中職學(xué)校教學(xué)檔案規(guī)范化管理策略探究

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

教學(xué)檔案既是學(xué)校長(zhǎng)期發(fā)展的歷史記錄，也是學(xué)校重要的信息資源來(lái)源。其內(nèi)容覆蓋學(xué)校教育教學(xué)活動(dòng)各環(huán)節(jié)和參與主體，具有較強(qiáng)的功能性，對(duì)學(xué)校各方面的發(fā)展有著不可小覷的重要作用。如今，國(guó)家對(duì)技術(shù)型、應(yīng)用型人才予以高度重視，職業(yè)教育改革迫在眉睫，要想更好地對(duì)接社會(huì)用人需求，加強(qiáng)教學(xué)管理、發(fā)揮好教學(xué)檔案作用十分必要。結(jié)合過(guò)往經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，中職學(xué)校教學(xué)檔案利用率普遍不高，教學(xué)管理重點(diǎn)更傾向于其他層面，檔案價(jià)值并未得到充分開(kāi)發(fā)，呈現(xiàn)明顯的教學(xué)檔案管理缺陷。

新時(shí)期，教學(xué)檔案重要性凸顯，加強(qiáng)教學(xué)檔案規(guī)范化管理至關(guān)重要，不僅關(guān)乎教學(xué)秩序的穩(wěn)定，還關(guān)系著學(xué)校人才培養(yǎng)質(zhì)量的提高。

一、教學(xué)檔案的概念界定與管理范疇

教學(xué)檔案是指學(xué)校在各項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)中直接形成、具有保存和研究?jī)r(jià)值的文件材料。檔案形式不局限于文字、紙質(zhì)形式，圖表、聲像和實(shí)物亦屬于教學(xué)檔案材料范疇。就其內(nèi)容而言，可按類(lèi)別劃分為教學(xué)綜合類(lèi)檔案、教師教學(xué)業(yè)務(wù)檔案、學(xué)生學(xué)業(yè)管理檔案、學(xué)科實(shí)驗(yàn)教學(xué)檔案和其他有必要立檔的教學(xué)資料和業(yè)績(jī)考核資料。不同檔案類(lèi)別記載的內(nèi)容不同，管理方向也各有差異。其中，教學(xué)綜合類(lèi)檔案涉及范疇較廣，如學(xué)校規(guī)章制度、教輔人員職責(zé)和教學(xué)項(xiàng)目等。教師教學(xué)業(yè)務(wù)檔案主要圍繞教師管理記載相關(guān)內(nèi)容，包括且不限于教師基本信息、所授課程及教學(xué)評(píng)價(jià)等；學(xué)生學(xué)業(yè)管理檔案以學(xué)生學(xué)業(yè)發(fā)展為核心，記載著學(xué)生的基本信息、學(xué)籍信息和獎(jiǎng)懲記錄等內(nèi)容。完備的教學(xué)檔案能夠直接體現(xiàn)學(xué)校教學(xué)發(fā)展?fàn)顩r，亦可輔助相關(guān)人員了解學(xué)校辦學(xué)歷史、預(yù)測(cè)學(xué)校未來(lái)發(fā)展前景。

