檔案數(shù)字化外包質(zhì)量及安全風(fēng)險控制探究

中圖分類號：G273.3 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

新時期，有更多的企業(yè)或單位開始關(guān)注檔案管理工作，支持內(nèi)控進(jìn)程，但依靠企業(yè)或單位自身的力量，很難完成檔案數(shù)字化改革?；诖耍斜匾ㄟ^外包的形式完成檔案數(shù)字化加工，為企業(yè)或單位提供一個完整、先進(jìn)的檔案數(shù)字化管理體系，縮減檔案管理工作量，提高檔案管理水平，發(fā)揮各類檔案在企業(yè)或單位經(jīng)營發(fā)展中的關(guān)鍵作用，很多企業(yè)在該方面已經(jīng)取得了突破性進(jìn)展，享受到了來自檔案數(shù)字化體系的福利。

一、檔案數(shù)字化外包的必要性

1.技術(shù)限制

檔案數(shù)字化處理、管理等相關(guān)工作并非簡單的檔案數(shù)據(jù)搜集、整理，還涉及檔案分類、校驗、數(shù)據(jù)庫建設(shè)以及檔案數(shù)字化系統(tǒng)設(shè)計與維護(hù)等各類專業(yè)性問題，具備較高的限制性，若是由檔案數(shù)字化發(fā)包方企業(yè)負(fù)責(zé)完成這些工作，需要耗費較多的人力和物力，且難以達(dá)到理想的檔案數(shù)字化管理效果，出現(xiàn)這種情況的原因，主要歸結(jié)為檔案數(shù)字化的技術(shù)限制性，因而有必要通過外包來解決檔案數(shù)字化進(jìn)程中的諸多難題。

2.數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)較高

在檔案數(shù)字化發(fā)展中，已經(jīng)形成了相對完整、嚴(yán)格的規(guī)范與要求，在數(shù)據(jù)處理、掃描圖像、搭建數(shù)據(jù)庫目錄和安全管理等方面皆有對應(yīng)的法律法規(guī)、規(guī)范文件等，但發(fā)包方企業(yè)在檔案數(shù)字化方面缺乏經(jīng)驗，且大部分時間、精力需保持自我穩(wěn)定發(fā)展，面臨較高的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理主體推行外包模式已經(jīng)成為必然。

二、檔案數(shù)字化質(zhì)量與安全風(fēng)險類型

1.法律風(fēng)險

完善、實時和有效的法律機(jī)制是檔案數(shù)字化外包質(zhì)量保障不可或缺的條件，但就當(dāng)前的實際情況而言，雖然在《中華人民共和國檔案法》《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》等法律中提出了相關(guān)的外包條例，對承包方、發(fā)包方和第三方提出了相關(guān)要求，約束其相關(guān)行為，但條例內(nèi)容相對簡略，難以兼顧檔案數(shù)字化進(jìn)程中遇到的各類安全風(fēng)險問題，從而損害相關(guān)主體權(quán)益。此外，一些發(fā)包方對于相關(guān)法律機(jī)制不關(guān)注、不了解，可能會讓其在檔案數(shù)字化外包中與承包企業(yè)出現(xiàn)沖突，不利于檔案數(shù)字化的穩(wěn)定開展。

