關(guān)于事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的分析

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

事業(yè)單位人事檔案管理是人力資源管理的重要組成部分，直接關(guān)系員工的個(gè)人發(fā)展和組織的人才管理。員工的人事檔案涵蓋了個(gè)人的基本情況、教育經(jīng)歷、職業(yè)發(fā)展軌跡以及社交網(wǎng)絡(luò)等核心信息，為單位提供了完整且準(zhǔn)確的個(gè)人資料。這些檔案已成為干部選拔和績效評(píng)估的重要依據(jù)，幫助單位更全面地了解員工的背景和能力。隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步和普及，信息化手段已深入人事檔案管理流程，不僅提高了檔案管理的科學(xué)性和工作效率，還促進(jìn)了人力資源配置的精確決策，確保了人才庫的多樣性。由此，事業(yè)單位的管理創(chuàng)新得以推進(jìn)，為其可持續(xù)發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

一、信息化在人事檔案管理中的實(shí)施概念

信息化是指通過計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫管理，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、傳輸和共享，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹悄芑妥詣?dòng)化管理。

實(shí)施信息化管理的核心包括建立電子檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的錄入、分類、查詢和更新自動(dòng)化。借助云計(jì)算和大數(shù)據(jù)分析，人事部門可以快速獲取員工的基本信息、績效記錄和培訓(xùn)經(jīng)歷等，從而簡化流程，支持科學(xué)決策。與此同時(shí)，系統(tǒng)可與考勤系統(tǒng)、工資系統(tǒng)等其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)互聯(lián)，提升數(shù)據(jù)的一致性和共享性。信息化還有效解決了傳統(tǒng)檔案管理中的空間占用大、信息檢索慢等問題。通過加密存儲(chǔ)和權(quán)限管理，檔案數(shù)據(jù)的安全性得到增強(qiáng)，避免了數(shù)據(jù)被泄露、篡改。此外，信息化系統(tǒng)支持遠(yuǎn)程操作，確保即使在突發(fā)情況下也能實(shí)現(xiàn)無縫管理。

二、信息化在人事檔案管理中的重要作用

1.緊跟時(shí)代潮流的必然選擇

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》的發(fā)布，為檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)明確了導(dǎo)向，該規(guī)劃著重指出需要“加快檔案信息化步伐，帶動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程”，并特別強(qiáng)調(diào)要實(shí)施檔案信息化基礎(chǔ)強(qiáng)化工程，力求在一系列基礎(chǔ)性和核心領(lǐng)域內(nèi)實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新與突破，為檔案事業(yè)的全面發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。這一戰(zhàn)略部署反映了國家對(duì)檔案信息化建設(shè)的高度重視，也彰顯了其在優(yōu)化人才資源配置、提高人事管理效率等方面所發(fā)揮的不可替代的作用。事業(yè)單位內(nèi)部人事管理的信息化程度，對(duì)單位的運(yùn)營效率和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力具有直接影響。通過推進(jìn)人事檔案管理信息化，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)人員信息的快速檢索、精準(zhǔn)匹配與高效利用，從而提升人事管理的科學(xué)性和規(guī)范性。同時(shí)，也有助于打破信息孤島，促進(jìn)信息資源的共享與交流，為人才選拔、培養(yǎng)和考核等提供有力支持。

2.提升檔案管理效能

盡管檔案管理在機(jī)構(gòu)管理體系中處于相對(duì)后端的位置，但其運(yùn)作效率卻與機(jī)構(gòu)的發(fā)展未來緊密相關(guān)，成為推動(dòng)機(jī)構(gòu)前行的重要支柱。傳統(tǒng)的人事信息收集、匯編及統(tǒng)計(jì)流程主要依賴人工手段，這種方式雖然在過去行之有效，但在現(xiàn)代管理需求日益提高的背景下，其局限性愈加明顯。人工操作不僅耗時(shí)較長，還存在信息準(zhǔn)確性難以完全保障的風(fēng)險(xiǎn)，容易因工作人員疲勞、疏忽等原因?qū)е滦畔⒌腻e(cuò)漏和重復(fù)，給后續(xù)的人事管理工作帶來諸多不便和問題。這種低效的管理方式在面對(duì)大規(guī)模數(shù)據(jù)時(shí)顯得尤為脆弱，無法及時(shí)響應(yīng)組織發(fā)展的需求。相較之下，信息化管理通過數(shù)字化手段能夠在線上高效地完成數(shù)據(jù)的提取、篩選、匯總及審批流程，利用先進(jìn)的系統(tǒng)和算法，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的自動(dòng)處理和智能分析，從而大幅縮短查閱時(shí)間，提高信息的準(zhǔn)確率。信息化管理不僅簡化了復(fù)雜的流程，還提高了信息處理的效率，減少了人為錯(cuò)誤的發(fā)生。實(shí)時(shí)的數(shù)據(jù)更新和智能分析功能，使得管理人員能夠更快地獲取關(guān)鍵信息，支持及時(shí)決策，增強(qiáng)組織的應(yīng)變能力。

