科學(xué)發(fā)展理念導(dǎo)向下的檔案數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型實(shí)踐與思考

在數(shù)字經(jīng)濟(jì)背景下，檔案管理數(shù)字化建設(shè)迫在眉睫。為滿足時(shí)代發(fā)展需求，一些檔案管理單位已著手構(gòu)建基于數(shù)字技術(shù)的檔案數(shù)字化系統(tǒng)，但在實(shí)際工作中，由于多種因素的影響，檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的實(shí)際成效不盡如人意，進(jìn)而影響檔案工作的科學(xué)發(fā)展。對(duì)此，有必要基于科學(xué)發(fā)展理念探討檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的具體路徑，以科學(xué)發(fā)展理念指導(dǎo)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，通過(guò)科學(xué)、有效地應(yīng)用數(shù)字化手段，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化與科學(xué)化發(fā)展，從而為檔案使用者提供可靠支持，提升檔案管理事業(yè)的服務(wù)效能。

一、檔案管理及檔案數(shù)字化概述

（一）檔案管理概述

檔案管理也稱檔案工作，是各類檔案管理單位對(duì)檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)管理并提供檔案利用服務(wù)等各項(xiàng)工作的總稱。檔案管理工作是國(guó)家檔案事業(yè)的基本組成部分，是社會(huì)信息系統(tǒng)的基石。檔案管理的工作價(jià)值不僅體現(xiàn)在為具體單位提供業(yè)務(wù)支持，更體現(xiàn)在社會(huì)發(fā)展層面，對(duì)于整個(gè)社會(huì)的發(fā)展具有長(zhǎng)遠(yuǎn)的、現(xiàn)實(shí)的、重要的意義?，F(xiàn)階段檔案管理工作存在突出矛盾，即檔案信息來(lái)源分散、內(nèi)容零亂、數(shù)量龐大以及質(zhì)量參差不齊與社會(huì)使用要求檔案集中、優(yōu)質(zhì)、獲取便捷之間的矛盾。檔案工作的水平直接影響檔案使用者的檔案需求滿足程度，為了滿足不斷增長(zhǎng)的檔案使用需求，必須提升檔案管理工作水平，從而推動(dòng)檔案事業(yè)的科學(xué)發(fā)展[1]。

（二）檔案數(shù)字化分析

在新時(shí)代背景下，各類單位對(duì)檔案管理的使用需求逐漸增強(qiáng)，檔案管理工作成為各行各業(yè)發(fā)展的重點(diǎn)任務(wù)。在過(guò)去，檔案管理工作方式落后，檔案數(shù)據(jù)的采集周期較長(zhǎng)，檔案歸類標(biāo)準(zhǔn)模糊，給檔案資源的后續(xù)利用造成較大影響，不利于檔案事業(yè)的科學(xué)發(fā)展。在此背景下，檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型應(yīng)運(yùn)而生。檔案數(shù)字化就是利用現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化與創(chuàng)新，將數(shù)字技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等融入檔案資源的整理、儲(chǔ)存、調(diào)取、傳遞、利用等環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的有效管理，提升檔案資源利用率，使檔案管理工作適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的運(yùn)行需求，跟上數(shù)字時(shí)代的發(fā)展步伐。在檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型中，要始終堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展理念，加強(qiáng)對(duì)檔案資源的保護(hù)，提升檔案資源利用效率，進(jìn)而助推我國(guó)檔案事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。

二、科學(xué)發(fā)展理念導(dǎo)向下檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的必要性

（一）符合時(shí)代發(fā)展形勢(shì)

隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案使用的需求逐漸多元化，檔案管理機(jī)構(gòu)在開展檔案工作時(shí)，必須主動(dòng)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)與社會(huì)環(huán)境的變化，滿足檔案使用者對(duì)檔案資源的使用需求，積極地開展檔案數(shù)字化工作，并推動(dòng)檔案管理數(shù)字化朝著科學(xué)的方向發(fā)展?；诳茖W(xué)發(fā)展理念推動(dòng)檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)的必然要求，也是提升檔案工作質(zhì)量與服務(wù)水平的重要途徑，通過(guò)滿足檔案使用者的實(shí)際需求，能夠進(jìn)一步推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展，助推檔案服務(wù)的優(yōu)化2]。