2.發(fā)包方企業(yè)自身風(fēng)險

（1）外包企業(yè)與外包范圍選擇錯誤。雖然目前市場上有較多的檔案信息技術(shù)公司，但并非所有都適合發(fā)包方企業(yè)，在選擇外包企業(yè)時，應(yīng)從其資質(zhì)、信譽和實力等多方面考慮，但部分發(fā)包方企業(yè)為節(jié)省成本，罔顧外包企業(yè)的服務(wù)信譽、業(yè)務(wù)能力、專業(yè)水平和保密資質(zhì)等，選擇報價最低的外包企業(yè)，不但檔案數(shù)字化服務(wù)難以到位，還可能引發(fā)其他風(fēng)險問題。還有一些發(fā)包方企業(yè)因為個體疏忽，將一些絕密檔案納入外包范圍，可能造成企業(yè)秘密被泄露，給企業(yè)造成較大損失。（2）發(fā)包方企業(yè)檔案管理人員專業(yè)能力下降。執(zhí)行檔案數(shù)字化外包策略，會大幅降低發(fā)包企業(yè)檔案管理人員壓力，但也可能會讓其喪失發(fā)展意識，對承包企業(yè)產(chǎn)生依賴思維，不愿意學(xué)習(xí)檔案數(shù)字化知識、技能等，無法對外包企業(yè)的綜合服務(wù)加以評估，在因各類因素影響與外包企業(yè)終正合作時，短期內(nèi)無法負(fù)責(zé)企業(yè)的檔案數(shù)字化管理工作，帶來各種不確定性安全風(fēng)險。（3）缺乏監(jiān)督。發(fā)包方企業(yè)在外包過程中不注重溝通、管理，即便是承包方企業(yè)積極尋求溝通，也只是敷衍了事，坐等驗收，引發(fā)檔案外包質(zhì)量、進(jìn)度和安全等相關(guān)問題。

3.質(zhì)量風(fēng)險

部分發(fā)包企業(yè)檔案管理人員在發(fā)包過程中，一味地依靠承包企業(yè)完成檔案數(shù)字化加工工作，認(rèn)為是承包企業(yè)的責(zé)任所在，這種想法并無差錯，但承包企業(yè)對于檔案內(nèi)容、形式的不了解，對于外包要求理解的不到位，可能會引發(fā)外包質(zhì)量問題。例如，發(fā)包企業(yè)的檔案涉及不同年份、不同部門，各類檔案在運輸、交接途中可能會造成紙質(zhì)檔案受損，影響其數(shù)字化進(jìn)程，不利于外包質(zhì)量控制。

三、檔案數(shù)字化外包質(zhì)量及安全風(fēng)險控制對策

1.完善檔案數(shù)字化外包法律機(jī)制，提升外包規(guī)范

考慮到檔案數(shù)字化外包中的法律風(fēng)險，提出完善檔案數(shù)字化外包法律機(jī)制，提升外包規(guī)范，主要措施包括：（1）完善法律機(jī)制。要求相關(guān)部門整合當(dāng)前各類關(guān)于檔案數(shù)字化外包的法律條例，分析頻發(fā)的檔案數(shù)字化外包案件，梳理案件發(fā)生的原因，明確檔案數(shù)字化外包法律中過時、不合時宜的部分，提取其中的主要條目，如檔案庫存服務(wù)、檔案開放利用、委托協(xié)議和法律監(jiān)督等，根據(jù)社會層面檔案數(shù)字化外包質(zhì)量管控的根本要求，對系列條例內(nèi)容加以調(diào)整、增刪和優(yōu)化，發(fā)揮法律條例對檔案數(shù)字化外包安全風(fēng)險控制的指導(dǎo)與規(guī)范作用，并提升承包方對此的重視程度，落實承包方責(zé)任，確定檔案數(shù)字化外包合同內(nèi)容，明確檔案加工質(zhì)量要求、內(nèi)容和進(jìn)度等，約束承包方企業(yè)規(guī)范操作；（2）重視法律知識宣傳教育。要求發(fā)包方企業(yè)能夠定期參與或者組織檔案數(shù)字化外包相關(guān)法律知識學(xué)習(xí)，通過多媒體、企業(yè)官方和宣傳欄等定期更新相關(guān)內(nèi)容，如“什么叫檔案數(shù)字化”“檔案管理外包服務(wù)企業(yè)類型”“檔案保管外包服務(wù)管理規(guī)范”“涉密檔案數(shù)字化加工資質(zhì)”等，深化企業(yè)各部門尤其是檔案管理部門或者行政管理部門對相關(guān)知識的了解與把握，如此才能在檔案數(shù)字化外包中篩選合格的外包企業(yè)，簽署具備法律效應(yīng)、保護(hù)自身利益的協(xié)議，與外包企業(yè)在檔案數(shù)字化外包工作中達(dá)成一致，建立高效的協(xié)同效應(yīng)。

