中圖分類號:G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A
0 引言
2020年新修訂的《檔案法》將推進(jìn)檔案信息資源共享服務(wù)平臺建設(shè),推動檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨部門共享利用以法律形式寫人其中,并規(guī)定企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)要加強(qiáng)對所屬單位的檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo),實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化[1]?!丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》[2]、《關(guān)于在深化國有企業(yè)改革中加強(qiáng)檔案工作的意見》[3]等政策文件均明確指出新時期需要加強(qiáng)檔案資源質(zhì)量管控,推進(jìn)企業(yè)各門類檔案集中統(tǒng)一、集中管理,創(chuàng)新檔案管理和利用機(jī)制,可見構(gòu)建企業(yè)檔案共建共享模式,開展檔案信息資源的開發(fā)與利用,發(fā)揮檔案信息資源的知識服務(wù)效能,是做好檔案工作的重要選擇[4]
本研究關(guān)注南京供電省管產(chǎn)業(yè)(以下簡稱“省管產(chǎn)業(yè)”)各子公司、分公司等單位的檔案工作實踐,通過大規(guī)模的實地走訪及問卷調(diào)研總結(jié)其在檔案資源體系建設(shè)方面的突出成效:穩(wěn)步推進(jìn)檔案資源全程管控、規(guī)范檔案歸屬與流向、同步開展檔案收集整理及其價值挖掘。與此同時,進(jìn)一步加快檔案工作數(shù)字轉(zhuǎn)型,有效開展智慧檔案研究與試點建設(shè),轉(zhuǎn)變檔案主要業(yè)務(wù)流程,基本實現(xiàn)了電子檔案和實體檔案的智能管理。通過對檔案利用需求的調(diào)查,初步建立了專業(yè)的、符合公司和員工實際需要的專題服務(wù)常態(tài)機(jī)制,檔案編研、展覽、價值挖掘有序開展。但檔案管理工作仍面臨諸多挑戰(zhàn),一定程度上影響著公司檔案工作的轉(zhuǎn)型升級,主要有:(1)省管產(chǎn)業(yè)各單位檔案工作在基礎(chǔ)設(shè)施、組織機(jī)構(gòu)、人員配備和轉(zhuǎn)型升級等方面發(fā)展不均衡;(2)檔案隊伍建設(shè)與公司高質(zhì)量發(fā)展需求不匹配,檔案隊伍專職人員比例小,檔案人員業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)、效率不高,檔案工作賦能高質(zhì)量發(fā)展的后勁不足;(3)檔案庫房建設(shè)缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃,“小零散”庫房數(shù)量較多,部分庫房存在安全隱患,庫房集約化程度還需提升;(4)檔案資源相對分散,各級各類檔案庫房條塊分割和重復(fù)歸檔現(xiàn)象嚴(yán)重,開放利用和共享水平低,檔案價值的挖掘及作用發(fā)揮受限。因此,亟須更新檔案管理理念,革新檔案管控模式,促進(jìn)檔案資源共建共享,實現(xiàn)檔案工作減負(fù)、提質(zhì)、增效,賦能公司高質(zhì)量發(fā)展。
構(gòu)建企業(yè)檔案共建共享模式,促進(jìn)檔案資源集約化管理、規(guī)?;瘧?yīng)用,提升檔案治理能力現(xiàn)代化水平對公司的高質(zhì)量發(fā)展具有重要價值與意義。鑒于此,本研究基于共生理論構(gòu)建企業(yè)檔案共建共享模式框架,剖析省管產(chǎn)業(yè)檔案共建共享的運(yùn)行邏輯與共生關(guān)系,以省管產(chǎn)業(yè)檔案管理實踐為案例,探尋共生理論視域下企業(yè)檔案共建共享模式的實現(xiàn)路徑,以期為企業(yè)檔案管理共建共享提供參考。
1文獻(xiàn)綜述
1.1企業(yè)檔案共建共享相關(guān)研究