3.降低行政管理成本

在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，信息的收集、整理、記錄、檢索及匯總等環(huán)節(jié)往往需要耗費(fèi)大量的人力資源，導(dǎo)致單位在人員管理方面的成本不斷上升，加重了管理負(fù)擔(dān)。煩瑣的手工操作不僅耗時(shí)耗力，還容易出現(xiàn)錯(cuò)誤和遺漏，使得人事檔案管理的效率低下。隨著信息化管理的推行，計(jì)算機(jī)技術(shù)與局域網(wǎng)的應(yīng)用徹底改變了這一局面。如今，僅需少數(shù)具備信息技術(shù)能力的專業(yè)人員，就可以高效地完成檔案管理工作，顯著減少了人力投入和工作時(shí)間。同時(shí)，信息檢索的速度大幅縮短，查找相關(guān)資料變得快捷方便。這種高效的管理方式不僅降低了單位的整體運(yùn)營開支，還提高了管理效率，使得單位可以將更多資源集中于核心業(yè)務(wù)的發(fā)展，進(jìn)一步提升整體效益。

4.增強(qiáng)檔案存儲(chǔ)的便利性與安全性

實(shí)施人事檔案信息化管理，不僅有效減少了紙質(zhì)檔案的翻閱頻率，降低了紙質(zhì)檔案的磨損程度，還極大地提升了檔案的長期保存與高效利用的可能性。通過信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案的安全性與利用效率得到了顯著改善，為查閱者提供了更加快捷便利的服務(wù)體驗(yàn)。這種轉(zhuǎn)變使得單位在信息化管理方面邁出了重要一步，不僅為檔案的存儲(chǔ)和管理帶來了現(xiàn)代化的解決方案，還為日常查閱和使用提供了極大的便利。在檔案信息化建設(shè)的過程中，實(shí)施的安全管理措施和追溯機(jī)制起到了至關(guān)重要的作用，確保了檔案信息的安全性，有效防范了信息被泄露的風(fēng)險(xiǎn)，減少了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理帶來的不便和安全隱患。

三、事業(yè)單位在推動(dòng)人事管理信息化建設(shè)中面臨的挑戰(zhàn)

1.人事管理人員的信息技術(shù)能力有待提升

在當(dāng)前的人事管理實(shí)踐中，部分單位仍未能充分認(rèn)識(shí)到人事管理工作的重要性及其在現(xiàn)代組織運(yùn)營中的核心地位。盡管這些單位已經(jīng)啟動(dòng)了信息化建設(shè)，試圖通過技術(shù)手段提升管理效能，但人事管理人員的信息技術(shù)應(yīng)用能力和管理素養(yǎng)卻未能與之同步提升。這些單位的人事管理人員在面對(duì)信息化管理系統(tǒng)時(shí)，往往表現(xiàn)出一定的不適應(yīng)和能力不足，缺乏必要的信息技術(shù)知識(shí)，對(duì)于如何高效利用這些技術(shù)和工具開展人事信息的錄入、查詢和分析等操作感到困惑。同時(shí)，其管理素養(yǎng)也有待提升，對(duì)于如何借助信息化手段優(yōu)化人事管理流程、提高決策效率等方面缺乏深入的理解和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。尤其是由于相關(guān)培訓(xùn)機(jī)會(huì)的匱乏，部分管理人員在未經(jīng)充分準(zhǔn)備和培訓(xùn)的情況下，便倉促投身于信息化人事管理工作，致使在工作中頻繁遇到困難，難以應(yīng)對(duì)各種問題和疏漏，無法充分利用信息化系統(tǒng)提供的便利和優(yōu)勢(shì)。