2.關(guān)注發(fā)包方企業(yè)自身控制，提升檔案數(shù)字化外包質(zhì)量

應(yīng)關(guān)注發(fā)包方企業(yè)自身控制，精選外包企業(yè)、確定外包范圍，提升檔案數(shù)字化外包質(zhì)量。具體措施包括：

（1）外包企業(yè)選擇。關(guān)注企業(yè)背景與資質(zhì)，雖然檔案數(shù)字化外包工作考察的是外包企業(yè)的數(shù)字化能力，但其背景與資質(zhì)同樣重要，因檔案處理涉及較多的專業(yè)化技能，一家新成立、資質(zhì)較低的企業(yè)，可能無法理順各階段的檔案數(shù)字化加工工作，因而應(yīng)從專業(yè)經(jīng)驗豐富、受到客戶廣泛認(rèn)可的企業(yè)范圍內(nèi)去選擇。關(guān)注外包企業(yè)的口碑信譽、專業(yè)能力，可通過搜集歷史項目與客戶評價相關(guān)信息來深入了解。關(guān)注設(shè)備設(shè)施的配置狀況，重點包括圖像處理設(shè)備設(shè)施、掃描設(shè)備設(shè)施以及其他相關(guān)數(shù)字化軟件的配置詳情。檔案數(shù)字化加工涉及較多敏感和私密數(shù)據(jù)，要求外包企業(yè)具備健全的信息安全保護(hù)機(jī)制，如網(wǎng)絡(luò)安全與物理安全設(shè)備設(shè)施等，避免檔案信息被隨意篡改、泄露和訪問，確保數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)。

檔案數(shù)字化加工是一項復(fù)雜的項目，需要較完善的服務(wù)體系、較高的服務(wù)管理能力支撐，了解外包企業(yè)的團(tuán)隊配置狀況、項目管理流程，確保其能按時交付檔案數(shù)字化成果。還應(yīng)關(guān)注外包企業(yè)的數(shù)字化服務(wù)支持，如技術(shù)培訓(xùn)及售后服務(wù)等，確保檔案數(shù)字化順利展開。

（2）確定檔案數(shù)字化外包范圍。相比紙質(zhì)檔案來說，數(shù)字形式的外包檔案更易被泄露，因而確定檔案數(shù)字化外包范圍極其重要，要求發(fā)包企業(yè)能在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下，進(jìn)一步梳理外包檔案內(nèi)容，確定外包范圍、責(zé)任，由專業(yè)外包小組負(fù)責(zé)該項工作，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、檔案室或者辦公室人員、外包小組組長及外包人員對其展開層層檢驗，最大限度地降低信息被泄露的風(fēng)險。發(fā)包方（即檔案的所有者或管理者）在決定外包檔案數(shù)字化服務(wù)之前，需要全面鑒定擬外包的檔案，明確哪些檔案需要數(shù)字化以及數(shù)字化的優(yōu)先級和范圍，從而避免不必要的資源浪費，確保只有需要且適合數(shù)字化的檔案被選中。當(dāng)檔案內(nèi)容涉及國家秘密時，發(fā)包方在選擇外包服務(wù)商時必須格外慎重。國家秘密被泄露可能對國家安全和利益造成重大損害，選擇具備國家保密部門頒發(fā)的保密資質(zhì)的單位至關(guān)重要，該單位通常已經(jīng)通過了嚴(yán)格的審查和認(rèn)證，具備處理涉密檔案所需的保密措施和技術(shù)手段。

（3）開展檔案數(shù)字化專項教育學(xué)習(xí)活動。在外包期間，與承包企業(yè)達(dá)成合作協(xié)議，定期合作開展檔案數(shù)字化專項教育學(xué)習(xí)活動，提升發(fā)包企業(yè)檔案管理人員對于檔案數(shù)字化管理的重視程度，更新管理理念，使其能夠主動配合檔案數(shù)字化加工進(jìn)程，掌握檔案數(shù)字化軟件使用、保密管理等相關(guān)知識與技能，確保承包企業(yè)完成檔案數(shù)字化加工工作后，能夠順利地與發(fā)包企業(yè)完成交接，并能依靠發(fā)包企業(yè)處理檔案數(shù)字化中的一些簡單問題。

