高校檔案管理現(xiàn)狀及檔案創(chuàng)新優(yōu)化對(duì)策

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

檔案是高校開展教學(xué)、科研和管理等各項(xiàng)工作形成的原始記錄，是學(xué)校寶貴的信息資源。加強(qiáng)檔案管理，有利于全面、系統(tǒng)和準(zhǔn)確地保存學(xué)校發(fā)展的歷史痕跡，充分挖掘檔案的功能與價(jià)值，更好地服務(wù)學(xué)校事業(yè)發(fā)展。隨著高等教育內(nèi)涵式發(fā)展，高校規(guī)模不斷擴(kuò)大、業(yè)務(wù)日益復(fù)雜，檔案管理面臨諸多新情況、新問題，傳統(tǒng)管理模式已難以適應(yīng)新形勢(shì)、新要求。創(chuàng)新優(yōu)化高校檔案管理，提高信息化、專業(yè)化水平，對(duì)于提高辦學(xué)管理效率、助力學(xué)校內(nèi)涵發(fā)展具有重要意義。

一、高校檔案管理的重要意義

1.高校檔案是學(xué)校歷史的真實(shí)記錄

高校檔案真實(shí)、系統(tǒng)地記錄了學(xué)校的辦學(xué)歷程、重大事件和師生成就等，是學(xué)校發(fā)展的“忠實(shí)記錄者”和“見證者”。通過檔案，可以全面了解學(xué)校的歷史沿革、辦學(xué)理念和發(fā)展脈絡(luò)，真實(shí)再現(xiàn)學(xué)校不同時(shí)期的面貌。檔案記錄了學(xué)校一路走來的艱辛探索和輝煌成就，是彌足珍貴的歷史財(cái)富，檔案也真實(shí)記錄了廣大師生在教學(xué)、科研等方面的寶貴實(shí)踐和創(chuàng)新成果，忠實(shí)保存了學(xué)校的優(yōu)良傳統(tǒng)和深厚底蘊(yùn)，這些歷史記憶既是學(xué)校的“根”和“魂”，也是學(xué)校文化積淀的重要組成部分，對(duì)于傳承大學(xué)精神、凝聚奮進(jìn)力量具有重要意義。

2.高校檔案為學(xué)校管理和決策提供參考依據(jù)

高校管理涉及人才培養(yǎng)、學(xué)科建設(shè)、師資隊(duì)伍和校園建設(shè)等方面，是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。高校檔案真實(shí)記錄了學(xué)校管理和改革發(fā)展的各個(gè)方面，涵蓋了教學(xué)計(jì)劃、科研項(xiàng)目、基建修繕和財(cái)務(wù)預(yù)決算等重要文件和數(shù)據(jù)資料，通過挖掘檔案信息，可以全面了解學(xué)校現(xiàn)有教學(xué)、科研和管理狀況，客觀分析存在的優(yōu)勢(shì)和不足，總結(jié)以往改革發(fā)展的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，這些都是推進(jìn)管理創(chuàng)新、科學(xué)決策的重要參考。例如，人事檔案記載了教職工的學(xué)歷、職稱和科研業(yè)績(jī)等信息，分析這些數(shù)據(jù)可以準(zhǔn)確把握師資隊(duì)伍現(xiàn)狀，為制訂人才培養(yǎng)和引進(jìn)計(jì)劃提供決策支撐；再如，會(huì)計(jì)檔案詳細(xì)記錄了學(xué)校財(cái)務(wù)收支情況，分析財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的歷史變化趨勢(shì)，有助于優(yōu)化經(jīng)費(fèi)預(yù)算，提高資金使用績(jī)效。

3.高校檔案服務(wù)師生教學(xué)科研需求

高校的中心工作是人才培養(yǎng)，教學(xué)科研是學(xué)校的主要職能，高校檔案中記載了學(xué)校在人才培養(yǎng)、學(xué)科建設(shè)和科學(xué)研究等方面取得的重要成果。例如，教學(xué)計(jì)劃、課程教案、學(xué)位論文和科研報(bào)告等，這些檔案資料不僅見證了學(xué)校教育教學(xué)發(fā)展的歷程，也凝結(jié)著師生的智慧結(jié)晶，對(duì)教學(xué)科研具有重要參考價(jià)值。一方面，檔案能為教師備課、講課和編寫教材提供豐富的素材，教師可查閱相關(guān)教學(xué)檔案，系統(tǒng)了解學(xué)科發(fā)展脈絡(luò)和前沿動(dòng)態(tài)，汲取優(yōu)秀教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，優(yōu)化教學(xué)內(nèi)容設(shè)計(jì)，改進(jìn)教學(xué)方法手段。另一方面，檔案是學(xué)生論文寫作、科研立項(xiàng)的重要文獻(xiàn)資料，學(xué)生通過查閱學(xué)位論文、科研報(bào)告等，能夠準(zhǔn)確把握學(xué)科發(fā)展現(xiàn)狀，了解前人研究的基礎(chǔ)，優(yōu)化選題思路，規(guī)避重復(fù)研究。