2.人事信息數(shù)據(jù)互通共享程度低

當(dāng)前事業(yè)單位各部門的信息化進(jìn)展參差不齊，技術(shù)應(yīng)用水平也各有高低，這種不均衡的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)在部門間流通不暢，難以實(shí)現(xiàn)即時(shí)共享。各部門在信息化建設(shè)過程中，經(jīng)常采用各自為政的方式，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和平臺(tái)，使得信息數(shù)據(jù)在跨部門傳遞時(shí)面臨諸多障礙。這種信息孤島現(xiàn)象不僅造成了資源的浪費(fèi)，還嚴(yán)重影響了人事管理部門的工作效率。由于信息數(shù)據(jù)未能實(shí)現(xiàn)即時(shí)共享，人事管理部門在開展工作時(shí)難以獲取全面、準(zhǔn)確的信息支持，致使其在人員調(diào)配、績效考核和培訓(xùn)發(fā)展等方面難以做出科學(xué)、合理的決策，影響了事業(yè)單位的整體運(yùn)營效率和員工的滿意度。同時(shí)，部門間溝通與交流頻次的不足也加劇了這一問題的嚴(yán)重性，各部門之間缺乏有效的溝通機(jī)制，使得信息數(shù)據(jù)在傳遞過程中容易出現(xiàn)誤解、遺漏等問題，降低了人事管理工作的質(zhì)量和效率。

3.人事管理信息化投資欠缺

當(dāng)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)人事管理信息化的重要性認(rèn)識(shí)不足時(shí)，往往會(huì)忽視對(duì)這一領(lǐng)域的投入，這種忽視不僅體現(xiàn)在資金上，還體現(xiàn)在人力、物力等資源的配置上。資金投入的不足，直接導(dǎo)致信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的滯后，如硬件設(shè)備設(shè)施更新不及時(shí)、軟件系統(tǒng)升級(jí)緩慢等，都嚴(yán)重制約了信息技術(shù)在人事管理中的應(yīng)用效果。人力、物力資源的匱乏，也使得信息化建設(shè)的推進(jìn)缺乏必要的支持和保障，加之專業(yè)人才的培養(yǎng)和引進(jìn)不足、信息化項(xiàng)目的管理和維護(hù)不到位等，這些都進(jìn)一步削弱了信息化建設(shè)的成效。此外，資金投入的不足還易導(dǎo)致信息化建設(shè)的規(guī)劃和實(shí)施缺乏長遠(yuǎn)性和系統(tǒng)性，部分事業(yè)單位在推進(jìn)人事管理信息化建設(shè)時(shí)，往往只關(guān)注眼前的短期利益，忽視了長遠(yuǎn)的發(fā)展規(guī)劃。這種短視行為致使信息化建設(shè)的重復(fù)建設(shè)和資源浪費(fèi)，使得信息化建設(shè)成果難以與事業(yè)單位的整體發(fā)展戰(zhàn)略相匹配。

四、推進(jìn)事業(yè)單位人事管理信息化建設(shè)的措施

1.強(qiáng)化人事管理人員信息技術(shù)技能

在當(dāng)前的人事管理工作中，加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用能夠有效促進(jìn)人事管理向信息化方向的轉(zhuǎn)變，有利于提高工作效率，優(yōu)化各部門之間的協(xié)調(diào)運(yùn)作。積極運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及相關(guān)設(shè)備設(shè)施，如借助云計(jì)算平臺(tái)，人事管理部門可以實(shí)現(xiàn)信息的集中存儲(chǔ)和共享，使得各部門在處理人事事務(wù)時(shí)能夠快速獲取所需數(shù)據(jù)，避免了信息孤島現(xiàn)象。同時(shí)，利用在線招聘系統(tǒng)可以大幅提高招聘效率，簡化候選人的篩選過程，從而縮短招聘周期。還應(yīng)高度重視人才隊(duì)伍建設(shè)，提高人事管理部門員工的技術(shù)操作水平，不僅可以確保信息化建設(shè)工作的全面開展，還能夠滿足人事管理在信息化建設(shè)過程中對(duì)設(shè)備設(shè)施與技術(shù)高效應(yīng)用的需求。例如，通過定期舉辦培訓(xùn)課程，員工可以熟悉最新的人事管理軟件和系統(tǒng)，從而提高整體工作效率。

2.完善人事數(shù)據(jù)共享機(jī)制

搭建互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)以實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，有助于相關(guān)人員迅速獲取所需的數(shù)據(jù)與信息。在推動(dòng)人事管理信息化的進(jìn)程中，各單位應(yīng)為管理者構(gòu)建專門的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，以促進(jìn)各類信息資源的共享，并強(qiáng)化人事管理信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，從而提升管理信息數(shù)據(jù)的透明度，不僅增強(qiáng)了人事管理工作的透明性，還能夠激發(fā)員工的工作熱情。在搭建信息資源共享平臺(tái)時(shí)，所有部門人員都能夠訪問人事信息數(shù)據(jù)庫并開展數(shù)據(jù)查詢和整理工作，但在工作中必須明確每位員工的具體職責(zé)，以確保人事管理中出現(xiàn)的問題能夠及時(shí)追責(zé)，并迅速采取相應(yīng)措施。為在檔案管理工作中做出突出貢獻(xiàn)的人員頒發(fā)獎(jiǎng)勵(lì)，以激勵(lì)其在未來的工作中更加積極地參與信息化人事管理，并主動(dòng)與其他部門協(xié)作，共同推動(dòng)人事管理的有效實(shí)施。