二、教學(xué)檔案規(guī)范化管理對(duì)中職學(xué)校發(fā)展的影響

1.助力教學(xué)質(zhì)量持續(xù)提升

教學(xué)檔案真實(shí)、系統(tǒng)和完整地反映了學(xué)校教學(xué)工作的歷史和現(xiàn)狀，是學(xué)校開(kāi)展教學(xué)研究、總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)以及推動(dòng)教育教學(xué)改革的重要依據(jù)。通過(guò)規(guī)范化管理教學(xué)檔案，有助于學(xué)校深入、系統(tǒng)地剖析檔案價(jià)值，提取檔案的關(guān)鍵數(shù)據(jù)并展開(kāi)分析，據(jù)此判斷時(shí)下教學(xué)情況。從教師管理、教學(xué)發(fā)展層面而言，對(duì)目標(biāo)檔案內(nèi)容展開(kāi)系統(tǒng)分析，可全方位把控教師教學(xué)情況，包括教學(xué)方法是否科學(xué)、合理且富有創(chuàng)新性，課程內(nèi)容是否完整以及對(duì)學(xué)生的關(guān)注是否及時(shí)且全面等要素，對(duì)于評(píng)估教師教學(xué)質(zhì)量、總結(jié)教學(xué)成效具有較好的支持作用。根據(jù)檔案評(píng)估結(jié)果，學(xué)?？梢葬槍?duì)教師提供相應(yīng)的教學(xué)輔助，如組織個(gè)性化的教學(xué)研討活動(dòng)，為教師教學(xué)方法改進(jìn)、教學(xué)能力提升提供可持續(xù)發(fā)展平臺(tái)，使教師有效實(shí)現(xiàn)自我成長(zhǎng)的同時(shí)，助推教學(xué)質(zhì)量的提高。

2.推動(dòng)學(xué)校管理高效化

規(guī)范化管理教學(xué)檔案，可以提高學(xué)校教學(xué)管理數(shù)據(jù)的整合效率，保障各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息資源全面收集并得以充分利用，使數(shù)據(jù)信息價(jià)值最大化。學(xué)?？梢酝ㄟ^(guò)深度分析不同數(shù)據(jù)，多維度地了解和評(píng)估學(xué)校當(dāng)下發(fā)展現(xiàn)狀，并根據(jù)管理需求，結(jié)合目標(biāo)數(shù)據(jù)提供的信息，制定并落實(shí)相應(yīng)的管理政策。比如，基于指向?qū)I(yè)發(fā)展層面展開(kāi)學(xué)校管理時(shí)，可圍繞目標(biāo)專(zhuān)業(yè)整合相關(guān)教學(xué)檔案，通過(guò)對(duì)檔案中各項(xiàng)歷史數(shù)據(jù)的挖掘與分析，如目標(biāo)專(zhuān)業(yè)歷年招生人數(shù)、專(zhuān)業(yè)就業(yè)率及學(xué)生競(jìng)賽獲獎(jiǎng)情況等，全面了解專(zhuān)業(yè)課程教學(xué)及其發(fā)展現(xiàn)狀，以輔助學(xué)校更好地對(duì)專(zhuān)業(yè)發(fā)展前景展開(kāi)有效把控，根據(jù)教育市場(chǎng)動(dòng)態(tài)和趨勢(shì)，制定學(xué)校發(fā)展戰(zhàn)略、確定教學(xué)管理實(shí)施方向。如此一來(lái)，在教學(xué)檔案的作用下，學(xué)校則可依托數(shù)據(jù)支持，更加科學(xué)地實(shí)行管理決策、優(yōu)化資源配置，從而提升學(xué)校管理的有效性。

3.提升人才培養(yǎng)質(zhì)量

教學(xué)檔案涉及多項(xiàng)內(nèi)容，加強(qiáng)教學(xué)檔案規(guī)范化管理，可進(jìn)一步保障教學(xué)檔案內(nèi)容翔實(shí)、完善，使檔案更具參考價(jià)值，提高利用率。基于人才培養(yǎng)角度而言，通過(guò)規(guī)范管理教學(xué)檔案，學(xué)校和教師可全方位地了解學(xué)生信息，構(gòu)建系統(tǒng)化、多維度的學(xué)生學(xué)業(yè)發(fā)展學(xué)情分析圖，涵蓋學(xué)生各項(xiàng)學(xué)情表現(xiàn)，包括學(xué)生日常考勤情況、學(xué)習(xí)成績(jī)和實(shí)踐活動(dòng)參與情況等。依據(jù)這些檔案數(shù)據(jù)，生成更具指向性和參考價(jià)值的學(xué)生發(fā)展信息，如學(xué)習(xí)特點(diǎn)、興趣愛(ài)好和發(fā)展?jié)摿Φ?，以便為學(xué)生定制符合其個(gè)性發(fā)展的人才培養(yǎng)方案。由此可見(jiàn)，當(dāng)教學(xué)檔案得到規(guī)范化管理，檔案價(jià)值將更具指向性，根據(jù)管理需求可輔助學(xué)校優(yōu)化人才培養(yǎng)方案，從而推動(dòng)人才培養(yǎng)質(zhì)量的持續(xù)提升。

