大數(shù)據(jù)下事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新策略

隨著信息化的發(fā)展，人們步人“大數(shù)據(jù)”階段，對(duì)原有的人事檔案管理產(chǎn)生很大的影響，同時(shí)對(duì)人事檔案管理人員的標(biāo)準(zhǔn)也越來(lái)越高[1]。如今還有些事業(yè)單位在檔案管理方面依舊采用較為落后的管理方式，缺乏對(duì)新技術(shù)的適應(yīng)能力，這不僅造成事業(yè)單位人事檔案管理質(zhì)量較差以及效率較低的問(wèn)題，還限制了事業(yè)單位合理分配人力資源的能力。因此，事業(yè)單位需要在大數(shù)據(jù)背景下，依據(jù)《檔案法》《干部人事檔案工作條例》等法律法規(guī)，對(duì)人事檔案管理進(jìn)行規(guī)范化改造與創(chuàng)新性發(fā)展，提高人事檔案管理的有效性及科學(xué)性。

1簡(jiǎn)述大數(shù)據(jù)

大數(shù)據(jù)是云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)以后的又一次重要變革，打破了傳統(tǒng)概念的數(shù)據(jù)模式，以集成處理、虛擬化收集和存儲(chǔ)為重要特征，以達(dá)到高效實(shí)施數(shù)據(jù)信息資源的目的[2]。

大數(shù)據(jù)是一項(xiàng)涉及海量數(shù)據(jù)的取得、探究、挖掘和儲(chǔ)存的復(fù)雜技術(shù)。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，不僅可對(duì)一些歷史及信息數(shù)據(jù)進(jìn)行全方位的集取和總結(jié)，還可以分布式地對(duì)采集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘及處理，進(jìn)而對(duì)未來(lái)工作的發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行預(yù)測(cè)及分析，為相關(guān)部門做出合理的決定和工作方案的制定，具有更高的可信度。其一，大數(shù)據(jù)的信息載體具有一定的虛擬化，在大數(shù)據(jù)平臺(tái)與計(jì)算機(jī)技術(shù)基礎(chǔ)上，可將不同種類的信息數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為虛擬資料，以此實(shí)現(xiàn)較多的存儲(chǔ)，可有效強(qiáng)化信息數(shù)據(jù)傳輸?shù)乃健Ｆ涠?，大?shù)據(jù)的信息處理需精準(zhǔn)化，即運(yùn)用大數(shù)據(jù)的分析及挖掘等形式，準(zhǔn)確地查詢并整合有關(guān)的信息數(shù)據(jù)，從而能有效地強(qiáng)化信息數(shù)據(jù)的使用效能，避免信息數(shù)據(jù)資源的不當(dāng)使用及浪費(fèi)。

2大數(shù)據(jù)背景下人事檔案管理工作現(xiàn)存的問(wèn)題

2.1人事檔案的信息化建設(shè)存在不足

盡管《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（GB/T33870-2017）規(guī)定了掃描分辨率、圖像存儲(chǔ)格式、數(shù)據(jù)備份等技術(shù)的要求，但在實(shí)際執(zhí)行中，部分單位仍存在不少問(wèn)題。一些單位的數(shù)字化設(shè)備陳舊，掃描精度不足，導(dǎo)致檔案圖像模糊、信息缺失，影響后續(xù)的查閱和分析。同時(shí)，這些單位往往缺乏有效的數(shù)據(jù)安全措施，難以防范網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)被泄露，不符合《干部人事檔案工作條例》的安全保密標(biāo)準(zhǔn)，使得檔案在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中存在安全隱患。此外，各地各部門的人事檔案信息化系統(tǒng)缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和兼容性，形成“信息孤島”，無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息互通共享，嚴(yán)重影響了大數(shù)據(jù)分析在人事檔案管理中的應(yīng)用。

