參與式檔案管理：檔案管理新方向

洪艷萍

摘 要：檔案管理工作是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營順利運(yùn)轉(zhuǎn)的有機(jī)組成，工作范圍涉及所有部門產(chǎn)生的文件材料，基于檔案資源可以在企業(yè)中發(fā)揮憑證、依據(jù)和參考的重要作用，如何有效實(shí)現(xiàn)檔案的真實(shí)、完整、可用、安全是檔案工作者需要思考的方向。隨著我國電力體制改革深入，對(duì)于火電企業(yè)的檔案管理工作提出了新的要求，相應(yīng)管理工作的開展要與時(shí)代和企業(yè)發(fā)展的需求相適配，實(shí)施參與式檔案管理，有助于實(shí)現(xiàn)檔案的真實(shí)、完整、可用、安全，本文對(duì)參與式檔案管理及其相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行了分析，望能為相關(guān)人員提供借鑒和參考。

關(guān)鍵詞：參與式檔案管理；管理理念；新媒體技術(shù)

參與式檔案管理是指，給予相關(guān)管理人員一定的權(quán)利，使檔案工作者提前介入公司各環(huán)節(jié)，保證其能夠參加到檔案管理的決策以及各級(jí)管理工作之中，有效提升管理質(zhì)量和效果。實(shí)施參與式檔案管理，更新企業(yè)自身的管理理念，改進(jìn)相應(yīng)的管理工作，并強(qiáng)化新媒體技術(shù)在相應(yīng)管理工作中的應(yīng)用和發(fā)展，不斷優(yōu)化管理工作，推進(jìn)企業(yè)自身發(fā)展。

1 參與式檔案管理模式概述

參與式管理理念主要在于激發(fā)管理者自身的主觀能動(dòng)性，使檔案工作者提前介入公司各環(huán)節(jié)，使其能夠充分發(fā)揮出自身的主觀能動(dòng)性和積極性，從而創(chuàng)設(shè)高效、和諧的工作環(huán)境，取得更好的工作效益。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，信息技術(shù)發(fā)展越來越快，由檔案部門提供平臺(tái)和技術(shù)，實(shí)施火電企業(yè)檔案的參與式管理，強(qiáng)化與檔案的產(chǎn)生和整理移交環(huán)節(jié)相關(guān)責(zé)任方在實(shí)際管理活動(dòng)中的參與和介入，在彰顯檔案工作者主體效用的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化管理。

具體而言，參與式檔案管理工作主要具有以下幾點(diǎn)特點(diǎn)：第一，個(gè)性化特點(diǎn)。采取參與式檔案管理模式，與其他檔案管理方式具有較大對(duì)不同。在遵循檔案管理工作要求的基礎(chǔ)上，更注重檔案工作者在實(shí)際管理工作中的參與，注重激發(fā)檔案工作者的工作積極性和主動(dòng)性，從而有效提升管理質(zhì)量和效果[1]。第二，合體協(xié)同機(jī)制。要依托于新媒體技術(shù)，貫徹協(xié)同工作理念，最大程度地整合管理資源，實(shí)現(xiàn)最佳的檔案工作者配置，系統(tǒng)化企業(yè)的檔案管理工作，整合利用各種檔案管理資源。

2 火電企業(yè)檔案管理工作要點(diǎn)

2.1 檔案資料的收集、整理、歸檔

對(duì)于火電企業(yè)檔案資源，在檔案資源的收集整理階段進(jìn)行各種移交資料的質(zhì)量檢查，對(duì)于不符合歸檔要求的檔案資源及時(shí)退還給相關(guān)責(zé)任人，并指導(dǎo)其進(jìn)行改正，使其能夠達(dá)到檔案歸檔要求。對(duì)于符合質(zhì)量要求的檔案資源，先進(jìn)行分類和整理，將其按照要求進(jìn)行組卷，按照排列編號(hào)整理上架。根據(jù)企業(yè)培訓(xùn)安排，組織檔案工作者參加檔案專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培訓(xùn)期間向培訓(xùn)老師和同業(yè)前輩請(qǐng)教工作中的疑難點(diǎn)，獲得專業(yè)的指導(dǎo)，為后續(xù)工作的完善提供新思路。

