人防辦加強檔案信息化建設的策略研究

中圖分類號：G275 文獻標識碼：A

在當前數(shù)字化轉(zhuǎn)型的大背景下，作為國家重要防御體系的人民防空工作面臨著前所未有的挑戰(zhàn)和機遇。人防辦檔案管理作為人防工作的重要組成部分，其信息化建設水平直接關(guān)系整個人防系統(tǒng)的運作效率和應急響應能力。然而，傳統(tǒng)的檔案管理模式已難以滿足日益增長的信息化需求，亟須實施全面的升級和改造。文章聚焦人防辦檔案信息化建設這一關(guān)鍵問題，旨在通過深入分析現(xiàn)存挑戰(zhàn)，探索切實可行的信息化建設策略，提高人防工作的整體現(xiàn)代化水平以及突發(fā)事件的應對能力，從而為國家安全和社會穩(wěn)定提供更加可靠的保障。

一、人防辦加強檔案信息化建設的意義

1.提高檔案管理效率

人防辦檔案信息化建設對提高檔案管理效率具有重要意義。傳統(tǒng)的人防辦檔案管理模式主要依賴人工操作，涉及文書檔案、財務檔案、人防工程檔案和人防行政執(zhí)法檔案等多個領(lǐng)域，信息量龐大且復雜。這種管理方式不僅耗時耗力，還容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤和信息遺漏。通過加強檔案信息化建設，人防辦可以實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲和智能化管理。數(shù)字化存儲使得檔案資料占用的物理空間大幅減少，同時，也便于檔案的長期保存。智能化管理系統(tǒng)能夠快速、準確地實施檔案的分類、編目和檢索，極大地減少人工操作的時間和錯誤率。此外，信息化系統(tǒng)還能實現(xiàn)檔案的遠程訪問和共享，打破了傳統(tǒng)檔案管理的地域限制，使得不同部門和地區(qū)的人防辦能夠更便捷地交流和協(xié)作。

2.應對突發(fā)事件的應急需求

在面對突發(fā)事件時，人防辦加強檔案信息化建設的重要性得到了充分體現(xiàn)。人防工作的核心任務之一是應對可能發(fā)生的各類突發(fā)事件，包括自然災害、公共衛(wèi)生事件和社會安全事件等。在這些緊急情況下，快速獲取和利用相關(guān)檔案信息對于制定應急策略和開展救援行動至關(guān)重要。檔案信息化建設使得人防辦能夠建立一個全面、實時更新的數(shù)據(jù)庫，包含各類人防工程、避難設施和應急物資儲備等關(guān)鍵信息。這個數(shù)據(jù)庫不僅包含靜態(tài)數(shù)據(jù)，還能通過物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實時監(jiān)測和更新各類設備設施的狀態(tài)。當突發(fā)事件發(fā)生時，決策者可以通過該信息化系統(tǒng)迅速了解現(xiàn)有資源的分布和狀況，從而制定最優(yōu)的應急方案。例如，在地震發(fā)生時，系統(tǒng)可以立即提供受災區(qū)域附近的人防工程分布圖，幫助指揮人員快速確定可用的避難場所和救援路線。此外，信息化系統(tǒng)還能支持跨部門、跨地區(qū)的信息共享和協(xié)同行動，提高應急響應的整體效率和效果。

3.促進人防工作現(xiàn)代化的內(nèi)在要求

隨著科技的飛速發(fā)展和社會的快速變遷，傳統(tǒng)的人防工作模式已經(jīng)難以滿足新時代的需求。檔案信息化建設不僅僅是技術(shù)層面的升級，還是整個人防工作理念和方法的革新。通過信息化建設，人防辦可以實現(xiàn)從被動防御到主動預防的轉(zhuǎn)變。例如，利用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，可以對歷史檔案中的數(shù)據(jù)實施深度挖掘，發(fā)現(xiàn)潛在的安全風險和發(fā)展趨勢，從而制定更具前瞻性的人防策略。人工智能技術(shù)的應用則可以提高檔案管理的自動化水平，實現(xiàn)智能化的檔案分類、檢索和利用，使得人防工作人員能夠?qū)⒏嗑ν度雱?chuàng)造性和戰(zhàn)略性工作中。此外，區(qū)塊鏈技術(shù)的引入可以確保檔案的真實性和不可篡改性，提升人防工作的可信度和透明度。