（4）發(fā)揮監(jiān)督作用。為保障企業(yè)隱私安全，發(fā)包企業(yè)可要求承包企業(yè)在專門場所實施檔案數(shù)字化加工工作，并物理隔離掃描儀、打印機(jī)及檔案紙質(zhì)資料等，所有參與檔案數(shù)字化加工的人員名單應(yīng)記錄在案，確保能夠隨時追溯。

3.優(yōu)化檔案數(shù)字化流程，增強(qiáng)檔案質(zhì)量管理力度

檔案發(fā)包方企業(yè)應(yīng)主動配合承包方的檔案數(shù)字化加工工作，優(yōu)化檔案數(shù)字化流程，加大檔案質(zhì)量管理力度。

（1）數(shù)字化處理。作為檔案數(shù)字化加工的初步環(huán)節(jié)，其較大程度上影響著檔案數(shù)字化質(zhì)量與進(jìn)度，很多紙質(zhì)檔案年份久遠(yuǎn)、信息摻雜或紙張類型不一，若只是簡單完成交接，可能會給檔案承包企業(yè)帶來較多難題，且可能損壞紙質(zhì)檔案，造成檔案信息丟失。因而在數(shù)字化處理前的交接階段，要求負(fù)責(zé)交接的檔案管理人員能夠詳細(xì)交代檔案的信息內(nèi)容、分布情況和注意問題等，如一些老舊檔案紙張較薄，可能在裝運時被撕爛，應(yīng)先裱糊、熨燙，避免損壞。

（2）檔案掃描。針對成卷檔案，要求掃描各卷檔案時由單人專一負(fù)責(zé)完成，翻頁掃描時，保障卷內(nèi)順序與原版一致；針對按件保存的文書檔案，每盒檔案單人專一負(fù)責(zé)完成，盒內(nèi)文件順序、單個文件順序避免錯亂。檔案掃描時，輕拿輕放，切忌損壞紙張，并按照TIFF標(biāo)準(zhǔn)格式、彩色模式及分辨率300dpi逐頁掃描，完成掃描后，按照多頁TIFF格式存儲；通過OCR（光學(xué)字符識別）技術(shù)識別，轉(zhuǎn)換成雙層PDF格式，為文件查詢提供方便；若是照片文件，則轉(zhuǎn)換成JPG格式存儲。

（3）圖像處理。具體處理技術(shù)包括去污、糾偏、旋轉(zhuǎn)和圖像拼接等相關(guān)操作；及時清除掃描后留下的污點、陰影和黑線等；保證掃描圖像顏色適宜、框架立體和字跡清晰，嚴(yán)禁出現(xiàn)字跡與字跡、字跡與圖片、圖片與圖片重疊及字跡筆畫殘缺等不良問題；要求檔案數(shù)字化加工人員在檢查檔案質(zhì)量時，除了一些基礎(chǔ)問題，還需關(guān)注圖像順序有無錯亂、編碼有無錯誤等，并予以及時糾正。

（4）文件目錄與檔案全文掛接。引入專業(yè)性檔案管理App，將檔案中涉及的所有圖像文件與目錄數(shù)據(jù)庫批量掛接，并認(rèn)真核對各份文件掛接后的頁數(shù)、頁碼等信息與紙質(zhì)檔案中的信息是否保持一致。

4.健全檔案數(shù)字化外包質(zhì)量及安全風(fēng)險聯(lián)防機(jī)制，保障外包工作順利完成

針對檔案數(shù)字化外包中可能出現(xiàn)的質(zhì)量、安全問題，應(yīng)健全風(fēng)險聯(lián)防機(jī)制，為外包工作的順利完成提供保障。