二、高校檔案管理的現(xiàn)狀分析

1.檔案管理體制機(jī)制有待優(yōu)化

當(dāng)前，不少高校的檔案管理體制不夠順暢，職責(zé)劃分不清晰，制約了檔案工作的有序、高效開展，一些高校將檔案管理歸口辦公室或黨辦，而這些部門事務(wù)繁雜，檔案工作往往得不到應(yīng)有的重視，一些高校設(shè)有檔案室，但隸屬關(guān)系模糊，管理權(quán)限有限，難以獨(dú)立開展工作。還有的高校檔案機(jī)構(gòu)編制少、人員少，與檔案管理要求很不適應(yīng)，高校普遍存在檔案管理制度不健全、流程不規(guī)范問題，尚未建立覆蓋檔案收集、整理、保管和利用全過程的規(guī)章制度，管理隨意性大，檔案的形成、積累和歸檔環(huán)節(jié)銜接不夠，流程混亂，這些都影響了檔案管理工作的制度化與規(guī)范化水平。

2.檔案信息化建設(shè)水平不高

隨著高校數(shù)字化轉(zhuǎn)型步伐加快，檔案信息化建設(shè)已成為適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然要求，但目前，許多高校的電子檔案建設(shè)還處于起步階段，存在信息化基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施薄弱、數(shù)字化資源少以及管理系統(tǒng)落后等短板。檔案的收集、整理和編目等業(yè)務(wù)主要依靠手工操作，效率不高，差錯(cuò)率大，缺乏統(tǒng)一規(guī)范的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，檔案著錄項(xiàng)目不全面，數(shù)據(jù)質(zhì)量參差不齊，可檢索、利用程度不高，學(xué)校還普遍缺乏功能完備、性能先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，檔案數(shù)據(jù)分散在不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)，缺乏集中管理，數(shù)據(jù)孤島問題突出。受經(jīng)費(fèi)投入不足、專業(yè)人才缺乏等因素制約，高校數(shù)字檔案館建設(shè)進(jìn)展緩慢，多數(shù)學(xué)校還沒有真正建成集存儲(chǔ)、管理和利用于一體的數(shù)字檔案館，數(shù)字檔案資源的共享服務(wù)能力偏低，這些都制約了檔案信息化水平的整體提升。

3.檔案資源開發(fā)利用不夠充分

高校對(duì)檔案開發(fā)重視不夠，管理視野比較狹窄，往往把檔案管理等同于檔案的收集和保管，忽視了檔案的宣傳和利用，許多寶貴的檔案資料長(zhǎng)期深藏館庫，“養(yǎng)在深閨人未識(shí)”，資源利用率很低。受傳統(tǒng)管理理念影響，高校檔案利用方式比較單一，主要是提供檔案查詢、復(fù)制等基本服務(wù)，缺乏深層次的檔案編研開發(fā)，檔案的功能和價(jià)值沒有得到充分發(fā)揮，也缺乏面向社會(huì)大眾的檔案宣傳，公眾獲取和利用檔案的渠道不暢，不利于提高檔案工作的社會(huì)影響力，也難以更好地發(fā)揮檔案存史資政、服務(wù)社會(huì)的作用。

