信息安全視角下的檔案管理風險識別與防控維度探析

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

隨著信息技術的飛速發(fā)展，檔案管理逐步從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)向數(shù)字化和信息化管理，檔案信息安全問題日益突出。檔案作為組織重要的信息資源，其安全性關乎企業(yè)、政府乃至社會的正常運行和發(fā)展。近年來，檔案管理系統(tǒng)屢次受到黑客攻擊、數(shù)據(jù)被泄露及信息被篡改等威脅，暴露出信息安全防控體系的不足。檔案管理的信息安全防控已成為學術界和實務界共同關注的熱點話題。

一、檔案管理信息安全的基本概念

1.信息安全的內(nèi)涵與定義

信息安全是指通過技術和管理手段，確保信息的保密性、完整性和可用性，防止信息被泄露、篡改和丟失。保密性意味著信息只向授權用戶開放，未經(jīng)授權者無法訪問。信息的完整性確保了在其傳輸、存儲和處理的全過程中，不會受到任何形式破壞。所謂可用性，指的是在需要時，信息能夠被順利獲取并有效利用。信息安全旨在通過合理配置技術及管理手段來減少各類安全威脅對系統(tǒng)的沖擊，確保系統(tǒng)及數(shù)據(jù)的穩(wěn)健性和可靠性。信息安全并不局限于技術層面，還涉及組織結構和管理制度，它是全方位綜合管理的過程。

2.檔案管理在信息安全中的作用與重要性

檔案作為組織的重要資源，記錄了組織的發(fā)展歷史、運營決策和業(yè)務活動，具有不可替代的法律、歷史和研究價值。檔案管理的安全性直接影響信息的長期保存和可信性。在信息化時代，檔案不僅存在于紙質(zhì)形式，還以數(shù)字化方式保存，涉及的存儲介質(zhì)、網(wǎng)絡傳輸及數(shù)據(jù)訪問均對其安全提出更高的要求。檔案管理的核心是確保檔案信息的完整、可靠與可用性，這要求檔案管理者不僅需要維護檔案信息的物理安全，還要應對來自網(wǎng)絡攻擊、數(shù)據(jù)被泄露等信息安全方面的威脅。檔案管理在信息安全體系中承擔著不可忽視的責任，是維護組織信息資產(chǎn)的關鍵一環(huán)。

3.信息化時代檔案管理面臨的新挑戰(zhàn)（1）信息化進程與檔案管理模式的轉(zhuǎn)變

隨著信息化的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理逐漸向電子檔案管理模式轉(zhuǎn)變。這種轉(zhuǎn)變帶來存儲和管理上的便利，使得信息檢索和共享更加高效，但同時也對檔案管理提出新的要求和挑戰(zhàn)。

（2）信息化帶來的安全威脅

信息化進程雖然提高了效率，但也導致了更多的安全漏洞被暴露出來。黑客攻擊、病毒傳播及數(shù)據(jù)被泄露等信息安全威脅可能導致檔案丟失、被篡改或未經(jīng)授權的訪問，增加了檔案管理的風險。

（3）數(shù)字化處理增加了管理的復雜性

隨著檔案的數(shù)字化處理，檔案管理的復雜性顯著增加。分布式存儲、多平臺操作等數(shù)字化特征使得管理更加困難，如何確保各類檔案數(shù)據(jù)的完整性和安全性成為管理的一大難題。

（4）硬件設施與軟件系統(tǒng)的安全維護

在信息化環(huán)境下，檔案管理不僅要關注硬件設備設施的安全，還要重視軟件系統(tǒng)的更新與維護，確保能夠及時修復系統(tǒng)漏洞，以防止安全事件的發(fā)生。

（5）應急處理能力的提升

在信息化背景下，突發(fā)的信息安全事件不可避免。檔案管理系統(tǒng)需要具備快速響應和處理信息安全突發(fā)事件的能力，最大限度地減少安全事件帶來的損失，并保護檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性。

二、檔案管理信息安全風險識別

1.技術層面的風險識別

技術層面的風險主要包括檔案管理系統(tǒng)的漏洞、網(wǎng)絡攻擊、惡意軟件侵入和數(shù)據(jù)加密技術的薄弱等。檔案管理系統(tǒng)在軟件開發(fā)過程中容易出現(xiàn)漏洞、系統(tǒng)更新不及時、備份不合適等技術難題，加大了檔案數(shù)據(jù)所面臨的風險。在檔案數(shù)據(jù)中加密技術不完善也可能給攻擊者帶來可乘之機。需要從技術層面確定潛在威脅，并通過加強系統(tǒng)防護、技術升級等手段降低安全隱患。

