財務(wù)報銷流程的內(nèi)部控制與風(fēng)險管理分析

摘" 要：隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴大和業(yè)務(wù)的日益復(fù)雜化，財務(wù)報銷管理成為企業(yè)日常運營中不可或缺的一部分。然而，在報銷過程中，由于信息不對稱、人為失誤或欺詐行為等因素，往往存在諸多潛在風(fēng)險。這些風(fēng)險不僅會導(dǎo)致企業(yè)資金流失，還可能影響企業(yè)的聲譽和競爭力。因此，加強財務(wù)報銷流程的內(nèi)部控制與風(fēng)險管理顯得尤為重要。通過構(gòu)建完善的內(nèi)部控制體系，企業(yè)可以實現(xiàn)對報銷流程的全方位監(jiān)控，確保報銷單據(jù)的真實性、合法性和完整性。同時，通過風(fēng)險管理措施，企業(yè)可以及時發(fā)現(xiàn)并應(yīng)對潛在的財務(wù)風(fēng)險，降低經(jīng)濟(jì)損失和法律風(fēng)險。本文從內(nèi)部控制與風(fēng)險管理入手，深入分析財務(wù)報銷流程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和潛在風(fēng)險，提出了相應(yīng)的管理策略和改進(jìn)建議。

關(guān)鍵詞：財務(wù)報銷流程；內(nèi)部控制；風(fēng)險管理

【DOI】10.12231/j.issn.1000-8772.2025.11.028

財務(wù)報銷流程是企業(yè)日常運營中不可或缺的一部分，其內(nèi)部控制與風(fēng)險管理對確保資金安全、提高財務(wù)管理效率及促進(jìn)企業(yè)合規(guī)經(jīng)營具有重要意義。本文深入探討了財務(wù)報銷流程的內(nèi)部控制機制，分析其中可能存在的風(fēng)險，并提出相應(yīng)的管理策略。通過構(gòu)建完善的內(nèi)部控制體系，企業(yè)能實現(xiàn)對報銷流程的全方位監(jiān)控，確保報銷單據(jù)的真實性、合法性和完整性[1]。同時，通過風(fēng)險管理措施，企業(yè)可以及時發(fā)現(xiàn)并應(yīng)對潛在的財務(wù)風(fēng)險，降低因報銷管理不善導(dǎo)致的經(jīng)濟(jì)損失和法律風(fēng)險。

1 財務(wù)報銷流程的內(nèi)部控制基本要素

其一，控制環(huán)境?？刂骗h(huán)境是內(nèi)部控制的基礎(chǔ)，為其他內(nèi)部控制要素提供框架和支持。在財務(wù)報銷流程中，企業(yè)高層對財務(wù)報銷的態(tài)度和行為模式，比如強調(diào)誠信、透明和合規(guī)，將直接影響整個報銷流程的控制效果。因此要明確各級管理層在報銷流程中的職責(zé)和權(quán)限，確保決策、執(zhí)行和監(jiān)督的有效分離，合理設(shè)置財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)機構(gòu)，明確其在報銷流程中的具體職責(zé)和權(quán)限。

其二，人力資源政策。包括招聘、培訓(xùn)、考核和激勵等，使員工具備必要的專業(yè)能力和道德素養(yǎng)，支持報銷流程的內(nèi)部控制，建立獨立的內(nèi)部審計機構(gòu)，對報銷流程進(jìn)行定期或不定期的審計，及時發(fā)現(xiàn)潛在的問題和風(fēng)險。

其三，風(fēng)險評估與控制活動。風(fēng)險評估是識別和分析財務(wù)報銷流程中可能存在的風(fēng)險，采取相應(yīng)的控制措施?？刂苹顒觿t是根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，制定并執(zhí)行具體的政策和程序，確保報銷流程的合規(guī)性和有效性，動態(tài)性識別報銷流程中可能存在的風(fēng)險點，比如虛假報銷、重復(fù)報銷、超標(biāo)報銷，分析這些風(fēng)險的發(fā)生概率和影響程度，確定其優(yōu)先級和應(yīng)對策略。同時制定嚴(yán)格的報銷標(biāo)準(zhǔn)和審批流程，使每一筆報銷都符合公司的規(guī)定和預(yù)算，實施預(yù)算控制，對超出預(yù)算的報銷進(jìn)行嚴(yán)格審核和審批，加強對報銷單據(jù)的審核和核對工作，確保單據(jù)的真實性和合法性，設(shè)立專門的崗位或人員負(fù)責(zé)報銷流程的監(jiān)控和檢查，以發(fā)現(xiàn)潛在的問題和風(fēng)險。

