基于財務共享模式的費用報銷流程研究

【中圖分類號】F275 【文獻標志碼】A【文章編號】1673-1069（2025）04-0190-04

1引言

習近平總書記在黨的二十大報告中明確指出，要加快建設網(wǎng)絡強國、數(shù)字中國，搶占新一輪發(fā)展制高點，構(gòu)筑國際競爭新優(yōu)勢。當今時代，大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能、移動互聯(lián)、區(qū)塊鏈等數(shù)字技術(shù)的涌現(xiàn)加速推動了企業(yè)信息化體系建設，為企業(yè)的高效敏捷、綠色低碳、安全可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造了歷史機遇。其中，財務共享服務中心（FSSC）的建設就是數(shù)字化信息化推動企業(yè)財務高效運轉(zhuǎn)的實例。財務共享服務的概念起源于20世紀80年代的美國，隨后在歐洲盛行并產(chǎn)生一定的影響力，現(xiàn)如今在經(jīng)濟全球化背景下被越來越多的國家所認可，其功能性也伴隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展而愈發(fā)強大，是傳統(tǒng)財務會計向管理會計轉(zhuǎn)型的必然結(jié)果。

根據(jù)德勤、安永等機構(gòu)統(tǒng)計，現(xiàn)如今中國大型企業(yè)中已經(jīng)有超過一半的企業(yè)建立了FSSC，在已建立FSSC的企業(yè)中，費用報銷模塊是各類業(yè)務處理模塊中實施最為廣泛的一個，其比例已經(jīng)超過 90% 。由此可見，費用報銷作為企業(yè)成本管控中的重要一環(huán)，在FSSC眾多業(yè)務處理流程中占有舉足輕重的地位，同時，這反映出財務共享模式對于標準化強、重復性高、人工量大的費用報銷具有極強的適用性。

財務共享模式最早于1999年由跨國集團摩托羅拉引入中國，2005年中國本土企業(yè)中興通訊建立了國內(nèi)第一個FSSC，而其真正大范圍推行只存在于近10年時間里。因此，目前國內(nèi)對于財務共享模式的研究與歐美國家相比尚處于起步階段，相關理論與實踐研究尚不成熟。本文以財務共享模式下的費用報銷作為切人點，通過與傳統(tǒng)費用報銷模式進行對比，總結(jié)財務共享模式下的費用報銷的優(yōu)勢及推行的必要性，并結(jié)合當下的信息技術(shù)對該模式下費用報銷流程存在的不足進行闡釋并提出改進建議，從而在一定程度上豐富現(xiàn)有財務共享模式下費用報銷的理論研究，同時，為尚未采用該模式進行費用報銷的企業(yè)提供實踐操作上的指導與借鑒。

2傳統(tǒng)模式與財務共享模式下的費用報銷流程對比2.1傳統(tǒng)模式

2.1.1流程梳理

傳統(tǒng)的費用報銷主要涉及差旅費、業(yè)務費、會議費等，各類費用的報銷模式基本一致，但均存在報銷流程煩瑣、審批環(huán)節(jié)眾多、財務審核壓力大的弊端，其具體報銷流程如下：

第一，報銷人員需要根據(jù)報銷項目的種類在具體業(yè)務發(fā)生前進行相應的預算審批或業(yè)務申請；第二，報銷人員在具體業(yè)務完結(jié)后將各類需要報銷的票據(jù)按照項目對應的粘貼聯(lián)進行粘貼并填寫附件張數(shù)及金額；第三，報銷人員將粘貼好票據(jù)的粘貼聯(lián)提交部門領導進行審批；第四，在部門領導審批完成后遞交公司主管領導進行審批，如遇制度外特殊事項還需遞交公司負責人進行最終審批；第五，報銷人員將審批完成的票據(jù)粘貼聯(lián)及預算審批單遞交財務會計進行審核；第六，經(jīng)財務主管復核無誤后由財務會計填寫實際報銷金額并制作憑證交由出納進行付款。

現(xiàn)將以上費用報銷模式以流程圖形式進行直觀展示，如圖1所示。

2.1.2端分析

由圖1可知，傳統(tǒng)模式下審批簽字環(huán)節(jié)眾多且均為線下完成，這勢必增加報銷等待周期，同時，大量紙質(zhì)票據(jù)的存在極易增加財務審核壓力。這些直觀問題如果得不到有效解決將產(chǎn)生一系列消極連鎖效應，下文將對傳統(tǒng)模式下費用報銷流程的弊端進行梳理。

