05 知識管理視域下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)

隨著數(shù)字經(jīng)濟(jì)的蓬勃發(fā)展，數(shù)字技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)思維正深刻影響著企業(yè)管理變革。面對日新月異的技術(shù)革新和市場競爭，企業(yè)檔案管理人員也應(yīng)順勢而為，積極引入知識管理理念、方法和工具，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。本文從檔案價值屬性、知識創(chuàng)造與創(chuàng)新、企業(yè)核心競爭力等視角出發(fā)，對知識管理融入企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的重要意義進(jìn)行了探討，提出了強(qiáng)化檔案管理意識與戰(zhàn)略規(guī)劃、深化檔案信息資源整合與利用等路徑與策略，旨在為推動企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)提供有益參考。

在現(xiàn)階段社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中，各企業(yè)的檔案管理工作可以被認(rèn)同為企業(yè)的無形資產(chǎn)，對于提升企業(yè)的競爭力發(fā)揮著非常關(guān)鍵的作用。但是由于各種因素的影響，現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)仍然面臨一定的問題。一方面，由于缺乏對檔案資源的合理利用與開發(fā)，導(dǎo)致大量有價值、可利用的檔案信息處于沉睡狀態(tài)，嚴(yán)重制約了企業(yè)核心競爭力提升；另一方面，一些企業(yè)雖然建有數(shù)字檔案館等信息化基礎(chǔ)設(shè)施，但因未實(shí)現(xiàn)對各類數(shù)據(jù)資源的集成管理與深度挖掘，致使其未能充分發(fā)揮出應(yīng)有作用。因此，大力推進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，既是強(qiáng)化企業(yè)知識資產(chǎn)管理、促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展的客觀要求，也是建設(shè)創(chuàng)新型國家、提高全社會創(chuàng)新能力的現(xiàn)實(shí)需要。

一、知識管理視域概述

知識管理是近年來興起的一個新概念，國內(nèi)學(xué)者對于知識管理的定義有很多種?？梢曰菊J(rèn)為，知識管理就是在信息技術(shù)和知識經(jīng)濟(jì)條件下對組織中的知識進(jìn)行管理，以最有效地獲取、創(chuàng)造、傳遞、分享、應(yīng)用和創(chuàng)新知識的過程。從研究內(nèi)容來看，知識管理包含兩個層次：一是知識本身的管理，即對知識本身及其相關(guān)的資源如人力資源、物質(zhì)資源等的管理；二是知識運(yùn)用與管理的過程，即企業(yè)在創(chuàng)造和管理知識的基礎(chǔ)上，如何通過有效的途徑將知識轉(zhuǎn)化為產(chǎn)品或服務(wù)，實(shí)現(xiàn)知識共享，使其價值得以發(fā)揮，可以把知識管理看作是一種“知識運(yùn)營”活動，它是基于信息技術(shù)的一種新型的戰(zhàn)略管理模式。

二、知識管理視域下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

（一）檔案管理效能的全面躍升

知識經(jīng)濟(jì)時代，信息資源日益成為企業(yè)經(jīng)營管理的核心資產(chǎn)。對此，世界上許多大企業(yè)都在積極地進(jìn)行知識資源的管理與開發(fā)，力圖最大限度地挖掘和利用企業(yè)的隱性知識資源，實(shí)現(xiàn)知識的增值、創(chuàng)新和分享。作為一種重要的無形資產(chǎn)，企業(yè)檔案中蘊(yùn)含著大量有價值的信息，是企業(yè)無形資產(chǎn)的重要組成部分，對其進(jìn)行信息化管理，能夠大大提升企業(yè)的競爭能力。

伴隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理逐漸向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化方向發(fā)展。通過對電子文件進(jìn)行采集、存儲、檢索、加工、利用等過程，構(gòu)建起一個動態(tài)的、高效的、有序的檔案信息庫，以滿足各種應(yīng)用需求。20世紀(jì)90年代以來，美國、日本等發(fā)達(dá)國家掀起了一股“知識工程”熱潮，這一運(yùn)動在21世紀(jì)初達(dá)到高潮。為了順應(yīng)國際趨勢，我國政府也從1994年開始實(shí)施了國家信息化重大工程一一金橋工程，將信息化建設(shè)列為重點(diǎn)工作之一。