共建共享理念的核心是全民共同參與建設(shè)、共享建設(shè)成果,是推動和指導(dǎo)各項事業(yè)發(fā)展的重要遵循,其精髓主要包括參與主體多元化、效應(yīng)發(fā)揮協(xié)同化以及滿足公眾需求的目標(biāo)化。多元主體參與是共建共享的前提,注重發(fā)揮協(xié)同效應(yīng)是關(guān)鍵所在,以公眾需求為導(dǎo)向是共建共享工作的基本出發(fā)點和最終目的[5]。企業(yè)檔案工作是企業(yè)在履行檔案管理職責(zé)過程中各類活動的總稱,以共建共享理念為指導(dǎo),以企業(yè)需求為導(dǎo)向,充分發(fā)揮多元主體參與的協(xié)同效應(yīng),構(gòu)建檔案管理共建共享模式,為企業(yè)檔案管理在貢獻(xiàn)智慧、服務(wù)主業(yè)、提質(zhì)增效、賦能高質(zhì)量發(fā)展等方面提供了新思路。
綜合國內(nèi)外相關(guān)文獻(xiàn)分析發(fā)現(xiàn):關(guān)于“共建共享”的相關(guān)研究主要集中于信息資源、社會治理、高校教育等方向資源的共建共享;關(guān)于“共建共享可行性”的內(nèi)容模式,各領(lǐng)域研究依據(jù)研究對象的不同,內(nèi)容有不同側(cè)重,但綜合來看,其主要集中呈現(xiàn)為多元主體的參與、機(jī)制共建的路徑及價值共享的策略等層面。有學(xué)者面向?qū)崿F(xiàn)法治中國建設(shè)這一宏偉戰(zhàn)略目標(biāo),通過國家與社會、中央與地方、多元社會層面的共建共享塑造雙向構(gòu)建、多元包容、共建共享的法治秩序[;也有學(xué)者認(rèn)為,在共建共享模式構(gòu)建構(gòu)成中需要著重強(qiáng)調(diào)構(gòu)建全民參與、共建機(jī)制和共享成果的內(nèi)容體系[7]。在技術(shù)層面,有學(xué)者借助云計算技術(shù)搭建“云圖書館”平臺,實現(xiàn)圖書館間信息資源共建共享[8]。有學(xué)者面向高等教育領(lǐng)域的資源共建共享問題,從共建共享方案制訂、資源共建共享意識培養(yǎng)、共享機(jī)制完善、平臺建設(shè)構(gòu)建及教學(xué)資源分類共享5個方面探究共建共享的實現(xiàn)路徑[9]
綜上,高質(zhì)量發(fā)展背景下企業(yè)開展共建共享管理模式建設(shè),既要求面向檔案工作實際,以解決問題、提檔升級為導(dǎo)向,同時也需要面向檔案新時代發(fā)展需求,以服務(wù)公司、支撐業(yè)務(wù)為目標(biāo),將“共建共享”新發(fā)展理念深入貫徹落實于檔案領(lǐng)域。
1.2共生理論相關(guān)研究
1879年,德國學(xué)者AntonDeBary首次在生物學(xué)領(lǐng)域中提出共生概念,用于描述不同種屬生物因資源或生存需要而形成相互依存、共同發(fā)展的關(guān)系[10]隨后,該概念被拓展至經(jīng)濟(jì)學(xué)、社會學(xué)、管理學(xué)、教育學(xué)等相關(guān)領(lǐng)域:在管理學(xué)領(lǐng)域,有學(xué)者從共生的環(huán)境、單元和模式3個方面出發(fā)構(gòu)建了共生理論框架,促進(jìn)了該理論在管理學(xué)領(lǐng)域的發(fā)展[];胡艷玲等[12]基于共生理論,以大數(shù)據(jù)聯(lián)盟成員間的數(shù)據(jù)資源共享為分析案例,闡述了此類信息資源共享演化的內(nèi)在機(jī)理;具體到信息資源共享領(lǐng)域,有學(xué)者運(yùn)用共生理論,提出了“理念共通、價值共創(chuàng)、資源共享”的資源配置理念,激發(fā)檔案信息資源配置的發(fā)展?jié)摿桶l(fā)展韌性,為檔案信息資源配置提供了理論框架[13]。由此可見,共生理論具有方法論價值,該理論為企業(yè)檔案共建共享模式研究以及企業(yè)檔案共建共享路徑提供了實現(xiàn)路徑。
在共生理論指導(dǎo)下,企業(yè)檔案管理由企業(yè)單一主體負(fù)責(zé)拓展為以企業(yè)自身為主導(dǎo),檔案局館、信息中心、安全防控部門等多方利益主體的協(xié)同參與,在多元主體協(xié)同方面實現(xiàn)共建共享。由于企業(yè)檔案共建共享主體之間在共同目標(biāo)和相關(guān)利益上存在著耦合關(guān)系,彼此能夠通過共建共享整合檔案資源實現(xiàn)共同利益,因此,多元主體之間存在共生關(guān)系,與此同時,多方主體都承擔(dān)著提供相互融合和協(xié)同的職責(zé),共生主體之間形成合作機(jī)制和共生環(huán)境,滿足共生的必要條件。而共生的充分條件是多方參與主體在檔案共建共享的過程中能夠進(jìn)行信息交流并生成共生能量。共同協(xié)同參與的檔案共建共享模式能夠推動公司檔案工作提檔升級、持續(xù)提高檔案工作效率和檔案服務(wù)效益、實現(xiàn)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展。本研究以省管產(chǎn)業(yè)檔案管理工作中的痛點問題為出發(fā)點,以企業(yè)檔案共建共享為契機(jī),以共生理論為基礎(chǔ),構(gòu)建企業(yè)檔案共建共享模式,推動企業(yè)檔案管理的高質(zhì)量發(fā)展。