其四，信息與溝通。信息與溝通是內(nèi)部控制的重要組成部分，它確保了報銷流程中相關(guān)信息的及時、準(zhǔn)確傳遞和共享，建立有效的信息系統(tǒng)來支持報銷流程，保持報銷單據(jù)的錄入、審核、審批和支付等環(huán)節(jié)的自動化和標(biāo)準(zhǔn)化，確保報銷流程中的相關(guān)信息能及時、準(zhǔn)確地傳遞給相關(guān)部門和人員，以便他們履行職責(zé)并作出決策。還需要建立暢通的溝通機制，鼓勵員工在報銷過程中提出問題和建議，并及時解決他們的疑惑和困難，加強與外部審計機構(gòu)、監(jiān)管機構(gòu)等的溝通和合作，以獲取更多的支持和指導(dǎo)，這些要素之間相互關(guān)聯(lián)、相互作用，共同構(gòu)成了財務(wù)報銷流程內(nèi)部控制的完整體系[2]。

2 財務(wù)報銷流程的內(nèi)部控制與風(fēng)險管理存在的問題

2.1 職責(zé)分離不到位

首先，部分企業(yè)在財務(wù)報銷流程中，對各項職責(zé)的劃分不夠清晰明確。這可能導(dǎo)致不同崗位之間的職責(zé)重疊或缺失，進(jìn)而影響到內(nèi)部控制的有效實施。例如，有些企業(yè)可能將報銷單據(jù)的審核和審批權(quán)限集中在同一人或同一部門手中，違背了內(nèi)部控制中的“不相容職務(wù)分離”原則，增加了舞弊和錯誤發(fā)生的風(fēng)險。其次，即使企業(yè)制定了明確的職責(zé)分離制度，但在實際執(zhí)行過程中也可能存在力度不足的問題。一些員工可能出于方便、快捷或個人利益等考慮，故意或無意地違反職責(zé)分離的規(guī)定。比如，某些員工可能利用自己的職位便利，直接參與或干預(yù)報銷單據(jù)的審核和審批過程，從而繞過了正常的內(nèi)部控制流程。這種情況下，即使制度再完善，也難以發(fā)揮其應(yīng)有的效果。最后，監(jiān)督機制的缺失也是導(dǎo)致職責(zé)分離不到位的重要原因之一。如果企業(yè)沒有建立有效的監(jiān)督機制來對財務(wù)報銷流程進(jìn)行監(jiān)控和檢查，那么即使職責(zé)劃分再清晰、執(zhí)行力度再強，也可能無法及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題[3]。監(jiān)督機制包括內(nèi)部審計、外部審計、員工舉報等多個方面，從而確保財務(wù)報銷流程的透明度和合規(guī)性。

2.2 缺少有效的審批層級

目前，當(dāng)審批層級不足時，報銷流程可能會被過度簡化，導(dǎo)致關(guān)鍵控制點被遺漏。原本應(yīng)該經(jīng)過多層審批以確保合理性和合規(guī)性的報銷申請，可能只是經(jīng)過少數(shù)幾個環(huán)節(jié)就被通過，從而增加了風(fēng)險，審批層級的缺失往往導(dǎo)致權(quán)力集中在少數(shù)人手中，特別是當(dāng)高級管理人員直接審批報銷申請時，可能因為對細(xì)節(jié)了解不足或受到個人偏見的影響而做出不恰當(dāng)?shù)臎Q定，這種權(quán)力集中還可能引發(fā)內(nèi)部腐敗和舞弊行為。而有效的審批層級能形成相互監(jiān)督和制衡的機制，當(dāng)審批層級不足時，這種監(jiān)督機制就會失效，使報銷流程中的違規(guī)行為難以被發(fā)現(xiàn)和糾正，缺少審批層級的報銷流程更容易出現(xiàn)違規(guī)行為，比如虛假報銷、超標(biāo)報銷等，從而增加了企業(yè)的合規(guī)性風(fēng)險，不僅可能導(dǎo)致企業(yè)面臨法律處罰和財務(wù)損失，還可能損害企業(yè)的聲譽和信譽。審批層級是內(nèi)部控制的重要組成部分。當(dāng)審批層級不足時，內(nèi)部控制的有效性就會大打折扣，使企業(yè)難以對報銷流程進(jìn)行有效的管理和控制，雖然表面上看，減少審批層級可能會提高報銷流程的效率，但實際上卻可能適得其反。因為當(dāng)審批流程過于簡單時，將會出現(xiàn)大量的錯誤和漏洞需要后續(xù)糾正和補充，從而增加了整體的處理時間和成本。

