檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用分析

中圖分類號(hào)：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

一、概述

醫(yī)院檔案記錄著豐富的醫(yī)療信息、患者數(shù)據(jù)和科研成果等寶貴資源。隨著醫(yī)療改革的持續(xù)深人，醫(yī)院檔案管理的需求也發(fā)生變化。傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理存在信息孤島、數(shù)據(jù)冗余及查詢困難等問題，難以滿足如今檔案管理高效、準(zhǔn)確和安全的需求。檔案信息化建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，醫(yī)院通過信息化檔案管理能使檔案管理工作更高效，并提高檔案查詢的便捷性，保障檔案信息安全。本文結(jié)合檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用的實(shí)踐，總結(jié)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)存在的問題，并對(duì)此提出解決對(duì)策，為破解檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用困境提供思路。

二、在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用檔案信息化建設(shè)的意義

1.實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化存儲(chǔ)

醫(yī)院傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)大多數(shù)以紙質(zhì)為載體，容易出現(xiàn)潮濕、丟失以及損壞等問題，面對(duì)醫(yī)療水平持續(xù)提升，各項(xiàng)檢查指標(biāo)也越來越精準(zhǔn)，大量數(shù)據(jù)撲面而來，醫(yī)院檔案僅用傳統(tǒng)的存儲(chǔ)方式難以滿足現(xiàn)在檔案管理的需求。并且，患者在不同醫(yī)院就醫(yī)需要調(diào)動(dòng)檔案時(shí)，紙質(zhì)檔案難以攜帶和運(yùn)輸，數(shù)字化存儲(chǔ)能夠通過共享平臺(tái)傳輸檔案。數(shù)字化檔案管理方式主要通過掃描、拍攝和OCR等技術(shù)手段將數(shù)據(jù)上傳云端并存儲(chǔ)與管理，將云端存儲(chǔ)等技術(shù)與檔案管理工作融合，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案數(shù)字化存儲(chǔ)，能夠解決傳統(tǒng)存儲(chǔ)模式的弊端。

2.提高工作效率

在社會(huì)高速發(fā)展的背景下，高效工作的需求日益凸顯。醫(yī)院在處理日常工作時(shí)，也將高效性作為一項(xiàng)關(guān)鍵的工作指標(biāo)。因而必須借助信息化手段賦能檔案管理工作，從而有效提高工作效率。首先，醫(yī)院信息化檔案管理將各部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)人員檔案及患者檔案匯總在同一數(shù)據(jù)庫中，檔案文件輸入、提取及數(shù)據(jù)庫內(nèi)容修改統(tǒng)一化管理，管理者和有關(guān)工作人員對(duì)檔案修改、提取和打印等操作通過一個(gè)界面即可實(shí)現(xiàn)，極大地提高了工作效率。其次，通過各區(qū)域網(wǎng)連接和數(shù)據(jù)庫共享實(shí)現(xiàn)跨地域、跨部門查看檔案，解決了不同醫(yī)院間借鑒典型患者臨床案例檔案時(shí)，需線下傳送而耗費(fèi)大量時(shí)間的問題。最后，先進(jìn)的信息化檔案管理系統(tǒng)具有自動(dòng)分析數(shù)據(jù)等智能化功能，檔案錄入后，借助數(shù)字化平臺(tái)即可實(shí)現(xiàn)文件的自動(dòng)分類或?qū)赡艽嬖诘匿浫脲e(cuò)誤實(shí)施提醒等一系列智能化操作，簡化流程，提高工作效率。

3.優(yōu)化檔案查詢方式

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理最大的難題是檢索速度較慢，需先在相應(yīng)的文件架中找到相關(guān)文件，才能檢索文件中的內(nèi)容，導(dǎo)致工作人員需要花費(fèi)大量精力查詢檔案，此種查詢方式在緊急查詢檔案時(shí)效率較慢，會(huì)影響患者治療等事項(xiàng)。信息化檔案管理可以對(duì)某一類別或某一詞條迅速分類檢索，只需在錄入檔案時(shí)為相應(yīng)的檔案設(shè)置不同的檢索詞條，在查詢檔案時(shí)即可根據(jù)詞條快速檢索檔案，優(yōu)化檔案查詢方式，大幅節(jié)省醫(yī)務(wù)人員查詢檔案的時(shí)間。醫(yī)院還可以依照保密等級(jí)，對(duì)保密等級(jí)較低的檔案設(shè)置手機(jī)App、某信小程序與電話查詢等方式，使醫(yī)務(wù)人員依托信息化檔案管理平臺(tái)能隨時(shí)隨地查詢檔案，改善了傳統(tǒng)檔案查詢需要到檔案室借調(diào)檔案的復(fù)雜程序。

