企業(yè)檔案工作的潤滑劑——檔案公關(guān)

李蘊華

“公關(guān)”即公共關(guān)系，專業(yè)的定義是“公共關(guān)系是一種獨特的管理職能，它能幫助建立和維護一個組織與其他各類公眾之間傳播、理解、接受和合作的相互關(guān)系”。可見，公關(guān)是一種管理功能，它建立并維護一個組織和其相關(guān)者之間的互利互惠關(guān)系。具體到日常工作，公關(guān)是一種“認知管理”，它既能夠幫助組織讓其相關(guān)方更好地了解自己，同時，也幫助組織更好地了解相關(guān)方。

檔案工作者給人的印象往往相對封閉，每日駐足于辦公室或是檔案庫房內(nèi)，除了提供借閱似乎就很少有與外界接觸的機會。事實上在企業(yè)檔案工作中，檔案人員經(jīng)常需要與其他企業(yè)、機構(gòu)以及企業(yè)內(nèi)各部門的工作人員溝通交流，可以說檔案工作從本質(zhì)上就具有服務(wù)性質(zhì)，妥善處理與方方面面的工作關(guān)系，對做好檔案工作至關(guān)重要。新世紀的企業(yè)公關(guān)已擺脫公眾的偏見并逐漸為企業(yè)所重視，而檔案工作者可以借鑒有益的公關(guān)經(jīng)驗與技巧，通過開展積極合理的檔案公關(guān)，使企業(yè)檔案工作的重要性廣為人知，吸引更多人的關(guān)注，同時也使檔案工作的日常交流與合作更順暢，真正起到檔案工作潤滑劑的功用。

本文提出“檔案公關(guān)”的概念，將專業(yè)領(lǐng)域的公關(guān)內(nèi)涵引申至檔案工作范疇。就企業(yè)檔案工作領(lǐng)域而言，檔案公關(guān)的內(nèi)涵相對簡單，其主要目的是通過宣傳使檔案部門的工作職能為更多行外人所了解，并建立有效的溝通渠道，使檔案部門與其他企業(yè)、機構(gòu)以及企業(yè)內(nèi)部其他部門能順暢交流，及時解決工作中的各種問題，避免不必要的誤會和損失。要達到這一目的，企業(yè)檔案公關(guān)應(yīng)著重注意兩項工作的開展：一是樹立檔案部門形象，二是建立順暢的檔案工作交流渠道。

樹立檔案部門形象，不只是簡單地發(fā)發(fā)宣傳稿件，還應(yīng)考慮宣傳渠道的有效性，如在企業(yè)內(nèi)部，宣傳欄、內(nèi)刊、內(nèi)部網(wǎng)等哪一種宣傳方式更受大家歡迎，效果更顯著。積極溝通不必經(jīng)常發(fā)郵件、打電話，而應(yīng)該掌握關(guān)鍵時間點，有針對性地適時交流，既保證工作的順利執(zhí)行，又不會太繁瑣，讓人有不堪其擾之感。

一、從內(nèi)外兩方面樹立檔案部門自身形象

外在方面，檔案部門首先應(yīng)積極開展宣傳，擴大檔案工作的影響，力求樹立良好的整體形象?？梢赃x擇的宣傳陣地包括黑板報、宣傳欄、內(nèi)刊、內(nèi)部網(wǎng)等等，當(dāng)然所宣傳的內(nèi)容應(yīng)與大多數(shù)同事的工作、生活相關(guān)，不能完全講解檔案專業(yè)理論知識，還應(yīng)有一定的實踐指導(dǎo)性，如可以在講解企業(yè)歸檔范圍及要求等工作內(nèi)容的同時，也介紹一下家庭檔案的管理等生活常識，拉近大家與檔案的距離，將檔案管理知識融入人們的日常生活。當(dāng)檔案管理逐漸成為一種工作習(xí)慣，其他部門人員也就不會覺得由自己完成立卷歸檔有多么繁瑣了，畢竟有序管理的方便高效是顯而易見的。其次，為體現(xiàn)檔案人的職業(yè)特點，檔案工作者著裝雖然不要求統(tǒng)一高檔，但也應(yīng)端莊大方、整潔清爽。得體的裝扮是對他人的尊重，也會有助于在工作中建立檔案人員的專業(yè)形象。