第一，事前的預算審批或業(yè)務申請與后期的費用報銷審批存在部分流程重疊，造成過度審批，預算控制達不到預期效果；第二，線下審批簽字時間受多因素影響，延長員工報銷周期，員工個人資金長期墊付極易產(chǎn)生消極情緒，不利于公司各項業(yè)務的正常開展；第三，紙質(zhì)票據(jù)受時間與空間限制，不能在開具后第一時間進行報銷流轉(zhuǎn)，容易造成票據(jù)丟失的情況，同時增加了員工報銷周期；第四，大量紙質(zhì)票據(jù)的翻閱審核給財務人員帶來巨大工作量，重復煩瑣的工作容易造成人工效率低下，同時對后期的檔案歸檔保存造成壓力。

然后員工在“商旅平臺\"填寫申請，平臺基于大數(shù)據(jù)分析自動為其匹配最優(yōu)預訂選項。以出差報銷為例，員工只需通過填寫出差時間、目的地、員工等級等必要信息，“商旅平臺”即可自動匹配符合標準的最優(yōu)交通工具、住宿酒店等。在業(yè)務完成后，報銷人員可將電子票據(jù)直接上傳系統(tǒng)，紙質(zhì)票據(jù)在遞交初審人員后將通過高速影像系統(tǒng)快速轉(zhuǎn)換為電子影像上傳系統(tǒng)，這些影像數(shù)據(jù)將通過之前產(chǎn)生的條形碼或數(shù)字編碼與報銷申請自動匹配。

2.2財務共享模式

2.2.1流程梳理

財務共享模式下的費用報銷是將財務需求借助各類信息化集成系統(tǒng)高效實現(xiàn)的過程，與傳統(tǒng)費用報銷模式相比，財務共享模式的最大優(yōu)勢在于將線下審批轉(zhuǎn)移到了線上，同時，將紙質(zhì)化票據(jù)通過影像系統(tǒng)轉(zhuǎn)化為電子票據(jù)。此外，財務共享模式下的自動制單、銀企直連、信用評級等功能也具有傳統(tǒng)模式無可比擬的優(yōu)越性。下文將對財務共享模式下的費用報銷流程進行具體闡述。

第一，報銷業(yè)務申請。報銷人員根據(jù)所要發(fā)生的業(yè)務類型選擇相對應的項目提交線上申請，申請?zhí)峤缓髸a(chǎn)生唯一的數(shù)字編碼與條形碼，同時，該報銷申請與預算項目直接關聯(lián)，有效做到費用項目的事前控制。這一步驟通過利用企業(yè)資源計劃（ERP）系統(tǒng)可將企業(yè)各類費用報銷制度轉(zhuǎn)化為可量化的標準及相應科目選項引人財務共享模式下供員工選擇，

第二，報銷審批。財務共享模式下，報銷員工無需線下逐級遞交審批，報銷申請會借助互聯(lián)網(wǎng)自動逐級推送到各級領導的計算機或手機終端的待辦事項中，打破了以往的時空局限，同時，票據(jù)的影像化使得各級領導可以對業(yè)務的真實性進行批量化審核，大幅縮短審批時間。在財務人員收到領導審批完成的報銷申請時，由于報銷標準在申請環(huán)節(jié)已經(jīng)通過ERP系統(tǒng)完成了把關，所以此時只需對票據(jù)合規(guī)性進行審查，如開票信息是否準確、開票時間是否與業(yè)務時間匹配、票據(jù)專用章是否清晰等，這將大幅縮短財務報銷的審核時間。此外，報銷人員在審批環(huán)節(jié)中也可以根據(jù)自己的數(shù)字編碼隨時查看報銷進度。

第三，報銷結(jié)算。財務共享模式下，經(jīng)過財務人員審核、復核的報銷業(yè)務可借助ERP系統(tǒng)自動生成付款憑證，同時，付款申請將自動流轉(zhuǎn)到資金結(jié)算人員處，結(jié)算人員在對付款賬戶、付款金額、付款方式等信息審核完畢后將付款指令傳達銀企直連系統(tǒng)完成最終付款。該模式下資金結(jié)算人員減少了之前的人工錄人環(huán)節(jié)，在降低時間成本的同時出錯概率也大幅減少，付款效率顯著提高。