4.檔案管理人員專業(yè)能力有待提升

目前，高校檔案隊(duì)伍專業(yè)化水平總體不高，人才短缺問題突出，從人員結(jié)構(gòu)看，專職檔案管理人員比例偏低，兼職人員居多，隊(duì)伍不穩(wěn)定，專業(yè)素質(zhì)難以保證；從學(xué)歷背景看，本科及以上學(xué)歷比例不高，缺乏檔案、圖書情報(bào)和計(jì)算機(jī)等相關(guān)專業(yè)背景，知識(shí)結(jié)構(gòu)單一；從業(yè)務(wù)能力看，熟悉現(xiàn)代信息技術(shù)、數(shù)字檔案管理的復(fù)合型人才十分緊缺，檔案隊(duì)伍年齡結(jié)構(gòu)老化，創(chuàng)新意識(shí)和能力不強(qiáng)。高校對(duì)檔案人才培養(yǎng)重視不夠，教育培訓(xùn)力度偏低，檔案人員知識(shí)更新慢，專業(yè)發(fā)展空間有限，這些問題制約了檔案管理現(xiàn)代化水平的提高，亟須加強(qiáng)檔案隊(duì)伍專業(yè)化建設(shè)。

三、高校檔案管理創(chuàng)新優(yōu)化策略

1.完善檔案管理體制機(jī)制建設(shè)

（1）理順檔案管理體制，健全管理機(jī)構(gòu)

高校要建立健全檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制，落實(shí)高校主要負(fù)責(zé)同志檔案工作責(zé)任制，將檔案工作納入學(xué)校重要議事日程，作為學(xué)校事業(yè)發(fā)展的重要內(nèi)容來抓，要理順檔案部門的隸屬關(guān)系，明確歸口管理部門，根據(jù)學(xué)校實(shí)際合理確定檔案部門的類型及隸屬關(guān)系，可以設(shè)立獨(dú)立的檔案館（室），也可歸口校辦公室、黨辦等管理。要明確檔案部門的管理職能，確保其在學(xué)校發(fā)展中發(fā)揮應(yīng)有的作用，規(guī)范檔案內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)設(shè)置，成立由分管校領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng)、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人參加的檔案工作管理委員會(huì)或領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)審議學(xué)校檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，研究解決檔案工作中的重大問題，統(tǒng)籌推進(jìn)學(xué)校檔案管理和建設(shè)。

（2）完善檔案管理規(guī)章制度，規(guī)范管理流程

高校要以國(guó)家的檔案法律法規(guī)為指導(dǎo)，根據(jù)教育部、檔案局等有關(guān)高校檔案工作的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，制定完善的校內(nèi)檔案管理制度體系，做到有法可依、有章可循，要建立健全檔案工作規(guī)劃、檔案接收移交、檔案整理保管、檔案統(tǒng)計(jì)和檔案利用等方面的工作制度，明確歸檔范圍、管理流程和操作規(guī)范等。檔案管理制度要覆蓋檔案業(yè)務(wù)的全過程，包括文件材料的形成、積累、收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等環(huán)節(jié)，做到制度流程閉環(huán)，前后業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)有機(jī)銜接，重點(diǎn)要完善檔案歸檔范圍和保管期限表，明確應(yīng)歸檔的文件材料類型、保管期限，確保重要文件材料應(yīng)歸盡歸。健全檔案移交制度，明確校內(nèi)各單位文件材料的定期歸檔要求，確保檔案及時(shí)進(jìn)館。規(guī)范檔案查（借）閱利用制度，明確檔案查（借）閱的范圍、權(quán)限、程序以及安全保密要求等內(nèi)容。

2.加快檔案信息化建設(shè)步伐

（1）建設(shè)數(shù)字檔案館，實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)字化

高校要充分認(rèn)識(shí)數(shù)字檔案建設(shè)是信息時(shí)代高校檔案工作創(chuàng)新發(fā)展的緊迫要求，是提高檔案管理信息化水平、更好地服務(wù)師生和學(xué)校發(fā)展大局的必然選擇。高校要將數(shù)字檔案館建設(shè)納人學(xué)校整體信息化發(fā)展規(guī)劃和年度計(jì)劃，與智慧校園、一站式服務(wù)大廳等建設(shè)統(tǒng)籌謀劃、協(xié)調(diào)推進(jìn)，充分利用學(xué)校數(shù)字校園、數(shù)據(jù)中心等已有信息基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施，節(jié)約投資、集約建設(shè)，要制定科學(xué)合理的數(shù)字檔案館建設(shè)規(guī)劃和實(shí)施方案，明確建設(shè)目標(biāo)、主要任務(wù)和進(jìn)度安排，科學(xué)設(shè)計(jì)功能架構(gòu)、技術(shù)路線和運(yùn)行機(jī)制等。合理控制項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度，采取內(nèi)部業(yè)務(wù)整理與委托專業(yè)機(jī)構(gòu)相結(jié)合的方式，多措并舉地加快推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程，并根據(jù)檔案價(jià)值、利用頻次等，確定檔案數(shù)字化優(yōu)先順序，優(yōu)先實(shí)現(xiàn)常用、珍貴檔案的掃描、拍攝和元數(shù)據(jù)著錄，減少紙質(zhì)檔案的物理利用頻率，延長(zhǎng)檔案壽命。還要建立規(guī)范的檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，明確元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)要求，提升數(shù)字檔案的編目質(zhì)量，確保數(shù)字檔案資源的規(guī)范管理和有效利用。同時(shí)，建設(shè)功能完備的數(shù)字檔案管理與服務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)各類數(shù)字檔案的集中存儲(chǔ)、統(tǒng)一管理和便捷利用，為用戶提供一站式數(shù)字檔案服務(wù)。