2.3 培訓(xùn)和溝通不到位

內(nèi)部控制和風(fēng)險管理的有效性在很大程度上依賴于培訓(xùn)和溝通的到位程度。當(dāng)培訓(xùn)和溝通不到位時，會導(dǎo)致一系列問題，一般來講，財務(wù)報銷流程涉及了復(fù)雜的財務(wù)規(guī)定、政策及系統(tǒng)操作，如果員工沒有接受充分的培訓(xùn)，他們無法準(zhǔn)確理解和執(zhí)行相關(guān)要求，使報銷單據(jù)的錯誤、違規(guī)操作等問題頻發(fā)，有效的培訓(xùn)能提升員工的風(fēng)險意識，使他們認(rèn)識到財務(wù)報銷中的潛在風(fēng)險，學(xué)會如何規(guī)避這些風(fēng)險。然而，培訓(xùn)不到位會導(dǎo)致員工對風(fēng)險視而不見，從而增加企業(yè)的財務(wù)風(fēng)險。報銷流程中的每一步操作都需要按照既定的規(guī)范進(jìn)行，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。培訓(xùn)不足會導(dǎo)致員工在操作中缺乏規(guī)范性，進(jìn)而影響報銷流程的效率和準(zhǔn)確性。另外，財務(wù)報銷流程中涉及多個部門和崗位，如果溝通不暢，會導(dǎo)致信息不對稱的問題，直接影響審批的準(zhǔn)確性和效率，甚至導(dǎo)致重復(fù)勞動和資源浪費[4]。溝通不到位還會導(dǎo)致員工之間產(chǎn)生誤解和沖突。例如，報銷人員可能不了解財務(wù)人員的審核要求，而財務(wù)人員也可能不了解報銷人員的實際情況，這會導(dǎo)致雙方在報銷過程中產(chǎn)生分歧和矛盾，進(jìn)而增加企業(yè)的財務(wù)風(fēng)險和運營成本。

2.4 缺乏自動化審批和監(jiān)控工具

其一，傳統(tǒng)的審批方式往往依賴于人工操作，不僅耗時耗力，還容易因人為因素導(dǎo)致審批延誤。當(dāng)缺乏自動化審批工具時，報銷單據(jù)需要逐級遞交至相關(guān)部門和人員手中進(jìn)行審批，這一過程中可能存在等待時間過長、審批流程繁瑣等問題，進(jìn)而影響報銷流程的整體效率。在人工審批過程中，審批人員可能因疏忽、疲勞或其他原因出現(xiàn)審批錯誤。而自動化審批工具則可以通過預(yù)設(shè)的規(guī)則和算法對報銷單據(jù)進(jìn)行自動審核，有效減少人為錯誤的發(fā)生，提高審批的準(zhǔn)確性。同時缺乏自動化審批工具還可能導(dǎo)致審批過程的透明度不足，員工難以實時了解報銷單據(jù)的審批進(jìn)度和結(jié)果，增加了溝通成本和不必要的等待時間。