第四，檔案管理。在完成最終付款后報銷業(yè)務結(jié)束，出于審計要求，會計資料必須留存歸檔。此時，財務會計通過賬務系統(tǒng)將之前生成的付款憑證進行打印并由總賬會計簽章處理，然后與報銷業(yè)務相對應的實物票據(jù)一并進行傳遞，最終由財務歸檔人員按數(shù)字編碼或條形碼與電子化數(shù)據(jù)比對后統(tǒng)一管理。

第五，員工信用評級。財務共享模式下，系統(tǒng)可通過動態(tài)監(jiān)測報銷人員一次審核通過概率來判斷其申請?zhí)顖筚|(zhì)量、票據(jù)合規(guī)性、預算偏離度等相關情況，從而作出相應的信用評級，不同信用等級的員工所享受的報銷待遇會有所差異。在制度允許范圍內(nèi)，信用等級高的員工可以享受優(yōu)先付款及免審激勵，信用等級低的員工相應也要受到付款等待期延長及現(xiàn)將以上費用報銷模式以流程圖形式進行直觀展示，如圖2所示。

加審處罰，以此可提高員工報銷業(yè)務的標準化程度，進而進一步提升員工報銷效率。

2.2.2優(yōu)勢分析

行手工翻閱，在一定程度上減輕了財務人員的審核壓力。另外，賦予數(shù)字編碼或條形碼的電子數(shù)據(jù)更有利于會計信息檔案的長期保存，同時，方便審計時的抽查與調(diào)取。

與傳統(tǒng)模式相比，財務共享模式下費用報銷的最大優(yōu)勢在于審批環(huán)節(jié)由線下轉(zhuǎn)移到了線上，同時，紙質(zhì)化票據(jù)轉(zhuǎn)換為電子化影像數(shù)據(jù)。此外，新模式下ERP系統(tǒng)可實現(xiàn)自動制單功能，“商旅平臺\"可使員工無需進行個人墊付，下文將對財務共享模式下費用報銷流程的優(yōu)勢進行介紹。

第一，“商旅平臺”的引人不僅可以發(fā)揮平臺優(yōu)勢為員工提供最優(yōu)且極具性價比的出行方案，而且員工無需進行個人墊付或事前借款，出行效率與報銷滿意度將大幅提升，同時，企業(yè)與平臺的定期結(jié)算也更有利于實現(xiàn)對資金的有效管控。

第二，線上審批打破了以往的時空局限，報銷效率大幅提升，員工體驗感增強。其中，員工可在費用發(fā)生的第一時間提交申請，無需等到業(yè)務結(jié)束之后，并且可以隨時查看報銷進度。領導可借助電腦或手機終端實時進行審批，無需員工上門遞交紙質(zhì)單據(jù)。財務審核人員可以對問題票據(jù)注明原因并線上退回，無需向員工線下說明。

第三，電子化影像系統(tǒng)將紙質(zhì)化票據(jù)轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，同時，可以實現(xiàn)票據(jù)關鍵信息的有效提取，對員工發(fā)票重復報銷問題實現(xiàn)有效規(guī)避。此外，對于電子化票據(jù)信息無需進

第四，ERP系統(tǒng)將各類費用的報銷標準整合到財務共享模式中，形成可供選擇的報銷選項，員工只有合規(guī)填寫才能將申請?zhí)峤涣鬓D(zhuǎn)，這就從源頭對員工費用報銷進行了標準化約束。同時，該系統(tǒng)后期可根據(jù)費用類型自動選擇相應會計科目，實現(xiàn)憑證的自動制單，財務人員也因此能夠從煩瑣重復的財務工作中解放出來，為其實現(xiàn)專業(yè)能力提升、向管理會計轉(zhuǎn)型提供支持。

第五，銀企直連系統(tǒng)在付款指令與銀行支付之間建立起了信息傳遞橋梁，資金結(jié)算人員省去了付款信息的人工錄人環(huán)節(jié)，付款效率顯著提高，內(nèi)控風險相應降低。此外，通過信用評級系統(tǒng)對員工進行定級，然后對不同等級員工實施相應的激勵與處罰措施，從而發(fā)揮了費用報銷過程中的正向引導作用，讓合規(guī)意識深人人心。