2企業(yè)檔案共建共享模式的共生框架
基于共生理論的共建共享模式研究首先需要解決多方主體協(xié)同參與的共生關(guān)系,包括共生模式、共生單元、共生媒介和共生環(huán)境4個基本要素[14],其中模式是關(guān)鍵、單元是基礎(chǔ)、媒介是渠道、環(huán)境是重要條件。根據(jù)共生理論中4個共生要素的關(guān)系,結(jié)合省管產(chǎn)業(yè)檔案管理工作實踐,構(gòu)建如圖1所示的省管產(chǎn)業(yè)檔案共建共享模式共生框架。
2.1企業(yè)檔案共建共享的共生模式
共生模式是共生單元之間相互作用或結(jié)合的方式,也稱為共生關(guān)系[15]。在檔案管理共建共享模式中,共生模式重點面向“實現(xiàn)何種形式的共建共享”的問題,表明參與主體之間相互作用的方式和程度。如何面向共同利益和目標(biāo),形成合作共贏關(guān)系,實現(xiàn)多方資源的最優(yōu)配置和協(xié)同發(fā)揮,是共生模式的關(guān)鍵所在。在省管產(chǎn)業(yè)檔案工作實踐中,以“精準(zhǔn)服務(wù)、高效利用、開放共建、安全共享、價值輸出”為核心原則,圍繞檔案收集管理與共享利用兩大核心任務(wù),構(gòu)建共建共享中心,形成共生單元的耦合模式,充分開放共享的檔案信息資源和檔案庫房資源,加強(qiáng)企業(yè)檔案資源集約化管理和高效服務(wù),促進(jìn)企業(yè)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展。
2.2企業(yè)檔案共建共享的共生單元
共生單元是共生系統(tǒng)的核心單元,是用于基本能量的生產(chǎn)和交換的單位,構(gòu)成了共生關(guān)系發(fā)生的主體[15]。共生單元一般由兩個或更多個參與共生的主體共同構(gòu)建而成,目標(biāo)一致、共同進(jìn)化、共同發(fā)展、共同適應(yīng)。在共生單元維度中,企業(yè)檔案共建共享關(guān)注的是“和誰開展共建共享”的問題,需要依賴多元主體開展資源互補(bǔ)、多元協(xié)同,圍繞提高業(yè)務(wù)融合與服務(wù)價值提升,開展相互協(xié)作的若干共生單元共同構(gòu)成。在省管產(chǎn)業(yè)檔案工作實踐中,主要包括企業(yè)總部、總部內(nèi)的檔案管理部門、各業(yè)務(wù)部門及信息部門、各子公司多個共生單元。工作開展過程中,多主體相互融合,共同促進(jìn)檔案工作的有序開展:如檔案部門為企業(yè)檔案提供各類檔案治理規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)以及實踐范本:信息中心為企業(yè)檔案的現(xiàn)代化在線智慧平臺的建設(shè)以及數(shù)字化檔案的共享提供了至關(guān)重要的技術(shù)支撐;安全管理部門為企業(yè)檔案共建共享建立了安全可控的保障措施。
2.3企業(yè)檔案共建共享的共生媒介
共生媒介是系統(tǒng)內(nèi)共生單元間的接觸方式,是系統(tǒng)內(nèi)物質(zhì)、信息和能量傳導(dǎo)的媒介、通道或載體[16];在企業(yè)檔案共建共享任務(wù)中,共生媒介重點解決“通過何種渠道共建共享”的問題,是共建共享主體之間互聯(lián)互通平臺協(xié)同機(jī)制。隨著檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的持續(xù)深化,企業(yè)檔案管理過程重點依托現(xiàn)代信息技術(shù),提供信息服務(wù)和資源利用,成為維系企業(yè)檔案共建共享的主要媒介。在省管產(chǎn)業(yè)檔案工作實踐中主要通過檔案管理智能、智慧化平臺開展檔案利用服務(wù),持續(xù)推動共生單元的內(nèi)在功能運(yùn)行,促進(jìn)共生單元間的相互聯(lián)系。
