經費得到最有效的使用。圖書館要改變傳統(tǒng)的采購思想和購買模式，確立通過規(guī)范競爭取得綜合經濟效益的指導思想，依照經濟效益性原則，采用靈活多種采購方式。圖書館要花最少的錢買到最好的文獻資源，只有通過招標來實現(xiàn)。

通過招標，將文獻資源采購置于市場競爭的機制之中。書商為了最終獲得訂單與占領市場，必定會給出所能給予的最優(yōu)惠的折扣條件以及所能提供的最好服務。如從2000年下半年以來，隨著出版發(fā)行業(yè)競爭的加劇，許多富有實力的發(fā)行商致力于提高服務的質量、實行從搜集書目、快速配貨、隨書編目MARC到快件送貨的一條龍服務。從而使圖書館節(jié)省了經費，保證了圖書采購質量。

通過招標，可以吸引較原來選擇范圍大得多的書商參與競爭，有利于圖書館收集書商的信息。通過評標委員會的比較和推薦，從投標的書商中選出資信優(yōu)良，服務質量好的代理商，以有效地保證文獻資源采購的質量。

通過招標，增加了采購的透明度，使文獻資源采購爭取折扣成為陽光下的行為，而不是某些人的個人行為，使學校的利益免受損害，既保護了有關的工作人員，也符合市場經濟“公開、公平、公正”的競爭原則，使圖書館的文獻資源采購工作步上一個規(guī)范運作的良性臺階。

二、文獻信息資源招標采購形式的選擇及其操作步驟

招標投標作為大額采購的一種主要交易方式在國外已有多年的歷史。招標活動按照不同的標準可以劃分為多種形式。按其性質劃分，可分為公開招標(即無限競爭性招標)和邀請招標(即有限競爭性招標)；按競爭范圍劃分，可分為國際競爭性招標和國內競爭性招標等等。

不同類型文獻資源的招標采購方式，必須根據出版發(fā)行市場情況和各館的需求，做好充分的調研，選擇既符合規(guī)范又切實可行的招標形式。就廣東工業(yè)大學圖書館而言，近年的中文圖書、外文期刊、中文期刊都采取了招標的方式進行采購。首先根據不同的文獻類型，確定不同的招標方式。一是中文圖書，相對來說其發(fā)行市場最為成熟，加之國內中文圖書發(fā)行市場發(fā)行商眾多、競爭激烈，采取了公開招標的方式，從中選出價格優(yōu)惠、服務完善的供應商；二是外文期刊，由于國家授權期刊進口權的公司只有中國圖書進出口集團公司、中國國際圖書貿易總公司、中國教育圖書進出口公司幾家，所以采取了邀請招標的方式。三是中文期刊的采購，由于近年有實力和競爭能力的中文期刊發(fā)行商不斷涌現(xiàn)，打破了郵局期刊發(fā)行的壟斷地位，中文期刊發(fā)行市場的成熟，大大拓寬了圖書館訂購期刊的渠道，該館采取了公開招標的方式選定中文期刊采購的代理商。

一般情況下，一個較為完整和規(guī)范的采購項目都包含一些共同的環(huán)節(jié)或階段。具體的程序步驟如圖1：

圖書館書刊采購需求的提出和確定階段。圖書館根據學校專業(yè)設置情況，制訂保證重點、兼顧全面、立足發(fā)展、著眼未來的計劃采購，避免采購的盲目性、無計劃性和無重點性。所以要確定哪些文獻類型需要招標采購。

選擇采購模式和方式。選擇適當的采購方式十分重要，如果采購方式選擇不當，不僅會影響采購的時效性，而且會造成人力、資源的不必要浪費，甚至引起腐敗問題。圖書館應根據書刊市場的發(fā)行情況，對不同的文獻類型采取了不同的招標采購模式。如中文圖書采購一般是多品種、小數量、多批次采購，即使在一個財政年度內也不是一次采購完成，是持續(xù)和分批次進行的，模式是適度集中的基礎上分批次采購。外文期刊和中文期刊都只是每年征訂一次，圖書館每年采購期刊的品種和數量都是確定的，宜采取一次性的公開招標或邀請招標。

撰寫標書。選擇了采購模式后，根據所要招標的內容撰寫標書。標書的內容應包括三大部分。第一部分為招標邀請、招標公告。第二部分為招標項目內容與要求，包括項目內容、服務要求。第三部分為投標須知，包括招標方式、對投標單位的要求、投標文件的組成、投標文件的編制、截止投標期、有關費用、廢標、評標方法等內容。

發(fā)布招標公告。通常的做法是在廣東省教育廳或廣東省招標中心的網站上刊登采購通告，或者將有關通告直接送達有關供應商。

評標。為了實現(xiàn)圖書館文獻資源采購的目標，由專家組成的招標小組需要對供應商進行適當選擇，即必須對供應商的資格進行審查。只有合格的、合法的供應商才能參與圖書館的采購活動。對供應商的資格審查內容應包括：申請人是否有能力和資格承擔招標項目，供應商送審的材料是否有效和可靠，供應商是否有違法行為等，最終確定合格、合法的供應商范圍。評標委員會依照投標人能否最大限度地滿足招標文件中規(guī)定的各項綜合評價標準的原則來確定中標人。

確定執(zhí)行采購供應商并簽訂采購合同。采購供應商一旦確定下來就需要按既定的程序和規(guī)則進行操作。無論通過哪家供應商中標，最終都要形成一個書面合同，從而對雙方的權利和義務進行約束。合同的內容包括：項目內容、交貨時間、交貨地點、結算方式、付款方式、服務承諾等。為了保證供應商按合同履行義務，在供應商簽訂采購合同時需交納一定數額的履約保證金。

