信息化時(shí)代醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理的現(xiàn)實(shí)困境與優(yōu)化路徑探析

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

檔案是記錄醫(yī)療活動(dòng)的載體，具有法律依據(jù)、歷史憑證和服務(wù)支持等多重功能，在醫(yī)療服務(wù)與管理中發(fā)揮著不可替代的作用。然而紙質(zhì)檔案已難以適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)療發(fā)展需求和患者對(duì)高效服務(wù)的期待。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，數(shù)字化建設(shè)作為一種新型管理模式，能夠有效整合資源，提升管理效能，并實(shí)現(xiàn)檔案信息的便捷共享與追溯。因而深入研究紙質(zhì)檔案管理的優(yōu)化路徑具有重要的理論和實(shí)踐意義。

一、醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理優(yōu)缺點(diǎn)

1.優(yōu)勢

相比于電子檔案，紙質(zhì)檔案不容易被篡改，具有“原始性”和“真實(shí)性”，能夠完整記錄患者的診療過程，被視為重要的法律憑證，為醫(yī)療糾紛處理提供可靠依據(jù)，在一定程度上規(guī)避醫(yī)院醫(yī)療風(fēng)險(xiǎn)，并在醫(yī)患溝通中因其直觀性和可觸感，更容易被醫(yī)生和患者接受，尤其是在一些傳統(tǒng)醫(yī)療場景中，紙質(zhì)檔案仍被視為重要的信息載體。同時(shí)，紙質(zhì)檔案管理具有較高的安全性，避免了電子檔案可能面臨的系統(tǒng)崩潰、數(shù)據(jù)丟失或網(wǎng)絡(luò)攻擊等風(fēng)險(xiǎn)，在一些特殊情況下，如設(shè)備設(shè)施發(fā)生故障，紙質(zhì)檔案能夠作為備用資料，以確保醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)的連續(xù)性。

2.缺點(diǎn)

盡管醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理具有一定優(yōu)勢，但其局限性在信息時(shí)代愈發(fā)凸顯。首先，紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)效率低下，占據(jù)了大量物理空間，查找和調(diào)用過程耗時(shí)費(fèi)勁，難以滿足現(xiàn)代醫(yī)療對(duì)高效信息檢索的需求。尤其是大型綜合醫(yī)院，每天產(chǎn)生的病歷、檢查報(bào)告等紙質(zhì)文件數(shù)量龐大，導(dǎo)致檔案室不堪重負(fù)；其次，紙質(zhì)檔案在保存時(shí)容易受到潮濕、火災(zāi)或蟲蛀等因素的損害，在轉(zhuǎn)運(yùn)過程中可能會(huì)丟失或損壞，對(duì)醫(yī)療數(shù)據(jù)的完整性和患者的隱私保護(hù)構(gòu)成嚴(yán)重威脅，并且紙質(zhì)檔案信息化管理水平較低，難以實(shí)現(xiàn)與醫(yī)院其他系統(tǒng)的有效銜接，導(dǎo)致信息孤島問題突出；最后，紙質(zhì)檔案從記錄、歸檔到檢索，整個(gè)流程需要大量人工操作，不僅增加了醫(yī)院的運(yùn)營負(fù)擔(dān)，還可能導(dǎo)致人為錯(cuò)誤的發(fā)生，一旦出現(xiàn)突發(fā)公共衛(wèi)生事件時(shí)紙質(zhì)檔案管理的低效性和局限性的可能成為醫(yī)療救援工作的阻礙，進(jìn)一步暴露其在現(xiàn)代醫(yī)療服務(wù)中的不適應(yīng)性。

二、醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理的現(xiàn)實(shí)困境分析

1.檔案管理效率低下

紙質(zhì)檔案不僅占據(jù)大量物理空間，還導(dǎo)致檔案存儲(chǔ)與檢索過程煩瑣、復(fù)雜，并且手工記錄和更新檔案不僅耗時(shí)耗力，還容易出現(xiàn)信息遺漏和錯(cuò)誤，使得醫(yī)療數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性下降。這種現(xiàn)象在患者轉(zhuǎn)院、會(huì)診或復(fù)診時(shí)尤為明顯，醫(yī)生難以快速獲取完整的診療信息，可能延誤病情判斷和治療方案的制定。與此同時(shí)，紙質(zhì)檔案的分散存儲(chǔ)方式也使得醫(yī)院各部門之間的信息共享效率低下，無法形成高效的協(xié)同工作模式。