三、中職學(xué)校教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀與問(wèn)題分析

1.檔案意識(shí)淡薄

學(xué)校作為育才搖籃，在長(zhǎng)期發(fā)展中，逐步形成以知識(shí)傳授、科學(xué)研究為中心的運(yùn)行體制。教學(xué)檔案雖被納人教學(xué)管理的工作范疇，但重心仍傾向科研、教學(xué)等方面，教學(xué)檔案明顯存在被忽視的現(xiàn)象。部分領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員認(rèn)為教學(xué)檔案管理工作可有可無(wú)，與學(xué)校發(fā)展、教學(xué)管理關(guān)聯(lián)性不強(qiáng)?；谶@一理念，教學(xué)檔案管理相關(guān)設(shè)備設(shè)施的配置也相應(yīng)不足，如設(shè)備設(shè)施滯后、缺乏專(zhuān)業(yè)崗位人才等，導(dǎo)致教學(xué)檔案管理執(zhí)行效力不足，未達(dá)到應(yīng)有標(biāo)準(zhǔn)和要求，難以真正發(fā)揮檔案的實(shí)際價(jià)值。

2.管理制度不健全

目前，中職在教學(xué)檔案管理工作開(kāi)展中，相關(guān)管理制度已基本建立。但從制度建設(shè)與實(shí)施情況來(lái)看，制度體系不健全、缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的問(wèn)題凸顯，管理制度形同虛設(shè)。教學(xué)檔案通常會(huì)規(guī)定一些歸檔內(nèi)容，但在歸檔范圍、時(shí)間等方面并未作出明確規(guī)定。不僅如此，教學(xué)檔案在分類(lèi)、編號(hào)等方面也缺乏統(tǒng)一規(guī)范，導(dǎo)致檔案資料查閱存在難度。對(duì)于檔案的借閱，相關(guān)制度也缺乏完善性，經(jīng)常存在借閱后未歸還的情況，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)嚴(yán)重流失現(xiàn)象。如此種種可以看出，教學(xué)檔案管理制度并未真正發(fā)揮作用，檔案仍存在管理混亂、隨意等情況。

3.信息化程度低

信息時(shí)代，檔案管理由傳統(tǒng)紙質(zhì)管理逐步向數(shù)字化、信息化管理方向轉(zhuǎn)型。信息化已成為教學(xué)檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。然而，就目前中職教學(xué)檔案管理情況來(lái)看，信息化手段不明顯，在資源共享傳播中沒(méi)有產(chǎn)生使用價(jià)值。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式在部分中職學(xué)校中仍占據(jù)主導(dǎo)地位，信息化檔案管理未能深人開(kāi)展。信息化程度低主要受設(shè)備設(shè)施不完善、技術(shù)滯后等因素影響，硬件設(shè)備不能滿足實(shí)際應(yīng)用需求。一些學(xué)校雖實(shí)施了信息化管理，但并未建立先進(jìn)、完善的教學(xué)檔案管理信息系統(tǒng)，檔案信息較為分散，無(wú)法有效實(shí)現(xiàn)集中管理和利用。