4.促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展

為緊跟信息化時(shí)代的步伐，各行各業(yè)都需要加強(qiáng)信息化建設(shè)，醫(yī)院作為公共服務(wù)的特殊主體必須加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高醫(yī)院綜合實(shí)力，促進(jìn)可持續(xù)發(fā)展。通過醫(yī)院檔案信息化管理，可以有效提升醫(yī)務(wù)人員的綜合素質(zhì)。隨著信息化水平的不斷提高，工作人員不僅需要掌握專業(yè)知識(shí)，還應(yīng)具備信息化思維和操作技能等能力。

在學(xué)習(xí)過程中，員工不斷思考并積極應(yīng)用信息化能力，以提升自身的專業(yè)素養(yǎng)。借助信息化思維，創(chuàng)新工作流程和路徑，從而推動(dòng)醫(yī)院在瞬息萬變的環(huán)境中實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理的應(yīng)用改善了檔案管理方式的同時(shí)，還激發(fā)了管理人員在創(chuàng)新醫(yī)療服務(wù)模式和管理模式等信息化建設(shè)方面的創(chuàng)意，旨在實(shí)現(xiàn)醫(yī)院資源的優(yōu)化配置與高效利用，進(jìn)而推動(dòng)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

三、檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用實(shí)踐

1.構(gòu)建檔案信息化平臺(tái)

在醫(yī)院檔案管理中，構(gòu)建信息化平臺(tái)軟件及硬件建設(shè)是基礎(chǔ)。一方面，結(jié)合醫(yī)院訪問檔案管理平臺(tái)的頻次以及需要處理數(shù)據(jù)的復(fù)雜程度，選擇合適且高性能、高可靠性的服務(wù)器作為平臺(tái)運(yùn)行的基礎(chǔ)。同時(shí)，提供足夠的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)空間，保障平臺(tái)能夠存儲(chǔ)和管理大量數(shù)據(jù)，并配備路由器、交換機(jī)等硬件設(shè)備，用于構(gòu)建穩(wěn)定、高速的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，支持通過平臺(tái)數(shù)據(jù)傳輸。另一方面，基于醫(yī)院當(dāng)前運(yùn)行使用的軟件環(huán)境，選擇與之兼容的信息化檔案管理軟件，能夠最大限度地減少在使用過程中出現(xiàn)的卡頓、系統(tǒng)崩潰等問題。此外，還應(yīng)配置合適的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)空間僅為檔案存儲(chǔ)提供信息化空間，但無法直接管理檔案。通過配備適配的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，可以顯著提高數(shù)據(jù)查詢和處理效率。引進(jìn)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)不僅能夠有效處理檔案數(shù)據(jù)，還具備數(shù)據(jù)備份及恢復(fù)功能，從而確保檔案的完整性。

2.檔案資源共享

經(jīng)典臨床病例等檔案具有顯著的借鑒價(jià)值，因而對(duì)涉及患者情況及醫(yī)務(wù)人員治療手段的相關(guān)檔案產(chǎn)生了共享需求。為滿足這一需求，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)成功實(shí)現(xiàn)了檔案資源的共享。對(duì)有共享需求的醫(yī)院構(gòu)建統(tǒng)一共享平臺(tái)，并制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)，將各類需要共享的檔案分門別類地整理到共享平臺(tái)，通過平臺(tái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案在線查詢、借鑒、歸還和統(tǒng)計(jì)等功能。并且利用大數(shù)據(jù)、人工智能等現(xiàn)代信息技術(shù)手段，可以提高檔案資源共享的效率和安全性，滿足檔案資源共享的需求。