（二）促進(jìn)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展

檔案管理單位基于科學(xué)發(fā)展理念將數(shù)字技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，能夠優(yōu)化管理資源配置，提升檔案工作的管理效率和質(zhì)量。過(guò)去，檔案工作通常以檔案資源收集、整理、儲(chǔ)存為主，檔案資源的利用效率不高，難以真正滿足現(xiàn)代化社會(huì)對(duì)檔案管理工作提出的全新要求。如今，數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用提升了檔案管理的現(xiàn)代化水平，使檔案作為數(shù)據(jù)資源的價(jià)值被充分開發(fā)，有效提升了檔案管理工作的整體效能，發(fā)揮了檔案數(shù)據(jù)的潛在應(yīng)用價(jià)值，從而為社會(huì)運(yùn)行提供全面、可靠的信息支持，以此發(fā)揮檔案管理的作用，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的科學(xué)發(fā)展。

（三）提升檔案管理工作效率

現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)具有高效、智能的特征，將數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，有助于提升工作效率，促進(jìn)檔案管理科學(xué)發(fā)展。檔案管理工作單位采用數(shù)字技術(shù)，能夠有效解決傳統(tǒng)檔案管理工作存在的耗時(shí)長(zhǎng)、易出錯(cuò)等問(wèn)題，檔案管理人員可借助數(shù)字工具對(duì)檔案資源進(jìn)行快速、高效的整理，進(jìn)而提升檔案管理工作效率，縮短檔案信息檢索時(shí)間，優(yōu)化檔案管理流程，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作科學(xué)有效開展。同時(shí)，利用數(shù)字技術(shù)構(gòu)建現(xiàn)代化數(shù)字檔案系統(tǒng)，能夠有效延長(zhǎng)檔案資源的保存期限，更充分地發(fā)揮檔案資源的作用。

三、科學(xué)發(fā)展理念導(dǎo)向下的檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型路徑

（一）更新觀念，創(chuàng)新檔案管理工作模式

檔案管理工作具有范圍廣、內(nèi)容多的特點(diǎn)，這些檔案資源對(duì)于社會(huì)的發(fā)展具有重要作用。新時(shí)代背景下，人們對(duì)于檔案資源的需求持續(xù)增長(zhǎng)，要求檔案工作者必須轉(zhuǎn)變工作理念，調(diào)整工作思路，樹立科學(xué)發(fā)展觀念，使檔案管理工作從傳統(tǒng)的封閉式管理轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化的開放式管理3。檔案工作者要踐行科學(xué)發(fā)展理念，以科學(xué)發(fā)展理念指導(dǎo)檔案數(shù)字化實(shí)踐，以推動(dòng)檔案數(shù)字化管理的規(guī)范化、科學(xué)化。檔案工作人員要積極學(xué)習(xí)新的理念，運(yùn)用新的手段，將數(shù)字技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，探索檔案管理的數(shù)字化路徑，從而創(chuàng)新檔案管理的工作模式，提升檔案管理的智能化與開放化水平。

（二）創(chuàng)新發(fā)展，增強(qiáng)檔案事業(yè)發(fā)展動(dòng)力

推動(dòng)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展的關(guān)鍵在于創(chuàng)新，要想實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的科學(xué)發(fā)展，提升數(shù)字檔案資源的管理成效，就必須結(jié)合檔案工作的實(shí)際情況對(duì)檔案管理進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新，使檔案管理更好地服務(wù)于經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展[4]。

一是檔案理論的創(chuàng)新。檔案數(shù)字化理論是檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的基礎(chǔ)，檔案數(shù)字化理論的創(chuàng)新要結(jié)合檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型實(shí)踐，總結(jié)檔案數(shù)字化發(fā)展的規(guī)律與趨勢(shì)，積極借鑒相關(guān)學(xué)科的理論成就，調(diào)整傳統(tǒng)檔案管理工作中與現(xiàn)階段需求不相適應(yīng)的管理理論，完善檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型理論體系，從而更好地指導(dǎo)檔案數(shù)字化管理實(shí)踐，為新時(shí)代的檔案事業(yè)科學(xué)化發(fā)展奠定扎實(shí)的理論基礎(chǔ)。

