推行“三合一”制度完善檔案資源體系

摘 要：在學(xué)校檔案管理中，檔案是一個非常重要的組成部分。在學(xué)校管理中，檔案起著承上啟下的作用，在促進(jìn)教師隊伍發(fā)展方面也發(fā)揮著重要作用。因此，在新時代下，為了更好地提高學(xué)校檔案管理的效率和質(zhì)量，我們積極構(gòu)建和生成“三合一”制度，不斷推進(jìn)檔案資源體系的完善和優(yōu)化，努力實現(xiàn)檔案利用價值的最大化?；诖耍疚膶⒁源藶橹黝}，研究學(xué)校檔案館“三合一”制度的實施，希望能為相關(guān)工作的開展提供良好的參考和價值。

關(guān)鍵詞：“三合一”制度；學(xué)校；檔案管理

檔案管理是學(xué)校運營和發(fā)展中的一項關(guān)鍵任務(wù)。然而，在傳統(tǒng)的管理工作中卻存在意識滯后、方法單一的問題，難以真正達(dá)到理想和最優(yōu)的管理效果，導(dǎo)致檔案的利用價值減弱。在新時代背景下，為了更好地改善這一問題，我們可以嘗試推進(jìn)“三合一”制度，創(chuàng)新、適應(yīng)時代需求，消除過時和單一的做法，確保檔案管理工作逐步有效實施。

一、“三合一”制度的概述及作用

（一）概述

從2022年5月開始，國家檔案局要求在政府檔案工作中全面推進(jìn)“三合一”制度。所謂“三合一”制度，主要理解為分類方案、文件材料歸檔范圍、文件材料保管期限的“三合一”制度。政府檔案的相關(guān)管理規(guī)定將其分為文件和檔案等類型。在新時代背景下，學(xué)校檔案管理中的“三合一”制度正在穩(wěn)步推進(jìn)。在學(xué)校的檔案管理中，檔案是非常重要的組成部分。在學(xué)校管理中，檔案具備連接、導(dǎo)向的作用；在師資隊伍培養(yǎng)中，檔案也發(fā)揮著重要的促進(jìn)作用。然而，在該制度的實際實施中，仍存在一些亟待解決的問題，因此要最大限度地發(fā)揮“三合一”制度的價值和作用，以促進(jìn)學(xué)校檔案管理的發(fā)展［1］。

（二）作用

“三合一”制度在學(xué)校檔案管理中的有效應(yīng)用，可以提供科學(xué)的指導(dǎo)和規(guī)范。在“三合一”制度的推動下可以逐步生成和構(gòu)建一個全面、豐富、結(jié)構(gòu)優(yōu)化的檔案資源體系，為檔案管理提供基礎(chǔ)支持，確保檔案管理工作的穩(wěn)定長期發(fā)展［2］。此時，在現(xiàn)階段檔案管理工作中，要全面推進(jìn)“三合一”制度，將更多創(chuàng)新要素融入檔案管理，大大提高檔案管理的綜合能力。通過該系統(tǒng)的有效應(yīng)用，可以消除傳統(tǒng)檔案管理中的問題和弊端，不斷提高檔案管理的制度化、系統(tǒng)化和專業(yè)化水平。這將全面提高檔案管理的質(zhì)量和效率，確保實現(xiàn)預(yù)期的檔案管理目標(biāo)。檔案管理工作成效的高低將直接影響學(xué)校日常工作開展的質(zhì)量和成效，在新時代下，對全新的檔案管理制度進(jìn)行引入和運用已經(jīng)刻不容緩。而“三合一”制度的價值和優(yōu)越性是非常明顯的，可持續(xù)推進(jìn)檔案管理這項工作的革新，為工作的開展注入新的生機(jī)和活力，是提高檔案管理整體水平的重要“助推器”。