2.管理制度不夠完善

目前，部分醫(yī)院缺乏統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范和操作流程，導(dǎo)致不同科室或部門的操作標(biāo)準(zhǔn)不一致。比如，有的科室采用人工分類歸檔，有的科室則隨意堆放，這種“各自為政”的現(xiàn)象不僅降低了檔案管理的工作效率，還增加了后期查找的難度。同時(shí)，信息化建設(shè)滯后性也是管理制度不完善的重要表現(xiàn)之一。盡管電子病歷系統(tǒng)已經(jīng)普及，但在紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換中，仍存在標(biāo)準(zhǔn)缺失和技術(shù)銜接不足的問題，如沒有建立統(tǒng)一的紙質(zhì)檔案掃描和存儲(chǔ)規(guī)范，導(dǎo)致電子化后的數(shù)據(jù)格式多樣、質(zhì)量參差不齊，難以實(shí)現(xiàn)高效共享和利用。

3.檔案信息查詢不便

一是紙質(zhì)檔案通常以物理形式存儲(chǔ)，查找時(shí)需要逐一翻閱，檢索效率低下，不僅浪費(fèi)時(shí)間，還容易因分類混亂或標(biāo)注不清導(dǎo)致目標(biāo)文件難以快速定位，尤其在面對(duì)海量檔案文件時(shí)，往往要耗費(fèi)大量人力資源去查找；二是由于檔案文件分散存儲(chǔ)在不同科室或部門，缺乏統(tǒng)一的管理和檢索機(jī)制，醫(yī)生或患者在需要查閱相關(guān)信息時(shí)要多次往返于各個(gè)科室之間，進(jìn)一步加劇了查詢的不便；三是在信息化建設(shè)滯后情況下，電子檔案系統(tǒng)與紙質(zhì)檔案之間的銜接不暢，導(dǎo)致許多重要數(shù)據(jù)無法實(shí)現(xiàn)快速調(diào)取和共享。比如，在診療過程中要參考患者歷史病歷或檢查結(jié)果，但由于信息查詢不便，只能重新采集數(shù)據(jù)，增加醫(yī)務(wù)人員的工作負(fù)擔(dān)。

4.管理人才嚴(yán)重匱乏

在信息化快速發(fā)展背景下，醫(yī)院檔案管理領(lǐng)域面臨著人才匱乏的突出問題，現(xiàn)有檔案管理人員普遍缺乏專業(yè)的知識(shí)儲(chǔ)備和技術(shù)能力，難以適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)療信息管理的要求。一方面，電子病歷及數(shù)字檔案的應(yīng)用日益普及，檔案管理工作內(nèi)容從傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄轉(zhuǎn)向數(shù)據(jù)錄入、存儲(chǔ)與維護(hù)，對(duì)從業(yè)人員素養(yǎng)提出了更高要求，但許多管理人員仍停留于傳統(tǒng)管理模式，對(duì)信息化工具的使用能力不足，導(dǎo)致工作效率低下。同時(shí)，檔案工作崗位在醫(yī)院內(nèi)部往往不受重視，薪資待遇低、職業(yè)發(fā)展渠道有限，難以吸引和留住優(yōu)秀人才；另一方面，社會(huì)對(duì)檔案管理行業(yè)的認(rèn)知度較低，許多高校缺乏相關(guān)專業(yè)設(shè)置，導(dǎo)致人才培養(yǎng)渠道狹窄，加劇人才短缺的現(xiàn)狀。在一些基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)中，檔案管理工作甚至由非專業(yè)人士兼任。