2.管理制度層面的風險識別

在管理制度層面，檔案管理信息安全風險主要來源于管理流程的不健全、制度落實不到位以及管理者對信息安全的認知不足等方面。檔案管理系統(tǒng)的運行需要嚴格的權限管理和訪問控制，但在實際操作中，可能會出現(xiàn)權限濫用、授權管理不嚴及檔案查閱流程不規(guī)范等問題，給檔案信息安全帶來風險。檔案信息安全相關的管理制度和規(guī)范不完善、缺乏定期審查與更新機制，都會為安全事故的發(fā)生提供溫床。識別和控制制度層面的風險，要求檔案管理制度具備明確的安全責任劃分和實施細則。

3.人員層面的風險識別

在檔案管理中的人員風險主要包括人員的操作失誤、信息安全意識不足以及故意的違規(guī)行為等方面。操作失誤，如錯誤刪除或修改檔案信息或未按規(guī)定對檔案備份，都會導致檔案數(shù)據(jù)的丟失或損壞。檔案管理人員和其他相關人員對信息安全的認知不足，可能導致違規(guī)操作，如使用不安全的設備訪問檔案、未遵守安全協(xié)議等。個別人員出于利益驅(qū)動可能會故意泄露或篡改檔案信息，這種內(nèi)外結合的安全威脅是檔案管理中必須重視的風險之一。

三、檔案管理信息安全防控措施

1.技術防控措施

技術防控是檔案信息安全管理的核心環(huán)節(jié)，主要包括數(shù)據(jù)加密、權限管理、系統(tǒng)更新和定期備份等措施。數(shù)據(jù)加密技術可以確保檔案信息在傳輸和存儲過程中不會被竊取或篡改，而合理的權限管理則能有效防止未經(jīng)授權的訪問和操作。除此之外，檔案管理系統(tǒng)需及時修補漏洞和安全升級，以減少潛在的技術漏洞。定期的檔案數(shù)據(jù)備份也是一項重要的防控措施，可以確保在系統(tǒng)崩潰或數(shù)據(jù)丟失時能夠迅速恢復，減少檔案損失。

2.制度與流程的優(yōu)化

優(yōu)化制度和流程是保障檔案信息安全防范與控制的關鍵環(huán)節(jié)。通過完善的制度設計能夠明確檔案管理各環(huán)節(jié)的安全職責，保證管理流程規(guī)范嚴謹。例如，檔案訪問權限要遵循“最小權限原則等”，并制定嚴格的審批流程。該體系應當對檔案信息安全定期審查與評估機制做出規(guī)定，以保證管理者與操作人員能夠及時發(fā)現(xiàn)與應對潛在的風險。還需要制定檔案管理應急預案，一旦出現(xiàn)安全事故才能快速響應，降低損失。

3.人員意識與能力提升

人員的安全意識與能力是保障檔案信息安全的重要防控措施之一。通過定期的培訓和演練，提升檔案管理人員及相關工作人員的信息安全意識，確保他們掌握基本的安全操作規(guī)范和應急處理能力。例如，定期開展針對性的信息安全培訓，幫助員工識別網(wǎng)絡釣魚、惡意軟件等常見的安全威脅。應建立獎懲機制，鼓勵員工遵守安全制度，減少人為操作失誤或故意違規(guī)行為對檔案信息安全的影響。

四、檔案信息安全的監(jiān)測與評估機制

1.檔案信息安全的常態(tài)化監(jiān)測

常態(tài)化監(jiān)測是保障檔案信息安全最主要的途徑。通過對該系統(tǒng)實時監(jiān)測，能夠持續(xù)關注檔案管理系統(tǒng)運行狀況，并及時發(fā)現(xiàn)與應對潛在的安全威脅。常態(tài)化監(jiān)測主要有網(wǎng)絡流量監(jiān)測、系統(tǒng)日志分析和檔案管理系統(tǒng)日常運維管理。該監(jiān)測系統(tǒng)能夠幫助管理者掌握檔案信息存取狀態(tài)，并發(fā)現(xiàn)未經(jīng)許可的存取行為或者異常情況，保證檔案信息時刻安全。常態(tài)化監(jiān)測應涵蓋檔案備份定期核查工作，保障備份數(shù)據(jù)完整可用。