二、人防辦檔案信息化建設的挑戰(zhàn)

1.技術(shù)及基礎設備設施不完善

人防辦檔案信息化建設面臨的一個重要挑戰(zhàn)是技術(shù)及基礎設備設施的不完善?，F(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)往往難以滿足日益增長的信息化需求，特別是在處理多樣化檔案類型方面存在明顯不足。人防辦的檔案管理涵蓋文書檔案、財務檔案、人防工程檔案和人防行政執(zhí)法檔案等多個領(lǐng)域，每類檔案都有其特殊性和復雜性。然而，當前的技術(shù)和基礎設備設施在整合這些不同類的型檔案方面仍顯不足，導致信息孤島現(xiàn)象普遍存在。此外，檔案室的硬件設備設施也面臨挑戰(zhàn)，如防盜、防火、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠和防蟲等設備設施，雖然在物理保護方面發(fā)揮作用，但在數(shù)字化環(huán)境下如何實現(xiàn)這些功能的虛擬化還需進一步探索。同時，電子文檔和音像資料的存儲與備份系統(tǒng)也需要升級，以確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。

2.檔案數(shù)字化進程緩慢

盡管認識到數(shù)字化的重要性，但實際操作中仍存在諸多障礙。人防辦的檔案資料形式多樣，包括文字、實物、圖表、音像和電子文檔等，這種多樣性增加了數(shù)字化過程的復雜度。特別是對于歷史悠久的人防工程檔案。其中，可能包含大量的紙質(zhì)圖紙和實物模型，這些資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)換需要專業(yè)的設備設施和技術(shù)，耗時耗力。此外，檔案數(shù)字化還面臨著人力資源不足的問題，各類檔案管理工作由不同科室的專人負責，但專職檔案管理員的數(shù)量可能有限，難以應對大規(guī)模的數(shù)字化工作。同時，數(shù)字化過程中的質(zhì)量控制也是一個挑戰(zhàn)，如何確保電子檔案與原始檔案的一致性，如何處理數(shù)字化過程中可能出現(xiàn)的錯誤和遺漏，都需要建立嚴格的質(zhì)量管理機制。

3.信息安全風險增加

傳統(tǒng)的物理隔離和訪問控制方式在數(shù)字環(huán)境下面臨新的挑戰(zhàn)，如“電子文檔和音像等資料要用專用磁介質(zhì)備份，嚴格實施物理隔離，嚴禁接入互聯(lián)網(wǎng)或其他專網(wǎng)”的要求在信息化建設中如何實現(xiàn)，成為一個需要解決的問題。數(shù)字化檔案面臨的安全威脅不僅包括傳統(tǒng)的泄密風險，還包括數(shù)據(jù)被篡改、刪除或者被黑客攻擊的風險。特別是對于涉密文檔資料，如何在提高可訪問性的同時確保其安全性，是一個復雜的平衡問題。此外，檔案查閱制度在數(shù)字環(huán)境下也需要重新設計，如何在電子平臺上實現(xiàn)嚴格的審批流程，如何防止未經(jīng)授權(quán)的復制和傳播，都是需要考慮的問題。同時，隨著云存儲和大數(shù)據(jù)技術(shù)的應用，數(shù)據(jù)的跨地域存儲和共享也帶來了新的安全挑戰(zhàn)，如何確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全性，需要更加先進的加密和認證技術(shù)。