（二）企業(yè)核心競爭力的知識賦能

知識經(jīng)濟(jì)時代，企業(yè)間的競爭已不再是產(chǎn)品、服務(wù)、技術(shù)等方面的競爭，而是核心競爭力的競爭。而企業(yè)核心競爭力能否提升的關(guān)鍵在于信息和知識的獲取與創(chuàng)新，這就要求企業(yè)必須高度重視知識管理工作。

企業(yè)檔案管理作為企業(yè)知識管理的重要組成部分，其在提升企業(yè)核心競爭力方面的作用主要體現(xiàn)為：一是知識存儲功能。通過建立檔案信息資源體系，將企業(yè)的業(yè)務(wù)管理活動過程中形成的相關(guān)知識進(jìn)行有效收集和整理，進(jìn)行科學(xué)分類，使之成為可供共享的知識資源，更好地滿足企業(yè)不同崗位人員學(xué)習(xí)、研究、借鑒、復(fù)制、更新、積累和應(yīng)用知識的需求，充分發(fā)揮知識對企業(yè)發(fā)展的支持和推動作用；二是知識服務(wù)功能。通過電子文件系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)等渠道，以數(shù)字化的形式將知識資源向社會大眾開放，促進(jìn)知識流動和擴(kuò)散，拓展知識服務(wù)領(lǐng)域，實(shí)現(xiàn)知識的增值；三是知識創(chuàng)造功能。利用信息化技術(shù)對現(xiàn)有知識進(jìn)行挖掘、提煉、分析，找出其中隱含的規(guī)律、關(guān)系，總結(jié)出新的知識，并對新產(chǎn)生的知識進(jìn)行規(guī)范化管理，最大限度地保證知識的安全性和可靠性，防止知識流失，從而提高知識的利用率。四是知識評價功能。借助數(shù)字化、智能化的信息技術(shù)，可以從多個角度對所存儲的知識資源進(jìn)行多維度的定量分析，準(zhǔn)確客觀地反映知識資源的真實(shí)價值，為企業(yè)的決策提供重要參考依據(jù)。

（三）檔案管理現(xiàn)代化的技術(shù)驅(qū)動

隨著社會的不斷發(fā)展，信息技術(shù)在我國各個領(lǐng)域都得到了廣泛應(yīng)用。這其中包括企業(yè)檔案管理在內(nèi)的許多領(lǐng)域，檔案部門是國家信息資源的重要組成部分，也是一種重要的社會文化資源，同時還是企業(yè)日常工作中不可或缺的重要環(huán)節(jié)。新時期下檔案管理部門需要適應(yīng)時代的變化和發(fā)展，加強(qiáng)信息化建設(shè)，優(yōu)化管理模式，提升自身價值。與此同時，大數(shù)據(jù)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)等新型技術(shù)的出現(xiàn)為檔案管理提供了全新的思路和手段，有利于推動檔案管理走向現(xiàn)代化。

三、知識管理視域下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)面臨的主要問題

（一）檔案管理意識的滯后性

在當(dāng)前信息技術(shù)發(fā)展日新月異的大環(huán)境下，企業(yè)檔案管理也面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。為了適應(yīng)時代的發(fā)展和企業(yè)管理的要求，檔案管理部門需要將自己的服務(wù)理念和服務(wù)方式進(jìn)行改革，逐漸實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)模式向信息化、數(shù)字化的轉(zhuǎn)變。但由于部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)缺乏對檔案工作的重視，導(dǎo)致了檔案管理意識的滯后性，這就使得檔案管理信息化建設(shè)出現(xiàn)了很多問題，阻礙了企業(yè)知識管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。一是許多企業(yè)仍然缺乏有效的信息收集機(jī)制，不能及時了解最新動態(tài)和市場信息，因此無法為企業(yè)決策提供有力依據(jù)；二是缺乏檔案資源建設(shè)的整體規(guī)劃，沒有將檔案資源的建設(shè)與企業(yè)發(fā)展緊密結(jié)合起來，從而導(dǎo)致企業(yè)資產(chǎn)流失嚴(yán)重；三是缺乏對現(xiàn)有檔案信息的充分利用，不能夠?qū)n案信息與業(yè)務(wù)工作相融合，形成知識庫，最終影響到企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展；四是檔案安全意識淡薄，造成檔案丟失或被篡改等情況時有發(fā)生，嚴(yán)重威脅了企業(yè)利益。