2.4企業(yè)檔案共建共享的共生環(huán)境
共生環(huán)境由共生單元以外的所有元素共同構(gòu)成[17]。企業(yè)檔案的共建共享并非局限于共生單元之間的相互作用,還包括外在環(huán)境與共生單元之間的相互作用。在檔案管理共建共享模式中,共生環(huán)境重點回答“如何保障和促進(jìn)共建共享”的問題,在較為理想的狀況下,檔案管理的外部環(huán)境對共生系統(tǒng)中的共享單元能夠?qū)崿F(xiàn)促進(jìn)作用,有效推動共生單元的良性互動,促進(jìn)共生模式向更高層次演化。在省管產(chǎn)業(yè)檔案工作實踐中,檔案管理主體部門積極保障檔案管理工作的技術(shù)環(huán)境、法規(guī)政策等外部保障條件,充分促進(jìn)企業(yè)檔案的共建共享,激發(fā)共生單元的相互促進(jìn)與提升。
3共生理論視域下企業(yè)檔案共建共享模式實現(xiàn)路徑
共生理論視域下的企業(yè)檔案共建共享指的是多種共生環(huán)境中企業(yè)檔案共建共享的多元參與主體,各種共生模式在共生媒介上進(jìn)行檔案資源線上線下資源共享,解決企業(yè)檔案工作水平不均衡問題。其工作重點是闡述不同屬性、規(guī)模、層次的共生單元如何在內(nèi)外部環(huán)境的共同作用下,形成穩(wěn)定、持久、親密的共生關(guān)系,實現(xiàn)多方聯(lián)合參與、檔案資源價值提升的工作模式。據(jù)此,基于共生理論所構(gòu)建的企業(yè)檔案共建共享模式如圖2所示。
3.1樹立共生理念:打造一體化共生模式
共生模式包括點共生、間歇共生、連續(xù)共生和一體化共生等多種細(xì)分模式,依次逐步進(jìn)階,共同決定著參與主體間合作的緊密程度和方式[18]。共生模式中最重要的是樹立共生理念,多主體合作共贏,構(gòu)建利益共同體,在資源、信息等方面的交流和合作上構(gòu)建趨于穩(wěn)定的狀態(tài),確保在企業(yè)檔案共建共享過程中不會因為制度或理念的沖突而受到阻礙,實現(xiàn)各方資源的最優(yōu)配置和協(xié)同發(fā)揮。在省管產(chǎn)業(yè)檔案工作實踐中,著力打造一體化的檔案工作管控模式,以智能技術(shù)手段為依托,構(gòu)建共建共享中心:通過專業(yè)隊伍和檔案資源協(xié)同共建,對內(nèi)實現(xiàn)分散檔案資源的整合與集中統(tǒng)一管控;對外實現(xiàn)綜合的、集中的、開放的和深層次的高效共享和便捷利用服務(wù),最終實現(xiàn)兩大核心任務(wù)、內(nèi)外聯(lián)動與價值創(chuàng)造同頻共振。
3.2提升共生單元能量:多元主體協(xié)同共建共享
企業(yè)檔案共建共享并非參與主體之間共建共享理念的簡單疊加,而是多元主體利益的“化學(xué)反應(yīng)”,需要將多個參與主體各自的優(yōu)勢轉(zhuǎn)化為共同優(yōu)勢,以促進(jìn)不同理念的融合[19]。在省管產(chǎn)業(yè)檔案工作實踐中,第一,注重協(xié)調(diào)多個參與主體的利益訴求,遵循主體平等、共同協(xié)商的前提下追求理念的統(tǒng)一,提升共生單元能量。第二,注重培養(yǎng)多主體的合作意識,建立檔案共建共享模式協(xié)作機(jī)制,檔案部門與信息管理部、數(shù)據(jù)中心、各業(yè)務(wù)單位廣泛合作,與外部智庫和外部專家建立廣泛聯(lián)系,各專業(yè)、各部門、各組織間相互聯(lián)系,通過整體協(xié)作效應(yīng)提升檔案共建共享模式工作水平。第三,構(gòu)建多主體協(xié)作機(jī)制。依托多個參與主體的資源優(yōu)勢開展資源共享,構(gòu)建多主體協(xié)作機(jī)制。第四,開展多維度交流機(jī)制,優(yōu)化共生單元,增進(jìn)合作意識。各參與主體檔案共建共享,充分了解共建共享政策和發(fā)展規(guī)劃,協(xié)調(diào)多主體的切實需求,達(dá)成共識,合作共贏[20]
3.3暢通共生媒介:線上線下檔案資源共享