2.安全漏洞與風險評估

在檔案信息安全防控中，定期的安全漏洞檢查和風險評估是不可或缺的環(huán)節(jié)。通過對檔案管理系統(tǒng)開展定期的漏洞掃描，可以發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中存在的技術薄弱點，及時修復已知的安全隱患。風險評估不僅限于技術層面，還應包括對管理制度、人員操作以及外部環(huán)境的全面評估。評估的結果應為檔案管理部門提供有效的改進建議，并制訂相應的整改計劃，確保檔案信息安全防控體系的不斷優(yōu)化。

防控也迎來新的機遇和挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)技術能夠提高檔案信息處理能力，但也增加了檔案數(shù)據(jù)存儲和傳輸中的安全風險。人工智能技術可以幫助實現(xiàn)對檔案管理系統(tǒng)的智能監(jiān)控，自動檢測安全威脅并及時發(fā)出預警。未來，檔案管理將越來越依賴大數(shù)據(jù)分析與智能化的安全管理手段，以更高效、精準地識別和防控安全風險。

2.云計算環(huán)境下的檔案信息安全策略

隨著云計算技術應用范圍的不斷擴大，在云平臺存儲的檔案信息也日益豐富。在云計算環(huán)境中，檔案信息安全的預防與控制策略需重點解決數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩?、存儲加密技術以及云服務提供商的安全審計等關鍵問題。云平臺的安全性不僅取決于用戶管理措施的優(yōu)劣，還取決于云服務提供商的技術能力和安全承諾。檔案管理部門在選用云服務時應綜合評價服務商安全保障機制，保證數(shù)據(jù)機密性、完整性與可用性。

3.跨部門與國際合作在信息安全中的作用

檔案信息安全問題具有全球性特征，尤其是對于跨國企業(yè)與國際組織而言，其安全管理直接關聯(lián)到眾多國家或地區(qū)的法律法規(guī)。未來，跨部門及國際合作將成為檔案信息安全管理領域的重要發(fā)展趨勢。通過安全技術、標準及管理經(jīng)驗共享，可有效提高檔案信息安全防控能力?？鐕献鞑粌H有助于各國在全球范圍內(nèi)應對網(wǎng)絡安全威脅，還能推動檔案信息安全管理在全球范圍內(nèi)的標準化和規(guī)范化進程。

六、結語

3.檔案信息安全事件的響應與恢復機制

建立完善的信息安全事件響應機制是保證檔案信息安全的重要保障手段之一。檔案管理系統(tǒng)一旦出現(xiàn)安全事故，迅速而有效的應對措施能夠最大限度地減輕事故對檔案信息所造成的影響。信息安全事件響應機制既是一種事后補救手段，也是預防性管理的組成部分，一個完整的過程應該由許多環(huán)節(jié)組成。安全事故發(fā)生后，事件報告成為重要的環(huán)節(jié)。檔案管理人員必須具備及時發(fā)現(xiàn)異常情況的能力，并能迅速向相關管理部門報告。事件報告應詳細記載問題性質(zhì)、發(fā)生時間、波及范圍及可能原因等情況，便于隨后查處。問題分析作為響應機制的核心環(huán)節(jié)?，F(xiàn)階段，安全管理團隊需要快速集結，并剖析安全事故發(fā)生的特定原因和潛在的安全漏洞。通過深入分析，明確事故發(fā)生的根本原因，包括黑客攻擊、系統(tǒng)漏洞以及人員操作失誤等因素，并評估事故對檔案系統(tǒng)造成的實際及潛在影響。

五、檔案信息安全防控的未來發(fā)展趨勢

1.大數(shù)據(jù)與人工智能對檔案安全管理的影響隨著大數(shù)據(jù)和人工智能技術的發(fā)展，檔案信息安全

本文圍繞檔案信息安全問題，系統(tǒng)分析了其風險識別與防控的多維度要素。從技術層面、管理制度層面及人員層面探討了潛在的安全威脅，并提出相應的防控策略，包括技術措施、制度優(yōu)化和人員培訓。本文還著重討論了檔案信息安全的監(jiān)測與評估機及其在未來大數(shù)據(jù)和云計算環(huán)境下的應對策略。隨著信息技術的不斷發(fā)展，檔案信息安全將面臨更多挑戰(zhàn)，未來應加強跨部門與國際合作，共同提高檔案管理的安全防控能力。

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作者單位：濰坊市奎文區(qū)投資公司