2.2檔案管理機(jī)制函待優(yōu)化

根據(jù)國(guó)家對(duì)檔案工作的部署和宏觀要求，檔案管理應(yīng)實(shí)現(xiàn)信息化轉(zhuǎn)型，并建立完善的管理機(jī)制。但是，仍有許多事業(yè)單位依賴傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔管理方式，信息化程度嚴(yán)重滯后。在檔案分類、保管期限設(shè)定等方面，部分單位未遵循《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等法規(guī)要求，導(dǎo)致檔案管理呈現(xiàn)混亂無(wú)序狀態(tài)。此外，檔案管理人員對(duì)日常工作的關(guān)注度不足，缺乏依據(jù)法規(guī)對(duì)檔案深度分析與評(píng)估的能力，不能為人力資源管理提供可靠的信息，難以發(fā)揮檔案在人才評(píng)價(jià)、崗位匹配等方面的關(guān)鍵作用。這與法規(guī)所期望的高效檔案管理機(jī)制存在顯著差距，進(jìn)而影響了事業(yè)單位的整體管理效能。

2.3人才檔案信息系統(tǒng)亟需健全

目前一些事業(yè)單位的人才檔案信息系統(tǒng)功能無(wú)法滿足信息存儲(chǔ)、更新、安全等方面的要求。究其原因，一是部分單位因預(yù)算不足，無(wú)法購(gòu)置符合法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的信息化設(shè)備，導(dǎo)致存儲(chǔ)容量有限、處理速度慢，嚴(yán)重影響了檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)與讀取。二是內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)配置不健全，無(wú)法實(shí)時(shí)更新人員檔案資料。人員晉升、培訓(xùn)等信息無(wú)法及時(shí)錄人，不能達(dá)到檔案法規(guī)對(duì)檔案信息及時(shí)性的要求。此外，部分單位對(duì)信息化技術(shù)應(yīng)用觀念淡薄，信息化程度較低，使得檔案信息難以在單位有效共享，無(wú)法為各部門提供準(zhǔn)確、及時(shí)的人才信息，嚴(yán)重制約了人事檔案管理信息化的進(jìn)程，不符合法規(guī)規(guī)范的指導(dǎo)方向。

2.4人才檔案信息整合、分析和評(píng)估系統(tǒng)需進(jìn)一步完善

目前，一些單位在人才檔案信息整合上缺乏系統(tǒng)性和全面性，未按《干部人事檔案工作條例》的要求對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行有效梳理和分類，導(dǎo)致信息零散、混亂，無(wú)法為人才評(píng)估提供完整的數(shù)據(jù)支持。盡管大數(shù)據(jù)技術(shù)提供了深人挖掘檔案價(jià)值的可能，但現(xiàn)有分析手段較為單一，多停留在簡(jiǎn)單統(tǒng)計(jì)層面，難以從海量數(shù)據(jù)中提取有價(jià)值的信息，無(wú)法精準(zhǔn)洞察人才的發(fā)展趨勢(shì)、潛在能力和崗位匹配度。人才評(píng)估體系缺乏科學(xué)、量化的指標(biāo)，主觀因素影響較大，不能依據(jù)檔案信息對(duì)人才做出客觀、公正、全面的評(píng)價(jià)。使得人事檔案在干部選拔任用、人才培養(yǎng)等方面的作用未能充分發(fā)揮，無(wú)法滿足《干部人事檔案工作條例》對(duì)檔案在教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督及評(píng)鑒人才方面的要求。

2.5人事檔案管理方法相對(duì)陳舊

當(dāng)前一些事業(yè)單位尚未充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，仍以紙質(zhì)形式管理人事檔案，這與《電子檔案管理辦法》《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》的要求存在較大差距。紙質(zhì)檔案對(duì)數(shù)據(jù)信息技術(shù)的利用較少，管理工作繁重且易出錯(cuò)，查詢不便。在查找一份跨部門人員的培訓(xùn)檔案時(shí)，可能需要在多個(gè)紙質(zhì)檔案盒中逐一翻找，耗費(fèi)大量人力、物力。此外，紙質(zhì)檔案難以實(shí)現(xiàn)法規(guī)要求的遠(yuǎn)程查閱、實(shí)時(shí)共享等功能，無(wú)法滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理高效、便捷的需求。這不僅阻礙了人事檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，也不能有效支持事業(yè)單位的人力資源動(dòng)態(tài)管理與決策。