暢通共生媒介,一方面要加強(qiáng)檔案智慧平臺建設(shè),以數(shù)智技術(shù)暢通共享途徑;另一方面要注重檔案實體資源的共建共享。在省管產(chǎn)業(yè)檔案工作實踐中,通過有效開展“智慧檔案”研究和試點建設(shè),實現(xiàn)了檔案主要業(yè)務(wù)流程的轉(zhuǎn)變,初步實現(xiàn)了數(shù)字化向智能化轉(zhuǎn)型升級,基本實現(xiàn)了電子檔案和實體檔案的智能管理。通過運(yùn)用大數(shù)據(jù)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù),實現(xiàn)了庫房的智能化管理,公司總部和各子公司啟動檔案智能庫房示范工程建設(shè)并取得階段性成果,這為共建共享模式的創(chuàng)新發(fā)展提供了堅實的技術(shù)保障。與此同時,注重檔案實體資源的共建共享,實現(xiàn)檔案庫房集約化管理。將省管產(chǎn)業(yè)分散的檔案庫房實行統(tǒng)一管理,由共建共享中心統(tǒng)一管理和運(yùn)行,建立“五檔一資\"檔案庫房,選擇綠建、新港、易推、安能杰和和源5家檔案庫房作為共建共享中心庫房;選擇北門橋作為資料庫。其中綠建和新港按照專業(yè)類別進(jìn)行檔案存放,易推、安能杰和和源按照公司類別進(jìn)行檔案存放,北門橋資料庫存放非檔案且較為重要的資料。
3.4建設(shè)共生環(huán)境:構(gòu)建檔案資源共建共享良好生態(tài)
檔案共建共享的共生環(huán)境主要包括外部環(huán)境和內(nèi)部環(huán)境2個層面。對內(nèi),要加強(qiáng)管理,減少機(jī)構(gòu)重復(fù)設(shè)置,建立健全工作組織體系,明確集團(tuán)總部、各子公司、分公司等各級單位檔案管理職責(zé),細(xì)化相應(yīng)考核評價辦法,建立完善的省管產(chǎn)業(yè)檔案管理工作組織體系;對外,注重檔案相關(guān)法律、政策、規(guī)范等資源的共享,為檔案共建共享提供穩(wěn)定可靠的政策環(huán)境[21]
在省管產(chǎn)業(yè)檔案管理工作實踐中,通過制定統(tǒng)一的“檔案管理實施細(xì)則”“檔案分類清單”“檔案外包管理”等制度規(guī)范,為其檔案管理工作提供支撐;加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)管理,實現(xiàn)對檔案管理全員、全過程、全方位和全要素的管理,使檔案收集、整理、歸檔全過程受控,構(gòu)建檔案資源共建共享的良好生態(tài)。
4結(jié)語
本研究以共生理論為基礎(chǔ),以省管產(chǎn)業(yè)檔案管理實踐工作為例,探討了企業(yè)檔案共建共享模式的構(gòu)建與優(yōu)化路徑。從共生模式、共生單元、共生媒介、共生環(huán)境4個角度展開分析,提出針對性建議,旨在探索建立企業(yè)檔案共建共享管理機(jī)制,推動企業(yè)檔案工作的高質(zhì)量發(fā)展。企業(yè)樹立共生理念,確定共同利益和目標(biāo),在檔案資源、信息與服務(wù)等方面構(gòu)建穩(wěn)定的合作狀態(tài),培養(yǎng)一體化共生關(guān)系。企業(yè)檔案共建共享多元參與主體協(xié)同,整合需求、集中投入,提升共生單元能量。同時,以檔案智慧平臺為基礎(chǔ),加強(qiáng)頂層設(shè)計,統(tǒng)籌建設(shè)開放共享的檔案信息資源和檔案庫房資源,打通檔案部門條塊分割壁壘,通過檔案資源和系統(tǒng)平臺的協(xié)同共建,對內(nèi)實現(xiàn)分散檔案資源的整合與集中統(tǒng)一管控。企業(yè)還要加強(qiáng)建設(shè)共生環(huán)境,形成內(nèi)部環(huán)境和外部環(huán)境良性循環(huán)的檔案資源共建共享機(jī)制。通過以上模式,企業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的綜合化、集中化、開放化和深層次的高效共享與便捷利用服務(wù),最終推動企業(yè)檔案工作的高質(zhì)量發(fā)展,賦能企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型和可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)。
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(編輯何琳)
Research on the model of enterprise archives co-construction and sharing from the perspective of symbiosis theory
XU Nuo 1 , HUANG Lin1, ZHAO Linxi2, YANG Dongyu2, KANG Zhenyuan3