5.數(shù)據(jù)安全難以保障

隨著數(shù)字化檔案的普及應(yīng)用，患者的診療信息被數(shù)字化存儲(chǔ)和傳輸，但這些數(shù)據(jù)也面臨著前所未有的安全威脅，一旦被惡意泄露或利用，可能導(dǎo)致患者隱私受損、醫(yī)院資產(chǎn)被侵害。自前，部分醫(yī)院在信息化建設(shè)過程中忽視了數(shù)據(jù)安全的重要性，導(dǎo)致基礎(chǔ)設(shè)施和技術(shù)手段難以有效應(yīng)對(duì)潛在威脅。比如，服務(wù)器缺乏加密存儲(chǔ)和傳輸功能，使得敏感信息在存儲(chǔ)或傳輸過程中容易被竊取或篡改。同時(shí)，醫(yī)療系統(tǒng)的復(fù)雜性和互聯(lián)互通性也為數(shù)據(jù)安全帶來了挑戰(zhàn)，醫(yī)院內(nèi)部通常部署了多個(gè)信息系統(tǒng)，而這些系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交互增加了攻擊面，黑客可能通過漏洞侵入某一系統(tǒng)并擴(kuò)散到其他環(huán)節(jié)。另外，由于一些醫(yī)院未做好數(shù)據(jù)備份或缺乏應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制，導(dǎo)致重要醫(yī)療數(shù)據(jù)被加密鎖定，嚴(yán)重影響了正常的診療服務(wù)。

三、信息化時(shí)代醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理優(yōu)化路徑

1.革新理念，提高檔案管理效率

為滿足現(xiàn)代醫(yī)療服務(wù)對(duì)信息快速獲取和高效利用的需求，醫(yī)院要積極推動(dòng)檔案管理從“被動(dòng)存儲(chǔ)”向“主動(dòng)服務(wù)”轉(zhuǎn)變，以實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效整合和優(yōu)化配置。首先，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及管理層要認(rèn)識(shí)紙質(zhì)檔案不僅是醫(yī)療活動(dòng)的歷史記錄，還是醫(yī)院運(yùn)行的重要資源和決策依據(jù)，必須摒棄傳統(tǒng)的“重臨床、輕檔案”觀念，將檔案管理視為醫(yī)院核心業(yè)務(wù)的一部分。在此期間，應(yīng)成立專門的檔案管理部門，將其納入醫(yī)院整體發(fā)展規(guī)劃中，明確其在醫(yī)療質(zhì)量、科研支持和患者服務(wù)中的重要地位，并推動(dòng)檔案管理的信息化轉(zhuǎn)型，將紙質(zhì)檔案逐步轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)與醫(yī)院信息系統(tǒng)的無縫對(duì)接。其次，重新定義檔案管理的職業(yè)價(jià)值，將其視為一門需要專業(yè)知識(shí)和技能的技術(shù)型崗位。對(duì)于檔案管理人員而言，應(yīng)接受系統(tǒng)性培訓(xùn)，既要掌握檔案分類、整理和存儲(chǔ)等傳統(tǒng)技能，還要熟悉電子檔案系統(tǒng)、大數(shù)據(jù)分析等現(xiàn)代技術(shù)工具，并要具備跨學(xué)科視野，能夠?qū)n案信息與醫(yī)療實(shí)踐相結(jié)合，為臨床決策提供支持。最后，各科室人員要樹立全員參與的檔案管理意識(shí)，通過院內(nèi)大力宣傳和全員培訓(xùn)，使其能夠認(rèn)識(shí)自身在檔案管理中的職能與責(zé)任。在此基礎(chǔ)上，還應(yīng)鼓勵(lì)其積極參與檔案資料的利用工作，通過查閱歷史病歷，為復(fù)雜病例的診斷提供參考依據(jù)。

2.健全體系，制定全新制度規(guī)范

面對(duì)紙質(zhì)檔案管理中存在的諸多問題，醫(yī)院需要從全局角度出發(fā)，通過制定全新的制度規(guī)范，構(gòu)建覆蓋檔案生命周期的管理體系。