（2）開發(fā)智能檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理效率

高校要以提高檔案管理現(xiàn)代化、智能化水平為目標(biāo)，利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算和人工智能等現(xiàn)代信息技術(shù)，開發(fā)設(shè)計(jì)功能完善、性能優(yōu)良和安全可靠的智能檔案管理系統(tǒng)。借鑒圖書館、數(shù)字資源中心的信息化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，引進(jìn)優(yōu)秀的檔案管理信息系統(tǒng)，優(yōu)化完善功能模塊，系統(tǒng)要能夠支持檔案收集、登記、整理、編目、檢索、鑒定和統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)活動(dòng)全流程信息化管理。要重點(diǎn)開發(fā)檔案大數(shù)據(jù)管理、知識(shí)挖掘和可視化展示等智能應(yīng)用功能，創(chuàng)新開發(fā)基于語義分析、知識(shí)圖譜等技術(shù)的檔案學(xué)習(xí)系統(tǒng)，通過對(duì)檔案相似性、關(guān)聯(lián)性的智能計(jì)算分析，助力檔案深度開發(fā)。系統(tǒng)要與學(xué)校數(shù)據(jù)中心、統(tǒng)一身份認(rèn)證和一卡通等平臺(tái)做好集成對(duì)接，做到數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源的共享開發(fā)與利用，要遵循信息安全等級(jí)保護(hù)要求，強(qiáng)化檔案系統(tǒng)的身份認(rèn)證、訪問控制、數(shù)據(jù)備份和異地容災(zāi)等安全防護(hù)措施，最大限度地保障檔案數(shù)據(jù)安全。還要建設(shè)智能感知環(huán)境，利用物聯(lián)網(wǎng)、智能傳感和音視頻識(shí)別等技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案庫房環(huán)境和設(shè)施設(shè)備的實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)、智能預(yù)警，促進(jìn)檔案安全管理，要建立數(shù)字檔案統(tǒng)計(jì)分析與績(jī)效評(píng)價(jià)機(jī)制，通過數(shù)據(jù)采集、分析挖掘，掌握檔案信息服務(wù)的利用率、滿意度等指標(biāo)，持續(xù)優(yōu)化系統(tǒng)功能，增強(qiáng)檔案服務(wù)效能。

3.創(chuàng)新檔案資源開發(fā)利用方式

（1）編制檔案資源指南，方便用戶查閱利用

高校要圍繞服務(wù)師生和社會(huì)大眾的需求，加強(qiáng)檔案資源的編研開發(fā)。系統(tǒng)梳理館藏檔案的門類、數(shù)量、形式、載體和主要內(nèi)容等，編制形式多樣的檔案資源指南，如檔案全宗指南、檔案目錄索引和檔案專題索引等，方便用戶查詢檢索。對(duì)服務(wù)對(duì)象關(guān)注度高、利用價(jià)值大的重點(diǎn)檔案，組織專題開發(fā)，編寫內(nèi)容提要，深度挖掘檔案的歷史文化價(jià)值。充分利用學(xué)校網(wǎng)站、某信公眾號(hào)和檔案展廳等宣傳陣地，多渠道地發(fā)布檔案指南信息，完善檔案利用登記、統(tǒng)計(jì)和評(píng)價(jià)工作，建立反饋改進(jìn)機(jī)制，提升檔案資源的針對(duì)性和有效性。

（2）開發(fā)特色檔案信息產(chǎn)品，提供個(gè)性化服務(wù)