（二）信息化技術(shù)的瓶頸制約

信息技術(shù)在企業(yè)知識管理中的應(yīng)用，對促進(jìn)企業(yè)知識管理模式轉(zhuǎn)型升級、提升企業(yè)核心競爭力具有重要意義。但是，當(dāng)前我國企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)普遍面臨著信息化技術(shù)瓶頸問題，主要表現(xiàn)為以下三個方面：第一，檔案信息的數(shù)字化程度不高。據(jù)不完全統(tǒng)計，目前我國約有 70% 的檔案尚未實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，沒有形成真正意義上的電子檔案。這不僅嚴(yán)重制約了檔案信息資源開發(fā)利用的廣度與深度，而且阻礙了檔案管理信息化進(jìn)程；第二，檔案信息安全保障能力較弱。雖然當(dāng)前檔案信息已由紙質(zhì)向電子化轉(zhuǎn)變，但仍存在著諸多安全隱患，如檔案原件及檔案電子化過程中產(chǎn)生的文檔碎片被非法竊取，敏感檔案因網(wǎng)絡(luò)攻擊而遭到篡改、泄露等；第三，檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)滯后。長期以來，我國企業(yè)檔案信息化工作基本處于各自為政的狀態(tài)，缺乏統(tǒng)一的行業(yè)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，造成了檔案信息共享困難、系統(tǒng)集成難、數(shù)據(jù)難以互通等問題。

（三）檔案信息資源整合的復(fù)雜性

目前我國企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)還處于起步階段，整體水平不高，其面臨的困難和問題有很多，其中一個主要方面就是檔案信息資源整合的復(fù)雜性。這不僅影響到企業(yè)信息化建設(shè)的效果，而且制約著企業(yè)檔案價值的發(fā)揮。

所謂檔案信息資源整合的復(fù)雜性，即指檔案信息資源的分散與整合過程中所涉及的一些復(fù)雜性因素。在實(shí)踐中，由于缺乏有效的組織管理手段，導(dǎo)致大量重要檔案信息丟失或損壞；由于缺乏科學(xué)的分類標(biāo)準(zhǔn)，造成各類檔案信息混雜在一起難以鑒別，從而給信息檢索帶來麻煩：由于缺乏必要的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，難以實(shí)現(xiàn)各部門間檔案信息資源共享，造成了巨大的社會資源浪費(fèi)。

四、知識管理視域下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)優(yōu)化策略

（一）強(qiáng)化檔案管理意識與戰(zhàn)略規(guī)劃

隨著科技的不斷進(jìn)步和社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，新時代對于企業(yè)的檔案管理提出了更高的要求。企業(yè)需要強(qiáng)化檔案管理意識，將其作為一項重要任務(wù)來抓，不斷提升員工的檔案管理水平，使之成為企業(yè)的寶貴財富。

制定科學(xué)合理的戰(zhàn)略規(guī)劃是做好企業(yè)檔案管理工作的關(guān)鍵，只有科學(xué)的戰(zhàn)略規(guī)劃才能有效推動企業(yè)檔案管理工作的順利開展，實(shí)現(xiàn)資源共享，提高檔案管理效率。企業(yè)應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，制定符合自身特點(diǎn)的檔案管理戰(zhàn)略，并將其融入到企業(yè)的整體發(fā)展規(guī)劃中去，確保檔案管理工作能夠得到足夠的支持和保障。還需要根據(jù)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的調(diào)整及時更新和完善檔案管理戰(zhàn)略規(guī)劃，以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需求。

