從“死檔”成因談附件的著錄與編目（４則）

從“死檔”成因談附件的著錄與編目

《浙江檔案》2005年第11期上卞咸杰的文章，指出了檔案網(wǎng)站宣傳與推廣要注意的幾個(gè)問題。一、要明確檔案網(wǎng)站宣傳與推廣的目的。1、提升網(wǎng)站的知名度。通過各種方式在各種媒體上廣泛宣傳，培養(yǎng)用戶對檔案網(wǎng)站及其相關(guān)服務(wù)的認(rèn)知程度及利用意識，使檔案網(wǎng)站從同類型的網(wǎng)站中顯現(xiàn)出來，以特定的身份展現(xiàn)給檔案用戶，達(dá)到增加品牌效應(yīng)的目的。2、增加檔案用戶的數(shù)量。通過各種推廣渠道留住用戶的眼球，讓用戶有機(jī)會看到檔案館（室）的基本情況，才有可能使用戶成為該館（室）的真正用戶。3、架構(gòu)檔案服務(wù)的新平臺。讓廣大瀏覽者和用戶了解這一服務(wù)的新形式，借助于互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢開展服務(wù)，滿足更多的利用者各種不同的利用要求。

二、要注意檔案網(wǎng)站宣傳與推廣的策略。1、橫向整合檔案網(wǎng)站的宣傳與推廣策略。按照用戶獲取檔案網(wǎng)站信息的來源分，檔案網(wǎng)站的宣傳與推廣也有網(wǎng)上與網(wǎng)下之分；按照用戶獲取檔案網(wǎng)站信息的主動性和被動性來分，檔案網(wǎng)站的宣傳與推廣也有主動與被動之分；按照用戶了解檔案網(wǎng)站信息所利用的具體手段分，有搜索引擎、新聞組、ＢＢＳ、郵件列表、友情鏈接等。2、縱向整合檔案網(wǎng)站的宣傳與推廣策略。檔案網(wǎng)站發(fā)布初期、發(fā)展期和穩(wěn)定期三個(gè)不同階段所采用的宣傳與推廣方法有一定的差別。3、借助用戶數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)溝通的“一對一”。了解用戶的上網(wǎng)動態(tài)和需求。4、要掌握檔案網(wǎng)站所處的特定環(huán)境。

三、檔案網(wǎng)站宣傳與推廣要堅(jiān)持一定的原則。1、樹立服務(wù)第一的理念。2、處理好保密與開放的關(guān)系。3、網(wǎng)站內(nèi)容更新要及時(shí)。4、盡量使用免費(fèi)登錄服務(wù)。

四、要選用適宜的宣傳與推廣方法。1、注冊搜索引擎是檔案網(wǎng)站宣傳與推廣的首選方式，可以提高檔案網(wǎng)站被訪問的機(jī)率，從而擴(kuò)大檔案網(wǎng)站的影響力。2、與相關(guān)網(wǎng)站權(quán)情鏈接，網(wǎng)站鏈接首先要注意相關(guān)站點(diǎn)的質(zhì)量和訪問者的類型，因?yàn)檫@在很大程度上直接影響到由鏈接而產(chǎn)生的訪問量。3、在ＢＢＳ上作宣傳。一是選擇最為適合的信區(qū)進(jìn)行散發(fā)；二是充分利用好主題行的作用，把要發(fā)布的檔案網(wǎng)站用言簡意賅的句子表達(dá)出來，以增強(qiáng)帖子的可讀性；三是掌握技巧避免廣告之嫌，宜選用討論問題的方式在有意或無意中推廣檔案網(wǎng)站。4、利用網(wǎng)上廣告。

檔案網(wǎng)站宣傳與推廣要注意的幾個(gè)問題

《浙江檔案》2005年第11期上卞咸杰的文章，指出了檔案網(wǎng)站宣傳與推廣要注意的幾個(gè)問題。一、要明確檔案網(wǎng)站宣傳與推廣的目的。1、提升網(wǎng)站的知名度。通過各種方式在各種媒體上廣泛宣傳，培養(yǎng)用戶對檔案網(wǎng)站及其相關(guān)服務(wù)的認(rèn)知程度及利用意識，使檔案網(wǎng)站從同類型的網(wǎng)站中顯現(xiàn)出來，以特定的身份展現(xiàn)給檔案用戶，達(dá)到增加品牌效應(yīng)的目的。2、增加檔案用戶的數(shù)量。通過各種推廣渠道留住用戶的眼球，讓用戶有機(jī)會看到檔案館（室）的基本情況，才有可能使用戶成為該館（室）的真正用戶。3、架構(gòu)檔案服務(wù)的新平臺。讓廣大瀏覽者和用戶了解這一服務(wù)的新形式，借助于互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢開展服務(wù)，滿足更多的利用者各種不同的利用要求。