3.檔案安全管理

傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)方式通常將檔案存放于檔案室內(nèi)，存在僅憑鑰匙或指紋等簡單生物信息即可獲取檔案的風(fēng)險(xiǎn)，威脅了檔案信息的完整性和保密性。通過加密技術(shù)、防火墻等措施能夠保障檔案數(shù)據(jù)的安全性，并且通過權(quán)限設(shè)置及日志留痕記錄等手段，使有權(quán)限的人才能查看信息及相關(guān)記錄，避免非法訪問和篡改檔案的行為。信息化檔案管理的備份與恢復(fù)功能，確保在檔案系統(tǒng)遭受外來人員入侵并損壞檔案信息時(shí)，能夠迅速復(fù)原檔案，有效避免了紙質(zhì)檔案丟失后無法恢復(fù)的困境。同時(shí)加密傳輸和存儲(chǔ)檔案，因?yàn)闄n案有共享及存儲(chǔ)需求，所以主要分為檔案傳輸加密和檔案存儲(chǔ)加密。檔案傳輸過程加密能有效防止檔案在傳輸過程中被竊取和篡改。檔案存儲(chǔ)加密則是對(duì)數(shù)據(jù)庫中不同類型的隱私檔案采取針對(duì)性的加密措施，以確保醫(yī)院醫(yī)護(hù)人員及患者檔案信息的安全。

四、檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理應(yīng)用中的問題及對(duì)策

1.檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理應(yīng)用中的問題

（1）人員信息化意識(shí)不足

進(jìn)入信息化時(shí)代，檔案信息化建設(shè)逐漸應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理，信息化建設(shè)對(duì)于醫(yī)院檔案管理工作的助力顯而易見，在提高工作效率的同時(shí)，還滿足了檔案共享、數(shù)字化存儲(chǔ)等需求，但還是存在部分從業(yè)人員對(duì)信息化檔案管理不夠重視的情況。首先，由于經(jīng)費(fèi)及審批流程煩瑣等問題，部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)引進(jìn)信息化檔案管理設(shè)備及技術(shù)較為解怠，使醫(yī)院缺少信息化硬件基礎(chǔ)建設(shè)。其次，部分從業(yè)人員忽視信息化檔案管理的優(yōu)勢，對(duì)于新知識(shí)、新操作的學(xué)習(xí)存在抵觸情緒，不敢踏出傳統(tǒng)檔案管理方式的“舒適圈”，由于缺少學(xué)習(xí)導(dǎo)致難以充分利用信息化檔案管理手段。最后，信息化檔案管理工作操作程序更新速度相對(duì)較快。部分從業(yè)人員對(duì)信息化檔案管理操作學(xué)習(xí)止步于初次學(xué)習(xí)階段，對(duì)于更新后的知識(shí)缺乏學(xué)習(xí)的主動(dòng)性。

（2）設(shè)備及技術(shù)落后

鑒于醫(yī)院的公共屬性，在引進(jìn)新設(shè)備和操作技術(shù)時(shí)，需經(jīng)過繁復(fù)的審批流程且耗時(shí)較長，導(dǎo)致在技術(shù)迅猛迭代的當(dāng)下，醫(yī)院的設(shè)備及技術(shù)相對(duì)滯后。第一，部分醫(yī)院信息化設(shè)備落后，領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)信息化檔案管理建設(shè)工作不重視，導(dǎo)致引進(jìn)的設(shè)備落后于市面同類型設(shè)備，難以應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)改善檔案管理工作。第二，檔案管理缺少智能化、自動(dòng)化技術(shù)。醫(yī)院信息化檔案管理需要技術(shù)支撐才能提高工作效率，但對(duì)于信息化檔案管理設(shè)備的操作僅停留在傳輸、查看等技術(shù)層面，沒有及時(shí)引進(jìn)智能化檔案管理、自動(dòng)化處理檔案信息的技術(shù)，導(dǎo)致醫(yī)院信息化檔案管理工作的技術(shù)落后。第三，信息平臺(tái)安全技術(shù)不足。在醫(yī)院檔案管理過程中，檔案傳輸及存儲(chǔ)均會(huì)加密處理，這種加密方式旨在保障檔案內(nèi)容的安全性。然而，醫(yī)院在檔案管理過程中，對(duì)信息平臺(tái)的加密措施尚顯不足，導(dǎo)致其面臨防火墻等級(jí)較低、易受外來入侵的風(fēng)險(xiǎn)。一旦信息平臺(tái)被攻破，檔案可能面臨被篡改、盜取的威脅，嚴(yán)重危及檔案信息的安全。