(1.Nanjing Huaqun Energy Group Co.,Ltd.,Nanjing 210oOo, China;2. State Grid Nanjing Power Supply
Company,Nanjing 2100,China; 3.School of Electrical Power Engineering(Shen Guorong College), Nanjing Institute of Technology,Nanjing 211167, China)
Abstract:Intheeraof digital intellgence,enterprisearchives managementisrapidly transitioning fromastandardized and normalized collectionandpreservationmodel tointeligent and personalized knowledge services.The coconstruction and sharing of archives have become an important pathway for thequalityimprovement and transformation of enterprise archives.Based on symbiosis theory,asymbiotic framework for the co-construction and sharing of enterprise archives is constructed from four dimensions:symbioticunits, symbiotic media,symbiotic models,and symbiotic environments. Taking provincial-managed industries as an example,the implementation path of the coconstructionand sharing model forthese industries isexplored.Firstly,symbioticunitsemphasizethecollborative cooperation of participants in archives co-construction and sharing,breaking down information silos and promoting the integration andsharingofarchival resources.Secondly,theconstructionof symbioticmediareliesonadvanced information technologies tobuildsecureand efficientarchives sharing platforms.Thirdly,theparticipatingentities in enterprise archives co-construction and sharing cultivate an integrated symbiotic relationship.Lastly,the creation of a symbiotic environment requires policy support and institutional safeguards to ensure the legal and compliant use of archival resources.Through this model,the diversified needs of archives managementcanbemet,enabling the effcient andhigh-qualitydevelopmentandutilizationofarchival resources.Thiseffctivelyserves theinternal and external,multi-level,and cross-regional utilization needsof thecompany,empowering the high-qualitydevelopment of the enterprise.
Key words: symbiosis theory; enterprise archives;co-construction and sharing model;high-quality development