四、中職學(xué)校教學(xué)檔案規(guī)范化管理策略

1.加強(qiáng)檔案意識(shí)宣傳教育

教學(xué)檔案管理對(duì)學(xué)校發(fā)展意義深遠(yuǎn)。推進(jìn)教學(xué)檔案規(guī)范化管理工作落實(shí)，應(yīng)從思想意識(shí)層面予以加強(qiáng)。只有學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員高度重視教學(xué)檔案管理工作，明確教學(xué)檔案規(guī)范化管理的重要性，并深刻認(rèn)識(shí)教學(xué)檔案在評(píng)估辦學(xué)水平、教學(xué)質(zhì)量提升方面發(fā)揮的積極作用，才能從行動(dòng)上主動(dòng)、積極地開(kāi)展教學(xué)檔案管理工作，保證教學(xué)檔案管理的規(guī)范化推進(jìn)。基于此，學(xué)校應(yīng)充分發(fā)揮自身引領(lǐng)作用，及時(shí)轉(zhuǎn)變自身觀念，將教學(xué)檔案管理工作納入日常工作計(jì)劃，并加強(qiáng)檔案意識(shí)宣傳教育，促使學(xué)校全體教職工樹(shù)立正確的檔案意識(shí)，使其能夠明確檔案在教學(xué)管理中的定位，共同參與并推進(jìn)教學(xué)檔案的規(guī)范化管理。

一方面，聚焦教學(xué)檔案管理，學(xué)?？啥ㄆ诮M織專(zhuān)題培訓(xùn)，制訂系統(tǒng)的培訓(xùn)計(jì)劃，通過(guò)向全體教職工普及教學(xué)檔案管理知識(shí)，組織開(kāi)展教學(xué)檔案管理實(shí)操技能培訓(xùn)，以提高教職工基礎(chǔ)檔案管理能力。為保障培訓(xùn)的專(zhuān)業(yè)性，學(xué)?？裳?qǐng)相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜覍W(xué)者或具有豐富實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的相關(guān)崗位人才到校舉辦專(zhuān)題講座，將先進(jìn)的教學(xué)檔案管理理念、管理方式及時(shí)傳遞給教職工，使其能夠深刻認(rèn)識(shí)教學(xué)檔案對(duì)學(xué)校發(fā)展的影響，并能夠與時(shí)俱進(jìn)地開(kāi)展教學(xué)檔案管理工作，確保教學(xué)檔案管理規(guī)范有效，切實(shí)融入學(xué)校發(fā)展實(shí)際；另一方面，學(xué)?？衫枚喾N渠道開(kāi)展多樣化的宣傳活動(dòng)，通過(guò)加大檔案意識(shí)宣傳力度，促使教職工不斷深化檔案意識(shí)。比如，在學(xué)校官網(wǎng)設(shè)立教學(xué)檔案管理專(zhuān)欄，定期發(fā)布與教學(xué)檔案管理相關(guān)信息，鼓勵(lì)教職工在平臺(tái)分享教學(xué)檔案管理經(jīng)驗(yàn)和心得等；或是舉辦教學(xué)檔案管理征文比賽、知識(shí)競(jìng)賽，以此激勵(lì)教職工主動(dòng)學(xué)習(xí)和了解教學(xué)檔案的管理知識(shí)，促使更多教職工參與到教學(xué)檔案管理工作中，以營(yíng)造良好的教學(xué)檔案管理氛圍，推動(dòng)中職學(xué)校教學(xué)檔案實(shí)現(xiàn)自覺(jué)、常態(tài)化的管理模式。

2.建立健全檔案管理制度

制度建設(shè)是教學(xué)檔案管理規(guī)范化推進(jìn)的核心關(guān)鍵。中職學(xué)校應(yīng)以自身發(fā)展實(shí)際為基礎(chǔ)，科學(xué)制定教學(xué)檔案管理制度，以構(gòu)建規(guī)范化的教學(xué)檔案管理體制，助力教學(xué)檔案管理工作有序、高效地開(kāi)展。依據(jù)教學(xué)檔案管理流程，在制度建設(shè)方面，學(xué)校可以分別從檔案收集、整理、保管以及利用等方面制定相應(yīng)的制度體系，將制度全面貫徹于教學(xué)檔案管理全過(guò)程中，確保教學(xué)檔案管理在各階段及環(huán)節(jié)中的規(guī)范化落實(shí)。