應(yīng)以標(biāo)準(zhǔn)化為突破口，制定統(tǒng)一的檔案管理流程和操作規(guī)范，包括從檔案生成、歸檔、存儲(chǔ)到查詢、借閱等環(huán)節(jié)的全過程管理標(biāo)準(zhǔn)。比如，在檔案生成階段，明確病歷書寫、檢查報(bào)告整理的具體要求，確保信息的完整性和準(zhǔn)確性。在歸檔環(huán)節(jié)，建立標(biāo)準(zhǔn)化的分類編碼體系，將患者病歷按照疾病類型、科室屬性等科學(xué)分類，并要制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和整合標(biāo)準(zhǔn)，避免“信息孤島”的出現(xiàn)。

根據(jù)不同科室和崗位特點(diǎn)，明確檔案管理的責(zé)任歸屬。在科室層面，安排專人負(fù)責(zé)檔案的初步整理和歸檔工作；在管理部門層面，設(shè)置專門的檔案室，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全院的檔案管理工作，并制定詳細(xì)的監(jiān)督考核機(jī)制，將檔案管理納人科室和個(gè)人績效考核指標(biāo)中，確保責(zé)任落實(shí)到位。

制度規(guī)范并非一成不變，而是要根據(jù)實(shí)際情況，動(dòng)態(tài)調(diào)整和不斷優(yōu)化制度規(guī)范。醫(yī)院要定期開展對(duì)現(xiàn)有檔案管理制度的評(píng)估與修訂，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決管理中的問題，再配合信息反饋機(jī)制，鼓勵(lì)全體醫(yī)務(wù)人員提出改進(jìn)建議，促使制度體系更加貼近實(shí)際需求。

3.引入技術(shù)，推進(jìn)檔案信息建設(shè)

在信息化時(shí)代下，醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)建設(shè)已成為提升醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的重要抓手，通過引入現(xiàn)代信息技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的電子化、數(shù)字化，推動(dòng)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型。因而醫(yī)院要以“一體化建設(shè)”為目標(biāo)，涵蓋紙質(zhì)檔案的采集、存儲(chǔ)、檢索、共享和銷毀等全生命周期管理。在硬件層面，可以引入高精度掃描儀、智能分類設(shè)備設(shè)施和自動(dòng)倉儲(chǔ)系統(tǒng)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為電子數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)化存儲(chǔ)與調(diào)取；在軟件層面上，開發(fā)功能完善的檔案管理系統(tǒng)，支持多維度信息錄入、分類編碼和標(biāo)簽標(biāo)注，確保檔案數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。同時(shí)，必須強(qiáng)化智能檢索功能設(shè)計(jì)與應(yīng)用，如引入自然語言處理技術(shù)，通過關(guān)鍵詞提取和語義分析，實(shí)現(xiàn)對(duì)海量檔案的精準(zhǔn)查找，或是開發(fā)多模態(tài)檢索工具，支持文字、圖像和語音等多種形式的信息查詢，滿足不同場景下的使用需求。另外，檔案信息系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)醫(yī)療數(shù)據(jù)的高效流動(dòng)與價(jià)值挖掘。醫(yī)院應(yīng)在保障患者隱私的前提下，推動(dòng)檔案管理系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的深度集成，并以自身作為核心節(jié)點(diǎn)，與其他醫(yī)療機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)檔案信息的互聯(lián)互通，助力分級(jí)診療和雙向轉(zhuǎn)診，進(jìn)一步加速推進(jìn)區(qū)域醫(yī)療信息化建設(shè)進(jìn)程。