二是檔案制度的創(chuàng)新?？茖W(xué)化、規(guī)范化的管理制度是提升檔案管理質(zhì)量、推動(dòng)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展的重要保證，檔案管理制度的創(chuàng)新要適應(yīng)新時(shí)代檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的需求。尤其是要針對(duì)新增的檔案管理內(nèi)容，以數(shù)字化管理流程、管理內(nèi)容為主，建立新的檔案管理制度，如數(shù)字檔案館建設(shè)制度、電子文件歸檔制度等，從而規(guī)范檔案管理數(shù)字化建設(shè)。同時(shí)，要結(jié)合數(shù)字化檔案的特點(diǎn)，對(duì)原有的檔案管理制度進(jìn)行修改、完善，使原有的管理制度適應(yīng)現(xiàn)階段的管理需求，確保檔案數(shù)字化管理有章可循、有據(jù)可依，以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化發(fā)展。

三是檔案科技創(chuàng)新?？萍紕?chuàng)新是檔案數(shù)字化發(fā)展的關(guān)鍵力量，也是檔案工作科學(xué)化發(fā)展的關(guān)鍵支撐。在檔案數(shù)字化建設(shè)中，要積極推動(dòng)技術(shù)手段創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)檔案工作從傳統(tǒng)向現(xiàn)代的跨越。檔案管理單位要加強(qiáng)技術(shù)研究，加大數(shù)字系統(tǒng)開發(fā)力度，推動(dòng)數(shù)字系統(tǒng)的應(yīng)用，圍繞檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型中的難題與重點(diǎn)開展技術(shù)攻關(guān)，解決數(shù)字檔案的管理難題。要增加資金投入，對(duì)內(nèi)培養(yǎng)專業(yè)人員，對(duì)外積極與科研院所、高等教育機(jī)構(gòu)等進(jìn)行合作，整合內(nèi)外部的力量，積極開展檔案數(shù)字化科技創(chuàng)新，著力解決數(shù)字技術(shù)應(yīng)用、數(shù)字載體保護(hù)以及數(shù)字檔案管理與修復(fù)等方面的難題，提升檔案工作的科技含量與科學(xué)化水平[5]

（三）優(yōu)化服務(wù)，提升檔案管理社會(huì)服務(wù)能力

基于科學(xué)發(fā)展觀念推動(dòng)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，需要著力提升檔案工作的服務(wù)質(zhì)量，變傳統(tǒng)的被動(dòng)服務(wù)為新時(shí)代的主動(dòng)服務(wù)。檔案管理人員要熟悉檔案管理的基本理論，具備科學(xué)發(fā)展觀念，形成檔案服務(wù)思維，強(qiáng)化法治意識(shí)與全局意識(shí)，進(jìn)一步擴(kuò)大檔案工作的服務(wù)范圍，逐步開發(fā)更多社會(huì)化檔案服務(wù)項(xiàng)目，加快檔案管理的社會(huì)化進(jìn)程。檔案管理人員要持續(xù)學(xué)習(xí)新技術(shù)、新手段，將各種先進(jìn)的數(shù)字化工具引入檔案管理工作，加快檔案資料的收集處理流程，提升檔案資料的檢索效率與準(zhǔn)確性，促進(jìn)檔案資源的跨部門共享，全面提升檔案管理能力，以適應(yīng)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的需求。除此之外，檔案管理人員要根據(jù)社會(huì)活動(dòng)產(chǎn)生的實(shí)際需求調(diào)整檔案管理服務(wù)方式，著力提升自身的檔案服務(wù)能力。檔案資源來(lái)源于社會(huì)活動(dòng)，同時(shí)服務(wù)于社會(huì)活動(dòng)，檔案管理人員要改變服務(wù)模式，拓寬檔案管理的服務(wù)范圍，為社會(huì)活動(dòng)提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。檔案人員要基于科學(xué)發(fā)展觀念的指導(dǎo)，改變傳統(tǒng)被動(dòng)的服務(wù)狀態(tài)，結(jié)合社會(huì)與單位的實(shí)際需求，積極主動(dòng)地提供檔案服務(wù)，推動(dòng)檔案服務(wù)質(zhì)量提升，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)發(fā)展。