（3）欠缺完善的管理制度

雖然大部分醫(yī)院是檔案室負(fù)責(zé)檔案管理工作，但是制度不完善導(dǎo)致醫(yī)院信息化檔案管理應(yīng)用存在阻礙。一是人員構(gòu)架不清晰。信息化檔案管理應(yīng)用后能解放一部分人員的工作，會(huì)出現(xiàn)人員冗余現(xiàn)象，導(dǎo)致在工作過程中人員協(xié)調(diào)不當(dāng)、權(quán)責(zé)不清，影響工作效率。二是檔案管理行為規(guī)范不統(tǒng)一。檔案管理需要對(duì)不同的檔案類型和特點(diǎn)分類、編號(hào)，便于保管和利用。由于從傳統(tǒng)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒瘷n案管理，在沒有制定統(tǒng)一的分類、編號(hào)等規(guī)范的情況下，不同員工在整理檔案時(shí)會(huì)出現(xiàn)細(xì)微的偏差。三是缺少定期檢查制度流程。傳統(tǒng)的檔案管理通常設(shè)有定期檢查檔案的流程，但在采用信息化檔案管理后，往往誤以為無須再定期檢查。當(dāng)出現(xiàn)數(shù)據(jù)庫漏洞或人員誤操作導(dǎo)致信息丟失時(shí)，便無法及時(shí)察覺，從而威脅到檔案信息的完整性。四是缺少檔案銷毀制度。傳統(tǒng)檔案管理通常采用碎紙機(jī)、燒毀等傳統(tǒng)方式徹底銷毀檔案，但是信息化檔案管理有備份留痕等特點(diǎn)，需要完善銷毀檔案流程，使隱私檔案徹底清除，確保檔案的安全性。

2.檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用對(duì)策

（1）增強(qiáng)人員信息化意識(shí)

思想是行動(dòng)的先導(dǎo)，欲使信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用再上新臺(tái)階，還需從思想意識(shí)人手。作為當(dāng)?shù)卣?，可以通過組織交流會(huì)等活動(dòng)，促進(jìn)各大醫(yī)院在交流中明確自身不足，并認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)為醫(yī)院管理帶來的便利，激發(fā)領(lǐng)導(dǎo)者及從業(yè)者的上進(jìn)心，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用的重視程度。醫(yī)院為了提高工作效率以及工作人員的積極性，初期可以精神激勵(lì)或物質(zhì)激勵(lì)的方式引導(dǎo)員工積極走出“舒適圈”，后期通過考核等方式促使員工熟練掌握信息化檔案管理操作，不斷地在實(shí)踐中促使工作人員認(rèn)識(shí)到信息化檔案管理的優(yōu)勢，提高對(duì)信息化檔案管理的重視。

（2）引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備及技術(shù)

設(shè)備與技術(shù)是支撐醫(yī)院信息化檔案管理的基礎(chǔ)，所以必須引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備及技術(shù)，提高檔案管理工作效率，促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。第一，在提高領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)信息化檔案管理重視程度的基礎(chǔ)上，開啟審批綠色通道，對(duì)時(shí)效性較強(qiáng)的設(shè)備及技術(shù)，應(yīng)迅速引導(dǎo)相關(guān)醫(yī)院引進(jìn)，以確保使用先進(jìn)的信息化檔案管理設(shè)備。第二，引進(jìn)智能化、自動(dòng)化技術(shù)。硬件設(shè)備是保障信息化檔案管理的基礎(chǔ)，而先進(jìn)技術(shù)則是充分發(fā)揮基礎(chǔ)硬件設(shè)備應(yīng)有功能的關(guān)鍵手段。引進(jìn)智能化和自動(dòng)化管理等技術(shù)，使數(shù)據(jù)通過智能化系統(tǒng)將檔案自動(dòng)分類并轉(zhuǎn)化為可視化的圖表、表格等形式，直觀呈現(xiàn)醫(yī)院檔案及患者狀況，便于醫(yī)院依據(jù)患者病癥趨勢發(fā)掘醫(yī)學(xué)新突破，促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。通過檔案自動(dòng)分析功能，挖掘新型治療路徑和優(yōu)秀主治醫(yī)師等信息，提高醫(yī)院的核心競爭力。第三，加強(qiáng)信息平臺(tái)安全建設(shè)。依據(jù)醫(yī)院已有信息平臺(tái)安全系統(tǒng)，結(jié)合市面此系統(tǒng)的最新版本，邀請(qǐng)專家對(duì)本醫(yī)院信息安全平臺(tái)升級(jí)。事后積極與專家聯(lián)系，隨時(shí)獲取信息安全平臺(tái)更新的最新消息，保障信息平臺(tái)能夠抵御外來入侵等威脅。