（二）提升信息化技術(shù)與安全保障

在大數(shù)據(jù)時代背景下，傳統(tǒng)檔案工作中存在的問題愈發(fā)凸顯，不利于企業(yè)內(nèi)部知識的傳播與共享，嚴(yán)重阻礙了企業(yè)創(chuàng)新能力的發(fā)揮。在此背景下，需要借助信息化技術(shù)將現(xiàn)有檔案資源進(jìn)行整合，建立健全數(shù)據(jù)庫，對企業(yè)知識資源進(jìn)行搜集與處理，不斷完善知識圖譜，更好地服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展。在此過程中，應(yīng)重視信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，通過合理配置網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器等硬件設(shè)施來提升信息存儲與傳輸效率，確保數(shù)據(jù)信息能夠得到有效保存，也要注意加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)安全防護(hù)體系的構(gòu)建，嚴(yán)防信息泄露，維護(hù)企業(yè)利益。

（三）深化檔案信息資源整合與利用

目前，我國企業(yè)檔案管理大多是由檔案管理員來完成，缺乏有效的組織和協(xié)調(diào)，這使得檔案管理工作效率低下、效果不佳。要實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的高效利用，就必須建立健全檔案信息資源整合機(jī)制，明確各部門的職責(zé)和分工，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，如云計算、大數(shù)據(jù)等，提高檔案信息資源整合的效率和質(zhì)量，針對不同的檔案信息資源，應(yīng)采取不同的整合策略和方法，如對于行政類檔案，可以將其與人事檔案進(jìn)行整合，建立員工電子檔案庫對于財務(wù)類檔案，則可以將其與財務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，建立財務(wù)數(shù)字檔案庫；而對于企業(yè)重要的經(jīng)營活動類檔案，則可以與相關(guān)的經(jīng)營數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，建立經(jīng)營數(shù)字檔案庫。

（四）加強(qiáng)檔案管理人員隊伍建設(shè)與激勵

企業(yè)檔案管理人員作為企業(yè)重要的人才資源，其隊伍的建設(shè)與激勵水平在很大程度上決定著企業(yè)知識管理的效率。因此，以知識管理視角來優(yōu)化企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)策略，必須重視檔案管理人員隊伍的建設(shè)和激勵問題。加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)，提升其綜合能力，增強(qiáng)其對新技術(shù)、新設(shè)備的掌握能力。針對不同對象、不同層次檔案工作者，檔案部門應(yīng)根據(jù)未來檔案工作的發(fā)展趨勢和結(jié)合本單位檔案工作的實(shí)際情況，制定切實(shí)可行的培訓(xùn)計劃，既注重對檔案管理專業(yè)知識的培訓(xùn)，又兼顧計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、法律等方面知識的傳授，還要加強(qiáng)職業(yè)道德教育。崗位培訓(xùn)可采取靈活多樣的培訓(xùn)形式，如參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)班、專題講座、組織檔案人員外出學(xué)習(xí)等等。還要注重對檔案管理人員的激勵機(jī)制建設(shè)，通過設(shè)置合理的薪酬福利制度和晉升通道，吸引高素質(zhì)人才加入檔案管理工作中來，激發(fā)其積極性和創(chuàng)造性。

結(jié)語

綜上所述，信息時代的到來，為企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)提供了契機(jī)，同時也給企業(yè)帶來了挑戰(zhàn)。面對激烈的市場競爭，企業(yè)要想在競爭中立于不敗之地，就需要對現(xiàn)有的檔案管理模式進(jìn)行改革和創(chuàng)新。但目前我國企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)仍處于初級階段，存在檔案管理意識滯后、技術(shù)瓶頸制約、檔案信息資源整合復(fù)雜以及檔案管理人員能力有限等問題。因此，只有加強(qiáng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理信息化重要性的認(rèn)識、加快檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)步伐，才能有效推動企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，進(jìn)而提高企業(yè)的核心競爭力。

（作者單位：河北諾亞人力資源發(fā)展集團(tuán)有限公司）