此外，檔案工作者要做好火電企業(yè)檔案資料的統(tǒng)計(jì)及項(xiàng)目系統(tǒng)審批等工作，對(duì)于企業(yè)工程相關(guān)的竣工檔案審批尤其要予以重視，待審批資料正確無誤后，再由相關(guān)人員簽署“同意”意見，控制檔案完整性和質(zhì)量。 [2]

2.2 明確檔案管理體系

在檔案管理工作中，首先要注重明確檔案管理體系，保證檔案安全管理工作的有效落實(shí)。首先，制定嚴(yán)格的檔案管理工作機(jī)制，明確檔案管理工作流程，落實(shí)具體管理責(zé)任，落實(shí)到實(shí)際管理人員之上，保障檔案資源的有效性。其次，按照企業(yè)發(fā)展要求，檔案工作者制定和適時(shí)修改、嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。最后，檔案資料檢索利用及編研。對(duì)公司檔案索引目錄進(jìn)行打印整理，并裝訂成冊(cè)，便于職工查找利用；及時(shí)對(duì)新增庫藏檔案導(dǎo)致的排架標(biāo)識(shí)牌不匹配情況進(jìn)行跟新，健全完善庫藏檔案的檢索。根據(jù)檔案資料分類，進(jìn)行檔案資料的匯編，方便企業(yè)和員工對(duì)檔案資源的后期利用。

2.3 落實(shí)檔案安全保管

定期對(duì)庫藏檔案的數(shù)量和保管狀況進(jìn)行全面檢查，確保檔案安全保管。庫房門口粘貼“非檔案工作者不得進(jìn)入檔案庫房”標(biāo)識(shí)，每天填寫溫濕度登記簿，對(duì)檔案庫內(nèi)溫濕度按照要求進(jìn)行調(diào)控，定期擦拭檔案密集架，保持干凈、整潔；定期更換防蟲防霉藥品，并建立更換情況管理臺(tái)賬；下班切斷電源，切實(shí)做好檔案“八防”工作，防止出現(xiàn)安全事故。根據(jù)主管部門或有關(guān)文件要求，在汛期等災(zāi)害天氣多發(fā)季節(jié)，定期開展檔案安全保管專項(xiàng)檢查及時(shí)消除檔案管理的安全隱患。在檔案存儲(chǔ)區(qū)域開展火災(zāi)應(yīng)急演練，從而加強(qiáng)員工的防火安全意識(shí)，熟悉應(yīng)急處理流程。當(dāng)庫房發(fā)生火災(zāi)失電情況下，可提高第一時(shí)間搶救重要檔案的效率。

3 參與式檔案管理，檔案管理新方向

3.1 參與式檔案管理，營建管理新理念

基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，構(gòu)建火電企業(yè)檔案管理工作新平臺(tái)，必須要樹立新的檔案管理工作理念，指導(dǎo)具體的管理工作開展。隨著我國電力事業(yè)的改革和發(fā)展，火電企業(yè)的檔案管理部門以及相應(yīng)的管理人員，應(yīng)緊跟企業(yè)的發(fā)展以及時(shí)代發(fā)展，樹立創(chuàng)新管理理念，不斷研究新情況，解決新問題，從而創(chuàng)新檔案管理工作，有效提高管理工作質(zhì)量和效果。實(shí)施參與式檔案管理，給予工作一定的權(quán)利，讓其參與到相應(yīng)的管理工作之中。管理人員是具體管理工作的執(zhí)行者，在長期工作之中，具有更多工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于檔案管理工作的開展可以提出更有價(jià)值的意見和建議。并且實(shí)際開展檔案管理工作時(shí)，要不斷地解放管理人員的工作思想，實(shí)現(xiàn)管理人員工作態(tài)度的轉(zhuǎn)變，立足于企業(yè)的長久發(fā)展，做好各項(xiàng)檔案管理工作[3]。