其二，自動化監(jiān)控工具可以實時監(jiān)控報銷流程中的各個環(huán)節(jié)，及時發(fā)現(xiàn)異常情況并進(jìn)行預(yù)警。而缺乏這類工具則可能導(dǎo)致風(fēng)險難以及時發(fā)現(xiàn)和處理，進(jìn)而增加企業(yè)的財務(wù)風(fēng)險，自動化監(jiān)控工具還能對報銷數(shù)據(jù)進(jìn)行深度分析，挖掘潛在的風(fēng)險點和優(yōu)化空間，缺乏這類工具將使企業(yè)難以充分利用報銷數(shù)據(jù)，無法為財務(wù)管理提供有力的數(shù)據(jù)支持。隨著財務(wù)法規(guī)的不斷變化和完善，企業(yè)需要不斷加強合規(guī)性管理。而自動化監(jiān)控工具可以幫助企業(yè)實時監(jiān)控報銷流程中的合規(guī)性風(fēng)險，確保報銷行為符合相關(guān)法規(guī)要求。如果缺少這類工具，將使合規(guī)性管理難度增加，可能導(dǎo)致企業(yè)面臨法律風(fēng)險和聲譽損失。

3 財務(wù)報銷流程的內(nèi)部控制與風(fēng)險管理策略

3.1 明確責(zé)任分工和權(quán)限管理

首先，需要對財務(wù)報銷流程中的各個崗位進(jìn)行細(xì)致的職責(zé)劃分，明確每個崗位的具體工作內(nèi)容、目標(biāo)和要求，使每個員工都清楚自己的職責(zé)范圍和工作標(biāo)準(zhǔn)。在此基礎(chǔ)上，建立嚴(yán)格的責(zé)任制度。將報銷流程中的每一項工作都落實到具體的責(zé)任人身上，確保每個環(huán)節(jié)都有明確的責(zé)任人負(fù)責(zé)，在出現(xiàn)問題時能迅速找到責(zé)任人并進(jìn)行處理。其次，加強跨部門協(xié)作。財務(wù)報銷流程往往涉及多個部門之間的協(xié)作，明確責(zé)任分工時，還需要考慮跨部門之間的協(xié)調(diào)和配合，讓各部門之間能順暢溝通、協(xié)作配合，共同完成報銷流程中的各項工作。最后，在財務(wù)報銷流程中，不同的崗位和人員需要擁有不同的權(quán)限，這些權(quán)限應(yīng)該根據(jù)工作需要和風(fēng)險控制要求進(jìn)行合理設(shè)定，讓每個員工只擁有完成其工作所必需的權(quán)限，避免權(quán)限過大或過小導(dǎo)致的風(fēng)險和問題。對重要或敏感的權(quán)限，需要實施嚴(yán)格的審批制度[5]。確保在賦予員工權(quán)限之前，能對其進(jìn)行充分的評估和審查。同時，在權(quán)限使用過程中也需要進(jìn)行定期的復(fù)核和檢查，確保權(quán)限的使用符合規(guī)定和要求。除了審批之外，還需要對權(quán)限的使用情況進(jìn)行持續(xù)監(jiān)督。通過監(jiān)控系統(tǒng)和內(nèi)部審計等手段，對員工的權(quán)限使用情況進(jìn)行實時跟蹤和記錄。這有助于及時發(fā)現(xiàn)和處理權(quán)限濫用等違規(guī)行為，保障企業(yè)的財務(wù)安全和穩(wěn)定。

3.2 制定完善的審批機制

首先，需要明確審批流程，即報銷單據(jù)從提交到最終批準(zhǔn)的整個過程，包括確定哪些部門或崗位需要參與審批、審批的順序及每個審批環(huán)節(jié)的職責(zé)，根據(jù)清晰的審批流程，可以確保報銷單據(jù)能按照既定的規(guī)則有序流轉(zhuǎn)，減少不必要的延誤和錯誤。其次，設(shè)定明確的審批標(biāo)準(zhǔn)和條件，這些標(biāo)準(zhǔn)和條件應(yīng)該基于企業(yè)的財務(wù)政策、規(guī)章制度及相關(guān)法律法規(guī)。例如，可以規(guī)定報銷單據(jù)必須包含哪些信息、金額是否超過一定限額、是否符合預(yù)算要求，設(shè)定這些標(biāo)準(zhǔn)和條件可以確保審批人員在進(jìn)行審批時有明確的依據(jù)，從而提高審批的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。最后，為了進(jìn)一步提高審批效率和風(fēng)險控制能力，可以實施分級審批制度。根據(jù)報銷金額的大小、重要程度及風(fēng)險等級等因素，將審批權(quán)限劃分為不同的層級。較低層級的審批人員負(fù)責(zé)處理常規(guī)、低風(fēng)險的報銷單據(jù)，而較高層級的審批人員則負(fù)責(zé)處理金額較大、風(fēng)險較高的報銷單據(jù)，這樣不僅可以減輕高層級審批人員的負(fù)擔(dān)，還可以提高審批的靈活性和響應(yīng)速度。此外，在制定完善審批機制的過程中，還需要注意對審批過程進(jìn)行記錄，定期對審批結(jié)果進(jìn)行反饋和分析，以便及時發(fā)現(xiàn)和糾正問題，利用電子報銷系統(tǒng)、財務(wù)軟件等信息化手段，實現(xiàn)審批流程的自動化和智能化，提高審批效率和準(zhǔn)確性。