3財務共享模式下費用報銷流程存在的不足與改進建議

財務共享模式下的費用報銷是各類信息系統(tǒng)連接集成的結(jié)果，與傳統(tǒng)模式相比顯示出了強大的優(yōu)越性。但是在信息技術(shù)飛速發(fā)展的當下，其依舊存在不足及改進空間，下文將結(jié)合信息化新技術(shù)對該問題作出具體闡釋。

3.1存在的不足

3.1.1票據(jù)電子化程度低

財務共享模式下，影像系統(tǒng)雖然對紙質(zhì)化票據(jù)進行了電子化處理，但是前期報銷人員依舊需要對紙質(zhì)票據(jù)進行粘貼，后期的檔案管理人員也依日需要將紙質(zhì)票據(jù)整理歸檔。因此，該影像系統(tǒng)的主要作用僅在于為線上審批提供了技術(shù)支持，但并未實現(xiàn)真正意義上的票據(jù)電子化。

3.1.2財務共享模式運營成本高

基于財務共享模式的費用報銷，其出發(fā)點在于提高報銷效率的同時降低企業(yè)的運營成本，但是現(xiàn)實情況卻難以真正達到預期。因為該模式下的費用報銷依賴眾多信息系統(tǒng)的集成，而這些系統(tǒng)每年將產(chǎn)生高額的升級成本與維護成本。此外，財務共享服務中心往往設在大城市的集團總部，因此必將產(chǎn)生過高的人工成本，同時，所處異地的分子公司定期的資料郵寄也將產(chǎn)生一定的額外費用。

3.2改進建議

3.2.1與稅務管理系統(tǒng)建立連接

財務共享模式下費用報銷的本質(zhì)就是各類信息系統(tǒng)集成對接的結(jié)果，因此，要解決影像系統(tǒng)未實現(xiàn)預期功能的問題，可嘗試與稅務管理系統(tǒng)建立連接。通過稅務管理系統(tǒng)在前期對報銷票據(jù)進行真?zhèn)舞b定，只有鑒定為真的票據(jù)才能上傳財務共享服務中心的報銷系統(tǒng)，同時，對發(fā)票按是否需要抵扣進行分類管理。這樣一來，報銷人員在前期取得紙質(zhì)票據(jù)時即可直接上傳系統(tǒng)進行傳遞，同時，后期財務人員的票據(jù)審核壓力也會明顯減小。

3.2.2開發(fā)現(xiàn)有系統(tǒng)，精簡內(nèi)部人員

大型企業(yè)應充分發(fā)揮自身所具備的人才與技術(shù)優(yōu)勢，打通現(xiàn)有信息系統(tǒng)與財務共享系統(tǒng)之間的連接，減少對外部供應商的依賴。同時，總部共享機構(gòu)應對人員進行精簡，可根據(jù)需要適時從分子公司抽調(diào)人員進行補充，充分發(fā)揮財務共享模式應有的作用，同時為各分子公司的資料收集提供便利。

4結(jié)論與展望

本文通過對兩種費用報銷模式的流程梳理以及優(yōu)缺點對比分析，清晰發(fā)現(xiàn)財務共享模式是未來企業(yè)財務轉(zhuǎn)型的必經(jīng)之路，其不僅可以提高企業(yè)財務核算效率，同時能夠降低企業(yè)內(nèi)部管理成本，為企業(yè)未來的經(jīng)營決策提供數(shù)據(jù)支持。

當今時代是數(shù)字化信息化的時代，企業(yè)要想搶占行業(yè)制高點、建立競爭新優(yōu)勢就必須把握好數(shù)字化信息化的歷史機遇，抓住數(shù)字中國、網(wǎng)絡強國帶來的發(fā)展紅利。目前，雖然財務共享模式僅普遍存在于大型企業(yè)中，但隨著大數(shù)據(jù)、人工智能等信息技術(shù)的飛速迭代，未來財務共享模式會延伸到更大范圍的企業(yè)當中，同時，將會被賦予更強大的功能為企業(yè)所用。

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