3創(chuàng)新的具體策略

3.1強(qiáng)化人事檔案信息化建設(shè)

3.1.1升級(jí)設(shè)備與保障數(shù)據(jù)安全。提高人事檔案信息化水平，關(guān)鍵在于更新數(shù)字化設(shè)備。各單位應(yīng)制訂明確的設(shè)備更新計(jì)劃，并設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)用于購(gòu)置先進(jìn)設(shè)備。選用掃描精度達(dá)600dpi甚至更高的專業(yè)掃描儀，確保能清晰捕捉檔案中的微小文字和圖表細(xì)節(jié)，避免信息模糊或丟失。在數(shù)據(jù)安全方面，須部署多層次防護(hù)體系。安裝高性能防火墻阻擋非法訪問(wèn)，并配備入侵檢測(cè)系統(tǒng)實(shí)時(shí)監(jiān)控異常流量。采用加密技術(shù)保護(hù)傳輸和存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)，如使用AES加密算法對(duì)敏感信息進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)被竊取或篡改。還應(yīng)建立嚴(yán)格的數(shù)據(jù)備份制度，每周進(jìn)行全量備份，每天進(jìn)行增量備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在異地，以防本地?cái)?shù)據(jù)遭災(zāi)破壞。

3.1.2統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)與促進(jìn)信息共享。打破“信息孤島”的關(guān)鍵是建立統(tǒng)一的信息化標(biāo)準(zhǔn)體系，由相關(guān)部門牽頭，組織專家團(tuán)隊(duì)制定涵蓋數(shù)據(jù)格式、接口規(guī)范、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)等方面的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。在數(shù)據(jù)格式上，規(guī)定使用PDF/A格式存儲(chǔ)檔案文件，確保長(zhǎng)期可讀性和兼容性。接口規(guī)范方面，制定通用接口標(biāo)準(zhǔn)，使不同地區(qū)、部門的人事檔案系統(tǒng)能夠無(wú)縫對(duì)接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交互。同時(shí)，搭建統(tǒng)一的人事檔案信息共享平臺(tái)，各單位按標(biāo)準(zhǔn)上傳檔案數(shù)據(jù)。通過(guò)權(quán)限管理，實(shí)現(xiàn)不同部門在授權(quán)范圍內(nèi)按需共享信息。組織部門在干部選拔任用過(guò)程中，可以獲取候選人的完整檔案信息進(jìn)行綜合評(píng)估，提高工作效率和決策的科學(xué)性，充分發(fā)揮人事檔案在大數(shù)據(jù)時(shí)代的價(jià)值。

3.2優(yōu)化檔案管理機(jī)制

3.2.1規(guī)范管理流程與分類標(biāo)準(zhǔn)。依據(jù)《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》，事業(yè)單位應(yīng)對(duì)現(xiàn)有的檔案管理流程進(jìn)行全面梳理和優(yōu)化，重新明確檔案從收集、整理、歸檔到保管、利用等環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)和要求，確保每個(gè)步驟都符合法規(guī)規(guī)范。事業(yè)單位還應(yīng)科學(xué)合理地對(duì)檔案進(jìn)行分類。例如，按照人員職務(wù)、人職時(shí)間、檔案類型等維度進(jìn)行分類，以便于查找和管理。同時(shí)，事業(yè)單位應(yīng)嚴(yán)格設(shè)定各類檔案的保管期限，定期對(duì)過(guò)期檔案進(jìn)行清理和銷毀，減輕檔案庫(kù)的壓力和高效運(yùn)行，提高檔案管理的規(guī)范化水平。