3.3 采取科技手段提升審批效率

首先，企業(yè)應(yīng)引入電子報銷系統(tǒng)，實現(xiàn)報銷流程的數(shù)字化和自動化。電子報銷系統(tǒng)允許員工通過在線平臺提交報銷申請，并自動將申請流轉(zhuǎn)至相關(guān)部門和審批人員進(jìn)行審核，這種方式取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)報銷單，減少了郵寄、打印和歸檔等環(huán)節(jié)，大大提高了報銷流程的效率。其次，企業(yè)可以應(yīng)用人工智能和自動化技術(shù)來進(jìn)一步提升審批效率。例如，通過人工智能算法對報銷單據(jù)進(jìn)行智能識別和分析，可以快速判斷單據(jù)的真實性和合規(guī)性，自動化審批流程可以自動根據(jù)預(yù)設(shè)的規(guī)則和條件進(jìn)行審批，減少人工干預(yù)和錯誤率，這樣不僅可以加快審批速度，還能提高審批的準(zhǔn)確性和一致性。最后，企業(yè)應(yīng)確保報銷數(shù)據(jù)能實時同步和共享。通過建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺和接口，將報銷系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)、預(yù)算系統(tǒng)等進(jìn)行無縫對接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的實時傳輸和共享。這樣，審批人員可以隨時查看報銷單據(jù)的詳細(xì)信息、預(yù)算余額及歷史報銷記錄等，從而做出更加準(zhǔn)確和及時的審批決策。

3.4 加強監(jiān)督和內(nèi)部審計

內(nèi)部審計是對報銷流程進(jìn)行全面、深入檢查的重要手段。通過內(nèi)部審計，可以發(fā)現(xiàn)報銷流程中存在的問題和漏洞，評估內(nèi)部控制的有效性，提出改進(jìn)建議。內(nèi)部審計應(yīng)重點關(guān)注高風(fēng)險領(lǐng)域和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，比如大額報銷、頻繁報銷、異常報銷，關(guān)注審批流程的規(guī)范性，確保審批人員按照既定規(guī)則進(jìn)行審批，防止權(quán)力濫用和違規(guī)操作。監(jiān)督和內(nèi)部審計的關(guān)鍵在于整改落實。對監(jiān)督和審計中發(fā)現(xiàn)的問題和漏洞，企業(yè)應(yīng)及時制定整改措施并落實到位。整改措施應(yīng)具體、可行，并明確責(zé)任人和完成時限，企業(yè)還應(yīng)建立跟蹤機制，對整改情況進(jìn)行持續(xù)跟蹤和評估，確保問題得到有效解決，將監(jiān)督和審計結(jié)果納入績效考核體系，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予獎勵，對存在問題的部門和個人進(jìn)行問責(zé)，以形成有效的激勵和約束機制。

4 結(jié)束語

以上所述，財務(wù)報銷流程中的內(nèi)部控制和風(fēng)險管理分析是一項復(fù)雜而重要的工作。它要求企業(yè)從制度建設(shè)、流程優(yōu)化、風(fēng)險控制等多個方面入手，綜合運用多種手段和方法，確保報銷流程的合規(guī)性、高效性和安全性。只有這樣，企業(yè)才能在激烈的市場競爭中立于不敗之地，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

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作者簡介：陳旭（1989-），女，滿族，吉林長春人，本科，中級會計師，研究方向：費用報銷。