影響檔案館館藏資料管理的誘因分析

孟曉華

我國(guó)各級(jí)檔案館都收藏了大量的資料,且收集工作仍在進(jìn)行,但在收集以及后期的管理中存在著資料收集的“圖書(shū)館”化,分類(lèi)方法?標(biāo)準(zhǔn)的多樣化,管理的“檔案”化,利用的內(nèi)部化等諸多問(wèn)題?出現(xiàn)這些現(xiàn)象其原因是多方面的,既有深層的歷史原因,也有現(xiàn)實(shí)因素?

一?缺乏可以借鑒的經(jīng)驗(yàn)

在古代,由于階級(jí)等級(jí)?印刷技術(shù)的限制,形成的檔案?典籍遠(yuǎn)不如今日浩瀚,又因?yàn)閼?zhàn)亂或其他原因,保存下來(lái)的有限?同時(shí),檔案館(庫(kù))是作為統(tǒng)治者進(jìn)行有效統(tǒng)治的一個(gè)有力工具存在的,其收藏是以“占有”?控制為目的的,只強(qiáng)調(diào)收藏,不強(qiáng)調(diào)利用,其管理不成為一個(gè)問(wèn)題?在國(guó)外,檔案館與圖書(shū)館等信息服務(wù)機(jī)構(gòu)有著很好的合作關(guān)系,檔案館的館藏以檔案為主,圖書(shū)?實(shí)物或其他用品占的比例很小,關(guān)于資料方面的論述很少?可見(jiàn),如何對(duì)檔案館的資料進(jìn)行管理,無(wú)論是國(guó)內(nèi)還是國(guó)外,除了借鑒檔案管理和圖書(shū)管理外,沒(méi)有可借鑒的現(xiàn)成經(jīng)驗(yàn)?

二?體制的局限

由于我國(guó)檔案館的行政管理采用了集中統(tǒng)一?分級(jí)管理的 “條塊分割”的格局,館際之間并無(wú)職能上甚至協(xié)作上的必然聯(lián)系,各個(gè)檔案館是一些各自獨(dú)立且相互封閉的“點(diǎn)”,造成了中央級(jí)?省級(jí)?地級(jí)?縣級(jí)檔案館之間并沒(méi)有形成一個(gè)有規(guī)劃的檔案館網(wǎng),而是相對(duì)封閉的 “自給自足”,表現(xiàn)在館藏建設(shè)方面,片面地強(qiáng)調(diào)“大而全”?“小而全”,各級(jí)檔案館之間缺乏必要的合作?協(xié)作意識(shí),這種體制直接影響著館藏資料的收集工作?

三?制度的不足

制度是一項(xiàng)工作開(kāi)展的保證?制度不健全直接影響著工作開(kāi)展?fàn)顩r,而制度制定的不科學(xué)或不隨著時(shí)間?環(huán)境的變化而變化,則會(huì)成為阻礙工作發(fā)展的桎梏?影響檔案館資料工作發(fā)展的制度方面原因主要包括三個(gè)方面:

(一)檔案法規(guī)規(guī)章將各級(jí)檔案館的編制直接與館藏量掛鉤是影響檔案館資料量的一個(gè)直接原因?1985年2月,勞動(dòng)人事部?國(guó)家檔案局聯(lián)合下發(fā)《地方各級(jí)檔案館人員編制標(biāo)準(zhǔn)(試行)》規(guī)定,檔案館的“編制人數(shù)應(yīng)隨館藏檔案(包括具有檔案價(jià)值的資料)數(shù)量的增減而相應(yīng)增減”,在經(jīng)費(fèi)方面規(guī)定,以每卷檔案保管?保護(hù)費(fèi)不低于2元計(jì)算?這些規(guī)定使檔案館無(wú)形中擴(kuò)大了資料收集范圍,并抑制了檔案館資料淘汰的動(dòng)力?

(二)制度制定的不科學(xué)?不少檔案館在確定收集資料范圍?制定資料收集制度時(shí),沒(méi)有進(jìn)行全面的調(diào)查?分析和選擇,使得收集資料范圍不明,收集工作比較盲目?

(三)制度不健全?制度的缺位是檔案館資料后期工作(即管理?利用等)跟不上的一個(gè)重要原因?關(guān)于資料的收集,各檔案館或與檔案收集部門(mén)聯(lián)合,或單獨(dú)均制定了資料收集制度,有的還將資料的收集列入單位的工作計(jì)劃和工作人員的目標(biāo)責(zé)任制,但關(guān)于資料的后期管理如采用何種分類(lèi)方法?淘汰標(biāo)準(zhǔn)?提供利用等方面沒(méi)有做出具體的規(guī)定?