3.2.2加強(qiáng)監(jiān)督考核與人員培訓(xùn)。事業(yè)單位應(yīng)建立健全檔案管理監(jiān)督考核機(jī)制，定期對(duì)檔案管理人員的工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。考核內(nèi)容包括檔案整理的規(guī)范性、信息錄人的準(zhǔn)確性、檔案利用的效率等方面，并依據(jù)考核結(jié)果實(shí)行獎(jiǎng)懲，以激勵(lì)管理人員提高工作質(zhì)量。事業(yè)單位還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的法規(guī)培訓(xùn)，使其深入理解和掌握檔案管理的相關(guān)法規(guī)，增強(qiáng)法律意識(shí)和責(zé)任意識(shí)。通過(guò)培訓(xùn)，管理人員將明白嚴(yán)格按照法規(guī)操作的重要性，從而避免因違規(guī)操作導(dǎo)致檔案管理混亂，確保為人力資源管理提供準(zhǔn)確、可靠的檔案信息支持。

3.3完善人才檔案信息系統(tǒng)

3.3.1合理規(guī)劃預(yù)算與設(shè)備采購(gòu)。事業(yè)單位要科學(xué)規(guī)劃財(cái)務(wù)預(yù)算，優(yōu)先保障人事檔案信息化設(shè)備的采購(gòu)資金。基于檔案存儲(chǔ)量和使用頻率的預(yù)估，選擇合適的大容量存儲(chǔ)設(shè)備，如磁盤陣列，確保有足夠的空間存儲(chǔ)不斷增長(zhǎng)的檔案數(shù)據(jù)。同時(shí)，事業(yè)單位需升級(jí)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，如更換高性能的路由器和交換機(jī)，以提升網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)乃俣?，滿足實(shí)時(shí)更新人員檔案資料的需求。在采購(gòu)過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)選擇安全、穩(wěn)定的設(shè)備，為檔案信息系統(tǒng)的高效運(yùn)行提供堅(jiān)實(shí)的硬件保障。

3.3.2增強(qiáng)技術(shù)應(yīng)用與安全防護(hù)。事業(yè)單位應(yīng)加大對(duì)信息化技術(shù)應(yīng)用的宣傳力度，通過(guò)組織培訓(xùn)、舉辦講座等方式，提高全體員工對(duì)人事檔案信息化重要性和操作方法的了解，從而提升員工的參與度。同時(shí)，事業(yè)單位應(yīng)積極引進(jìn)先進(jìn)的信息化技術(shù)，如云計(jì)算、人工智能等，以優(yōu)化檔案信息系統(tǒng)功能。在安全防護(hù)方面，事業(yè)單位應(yīng)依據(jù)法規(guī)要求，采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密傳輸和存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)被泄露。設(shè)置嚴(yán)格的訪問(wèn)權(quán)限，根據(jù)員工的工作需求和職責(zé)分配不同的權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問(wèn)相應(yīng)的檔案信息，從而保障檔案信息的安全性。

3.4完善人才檔案信息整合、分析和評(píng)估系統(tǒng)

3.4.1深度整合與挖掘信息價(jià)值。根據(jù)《干部人事檔案工作條例》，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)深度整合人才檔案信息。建立標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，對(duì)各類信息進(jìn)行精細(xì)化分類，如將工作經(jīng)歷按項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)、崗位變動(dòng)細(xì)分，教育培訓(xùn)經(jīng)歷按培訓(xùn)課程、證書獲取分類，使檔案數(shù)據(jù)條理清晰。借助數(shù)據(jù)挖掘算法，對(duì)整合后的信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)分析。例如，通過(guò)分析員工的工作業(yè)績(jī)與培訓(xùn)經(jīng)歷的關(guān)聯(lián)，可以發(fā)現(xiàn)哪些培訓(xùn)對(duì)提升工作績(jī)效有顯著作用，為后續(xù)人才培養(yǎng)提供參考。進(jìn)一步分析人才在不同崗位上的表現(xiàn)，挖掘其潛在的能力和優(yōu)勢(shì)領(lǐng)域，預(yù)測(cè)職業(yè)發(fā)展方向，幫助組織更合理地進(jìn)行人才調(diào)配與職業(yè)規(guī)劃，充分發(fā)揮人才潛力。

