看企業(yè)如何開會

如何提高會議的效率？說到底還是制度的問題，有了制度約束，才能有效提高效率，節(jié)約時間。在市場經(jīng)濟競爭環(huán)境下生存的企業(yè)，特別是經(jīng)過競爭取得成功的大企業(yè)的會議制度，值得政府借鑒。對企業(yè)而言，時間就是效率，時間就是企業(yè)的生命。規(guī)模大的公司，都會有一套完備的會議制度，非常有效。

會前。首先要對會議進行分類，針對不同的會議采用不同方法區(qū)別對待。簡單說來，會議可以分為報告型、討論型兩種，前者重在表述、傳達觀點，后者在于議事，而往往效率不好控制的會議正是后一類。

會前做好必要的功課，有專門人員為會議做充分的準備工作，會議班子是所有大企業(yè)必不可少的部門。事先在頭腦中模擬會議的進程，防止形式上的疏漏影響會議的效果，不開無準備的會，不開無目的的會議，可開可不開的會議就不開；不開多議題的會，每次會議只解決一個中心議題，重點多了自然也就沒重點；與議題無關(guān)的人員不要參加會議。

有位領(lǐng)導(dǎo)曾經(jīng)說過這樣一個故事，由于一次會議使自己丟了兩次人。某日他應(yīng)邀趕到會場發(fā)現(xiàn)空無一人，立刻打電話給會議組織者，問地點是否弄錯了，后來得到的答復(fù)卻是會議的時間在明天，于是乎悻悻而歸，可第二天到了開會的時間，會場又找不到這個領(lǐng)導(dǎo)了，原來這個領(lǐng)導(dǎo)將手機丟在了辦公室，自己在會議室開另外一個會，說話忘記了時間。試想，如果會議組織者讓該領(lǐng)導(dǎo)明確了參會的時間地點并加以強調(diào)，并在組織內(nèi)建立規(guī)范的會議制度，完全可以避免這種情況發(fā)生。

會中。會議不按時召開是拖延會議時間、降低會議效率的一個重要因素，在會議召開之前，通報缺席和請假人員，對于遲到人員需要給予一定的制度約束，例如很多企業(yè)推行的罰站或者罰款制度，遲到者自動罰站與遲到時間相同的時間，或者自動罰款與遲到分鐘數(shù)相同的金額等，這些都會從制度上約束相關(guān)人員按時到達會場。在貫徹這些制度的過程中，領(lǐng)導(dǎo)是否按制度辦事是制度能否發(fā)生效力的關(guān)鍵。

有一個很生動的例子，聯(lián)想創(chuàng)業(yè)初期，所有的創(chuàng)業(yè)人員都來自中科院系統(tǒng)，對于會議沒有足夠重視，柳傳志就帶頭倡導(dǎo)了“罰站一分鐘”制度，無論是誰，只要是聯(lián)想員工，無論開什么會議只要遲到了，就自動罰站一分鐘。一位柳傳志的老師，在聯(lián)想的一次會議上開會遲到了。根據(jù)聯(lián)想的規(guī)定，柳傳志當時立即說：請罰站一分鐘，下班后我到您家賠不是。老師的臉當時就紅了，但他還堅持罰站了一分鐘，自從那以后每個開會遲到的人員都會自動罰站一分鐘。這就是聯(lián)想文化的具體體現(xiàn)之一。

在會議進行中，主持人應(yīng)反復(fù)強調(diào)會議目的，以統(tǒng)一大家認識，并要求與會者共同努力以實現(xiàn)預(yù)定目的，把爭論限于對實質(zhì)問題的討論上。不做離題討論；不重復(fù)別人已經(jīng)講過的觀點；對于構(gòu)思不成熟的創(chuàng)新型觀點，應(yīng)鼓勵會后繼續(xù)完善并提交書面建議；不能開議而不決的會議，做到“會而有議，議而有決”。多次會議才能解決的問題，應(yīng)當明確宣布暫時休會，并宣布下次會議的進一步要求，提醒大家早作準備。

會議要少而精，為提高效率，站著開會也無不可。日本科技廳政策研究所會議室就沒有椅子，更沒沙發(fā)，從來是站著開會，以提高效率，便于交流。

會后。每次會議結(jié)束以后，都需要將會議成果文字化，形成會議紀要，經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)確認后傳達給相關(guān)人員，統(tǒng)一大家的認識，為以后的會議奠定更深入討論的基礎(chǔ)。會議紀要這種基礎(chǔ)性的工作往往容易被忽視，但其實很重要，它是會議成果的表現(xiàn)形式，經(jīng)過確認的會議紀要可以作為團隊的行動依據(jù)。

會議紀要中最重要的是會議結(jié)論以及待落實的行動要求。會議結(jié)論要采用盡量客觀、避免歧義的詞語來描述會議的成果，并條理化；對于待落實的行動要求，要明確表述出“什么人在什么時間之前以什么方式完成什么事情”，并需要有專人負責(zé)落實。

有位縣長曾抱怨說，為了決策是否修一條柏油馬路，僅是組織縣里的多個部門召開協(xié)調(diào)會不下十次，可仍然沒有結(jié)論。問題的關(guān)鍵就在于每次大家坐下來，都討論的是同一個問題，市政說市政的、環(huán)保說環(huán)保的、交通說交通的、規(guī)劃說規(guī)劃的，大家都認為自己的觀點表達完了，似乎對方也接受了，會完了也就完了，一切恢復(fù)到開會前，可沒有落實到文字上的東西大家都會按照自己的邏輯去理解、執(zhí)行，因此無法有效推動問題的解決。

政府從企業(yè)會議中到底需要學(xué)什么？“不是管理中會議太多，而是缺乏對會議的管理”，這句管理學(xué)名言真可謂一語中的。