3.2 參與式檔案管理，構(gòu)建服務(wù)新模式

在火電企業(yè)的改革和發(fā)展之中，檔案管理工作起著重要的服務(wù)作用，檔案工作的延伸要適應(yīng)于企業(yè)的發(fā)展，從而推進(jìn)企業(yè)的未來發(fā)展。實(shí)施參與式檔案管理，必須要強(qiáng)化管理人員隊(duì)伍建設(shè)，提高管理人員的綜合素質(zhì)。一方面企業(yè)要注重開展相應(yīng)的培訓(xùn)教育工作，有效提高管理人員的綜合素質(zhì)能力，從而優(yōu)化檔案管理工作服務(wù)，提升工作質(zhì)量和效果[4]。另一方面企業(yè)在要注重對(duì)復(fù)合型人才的引進(jìn)，強(qiáng)化相應(yīng)的管理工作。同時(shí)引入競爭考核機(jī)制，提升檔案服務(wù)工作主動(dòng)性。作為檔案工作者，應(yīng)積極主動(dòng)開展相應(yīng)的檔案管理工作，及時(shí)開展檔案資料的收集、歸檔和保存管理。結(jié)合現(xiàn)代信息化技術(shù)手段，構(gòu)建企業(yè)管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息的管理和共享，加大電力檔案的專題編研，從而提供特色檔案服務(wù)，符合于火電企業(yè)的改革和發(fā)展。

3.3 參與式檔案管理，創(chuàng)建管理新機(jī)制

實(shí)施參與式檔案管理，傳統(tǒng)火電企業(yè)檔案管理機(jī)制必然難以滿足實(shí)際管理工作的開展，需要進(jìn)行有效的管理工作創(chuàng)新和改進(jìn)。根據(jù)電力企業(yè)的實(shí)際發(fā)展情況，開展相應(yīng)的管理工作，優(yōu)化檔案管理工作機(jī)制。第一，應(yīng)用管理人員參與到管理工作的制定，給予管理人員一定的權(quán)利，令其實(shí)際參與具體管理機(jī)制的制定。管理人員長期從事相應(yīng)管理工作，可以提出更符合實(shí)際工作的建設(shè)性意見，然后再由檔案工作者進(jìn)行意見篩選。第二，建立管理工作考核機(jī)制，實(shí)施火電企業(yè)檔案管理工作考核，建立科學(xué)的工作考核機(jī)制，對(duì)管理人員的日常工作進(jìn)行工作審核，實(shí)施績效評(píng)定，規(guī)范管理工作的開展。

4 結(jié)束語

檔案管理工作是火電企業(yè)改革發(fā)展的助推力，做好檔案管理工作，可以為企業(yè)發(fā)展提供服務(wù)。開展參與式檔案管理，符合當(dāng)前火電企業(yè)的發(fā)展需要以及社會(huì)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)發(fā)展需求，在營建管理新理念、構(gòu)建服務(wù)新模式以及創(chuàng)建管理新機(jī)制等方面具有重要作用和意義，切實(shí)提高企業(yè)檔案管理工作服務(wù)，為企業(yè)其他工作的開展奠定一個(gè)良好的基礎(chǔ)，從而推進(jìn)企業(yè)的進(jìn)步和發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]馮雪，王英瑋.全局性檔案管理體系與參與式檔案管理模式研究——基于英國社群檔案管理經(jīng)驗(yàn)的思考[J].浙江檔案，2017（01）：28-30.

[2]周文泓. Web 2.0環(huán)境中參與式的信息檔案化管理：走向全景檔案世界[J].檔案學(xué)通訊，2017（02）：69-72.

[3]苗小花.新形勢(shì)下火電企業(yè)檔案管理創(chuàng)新研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2017（05）：45.

[4]魏娜娜，李明. 自媒體背景下“參與式”檔案管理模式探析[J].蘭臺(tái)世界，2016（14）：57-59.