二、要注意檔案網(wǎng)站宣傳與推廣的策略。1、橫向整合檔案網(wǎng)站的宣傳與推廣策略。按照用戶獲取檔案網(wǎng)站信息的來源分，檔案網(wǎng)站的宣傳與推廣也有網(wǎng)上與網(wǎng)下之分；按照用戶獲取檔案網(wǎng)站信息的主動性和被動性來分，檔案網(wǎng)站的宣傳與推廣也有主動與被動之分；按照用戶了解檔案網(wǎng)站信息所利用的具體手段分，有搜索引擎、新聞組、ＢＢＳ、郵件列表、友情鏈接等。2、縱向整合檔案網(wǎng)站的宣傳與推廣策略。檔案網(wǎng)站發(fā)布初期、發(fā)展期和穩(wěn)定期三個(gè)不同階段所采用的宣傳與推廣方法有一定的差別。3、借助用戶數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)溝通的“一對一”。了解用戶的上網(wǎng)動態(tài)和需求。4、要掌握檔案網(wǎng)站所處的特定環(huán)境。

三、檔案網(wǎng)站宣傳與推廣要堅(jiān)持一定的原則。1、樹立服務(wù)第一的理念。2、處理好保密與開放的關(guān)系。3、網(wǎng)站內(nèi)容更新要及時(shí)。4、盡量使用免費(fèi)登錄服務(wù)。

四、要選用適宜的宣傳與推廣方法。1、注冊搜索引擎是檔案網(wǎng)站宣傳與推廣的首選方式，可以提高檔案網(wǎng)站被訪問的機(jī)率，從而擴(kuò)大檔案網(wǎng)站的影響力。2、與相關(guān)網(wǎng)站權(quán)情鏈接，網(wǎng)站鏈接首先要注意相關(guān)站點(diǎn)的質(zhì)量和訪問者的類型，因?yàn)檫@在很大程度上直接影響到由鏈接而產(chǎn)生的訪問量。3、在ＢＢＳ上作宣傳。一是選擇最為適合的信區(qū)進(jìn)行散發(fā)；二是充分利用好主題行的作用，把要發(fā)布的檔案網(wǎng)站用言簡意賅的句子表達(dá)出來，以增強(qiáng)帖子的可讀性；三是掌握技巧避免廣告之嫌，宜選用討論問題的方式在有意或無意中推廣檔案網(wǎng)站。4、利用網(wǎng)上廣告。

從一條新聞?wù)勯_放檔案的程序

2005年第12期《中國檔案》張彥杰的文章指出，近日甘肅省檔案館將其保存已久的五封“密檔”公布于眾。以檔案工作常識來看，像這樣毫無涉密內(nèi)容的民國檔案，在檔案館是不可能定上密級的，更不會成為“密檔”。然而在網(wǎng)絡(luò)媒體和平面媒體的宣傳中，卻因?yàn)槭褂昧恕懊軝n”、“內(nèi)幕”等詞匯而迅速傳播。出現(xiàn)這樣的情況，主要反映出三個(gè)問題。

第一，“密檔”一詞，在檔案界和在公眾媒體的理解和使用上是完全不同的兩個(gè)概念。檔案界所說的“密檔”，是指帶有密級的檔案，而公眾媒體所說的“密檔”，大意是指不為公眾所熟知且能解開歷史事件之謎團(tuán)的檔案文獻(xiàn)。前者側(cè)重于檔案管理中的解密程序和利用范圍，而后者則側(cè)重于檔案內(nèi)容對于歷史事件之撥云見日的利用效果。這一點(diǎn)對我們的啟示就是，檔案界應(yīng)以寬容的心態(tài)對待公眾媒體，我們不必苛責(zé)新聞媒體在使用“密檔”一詞時(shí)與檔案界專業(yè)角度理解上的那份差異，如果僅從檔案宣傳和社會傳播效果去看，我們更應(yīng)當(dāng)持歡迎的態(tài)度。