四?理論研究滯后

在檔案界,無(wú)論是國(guó)內(nèi)還是國(guó)外,檔案管理及理論研究一直是人們關(guān)注的重點(diǎn)和焦點(diǎn)?而資料一被收集進(jìn)館,好像就萬(wàn)事大吉了?關(guān)于資料的研究,處于被人忽視的角落?而且即使有研究,一般也是實(shí)踐人員(從事資料管理人員)探討如何進(jìn)行收集,重點(diǎn)應(yīng)該收藏什么資料,很少有人研究檔案館收藏的圖書(shū)資料與圖書(shū)館的圖書(shū)資料?單位資料室的圖書(shū)資料有什么區(qū)別,以及如何對(duì)檔案館的圖書(shū)資料進(jìn)行科學(xué)的管理,如何開(kāi)發(fā)利用等問(wèn)題?截至目前,在檔案系統(tǒng)內(nèi),對(duì)檔案館應(yīng)該收藏什么資料認(rèn)識(shí)不一,檔案館的館藏資料沒(méi)有一個(gè)公認(rèn)的界定標(biāo)準(zhǔn),關(guān)于它的分類(lèi)管理?提供利用也是參照檔案或資料進(jìn)行的?

五?“豐富館藏”之累

建國(guó)之初,我國(guó)檔案工作的基礎(chǔ)十分薄弱,存在諸多的問(wèn)題,其中一個(gè)很重要的問(wèn)題就是館藏問(wèn)題,即館藏檔案數(shù)量少?質(zhì)量不優(yōu)?結(jié)構(gòu)不合理?尤其是在20世紀(jì)80年代初,我國(guó)普遍進(jìn)行的撥亂反正?落實(shí)政策?編史修志使檔案利用出現(xiàn)了一個(gè)高潮,更把館藏問(wèn)題突顯出來(lái),“豐富館藏”自此成為各級(jí)檔案館的一個(gè)中心工作,一直延續(xù)至今?經(jīng)過(guò)20多年的努力,各級(jí)檔案館取得很大的成績(jī),館藏檔案量的增長(zhǎng)速度很快?同時(shí),我們也看到,在大力豐富館藏過(guò)程中,由于沒(méi)有可依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn),加上急于求成心理,出現(xiàn)了擴(kuò)大接收范圍?檔案不足資料湊等做法,檔案館的資料量突飛猛漲?舉例來(lái)說(shuō),豐臺(tái)區(qū)檔案館的資料量1984年為5878冊(cè),到1990年則增至15859冊(cè),短短七年的時(shí)間增長(zhǎng)了3倍之多?

六?人的因素

(一)對(duì)資料認(rèn)識(shí)不清?關(guān)于檔案館的館藏資料是什么,具體包括哪些類(lèi)別,在檔案系統(tǒng)內(nèi)沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的認(rèn)識(shí),直接把館藏資料等同于資料的大有人在?

(二)求多?求全心理?幾千年的小農(nóng)經(jīng)濟(jì)意識(shí)?“萬(wàn)事不求人”意識(shí)在人們的頭腦中根深蒂固,在資料的收集上缺乏資源的共享和協(xié)作意識(shí),一味地追求多?全?

(三)功利思想?在數(shù)量與質(zhì)量控制對(duì)比中,數(shù)量更容易讓人控制,也很能說(shuō)明一定的問(wèn)題?因此,在資料收集中,收集人員往往過(guò)多重視數(shù)量因素,忽略了檔案館資料收集的根本原則,擴(kuò)大檔案資料的征集范圍,盲目追求館藏?cái)?shù)量,使收集的資料出現(xiàn)過(guò)多?過(guò)濫現(xiàn)象?

(四)分類(lèi)知識(shí)缺乏?檔案館的資料工作人員很少接受過(guò)資料及分類(lèi)方面的培訓(xùn),館際之間也很少進(jìn)行交流?

(五)資料意識(shí)薄弱,既包括檔案館工作人員的資料意識(shí)也包括社會(huì)的資料意識(shí)?人們對(duì)館藏資料的認(rèn)知程度深淺不一,多數(shù)人認(rèn)為檔案館是檔案的保管利用基地,資料是圖書(shū)館的事?在檔案系統(tǒng)內(nèi),資料工作長(zhǎng)期以來(lái)一直處于補(bǔ)充?輔助地位,其工作條件也沒(méi)有得到充分的保障?社會(huì)上很多人對(duì)檔案館保存資料及什么樣的資料的情況不了解,其中不乏高素質(zhì)人群,如學(xué)者?公務(wù)員等?

作者單位:北京市豐臺(tái)區(qū)檔案局