3.增加對(duì)人事管理信息化建設(shè)的投資力度

信息技術(shù)與人事管理的深度融合可以顯著提高信息化建設(shè)的水平，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)根據(jù)實(shí)際需求科學(xué)規(guī)劃，充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，提高工作效率，為其他部門和領(lǐng)導(dǎo)層提供準(zhǔn)確、高效的數(shù)據(jù)支持。信息化建設(shè)應(yīng)以實(shí)用性為導(dǎo)向，并采取循序漸進(jìn)的方式，結(jié)合實(shí)際情況制定全面的建設(shè)目標(biāo)，依據(jù)階段性成果逐步推進(jìn)后續(xù)工作，有效降低投資成本，提升技術(shù)應(yīng)用的效果，并減少資源浪費(fèi)。

4.革新人事管理信息化建設(shè)的理念

事業(yè)單位在實(shí)施人事管理時(shí)，要充分發(fā)掘信息技術(shù)的潛力，確保其在人事管理中的具體應(yīng)用能夠發(fā)揮最大效用。相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)積極探索和實(shí)施信息技術(shù)，以應(yīng)對(duì)人事管理中的實(shí)際問題。通過將信息化手段有效融人人事管理的每個(gè)階段，可以顯著提高工作效率和管理質(zhì)量，還能確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和實(shí)時(shí)性，從而為決策提供有力支持。全面推進(jìn)人事管理的信息化建設(shè)，將為事業(yè)單位及相關(guān)部門的日常運(yùn)作提供堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，促進(jìn)各項(xiàng)工作的高效開展。借助信息技術(shù)的力量，能夠推動(dòng)管理創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)人事管理的現(xiàn)代化，提高整體管理水平和服務(wù)能力。

5.建立人事管理信息化標(biāo)準(zhǔn)框架

要全面推進(jìn)人事管理工作的深入開展，提高事業(yè)單位在信息化建設(shè)方面的成效，需要從制度建設(shè)著手，建立一套符合信息化人事管理需求的工作制度框架。通過科學(xué)合理的制度設(shè)計(jì)，推動(dòng)各項(xiàng)工作的有效落實(shí)，確保整體工作順利開展。事業(yè)單位應(yīng)深人分析自身的實(shí)際情況，制定切實(shí)可行的信息化管理制度，為各項(xiàng)工作的有序開展提供堅(jiān)實(shí)的制度保障。同時(shí)，管理層需要重視信息技術(shù)的研究，認(rèn)真評(píng)估傳統(tǒng)管理制度的不足之處，利用信息技術(shù)的持續(xù)應(yīng)用來優(yōu)化和提高人事管理水平。在制度建設(shè)全面推進(jìn)的過程中，事業(yè)單位及其管理層應(yīng)認(rèn)真執(zhí)行日常和定期的工作任務(wù)，如每日和每周的總結(jié)。在統(tǒng)計(jì)人事信息時(shí)，必須詳細(xì)記錄每項(xiàng)具體內(nèi)容，包括日期和內(nèi)容更新，以便在今后的復(fù)核中能夠及時(shí)識(shí)別并糾正錯(cuò)誤。此外，應(yīng)實(shí)施每周匯報(bào)機(jī)制，匯總?cè)耸滦畔?，以確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。

五、總結(jié)

事業(yè)單位積極推動(dòng)干部人事檔案信息化和數(shù)字化轉(zhuǎn)型，既是對(duì)網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)國和數(shù)字中國戰(zhàn)略需求的積極響應(yīng)，也是應(yīng)對(duì)檔案工作面臨的新挑戰(zhàn)的重要舉措。在這一進(jìn)程中，檔案管理人員作為信息化建設(shè)的關(guān)鍵力量，必須迅速摒棄傳統(tǒng)觀念，主動(dòng)迎接變革，探索檔案信息化的新方法與路徑，以更好地支持事業(yè)單位的高質(zhì)量發(fā)展，從而將檔案工作引領(lǐng)進(jìn)人全新的發(fā)展階段。這種轉(zhuǎn)型不僅提升了檔案服務(wù)的質(zhì)量與效率，還為事業(yè)單位提供了更為優(yōu)質(zhì)的檔案管理支持。

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作者單位：濰坊市技師學(xué)院