（3）完善檔案管理制度

醫(yī)院信息化檔案管理制度應(yīng)環(huán)環(huán)緊扣，保障有效無誤地完成檔案管理工作。第一，構(gòu)建適用于信息化檔案管理的人員構(gòu)架。信息化檔案管理使部分人員的工作精簡，針對(duì)此部分人員應(yīng)該鼓勵(lì)其積極學(xué)習(xí)信息化檔案管理新技術(shù)和手段，可以到其他醫(yī)院積極學(xué)習(xí)交流先進(jìn)的信息技術(shù)，為培訓(xùn)組織內(nèi)部人員信息化檔案管理技能打基礎(chǔ)。第二，統(tǒng)一檔案管理的行為規(guī)范。對(duì)分類、編號(hào)等需要統(tǒng)一規(guī)范的行為，應(yīng)該下發(fā)統(tǒng)一的操作手冊(cè)，在操作手冊(cè)上應(yīng)清晰標(biāo)明對(duì)某一項(xiàng)操作的規(guī)范流程及檢索詞條的設(shè)置，當(dāng)后續(xù)內(nèi)容有更新時(shí)，應(yīng)重新編制電子版全流程操作手冊(cè)，以避免單純依賴文字或圖片傳達(dá)信息，因理解差異而導(dǎo)致操作行為出現(xiàn)偏差。第三，制定定期檢查流程。人工檢查不僅耗時(shí)較長，還容易產(chǎn)生失誤。因而應(yīng)配合相應(yīng)的程序快速篩選，識(shí)別可能存在問題的檔案。隨后，通過人工復(fù)查這些篩選出的檔案，以發(fā)現(xiàn)缺失內(nèi)容或丟失檔案的情況。同時(shí)，應(yīng)配備警報(bào)或通知信息，在刪除檔案或檔案內(nèi)容與初次錄人存在差異時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)人員，力求在檔案出現(xiàn)異常的初始階段迅速采取補(bǔ)救措施。第四，制定檔案銷毀制度。在制定檔案銷毀制度時(shí)應(yīng)著重設(shè)置檔案銷毀鑒定、審批手續(xù)、監(jiān)銷與記錄、檔案銷毀清單、保密與安全及特殊情況處理的程序，以保障徹底銷毀檔案，避免檔案信息被泄露，威脅檔案信息的安全。

五、小結(jié)

隨著醫(yī)療水平不斷提高，醫(yī)院對(duì)檔案管理工作的要求越來越高，檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用，對(duì)滿足醫(yī)院檔案管理工作需求提供了幫助。檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用打破了各醫(yī)院及醫(yī)院內(nèi)部間檔案傳輸?shù)牡赜蜃韪?，?shí)現(xiàn)了檔案共享。同時(shí)，數(shù)字化改善了傳統(tǒng)檔案管理查詢的方式，提高了醫(yī)院工作效率，促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。目前，檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的潛力尚未充分挖掘，醫(yī)院從業(yè)人員應(yīng)積極致力于推動(dòng)醫(yī)院信息化檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。

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作者單位：1.濟(jì)南市中西醫(yī)結(jié)合醫(yī)院；2.臨沂市檢驗(yàn)檢測中心