4.標準規(guī)范體系不健全

雖然現(xiàn)有的檔案管理制度為日常工作提供了指導，但在信息化環(huán)境下，這些制度和規(guī)范可能難以完全適用。例如，檔案立卷歸檔制度、檔案室管理制度和檔案查閱制度等，都需要在數(shù)字化環(huán)境下重新定義和完善。特別是對于電子文檔的管理，現(xiàn)有的標準可能無法充分涵蓋其生命周期管理的各環(huán)節(jié)。此外，不同類型檔案，如文書檔案、財務檔案、人防工程檔案和人防行政執(zhí)法檔案的數(shù)字化標準可能存在差異，如何制定統(tǒng)一且適用的標準規(guī)范是一個復雜的問題。標準的不統(tǒng)一可能導致不同部門或地區(qū)之間的檔案信息難以互通和共享。同時，隨著新技術(shù)的不斷涌現(xiàn)，如何及時更新和完善標準規(guī)范體系，以適應技術(shù)發(fā)展和實際需求的變化，也是一個持續(xù)的挑戰(zhàn)。

三、人防辦加強檔案信息化建設的策略

1.制定檔案信息化建設整體規(guī)劃

人防辦加強檔案信息化建設，需要制定全面而系統(tǒng)的整體規(guī)劃。該規(guī)劃應基于人防辦檔案管理的現(xiàn)狀和特點，充分考慮文書檔案、財務檔案、人防工程檔案和人防行政執(zhí)法檔案的不同特性和管理需求。在規(guī)劃的制定過程中，應當深入分析各類檔案的生成、使用和保存特點以及現(xiàn)有管理制度的優(yōu)劣勢。例如，根據(jù)檔案立卷歸檔制度，規(guī)劃應考慮如何將現(xiàn)有的分類歸檔、分類管理的方式轉(zhuǎn)化為數(shù)字化環(huán)境下的高效管理模式。同時，規(guī)劃還需要考慮如何在信息化環(huán)境中實現(xiàn)檔案室管理制度中提到的防盜、防火、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠和防蟲等防范措施的數(shù)字化等效。整體規(guī)劃應當明確信息化建設的短期、中期和長期目標，制訂詳細的實施路線圖和時間表，并設定關(guān)鍵性的評估指標。此外，規(guī)劃還應當包括資金投人計劃、人才培養(yǎng)計劃以及與其他部門的協(xié)作機制，確保信息化建設能夠持續(xù)、穩(wěn)定地推進。通過制定科學合理的整體規(guī)劃，人防辦可以為檔案信息化建設提供明確的方向指引，確保建設過程的系統(tǒng)性和連續(xù)性，有效地提高檔案管理的效率和質(zhì)量。

2.構(gòu)建檔案信息化管理體系

構(gòu)建檔案信息化管理體系是人防辦加強檔案信息化建設的核心策略。這一體系應當以現(xiàn)有的檔案管理制度為基礎，融合信息技術(shù)，形成一套全新的、適應數(shù)字時代需求的管理機制。根據(jù)檔案管理制度，新的管理體系應當涵蓋檔案立卷歸檔、檔案室管理、檔案查閱、檔案保密以及檔案移交和銷毀等環(huán)節(jié)。在立卷歸檔方面，信息化管理體系應當實現(xiàn)電子文檔的自動歸檔和分類。同時，保證實物、圖表和音像等多媒體資料的數(shù)字化存儲和關(guān)聯(lián)。在檔案室管理方面，可以通過建立虛擬檔案室，實現(xiàn)對數(shù)字檔案的集中管理和遠程訪問。檔案查閱制度可以轉(zhuǎn)化為基于權(quán)限的在線查閱系統(tǒng)，通過電子審批流程實現(xiàn)多級審核機制。檔案保密制度在信息化環(huán)境下更應得到強化，可以通過加密技術(shù)、訪問控制和操作日志等手段確保涉密檔案的安全。檔案移交和銷毀環(huán)節(jié)也可以通過系統(tǒng)自動提醒、電子簽核等方式提高效率和準確性。該管理體系的構(gòu)建應當充分考慮人防辦各科室的職能分工，如政秘科負責文書檔案和財務檔案，工程科負責人防工程檔案以及平戰(zhàn)法規(guī)科負責人防行政執(zhí)法檔案等，確保各類檔案在統(tǒng)一的信息化平臺得到有效管理。通過構(gòu)建完善的檔案信息化管理體系，人防辦可以實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標準化和智能化，大幅提高管理效率和服務質(zhì)量。