內(nèi)在方面，檔案人員應(yīng)不斷提高自身素質(zhì)，至少應(yīng)熟練掌握各項檔案規(guī)章制度，這樣在為各部門人員解答檔案相關(guān)問題時才能清晰流利。只有具備優(yōu)秀的專業(yè)素養(yǎng)，才能得到他人的尊重，也才能獲得理解和支持。涉外企業(yè)檔案工作者還應(yīng)注重外語學(xué)習(xí)，有時檔案利用者查詢外文檔案，會直接說出外文原名，即便有中文對照，如果對外文一竅不通也可能會阻礙查找利用，進而降低檔案部門的工作效率，對檔案部門的形象產(chǎn)生不利影響。在計算機知識方面，檔案人員更應(yīng)緊跟時代步伐，不論是企業(yè)自身發(fā)展還是檔案信息化建設(shè)的需要，計算機知識都是工作交流中必不可少的，如果能夠精通計算機知識，在工作中將無往而不利。一個專業(yè)知識過硬又有良好計算機、外語能力的檔案人員，更容易被大家所接受，也就能更好地開展檔案公關(guān)。

二、在企業(yè)內(nèi)部建立暢通的檔案工作交流渠道

在檔案收集工作中，檔案部門應(yīng)隨時關(guān)注企業(yè)動態(tài)、了解企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，在重要合同簽署、大型項目執(zhí)行完畢或重要人員離職時，及時與相關(guān)部門和責(zé)任人聯(lián)系，通過認真誠懇地溝通，建立穩(wěn)固的合作關(guān)系，敦促其將重要文件收集歸檔，防止不必要的檔案流失。當(dāng)然，如果企業(yè)已建立了嚴密的檔案管理規(guī)章，各項檔案工作本就應(yīng)有序進行，檔案人員似乎不必主動出擊，但在實際工作中，適時的提醒常常可以避免一些不愉快事情的發(fā)生，防患于未然比事后懲罰對企業(yè)更有利，所需的只是檔案工作者以更積極的工作態(tài)度，在自己力所能及的范圍多與有關(guān)部門、人員交流，收集信息并多加注意，如此而已。

在檔案利用工作中，檔案人員通過與檔案利用者的接觸、訪問，可以隨時了解哪些種類的檔案資料有更高的利用率，對這些檔案可以投入更多的精力加深了解，同時進行相關(guān)的檔案編研工作，從而有針對性地提高檔案工作效率，更好地滿足檔案利用者的需求，并可促使利用者更積極地提供參考建議，進而形成檔案利用的良性循環(huán)。

在檔案工作的各個環(huán)節(jié)，檔案人員都應(yīng)重視與相關(guān)人員的工作交流，積極認真地聽取意見和建議。這樣，在檔案工作水平得以不斷提高的同時，也能有力保證檔案工作充分適應(yīng)企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展的需求。只有與企業(yè)發(fā)展同步，檔案資料的無形價值才有更大可能轉(zhuǎn)化為實實在在的經(jīng)濟效益，檔案工作的價值也才能得到真正體現(xiàn)。

企業(yè)檔案公關(guān)，除了上述兩大要點，在工作細節(jié)方面也時常要運用到一些公關(guān)技能。檔案人員不是專業(yè)的公關(guān)人士，不需要具備所有素質(zhì)，但有些基本公關(guān)技能是各行各業(yè)的專業(yè)人士都應(yīng)具備的，比如接、打電話的技巧，接待來訪者的態(tài)度及用語，與同事商談工作時是否細致耐心等等，這不僅僅是個人涵養(yǎng)與素質(zhì)的體現(xiàn)，也關(guān)系到部門乃至企業(yè)形象。一句問候、一個微笑做起來并不困難，卻可以營造融洽的工作氛圍，在使工作心境更開朗的同時也讓工作運行更流暢，與人為善總是會有回饋的。

檔案公關(guān)可以說是檔案工作者為進一步提高檔案工作質(zhì)量而采取的一系列措施，也許并不顯得那么必須和迫切，但確實有益無害值得嘗試。檔案公關(guān)與檔案工作整體的關(guān)系，就象潤滑劑與機械設(shè)備一樣，沒有潤滑劑也許機器仍能運轉(zhuǎn)，但其效率會在無形中降低，更不用說一些看不見的損耗會導(dǎo)致機器的停轉(zhuǎn)甚至崩潰，因此每個技術(shù)人員都知道潤滑劑的重要，而每位檔案工作者也應(yīng)重視檔案工作的潤滑劑——檔案公關(guān)。

作者單位：中國水利電力對外公司