首先，在檔案收集制度的建立上，詳細(xì)界定教學(xué)檔案的收集范圍，根據(jù)教學(xué)檔案類(lèi)型，將與之相關(guān)的重要資料納入收集范疇。比如，在教師教學(xué)業(yè)務(wù)檔案類(lèi)別中，資料收集內(nèi)容應(yīng)包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教學(xué)安排、教師教案以及教學(xué)課件等；學(xué)生學(xué)業(yè)管理檔案則可重點(diǎn)圍繞學(xué)生成績(jī)單、作業(yè)及競(jìng)賽獲獎(jiǎng)證書(shū)復(fù)印件等方面收集相關(guān)檔案資料。另外，除界定收集范圍，還應(yīng)確定收集的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，確保教學(xué)檔案資料信息及時(shí)、完備，避免資料積壓或遺漏。其次，在檔案整理制度的建立上，應(yīng)依據(jù)國(guó)家檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合中職學(xué)校的教學(xué)特點(diǎn)，制定統(tǒng)一的教學(xué)檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)。即在一級(jí)類(lèi)目的基礎(chǔ)上，根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)向下細(xì)分二級(jí)、三級(jí)類(lèi)目，以便各類(lèi)教學(xué)檔案準(zhǔn)確歸類(lèi)。同時(shí)，還應(yīng)注意規(guī)范檔案編號(hào)規(guī)則，在呈現(xiàn)檔案類(lèi)別、關(guān)鍵信息的同時(shí)，方便后續(xù)查閱和管理。再次，在檔案保管制度的建立上，為保證檔案信息長(zhǎng)久保存，避免出現(xiàn)檔案損毀、丟失等情況，應(yīng)重視保管制度的建立健全。在技術(shù)引領(lǐng)大環(huán)境下，電子檔案成為主流?；诖?，在建立檔案保管制度時(shí)，可重點(diǎn)關(guān)注電子檔案的規(guī)范化保管，制度內(nèi)容可圍繞優(yōu)化硬件設(shè)備設(shè)施、建立安全備份機(jī)制等方面落實(shí)。同時(shí)，考慮檔案的應(yīng)用價(jià)值與利用率，應(yīng)規(guī)范檔案借閱制度，盡可能地規(guī)避因借閱期間而造成檔案資料損毀或丟失問(wèn)題。最后，在檔案利用制度的構(gòu)建中，可以通過(guò)打造功能強(qiáng)大的教學(xué)檔案檢索系統(tǒng)，并制定明確的檔案使用流程規(guī)范，從而確保檔案的高效利用。

3.推進(jìn)教學(xué)檔案信息化建設(shè)

信息化管理系統(tǒng)是連接檔案資源和檔案用戶的紐帶，同時(shí)也是實(shí)現(xiàn)學(xué)校教學(xué)檔案信息化、數(shù)字化管理的有力抓手。檔案信息化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)的過(guò)程，學(xué)校應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際情況建立相關(guān)的教學(xué)檔案管理系統(tǒng)。在開(kāi)發(fā)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)期間，學(xué)校應(yīng)科學(xué)規(guī)劃系統(tǒng)功能布局，在保障檔案管理全過(guò)程數(shù)字化協(xié)同的基礎(chǔ)上，積極引入人工智能技術(shù)，進(jìn)一步開(kāi)發(fā)智能檢索、知識(shí)關(guān)聯(lián)等特色功能。同時(shí)，還應(yīng)從系統(tǒng)的易用性、適用性角度考慮，注意系統(tǒng)界面的優(yōu)化設(shè)計(jì)，既要重視界面導(dǎo)航功能清晰明了，也要以用戶差異特征為依據(jù)，設(shè)置個(gè)性化的服務(wù)選項(xiàng)，以提升教學(xué)檔案管理系統(tǒng)功能的靈活性。