二、學(xué)校檔案管理推進(jìn)“三合一”制度的現(xiàn)狀分析

首先，該系統(tǒng)尚未完善。如果學(xué)校檔案仍按上一年度部門保留期歸檔，則檔案管理文件與實際情況存在差異［3］。其次，順序是任意安排的。在檔案管理過程中，一些檔案人員只按時間對檔案進(jìn)行分類，嚴(yán)重忽視了檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系，［4］導(dǎo)致檔案管理工作缺乏標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，難以實現(xiàn)預(yù)期的管理目標(biāo)。再次，業(yè)務(wù)水平相對較低。在檔案管理工作中，“三合一”制度的實施和推廣無疑對檔案人員提出了更高的要求，要求建立和建設(shè)一支合格的檔案管理隊伍。然而，現(xiàn)階段學(xué)校檔案管理難以推進(jìn)，導(dǎo)致“三合一”制度在實際實施中存在各種問題和困難。最后，自查力度不夠。在該制度的指導(dǎo)下，對檔案的收集時間和范圍有明確的規(guī)定。但在收集工作完成后，關(guān)于歸檔質(zhì)量的明確報告很少。在實際檢查過程中，更強(qiáng)調(diào)集中統(tǒng)一管理、及時歸檔等，嚴(yán)重缺乏對歸檔質(zhì)量的評估規(guī)則。這就需要在新時期下引入全新的檔案管理制度——“三合一”制度，依托“三合一”制度為突破口，使以往檔案管理工作的問題和不足得到有效的解決和消除，實現(xiàn)對檔案管理全新生態(tài)的重塑，為工作實踐開展注入全新的生機(jī)和活力，使得檔案管理工作的開展煥然一新，保障預(yù)期中的檔案管理目標(biāo)得以“落地”。

三、學(xué)校檔案管理推進(jìn)“三合一”制度的策略研究

（一）健全制度——“三合一”制度推進(jìn)的“保障”

學(xué)校管理規(guī)模的擴(kuò)大將導(dǎo)致每年產(chǎn)生大量檔案，但大多數(shù)學(xué)校都建立了文件歸檔范圍和保存期的管理制度。然而，在實際的歸檔和組織中，檔案工作者經(jīng)常會遇到無法找到文件的相應(yīng)保存期和歸檔范圍的問題。造成這一現(xiàn)象的原因是，盡管檔案局對檔案的范圍和保存期限做出了相應(yīng)的規(guī)定，但各學(xué)校制定的歸檔范圍和保存期仍然相對過時，需要根據(jù)工作的變化不斷改進(jìn)。在新時期下，為了更好地提高學(xué)校檔案管理效率與質(zhì)量，可嘗試著與時俱進(jìn)，對“三合一”制度積極地進(jìn)行構(gòu)建和生成，持續(xù)性地推進(jìn)檔案資源體系的完善及優(yōu)化，力求將檔案的利用價值最大化地展現(xiàn)出來。為了更好地推進(jìn)學(xué)校檔案管理中的“三合一”制度，有必要先建立一個全面的制度，為檔案管理工作的開展提供明確的依據(jù)和參考，使檔案管理工作朝著制度化、規(guī)范化的方向發(fā)展；有必要審視現(xiàn)行制度的問題和不足，最大限度地規(guī)范和約束制度。積極推進(jìn)“三合一”制度的實施和實踐，通過制度的實施，檔案管理工作充滿新的生機(jī)和活力。

一方面，建立分類方案。學(xué)校檔案管理辦法可作為檔案管理工作中實施健全歸檔制度、確定逐項歸檔方式的依據(jù)。學(xué)校檔案種類繁多，以師生人事檔案管理為例，包括學(xué)生入學(xué)資料、成績和表現(xiàn)、黨團(tuán)資料、獎懲資料、職稱和學(xué)歷資料、工資和任用資料以及各種聘書、教師資格認(rèn)證申請表、畢業(yè)論文評語等，全面反映了學(xué)校師生的主要經(jīng)歷、品德、作風(fēng)、政治面貌、才能和能力、學(xué)習(xí)和工作表現(xiàn)，歸檔工作可以按類型有效地進(jìn)行。另一方面，制定一份檔案歸檔范圍和保存期清單。學(xué)校可以參考相關(guān)教學(xué)文件，以表格的形式確定檔案的具體保存期限，結(jié)合檔案的屬性，可以有效地將其分為永久保存、30年定期保存和10年定期保存，檔案保存期限表可根據(jù)檔案相關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校實際情況制定。隨后，將對文件和檔案部門進(jìn)行檢查，找出不足和差距，以有效實施和推廣“三合一”制度，使檔案管理的發(fā)展更加規(guī)范和系統(tǒng)。

（二）按件歸檔——“三合一”制度推進(jìn)的“要點”

目前，在“三合一”制度的指導(dǎo)下，學(xué)校在檔案管理工作中大多按件歸檔檔案，按文件歸檔的方法具有顯著的優(yōu)勢，因為它便于文件檢索、查詢和統(tǒng)計［5］，但經(jīng)常出現(xiàn)“件”和“件”隨意排列的現(xiàn)象［6］。此外，檔案在學(xué)校日常運營和發(fā)展中的應(yīng)用頻率相對較高，檔案的檢索和插入也較為常見，按文件歸檔更有利于文件的保存和保護(hù)。與按卷歸檔相比，歸檔人員需要更加關(guān)注逐件歸檔中文件之間的內(nèi)部聯(lián)系。在推進(jìn)“三合一”制度的過程中，檔案歸檔是一項非常重要的核心內(nèi)容。在新時代背景下，要加強(qiáng)對逐件的認(rèn)識，保持逐件歸檔中文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，有效地區(qū)分“卷”歸檔，充分發(fā)揮逐件歸檔的價值和作用。這最大限度地提高了系統(tǒng)在檔案管理中的價值和有效性，確保了檔案管理的有效實施。