4.注重培訓(xùn)，提高管理人員專業(yè)水平

無論是引人先進(jìn)的管理信息系統(tǒng)，還是優(yōu)化現(xiàn)有工作流程，最終都需要依靠專業(yè)的管理人員來執(zhí)行和落實(shí)。因而提升檔案管理人員能力素養(yǎng)是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案高質(zhì)量發(fā)展的關(guān)鍵。一方面，醫(yī)院需要明確崗位需求，重點(diǎn)引進(jìn)具備檔案管理、信息技術(shù)和醫(yī)療知識(shí)的復(fù)合型人才，確保其能夠熟練操作現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，理解醫(yī)療業(yè)務(wù)流程。在招聘過程中，應(yīng)注重候選人的綜合能力，包括對(duì)醫(yī)療數(shù)據(jù)的敏感性、對(duì)信息化工具的適應(yīng)性以及團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力等。同時(shí)，也要與當(dāng)?shù)馗咝：蛯I(yè)機(jī)構(gòu)建立合作關(guān)系，定向培養(yǎng)符合需求的檔案管理人員，為醫(yī)院檔案信息化建設(shè)發(fā)展提供足夠的后備力量；另一方面，建立系統(tǒng)化的培訓(xùn)體系，針對(duì)不同崗位需求設(shè)計(jì)差異化課程。例如，對(duì)于新人職員工，可以開展基礎(chǔ)技能培訓(xùn)，幫助其快速掌握檔案管理的基本流程和操作規(guī)范；對(duì)于資深員工，則要通過專業(yè)提升培訓(xùn)，深化其對(duì)信息工具的應(yīng)用能力及對(duì)醫(yī)療數(shù)據(jù)的分析能力。同時(shí)，在培訓(xùn)內(nèi)容上，應(yīng)注重理論與實(shí)踐相結(jié)合，既要涵蓋檔案管理的基本原理、法律法規(guī)等內(nèi)容，也要涉及電子病歷系統(tǒng)、數(shù)據(jù)分析工具和現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用方法。通過人才引進(jìn)和內(nèi)部培訓(xùn)雙管齊下的方式，醫(yī)院能夠逐步構(gòu)建一支專業(yè)素養(yǎng)高、技術(shù)能力強(qiáng)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，為自身高質(zhì)量發(fā)展提供強(qiáng)有力的人才支撐。

5.強(qiáng)化管控，加大信息保密力度

醫(yī)院檔案信息具有高度敏感性，一旦被泄漏或非法利用，不僅會(huì)損害患者切身權(quán)益，還可能對(duì)醫(yī)院正常運(yùn)營、社會(huì)信譽(yù)造成嚴(yán)重威脅，因而醫(yī)院要積極引進(jìn)數(shù)據(jù)安全保護(hù)技術(shù)，以保證檔案信息存儲(chǔ)和使用安全。

一是加密技術(shù)。通過使用對(duì)稱加密或非對(duì)稱加密算法，確保醫(yī)療數(shù)據(jù)在存儲(chǔ)和傳輸過程中的安全性。比如，在患者健康檔案傳輸過程中，利用SSL/TLS協(xié)議完成加密，能夠有效防止數(shù)據(jù)被中途截獲或篡改，而對(duì)于敏感信息，則可采用字段級(jí)加密技術(shù)，進(jìn)一步提升數(shù)據(jù)的安全性。

二是訪問控制技術(shù)。實(shí)施基于角色的訪問控制機(jī)制，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問特定的數(shù)據(jù)或系統(tǒng)功能，如醫(yī)生、護(hù)士和管理人員分別擁有不同的訪問權(quán)限，避免出現(xiàn)越權(quán)操作現(xiàn)象。

三是區(qū)塊鏈技術(shù)。以其去中心化和不可篡改的特性，為醫(yī)院檔案信息安全提供全新解決方案，通過構(gòu)建電子健康檔案管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性，減少因人為操作失誤或惡意攻擊導(dǎo)致的泄露數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)。

四、結(jié)語

綜上所述，在信息化快速發(fā)展的當(dāng)下，醫(yī)院檔案管理信息化已成為不可忽視的部分，但傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理與現(xiàn)代醫(yī)療需求之間的矛盾日益凸顯，亟須通過創(chuàng)新手段實(shí)現(xiàn)突破。因而醫(yī)院要高度重視檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，注重制度完善與技術(shù)創(chuàng)新的結(jié)合，并要積極開展宣傳教育、技能培訓(xùn)等活動(dòng)，全面提升檔案管理人員能力素養(yǎng)，確保其能夠熟練運(yùn)用信息工具，高效完成檔案管理工作，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化目標(biāo)。

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作者單位：廣州市第一人民醫(yī)院