第二，檔案工作者閱讀和解析檔案文本的能力問題。事實(shí)上，檔案館的工作者大多不具備閱讀和解析檔案文本的能力。管理檔案者把自己的職責(zé)有意無意地定位在管理上，而很少有人去下工夫閱讀和研究檔案文本，所以才有了一份重要檔案在檔案館存放了幾十年突然被“發(fā)現(xiàn)”的情形。國外的檔案界情況也有所不同，如德國、英國等檔案工作較為發(fā)達(dá)的國家，公共檔案館配備有專門的高級職員，其主要職責(zé)就是解讀檔案文本。我國應(yīng)汲取國外檔案工作較為成熟的經(jīng)驗(yàn)，在省級以上國家綜合檔案館建立檔案文本分析員制度，配備一定數(shù)額的高級職員專門負(fù)責(zé)解讀檔案文獻(xiàn)。

第三，檔案的解密與開放程序問題。公布開放檔案的目錄，是檔案開放程序中不可或缺的一個(gè)環(huán)節(jié)。遺憾的是，絕大多數(shù)檔案館在檔案開放中忽略了這一環(huán)節(jié)，我們極少能從公眾媒體上看到開放檔案的目錄。

作者認(rèn)為，現(xiàn)在是到了進(jìn)一步完善開放檔案程序的時(shí)候了。1、滿30年的檔案，檔案館應(yīng)按嚴(yán)格規(guī)定進(jìn)行解密工作，同時(shí)在當(dāng)?shù)氐恼畔⒕W(wǎng)和檔案專業(yè)網(wǎng)站同時(shí)公布開放檔案的目錄，每年進(jìn)行一次，并形成慣例和制度。2、檔案館應(yīng)每年定期召開開放檔案新聞發(fā)布會。檔案部門的最大優(yōu)勢就是館藏的檔案，只有首先利用好自身的優(yōu)勢，使公眾媒體對館藏檔案信息發(fā)生興趣，才能把檔案工作的社會宣傳效果表現(xiàn)出來。

電子文件利用新模式

——電子文件中心

胡杰、張照余在2005年第12期《檔案與建設(shè)》上撰文，指出了目前電子文件管理與利用中面臨的兩大矛盾：1、電子文件非科學(xué)管理與電子文件需求的矛盾。大多數(shù)單位的電子文件處于自生自滅狀態(tài)，正式電子文件往往只進(jìn)行了邏輯歸檔，電子文件的存貯載體不安全，信息記錄格式不標(biāo)準(zhǔn)，電子文件生成的設(shè)備環(huán)境數(shù)據(jù)缺少登記，一些相關(guān)軟件參數(shù)也缺少妥善的保護(hù)措施。2、電子文件的網(wǎng)絡(luò)化利用趨勢與電子文件信息安全的矛盾?，F(xiàn)實(shí)狀態(tài)下，單個(gè)單位無論從財(cái)力還是精力上都很少有條件達(dá)到上述要求。因而成立一個(gè)專門的電子文件中心，負(fù)責(zé)政務(wù)網(wǎng)和公共網(wǎng)有限制的利用現(xiàn)行電子文件，并代為保管接收的電子文件，已經(jīng)成為很多單位的實(shí)踐需要。

作者認(rèn)為，電子文件中心與傳統(tǒng)文件中心并不是一個(gè)概念。電子文件中心的建設(shè)初衷應(yīng)該是網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)行文件的利用中心。電子文件中心的收集范圍應(yīng)該是具有利用價(jià)值的現(xiàn)行電子文件。功能目標(biāo)除了科學(xué)管理外，主要扮演的是文件安全的守護(hù)者和政府信息的傳播者的角色。電子文件中心確切地說是網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)行文件的利用中心，以解決開放主體不統(tǒng)一的矛盾。因?yàn)樗峁┑闹皇且粋€(gè)平臺，負(fù)責(zé)匯總政務(wù)部門的電子文件并提供利用。而利用中所涉及的咨詢問題、專業(yè)問題或法律問題，可以通過政務(wù)網(wǎng)反饋到形成部門加以解決。自此電子文件中心的幕后是誰顯得不那么重要，重要的是開放主體要能夠擴(kuò)大公開信息來源、科學(xué)管理電子文件、保證電子文件信息安全并及時(shí)提供政府的內(nèi)部網(wǎng)和外部網(wǎng)利用。