例如，《歸檔文件整理規(guī)則》明確規(guī)定，檔案整理工作應(yīng)嚴(yán)格遵循文件形成規(guī)則，保持文件之間的內(nèi)部有機(jī)聯(lián)系，堅持“時間與理由相結(jié)合”的整理原則。在學(xué)校，有大量相對分散的檔案，在組織過程中會遇到許多問題和困難。因此，為了更好地解決這個問題，檔案管理人員在整理文件時可以嘗試用鉛筆在文件上做簡單的標(biāo)記，并按部門對收集到的文件進(jìn)行分類。在部門文件中標(biāo)記相應(yīng)的職能，如人事部門——解雇標(biāo)記為01；規(guī)章制度標(biāo)記為03；考核標(biāo)記為04；職稱標(biāo)記為05；獎懲標(biāo)記為06；等等。此外，文件歸檔需要具有一致性，一致類型的文件不能隨意更改其保存期，如檔案今年將被永久存儲，明年將被定期存儲。對于文件插入問題，在文件收集過程中，文件管理人員間需要密切溝通和交流，以確保文件收集工作的完整性和完備性。為確保文件之間良好的內(nèi)部聯(lián)系，檔案管理人員可以用鉛筆在“零件號”中標(biāo)記完整率較低的文件，這有助于快速插入文件，為檔案管理工作的開展提供便利，避免混亂，使檔案管理工作更加有序和完整。

（三）業(yè)務(wù)考核——“三合一”制度推進(jìn)的“關(guān)鍵”

在學(xué)校運營和發(fā)展過程中，檔案管理是一個非常重要的組成部分，它將直接影響學(xué)校的整體建設(shè)和發(fā)展，并為各項工作的發(fā)展提供參考和價值。近年來，學(xué)校也更加重視檔案管理。然而，從目前的實際情況來看，許多學(xué)校尚未建立專門的檔案員，或者對檔案工作重視不夠，導(dǎo)致“三合一”制度實施不利。

為了更好地確保學(xué)校檔案管理中“三合一”制度的實施，還需要更好地發(fā)揮“人”的價值和作用。在現(xiàn)階段的檔案管理工作中，一些檔案人員的專業(yè)水平較低，這對“三合一”制度的實施和推廣產(chǎn)生了非常不利的影響。因此，我們應(yīng)該高度重視檔案管理工作，加強(qiáng)專職檔案人員的培訓(xùn)，大大提高檔案管理人員的水平和能力，使他們能夠更好地開展工作，消除推進(jìn)“三合一”制度的障礙。在新時代下，學(xué)校需要制定相關(guān)規(guī)定，在選拔和聘用檔案管理人員的過程中，要提高門檻，制定嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，以此為檔案管理團(tuán)隊注入更多新鮮血液。定期對檔案管理人員進(jìn)行線下和線上培訓(xùn)。培訓(xùn)結(jié)束后，應(yīng)開展相應(yīng)的評估工作，評估結(jié)果與檔案管理人員的晉升和自身利益密切相關(guān)，使每個檔案管理人員都能受到重視，能積極參與培訓(xùn)和評估。在檔案管理人員隊伍內(nèi)部建立健全獎懲機(jī)制，獎懲明確，這為檔案管理人員的工作發(fā)展提供了更多的動力，使他們能夠自我提升，以正確的思維和行為加快推進(jìn)“三合一”體系，在日常工作中獲得更多的成就感和幸福感，從根本上提高他們的檔案業(yè)務(wù)能力和水平。因此，通過利用人力資源的優(yōu)勢，可以最大限度地發(fā)揮“三合一”系統(tǒng)的作用，有效實施檔案管理中的各種細(xì)則，促進(jìn)學(xué)校的整體建設(shè)和發(fā)展，成為檔案管理的最大亮點和特色，提高檔案管理的有效性。

（四）細(xì)致檢查——“三合一”制度推進(jìn)的“抓手”