（四）重視安全，強(qiáng)化檔案信息安全管理

基于科學(xué)發(fā)展觀念開展數(shù)字化檔案建設(shè)，必須加強(qiáng)檔案資源的安全管理，提升檔案信息的安全性。檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型使檔案工作要在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下展開，而網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的開放性可能帶來(lái)檔案數(shù)據(jù)泄露或被篡改的風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而影響檔案管理的科學(xué)發(fā)展。因此，要加強(qiáng)檔案資源的安全管理。在檔案數(shù)字化建設(shè)中，要建立集中化儲(chǔ)存機(jī)制，將分散的數(shù)字檔案統(tǒng)一儲(chǔ)存，整合到云端儲(chǔ)存系統(tǒng)中，避免檔案資源丟失或毀損風(fēng)險(xiǎn)。在云端儲(chǔ)存的基礎(chǔ)上，可采用數(shù)據(jù)備份的方式，即使檔案資源發(fā)生損壞或丟失，也能通過(guò)備份快速恢復(fù)數(shù)據(jù)，從而對(duì)檔案使用者提供可靠服務(wù)。為了強(qiáng)化檔案資源的安全管理，還可采用先進(jìn)的防火墻技術(shù)，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，避免外部攻擊對(duì)檔案數(shù)字系統(tǒng)造成的影響與干擾，提升檔案數(shù)據(jù)的安全性。同時(shí)，檔案管理單位可設(shè)置檔案資源訪問(wèn)權(quán)限，僅允許特定身份認(rèn)證的用戶查閱、調(diào)取相關(guān)檔案資料，禁止無(wú)權(quán)限人員對(duì)檔案系統(tǒng)的訪問(wèn)，有效維護(hù)檔案數(shù)據(jù)的安全。

（五）共享發(fā)展，提高檔案管理服務(wù)水平

基于科學(xué)發(fā)展理念推動(dòng)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的目的在于充分挖掘檔案資源的價(jià)值，提升檔案資源的社會(huì)效益，使檔案資源最大限度地服務(wù)社會(huì)，而檔案資源的共享發(fā)展是提升檔案管理社會(huì)效益的重要方式。在實(shí)踐中，首先要堅(jiān)持統(tǒng)一規(guī)劃協(xié)調(diào)，構(gòu)建資源共享機(jī)制。在國(guó)家層面，要制定檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型規(guī)劃，分步驟、分階段地推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，制定檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，覆蓋數(shù)字檔案資源與檔案數(shù)字化管理的全過(guò)程，重點(diǎn)解決數(shù)字資源格式標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、系統(tǒng)兼容性不足等問(wèn)題。在地方層面，各地應(yīng)根據(jù)自身的實(shí)際情況細(xì)化本地區(qū)檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)施方案，全面推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程，重點(diǎn)解決檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的重復(fù)建設(shè)、資源浪費(fèi)等問(wèn)題，從而為檔案資源在更大范圍內(nèi)的共享創(chuàng)造良好的條件。其次，檔案管理單位應(yīng)根據(jù)“存量數(shù)字化、增量電子化”的原則，以數(shù)字檔案室為載體，借助現(xiàn)代數(shù)字手段，對(duì)原有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，同步建立電子文件處理流程，規(guī)范檔案資料移交，從而提升檔案數(shù)字化水平。最后，不同地區(qū)在檔案數(shù)字化建設(shè)中存在各自為政的情況，檔案系統(tǒng)銜接不暢，影響檔案資源共享與互通?；诖耍诳茖W(xué)發(fā)展理念建立檔案資源共享平臺(tái)，逐步統(tǒng)一檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)，推動(dòng)檔案信息互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)區(qū)域開放檔案資源的有效整合。

四、結(jié)語(yǔ)

科學(xué)發(fā)展理念對(duì)于檔案管理與數(shù)字化轉(zhuǎn)型具有指導(dǎo)作用，在新時(shí)代背景下，要基于科學(xué)發(fā)展理念優(yōu)化檔案數(shù)字化管理工作，以此提升檔案管理工作效率，促進(jìn)檔案資源科學(xué)共享。各地的檔案管理單位要以科學(xué)發(fā)展理念為指導(dǎo)，構(gòu)建數(shù)字化檔案資源庫(kù)，搭建檔案資源共享平臺(tái)，從而推動(dòng)檔案管理的數(shù)字化、信息化、科學(xué)化發(fā)展。

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