基于數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范視角，在開(kāi)發(fā)教學(xué)檔案管理系統(tǒng)時(shí)，還需從數(shù)據(jù)交換格式、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)等方面考慮，確保元數(shù)據(jù)在格式、標(biāo)準(zhǔn)等方面的統(tǒng)一性，以增強(qiáng)數(shù)字檔案的互操作性。為切實(shí)發(fā)揮檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的應(yīng)用價(jià)值，提高檔案資源的利用率，還應(yīng)在完善系統(tǒng)建立的基礎(chǔ)上，構(gòu)建數(shù)字化檔案共享平臺(tái)，破除資源分散的弊端。其間，除需要強(qiáng)化數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)之外，即統(tǒng)一元數(shù)據(jù)規(guī)則、數(shù)據(jù)交換格式等，還需要重視大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，助力檔案信息資源的深度開(kāi)發(fā)與利用，輔助學(xué)校更好地作出管理決策。在數(shù)字檔案資源平臺(tái)建設(shè)期間，還可創(chuàng)新服務(wù)模式，建設(shè)特色數(shù)據(jù)庫(kù)，采取分層、分級(jí)開(kāi)放原則，促進(jìn)檔案資源有效共享。針對(duì)當(dāng)前中職學(xué)校信息化建設(shè)程度不足的情況，學(xué)校還需要提高教學(xué)檔案數(shù)字化、信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，應(yīng)明確基礎(chǔ)設(shè)施是檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要支撐。根據(jù)教學(xué)檔案信息化管理實(shí)際需求，加大投資力度、完善各類(lèi)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，在條件允許的情況下，優(yōu)先選擇先進(jìn)技術(shù)與設(shè)備，從根本上保障教學(xué)檔案信息化建設(shè)的效果。需特別注意的是，信息化環(huán)境下往往伴隨著信息安全問(wèn)題，因而在強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)過(guò)程中，學(xué)校還應(yīng)做好數(shù)字檔案安全防護(hù)工作，既要從日常管理上加強(qiáng)對(duì)檔案信息安全的重視與防護(hù)，如制定相關(guān)制度、加強(qiáng)監(jiān)督管理等，也要積極引進(jìn)信息安全領(lǐng)域的前沿技術(shù)成果，如數(shù)據(jù)加密技術(shù)、生物識(shí)別技術(shù)等，借助技術(shù)為教學(xué)檔案管理構(gòu)筑多層級(jí)、立體化的安全屏障，防止檔案丟失或被破壞，最大限度地降低信息安全隱患。

五、結(jié)束語(yǔ)

教學(xué)檔案具有極高的保存、利用與研究?jī)r(jià)值，在學(xué)校發(fā)展過(guò)程中，可為學(xué)校教學(xué)管理提供重要依據(jù)，助力教學(xué)質(zhì)量持續(xù)提升、推動(dòng)學(xué)校管理高效化，并提高人才培養(yǎng)質(zhì)量。面對(duì)現(xiàn)階段中職學(xué)校教學(xué)檔案管理凸顯的各項(xiàng)問(wèn)題，學(xué)校應(yīng)高度重視教學(xué)檔案規(guī)范化管理的有效落實(shí)，通過(guò)加強(qiáng)檔案意識(shí)宣傳教育、建立健全檔案管理制度、推進(jìn)教學(xué)檔案信息化建設(shè)以及提升檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，全面優(yōu)化當(dāng)前教學(xué)檔案管理工作體系，充分發(fā)揮教學(xué)檔案的積極作用，讓教學(xué)檔案成為中職學(xué)校發(fā)展的強(qiáng)勁助力。

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作者單位：濟(jì)南信息工程學(xué)校