供應商按要求履行采購合同。供求雙方簽訂采購合同后，文獻資源的采購開始進入合同執(zhí)行階段。簽約的供應商必須按合同的各項規(guī)定，向圖書館提供書刊和服務。簽訂合同的雙方都不能單方面修改合同，否則，違約的一方必須向另一方賠償相關損失。

采購實體的檢查和驗收。一般情況下。我們在合同執(zhí)行結束時對合同執(zhí)行的最終成果進行檢查和驗收，它是文獻采購預期目標的重要環(huán)節(jié)。

學校財務處與供應商的資金結算。學校財務處直接掌握支付的手段。在采購合同執(zhí)行完畢后，按驗收證明、文獻采購合同的有關規(guī)定，向合同供應商支付貨款。在財務處辦理資金結算后，把事先收取的合同履約保證金退還給供應商。

圖書館及監(jiān)管部門的效果評估。作為招標采購的終點環(huán)節(jié)，圖書館和有關監(jiān)督部門須對已采購的文獻資源、供應商的資信及履行合同的能力等情況進行綜合評估，以總結經驗并發(fā)現(xiàn)存在的問題，并將結果和評估信息反饋給有關部門。如果供應商存在盜版書刊、服務不到位等問題，就取消其進一步參與以后的文獻招標采購機會。

三、圖書館文獻信息資源招標采購的思考

在圖書招標采購過程中，各種問題的涌現(xiàn)，需要高校圖書館正視并積極采取措施。從已經實行招標采購的高校圖書館的采購工作并結合本校圖書館招標采購工作現(xiàn)狀來看，目前圖書館中文圖書招標采購存在以下問題值得去思考。

1．書商之間無序競爭，造成行業(yè)服務質量下降

目前圖書館文獻資源招標最大的誤區(qū)是在招標中過多地考慮價格折扣因素而不計其余，這必然導致書商之間的惡性競爭，對雙方都不利。有些書商為了占領市場，投標時隨意報價，不考慮自身實際承受能力和成本，常常以最低報價而中標。其直接的后果，就是把一些實力雄厚的書商排斥在外，而使一些民間的小書店成為圖書館的供書商，因為折扣太低，供應商必然從服務、圖書以次充好等其他方面著手，導致整個行業(yè)服務質量下降，影響了圖書館的圖書采購質量。我們都知道，影響圖書折扣的因素是多方面的，裝幀、用紙及印數、暢銷書與滯銷書等，都可以在價格的折扣上有著不同的體現(xiàn)，特別是高校圖書館收藏的專業(yè)性很強的圖書，出版發(fā)行量很低，折扣空間很小。因此，籠統(tǒng)地規(guī)定一個最低標底勢必給圖書館實際購書和訂到率帶來不利的影響。

2．采購過程中缺乏有效的監(jiān)管，難以保證圖書質量

在相應的圖書采購計劃、采購方式的選擇與實施以及招標采購全過程的監(jiān)管方面，缺少更有力的辦法和措施。例如，在評標過程中，評標委員會只能按照招標書的介紹來評判，沒有辦法對投標人的資格、能力、信譽等方面做出審查，也沒辦法對招標書商的承諾做出真?zhèn)闻袛唷€別書商為了達到中標的目的，不惜犧牲一時自己的利益打擊其它書商，雖然中了標，但中標后是否兌現(xiàn)承諾，就成了圖書館與供應商的事情。國內現(xiàn)階段很多書商都把追逐利潤放在第一位，完全跟著市場走，所能提供的多是市面上賣得好的書，圖書品種看似繁多，但很多為閑雜消遣性的，與高校的需求不符，這是許多綜合性圖書批發(fā)銷售部門的屬性決定的，從而影響圖書館的采購質量。由于適合高校圖書館收藏圖書品種少，可選擇面窄，使得各館無法完成采購任務，有的圖書館只好加大圖書復本量來彌補品種的不足，以完成合同金額。在經費緊缺的今天，這又是另一種形式的浪費。更嚴重的是長此以往導致了圖書館藏書品種的匱乏和藏書結構的變化。

3．招標程序復雜且效率低下

現(xiàn)在各高校普遍實行的是按年度招標或每次大額集中采購時招標。由于招標程序復雜，周期長、牽涉精力大，從草擬標書發(fā)布招標公告到完成招標程序，需要1～2個月的時間，如果每年都搞招標，就會造成圖書采購的成本高，效率低，而館領導和圖書采訪人員也無法將主要精力專注于業(yè)務工作上，影響了圖書館的圖書采購計劃。

四、結束語

圖書館的資源建設是一個長期積累的過程，任何片面追求經濟效益，只顧眼前的短期行為都將影響其完整性和系統(tǒng)性，館藏質量才是圖書館人追求的最高目標。筆者認為，在招標過程中，要處理好經濟效益與采購質量的關系，這就需要在招標方和投標方的利益關系中找到一個最佳的平衡點；要做好書商的考察和篩選工作；在招標采購實踐中一定要注意揚長避短，充分發(fā)揮這種新采購模式的優(yōu)點，注意克服招標采購可能帶來的弊端。

(文字編輯、責任校對：王麗華)

作者簡介：黃艷芬(1966－)，女，漢族，副研究館員，在職碩士研究生；主要研究方向：文獻資源配置、文獻資源分類編目。