會(huì)議的經(jīng)濟(jì)與不經(jīng)濟(jì)

有這樣一組數(shù)據(jù)令人咋舌：從1991年到2003年的13年間，中國(guó)行政管理費(fèi)增長(zhǎng)了10.33倍，同期財(cái)政支出增長(zhǎng)了6.28倍，國(guó)民生產(chǎn)總值僅增長(zhǎng)了4.41倍。在財(cái)政支出中，全國(guó)一年會(huì)議支出就高達(dá)1000億元。這1000億元花得是否經(jīng)濟(jì)，是否體現(xiàn)出效率，可以從經(jīng)濟(jì)學(xué)的視角對(duì)其進(jìn)行分析，然后再厘清會(huì)議成本控制的思路。

會(huì)議的成本分析

在經(jīng)濟(jì)學(xué)上，衡量某種產(chǎn)品和服務(wù)是否具有效率，就看其邊際成本與邊際收益能否等值。邊際收益是指人們?cè)谀硞€(gè)數(shù)量水平下愿意為單位產(chǎn)品支付的價(jià)格，而文山會(huì)海的成本遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于老百姓愿意為這樣的產(chǎn)品買單的價(jià)格，因此這樣的產(chǎn)品和服務(wù)提供是效率缺失的。那么，在一場(chǎng)會(huì)議中會(huì)發(fā)生哪些成本呢？

會(huì)議的成本包括直接成本和隱性成本。會(huì)議固定費(fèi)用和會(huì)議彈性費(fèi)用都屬于直接成本。從會(huì)議準(zhǔn)備到會(huì)議結(jié)束所必須開支的經(jīng)費(fèi)屬于固定費(fèi)用范疇，包括車船機(jī)票、市內(nèi)交通、住宿、會(huì)場(chǎng)租賃、就餐、資料費(fèi)等；會(huì)議彈性費(fèi)是指在會(huì)議過程中非硬性支出，可以部分節(jié)約壓縮的費(fèi)用，包括考察學(xué)習(xí)，研討、會(huì)議記錄、攝影、旅游費(fèi)用等。而會(huì)議隱性成本是指會(huì)議人員由單位支付的工資及附加費(fèi)。

從會(huì)議成本構(gòu)成中可以看出，不僅會(huì)議彈性費(fèi)可以壓縮節(jié)約，會(huì)議的固定費(fèi)也可以通過減少會(huì)議時(shí)間、合理選擇會(huì)議地點(diǎn)和合并減少次數(shù)，來控制會(huì)議成本。

會(huì)議的目的就是信息的交流與傳遞，在實(shí)際工作中并不是所有會(huì)議都需要進(jìn)行面對(duì)面交流，如果會(huì)議只是宣讀文件，完全沒有必要在同一時(shí)間同一地點(diǎn)把幾十人、幾百人、甚至上千人集中起來而花費(fèi)巨大的成本。為了實(shí)現(xiàn)信息傳遞交流的目的，可以設(shè)計(jì)多個(gè)方案，通過比較不同方案成本開支的大小，來選擇確定其中費(fèi)用開支最少的一種方案，并據(jù)此方案支出或使用財(cái)政資金，這種方法就是公共支出效益分析方法中的最低費(fèi)用選擇法。

開會(huì)方式的選擇

2003年抗擊非典期間，北京、廣州、香港和臺(tái)灣四地的專家通過視頻會(huì)議系統(tǒng)，研討交流病毒的研究以及疫情控制經(jīng)驗(yàn)，是一個(gè)視頻會(huì)議的經(jīng)典例子。

隨著信息技術(shù)的完善和通訊工具的發(fā)達(dá)，信息傳遞和交流不必再完全依賴傳統(tǒng)的會(huì)議方式，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的信息傳遞、交流方式已經(jīng)多樣化，選擇費(fèi)用最低的方式就成為控制會(huì)議成本的重要方法。電話、傳真、電子郵件可以傳達(dá)信息，但存在無法面對(duì)面交流的障礙，而視頻會(huì)議系統(tǒng)則可以解決這個(gè)問題。

青島環(huán)衛(wèi)局一直期望能夠建立一套高效的會(huì)議系統(tǒng)來提高辦公效率，同時(shí)也為市局行政辦公和管理節(jié)約大量成本。經(jīng)過詳細(xì)的需求分析及嚴(yán)格的測(cè)評(píng)后，安裝了瑞福特公司的視頻會(huì)議系統(tǒng)，其中九個(gè)點(diǎn)的會(huì)議室覆蓋了整個(gè)市局、各基層會(huì)議室及其他相關(guān)科室，實(shí)現(xiàn)了電子會(huì)議，有效進(jìn)行日常管理工作和行政事務(wù)的溝通，提高了辦公效率，節(jié)約了成本。對(duì)于全國(guó)性會(huì)議來說，通過視頻會(huì)議系統(tǒng)可以避免與會(huì)人員的舟車勞頓，而且可以大大提高效率，節(jié)省費(fèi)用。

會(huì)議的預(yù)算控制

對(duì)會(huì)議所產(chǎn)生的財(cái)政支出進(jìn)行成本控制，說到底是個(gè)技術(shù)性要求不高且操作性較強(qiáng)的手段，但這樣的操作必須基于政府部門有成本控制的意愿和動(dòng)力。就湖南衡陽縣壓縮會(huì)議支出的做法來看，政府部門的動(dòng)力來自財(cái)政壓力而非自覺行為。

按照公共選擇理論的觀點(diǎn)，政府官員與普通人一樣其行事的準(zhǔn)則也是追求自身利益的最大化。以文山會(huì)海為例，不僅領(lǐng)導(dǎo)，一般公務(wù)人員也熱衷開會(huì)，以會(huì)代管、以會(huì)創(chuàng)收、以會(huì)享受、以會(huì)逞威、以會(huì)邀功、以會(huì)混事、以會(huì)安撫，每個(gè)人都可以通過開會(huì)獲得自己個(gè)人所需要的東西，開會(huì)甚至成為獲取個(gè)人福利的一種方式。

從這個(gè)角度出發(fā)，文山會(huì)?，F(xiàn)象難以解決的根子在于政府官員的自我利益最大化的追求，因此，解決問題的關(guān)鍵最終需要落腳于建立制度約束機(jī)制，并且完善監(jiān)督機(jī)制。成本化管理還需輔之于完善的預(yù)算編制，嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)制度，這樣才能避免會(huì)務(wù)費(fèi)成為什么開支都可以裝的大籮筐，最終使得開得不夠經(jīng)濟(jì)的會(huì)議變得經(jīng)濟(jì)起來。