新制度的實施需要時間，不僅要在學(xué)習(xí)中適應(yīng)，還要在學(xué)習(xí)中實施，為了使檔案管理更加規(guī)范，每所學(xué)校都將進(jìn)行自查。然而，在當(dāng)前推進(jìn)“三合一”制度的過程中，仍存在檢查力度不夠、對學(xué)校檔案管理重視不夠等問題。在推進(jìn)“三合一”制度的過程中，細(xì)致的檢查工作也是必不可少的工作環(huán)節(jié)。在傳統(tǒng)的工作模式下，對檔案工作的檢查不到位，極大地影響了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。因此，有必要加大檢查力度，落實檢查規(guī)則，實現(xiàn)理想和最佳的制度推廣效果。

一方面，學(xué)校檔案的歸檔等同于其他學(xué)校工作，在實際實施過程中，要積極開展部門檢查工作。在新時代下，學(xué)校檔案室可以建立檔案歸檔要求的相關(guān)管理制度，定期或不定期進(jìn)行檔案檢查，并確保最終檢查結(jié)果的實時報告。對于檢查過程中出現(xiàn)的不足和問題，檔案室需要快速開展基于問題解決的培訓(xùn)，使指導(dǎo)更加準(zhǔn)確和有針對性。檔案管理部門需要細(xì)化檢查標(biāo)準(zhǔn)，制定全面健全的實施細(xì)則，從而真正推動檔案管理向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展。另一方面，要加強(qiáng)對檔案制度建設(shè)的指導(dǎo)和審查，根據(jù)檔案“三合一”編制的主要任務(wù)、總體要求、編制標(biāo)準(zhǔn)和常見錯誤，制訂相應(yīng)的優(yōu)化方案和解決方案。檔案管理機(jī)構(gòu)需要定期召開培訓(xùn)會，建立資源共享微信群，利用騰訊會議作為平臺進(jìn)行在線會議等，使指導(dǎo)工作更加準(zhǔn)確。定期或不定期分批推進(jìn)“三合一”制度的制定、指導(dǎo)和審查，使“三合一”制度在檔案管理中得到緊密落實，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化得以持續(xù)穩(wěn)步推進(jìn)。

（五）善用技術(shù)——“三合一”制度推進(jìn)的創(chuàng)新

在新時代背景下，隨著技術(shù)的快速發(fā)展，現(xiàn)代技術(shù)與檔案管理的融合已成為檔案管理的未來趨勢。因此，在學(xué)校檔案管理中，為了密切落實和推進(jìn)“三合一”制度，學(xué)校還需要充分利用現(xiàn)代技術(shù)的優(yōu)勢來保障工作，大大提高檔案管理的有效性，不斷提高檔案管理現(xiàn)代化和信息化水平。

首先，學(xué)?？梢愿鶕?jù)“三合一”系統(tǒng)中的分類方案、文件歸檔范圍和文件材料的保存期，積極構(gòu)建和生成檔案管理系統(tǒng)，在系統(tǒng)保障下推進(jìn)各項工作的信息化、智能化建設(shè)。其次，在文件分類和歸檔相關(guān)工作中，我們可以積極利用“大數(shù)據(jù)”和“數(shù)字”技術(shù)，確保更準(zhǔn)確地收集文件和材料數(shù)據(jù)資源，最大限度地減少錯誤，有效降低檔案管理人員工作的復(fù)雜性和復(fù)雜度，使工作得以順利開展，全面提高檔案管理的質(zhì)量和效率。最后，在“三合一”制度推進(jìn)中，為了更好地開展分類方案、檔案材料歸檔范圍、檔案材料保存期限等相關(guān)工作，可以開展檔案電子化建設(shè)，借助技術(shù)，可以更快、更方便地執(zhí)行文件插入和其他任務(wù)，輔助資源的搜索、利用、分類和歸檔可以有序進(jìn)行。隨著技術(shù)的賦能，“三合一”系統(tǒng)的推廣效果可以不斷增強(qiáng)，系統(tǒng)的頂層設(shè)計價值和作用可以得到體現(xiàn)，使檔案管理朝著標(biāo)準(zhǔn)化和發(fā)展的方向發(fā)展。

總之，在新時代下，為了使學(xué)校檔案管理工作更加有序高效，顯著提高檔案利用價值，必須與時俱進(jìn)，立足時代前沿，穩(wěn)步推進(jìn)“三合一”制度。通過充分利用該系統(tǒng)的優(yōu)勢和價值，可以顯著提高檔案管理的水平和有效性。其中，通過完善制度、逐項歸檔、開展業(yè)務(wù)評估、進(jìn)行詳細(xì)檢查、充分利用技術(shù)，可以確保“三合一”制度的有效實施，從而提高檔案管理的預(yù)期效果。

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作者簡介：曾小亮（1986— ），女，漢族，廣西南寧人，本科，館員（中級），研究方向：檔案管理。