3.4.2構(gòu)建科學(xué)量化評(píng)估體系。構(gòu)建科學(xué)量化的人才評(píng)估體系是精準(zhǔn)評(píng)價(jià)人才的重要手段。從德、能、勤、績(jī)、廉等維度制定具體量化指標(biāo)。“德”可細(xì)化為職業(yè)道德遵守情況、團(tuán)隊(duì)合作精神等指標(biāo)，通過(guò)同事評(píng)價(jià)、客戶反饋等方式量化評(píng)分；“能”則根據(jù)專業(yè)技能水平、解決問(wèn)題的能力等指標(biāo)，結(jié)合工作成果、項(xiàng)目完成情況打分。針對(duì)不同崗位，合理分配各指標(biāo)權(quán)重。例如，銷售崗位側(cè)重業(yè)績(jī)指標(biāo)，技術(shù)研發(fā)崗位注重專業(yè)能力。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)評(píng)估自動(dòng)化，定期收集員工的工作數(shù)據(jù)、考核結(jié)果等信息，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算評(píng)估得分，生成客觀準(zhǔn)確的評(píng)估報(bào)告，為干部選拔任用、人才晉升提供科學(xué)依據(jù)，減少人為主觀因素的干擾，確保評(píng)估的公正性和準(zhǔn)確性。

3.5推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型

3.5.1加速檔案數(shù)字化進(jìn)程與平臺(tái)建設(shè)。事業(yè)單位應(yīng)集中力量加速人事檔案數(shù)字化工作，組織專業(yè)人員對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行全面掃描和數(shù)字化處理，建立電子檔案庫(kù)。在數(shù)字化過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照《電子檔案管理辦法》的規(guī)定，確保電子檔案的格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整。同時(shí)，事業(yè)單位應(yīng)搭建功能完善的數(shù)字化檔案管理平臺(tái)，平臺(tái)應(yīng)具備檔案分類管理、檢索查詢、權(quán)限控制、數(shù)據(jù)備份等功能。例如，通過(guò)智能檢索功能，工作人員可以快速準(zhǔn)確地找到所需檔案，從而提高工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化與智能化。

3.5.2加強(qiáng)安全防護(hù)與數(shù)據(jù)利用。事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案的安全防護(hù)措施，采用防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備，防止外部的非法入侵。同時(shí)，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在異地，以應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的自然災(zāi)害或技術(shù)故障，確保數(shù)據(jù)不丟失。在保障安全的前提下，事業(yè)單位應(yīng)充分挖掘數(shù)字化檔案的數(shù)據(jù)價(jià)值，為事業(yè)單位的人力資源規(guī)劃、人才培養(yǎng)等工作提供數(shù)據(jù)支持。例如，通過(guò)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的分析，了解員工的技能分布和發(fā)展需求，為制訂培訓(xùn)計(jì)劃提供依據(jù)，從而推動(dòng)事業(yè)單位人力資源管理的科學(xué)化發(fā)展。

結(jié)語(yǔ)

考慮到人事檔案管理工作可能會(huì)對(duì)事業(yè)單位的員工變動(dòng)產(chǎn)生影響，其創(chuàng)新優(yōu)化具有重大的實(shí)際意義。因此，事業(yè)單位需要進(jìn)一步完善人事檔案工作，但在實(shí)際工作中，部分事業(yè)單位依舊面臨著諸多難題，需要依據(jù)大數(shù)據(jù)技術(shù)信息化的能力，對(duì)人事檔案的管理方式及管理環(huán)節(jié)進(jìn)行現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型，推動(dòng)事業(yè)單位人事檔案管理工作的創(chuàng)新性發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：何財(cái)興（1977—），大學(xué)學(xué)歷，福建省漳州市東山經(jīng)濟(jì)技術(shù)開(kāi)發(fā)區(qū)管理委員會(huì)館員。研究方向：檔案管理和干部人事檔案管理。