（1）規(guī)則制定。由發(fā)包企業(yè)、承包企業(yè)聯(lián)合制定檔案交接規(guī)則、使用規(guī)則等，要求承包企業(yè)在非工作期間禁止接觸檔案內(nèi)容，一般檔案的整理優(yōu)先選擇在發(fā)包方提供的場地開展。工作期間，高清攝像頭全程記錄檔案數(shù)字化加工進(jìn)程，監(jiān)控視頻由發(fā)包企業(yè)管理，若檔案出現(xiàn)被泄露的情況，發(fā)包企業(yè)有權(quán)利調(diào)取檔案數(shù)字化加工記錄、監(jiān)控視頻內(nèi)容，并追究相關(guān)人員責(zé)任。

（2）檔案數(shù)字化加工環(huán)境建設(shè)。布置寬敞、明亮的加工空間，用于檔案數(shù)字化資料、設(shè)備設(shè)施存放；做好加工場所防火、防盜、防塵、防水、防日光、防高溫、防紫外線、防污染以及防有害生物等相關(guān)安全管理工作；每次檔案數(shù)字化加工前檢查各類設(shè)備設(shè)施儀器的可用性，避免中途損壞而造成數(shù)據(jù)丟失；配置溫濕度監(jiān)測儀，確保溫濕度適宜。

（3）網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境建設(shè)。加強(qiáng)檔案數(shù)字化加工人員個人計算機(jī)系統(tǒng)管理，每日完成病毒查殺、構(gòu)筑防火墻，執(zhí)行口令機(jī)制，及時篩選現(xiàn)存或潛在的風(fēng)險問題；定期對企業(yè)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)服務(wù)器、網(wǎng)站服務(wù)器和終端計算機(jī)等展開全面檢查；執(zhí)行內(nèi)外網(wǎng)隔離制度，嚴(yán)禁違規(guī)外聯(lián)，提升檔案數(shù)字化加工的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化程度。

（4）制定安全管理制度。覆蓋檔案數(shù)字化加工的各方面，如密碼管理、賬戶與權(quán)限管理、數(shù)據(jù)管理、人員管理和設(shè)備設(shè)施管理等，并在承包企業(yè)官網(wǎng)公示，以供發(fā)包企業(yè)與其他主體監(jiān)督。落實“三員”管理制度，安全審計員、安全管理員和系統(tǒng)管理員應(yīng)各司其職；企業(yè)核心網(wǎng)絡(luò)執(zhí)行準(zhǔn)入機(jī)制，所有USB設(shè)備設(shè)施、計算機(jī)和人員等必須經(jīng)登記、審核和批準(zhǔn)后才可進(jìn)入；引入第三方監(jiān)理單位，監(jiān)督各類制度的落實，保護(hù)檔案安全。

（5）加大質(zhì)量管理力度。將檔案數(shù)字化外包加工質(zhì)量與外包資金直接掛鉤，并將質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)寫入簽署的外包合同中，根據(jù)外包合同實行最后的檔案數(shù)字化外包成果驗收，若列出的成果完全達(dá)到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，則支付 100% 的外包資金；若有一條未達(dá)到，支付 99% 的外包資金，依次遞減，以此來提升承包企業(yè)的重視度，促使其以全部的精力和實力完成檔案數(shù)字化加工工作。為了避免出現(xiàn)發(fā)包企業(yè)、承包企業(yè)意見不統(tǒng)一而引發(fā)的扯皮問題，要求合同中列出的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)合理、合法和明晰，且經(jīng)雙方同意后執(zhí)行，以此來減少非必要的爭執(zhí)，實現(xiàn)雙方合作意向，將各類質(zhì)量風(fēng)險悄然化解。

四、結(jié)語

綜上，文章就檔案數(shù)字化外包質(zhì)量及安全風(fēng)險控制展開了綜合論述與分析，提出的各類控制策略在落實中具備較大的可行性，能夠在一定程度上改善檔案數(shù)字化外包狀況，提升檔案數(shù)字化質(zhì)量，規(guī)避風(fēng)險問題，為企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供堅實支撐。

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作者單位：杭州越中檔案信息技術(shù)有限公司