主動(dòng)對(duì)接學(xué)校中心工作，聚焦師生關(guān)注的熱點(diǎn)問題，有針對(duì)性地開發(fā)檔案信息產(chǎn)品，提供精準(zhǔn)高效的個(gè)性化檔案服務(wù)。服務(wù)教學(xué)科研，編研相關(guān)學(xué)科專業(yè)、重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室、科研院所的發(fā)展歷程、重要成果，開發(fā)專題數(shù)據(jù)庫、知識(shí)庫，服務(wù)學(xué)校發(fā)展，圍繞學(xué)校發(fā)展規(guī)劃、重大活動(dòng)，編制校史資料匯編、大事記和影像集錦等。服務(wù)師生成長(zhǎng)，開發(fā)名師檔案、優(yōu)秀校友檔案等特色數(shù)據(jù)庫，服務(wù)社會(huì)大眾，舉辦主題檔案展覽，制作網(wǎng)上展廳，講好學(xué)校發(fā)展故事，拓展檔案增值服務(wù)，開發(fā)具有紀(jì)念意義的檔案文創(chuàng)產(chǎn)品，豐富檔案服務(wù)內(nèi)涵。

4.加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍專業(yè)化建設(shè)

（1）引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才，優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)

把檔案隊(duì)伍建設(shè)納入人才強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略，制定中長(zhǎng)期人才培養(yǎng)規(guī)劃，拓寬檔案人才引進(jìn)渠道，通過考核招聘、人事調(diào)配等方式，選拔檔案學(xué)、歷史學(xué)和計(jì)算機(jī)等相關(guān)專業(yè)的優(yōu)秀畢業(yè)生充實(shí)到檔案隊(duì)伍中來。創(chuàng)新用人機(jī)制，采取項(xiàng)目聘用、柔性引才等方式，吸引相關(guān)學(xué)科專業(yè)技術(shù)人員參與檔案工作。加大高層次人才引進(jìn)力度，擇優(yōu)引進(jìn)檔案學(xué)專業(yè)領(lǐng)軍人才和學(xué)科帶頭人。優(yōu)化檔案隊(duì)伍學(xué)歷結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)和專業(yè)結(jié)構(gòu)，打造一支專兼結(jié)合、年齡梯次合理和專業(yè)搭配得當(dāng)?shù)母咚刭|(zhì)檔案隊(duì)伍。

（2）加大檔案管理人員培訓(xùn)力度，提高業(yè)務(wù)水平

把檔案人才教育培訓(xùn)作為隊(duì)伍建設(shè)的重要內(nèi)容，多形式、多渠道地開展分級(jí)分類、形式多樣的教育培訓(xùn)。利用職業(yè)培訓(xùn)、在職學(xué)習(xí)等方式，強(qiáng)化檔案人員的理論基礎(chǔ)和專業(yè)知識(shí)。選送業(yè)務(wù)骨干參加檔案專業(yè)學(xué)歷教育，攻讀檔案學(xué)碩士、博士學(xué)位，開展檔案管理信息化、數(shù)字化專題培訓(xùn)，提升檔案人員的信息素養(yǎng)和創(chuàng)新能力，采取以會(huì)代訓(xùn)、案例教學(xué)等方式，開展檔案編研、開發(fā)和利用等實(shí)務(wù)培訓(xùn)。開展檔案業(yè)務(wù)競(jìng)賽、技能比武等，搭建檔案人員學(xué)習(xí)交流平臺(tái)，完善檔案人員繼續(xù)教育制度，將培訓(xùn)學(xué)習(xí)與職稱晉升、崗位聘任相結(jié)合，調(diào)動(dòng)檔案人員的學(xué)習(xí)積極性。

四、結(jié)語

檔案承載著高校的歷史，記錄著高校的發(fā)展。加強(qiáng)和創(chuàng)新高校檔案管理，是適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展、推進(jìn)高等教育治理體系和治理能力現(xiàn)代化的必然要求。各高校要深入貫徹黨的教育方針，把檔案工作擺到學(xué)校改革發(fā)展的戰(zhàn)略高度，與立德樹人、內(nèi)涵發(fā)展緊密結(jié)合起來，不斷完善檔案管理體制機(jī)制，加快檔案信息化建設(shè)步伐，創(chuàng)新檔案資源開發(fā)利用，加強(qiáng)檔案隊(duì)伍專業(yè)化建設(shè)，推動(dòng)檔案管理制度化、規(guī)范化和科學(xué)化，為學(xué)校改革發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息資源支撐，為高等教育事業(yè)的發(fā)展做出更大貢獻(xiàn)。

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作者單位：齊魯醫(yī)藥學(xué)院