3.加強檔案信息化基礎設施建設

加強檔案信息化基礎設施建設是實現(xiàn)人防辦檔案信息化的重要保障?；A設備設施建設應當圍繞檔案的數(shù)字化采集、存儲、處理和利用等環(huán)節(jié)展開，全面提升人防辦的硬件和軟件水平。在硬件方面，需要配備高性能的服務器、存儲設備設施和網(wǎng)絡設備設施，建立安全可靠的數(shù)據(jù)中心，為海量檔案數(shù)據(jù)的存儲和處理提供支持。同時，考慮電子文檔和音像等資料的特殊要求，還需要配備專用的磁介質(zhì)備份設備，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性；在軟件方面，應當開發(fā)或引進先進的檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)應當能夠支持文書檔案、財務檔案、人防工程檔案和人防行政執(zhí)法檔案等類型檔案的統(tǒng)一管理，實現(xiàn)檔案的電子化收集、整理、歸檔和檢索。系統(tǒng)還應當具備強大的權(quán)限管理功能，以滿足嚴格的檔案查閱和保密要求。此外，基礎設備設施建設還應當考慮檔案室的特殊需求，如防盜、防火、防高溫、防潮、防光、防塵、防鼠和防蟲等設備設施。在數(shù)字化環(huán)境下，這些需求可以通過環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)、智能安防系統(tǒng)等現(xiàn)代化設備來實現(xiàn)。通過全面的基礎設施建設，人防辦可以為檔案信息化管理提供堅實的技術(shù)支撐，極大地提高檔案管理的效率和安全性。

4.加強檔案信息安全管理

在數(shù)字化環(huán)境下，檔案信息面臨著更為復雜的安全挑戰(zhàn)，需要建立全方位、多層次的安全防護體系。

首先，應當建立健全檔案信息安全管理制度，明確各級人員的安全責任，制定詳細的操作規(guī)程和應急預案。這些制度應當基于附件中提到的檔案保密制度，進一步細化和完善，以適應數(shù)字環(huán)境的特殊需求。

其次，在技術(shù)層面，需要采用先進的信息安全技術(shù)，如數(shù)據(jù)加密、訪問控制、身份認證、防火墻和入侵檢測等，構(gòu)建多重防護屏障。特別是對于涉密檔案，可以采用物理隔離的方式，如采用專用磁介質(zhì)備份，嚴格實施物理隔離，嚴禁接人互聯(lián)網(wǎng)或其他專網(wǎng)。此外，還應當建立完善的日志審計系統(tǒng)，記錄所有的操作行為，以便及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。

最后，應加強對檔案管理員的安全教育和培訓，提高其安全意識和操作技能。同時，對于檔案管理員的崗位調(diào)整、離職等情況，應當嚴格執(zhí)行交接程序，履行檔案資料和有關(guān)設備設施交接手續(xù)，并做出書面保密承諾。通過這些綜合措施，人防辦可以有效保障檔案信息的安全性和可靠性，為檔案信息化建設提供堅實的安全保障。

5.培養(yǎng)檔案信息化專業(yè)人才

人才培養(yǎng)應當圍繞人防辦檔案管理的特點和需求展開，涵蓋文書檔案、財務檔案、人防工程檔案和人防行政執(zhí)法檔案等領(lǐng)域。培養(yǎng)計劃應當包括理論學習和實踐訓練兩個方面。在理論學習方面，應當系統(tǒng)地學習現(xiàn)代檔案學理論、信息管理理論以及相關(guān)的法律法規(guī)，如《檔案法》《保密法》等；在實踐訓練方面，應當著重提高檔案管理人員的信息技術(shù)應用能力，包括數(shù)據(jù)庫管理、網(wǎng)絡技術(shù)及信息安全技術(shù)等。同時，還應當培養(yǎng)其對新技術(shù)的敏感度和應用能力，如大數(shù)據(jù)分析、人工智能等新興技術(shù)在檔案管理中的應用。此外，還應當注重培養(yǎng)檔案管理人員的創(chuàng)新思維和問題解決能力，使其能夠在信息化環(huán)境下不斷優(yōu)化檔案管理流程，提高工作效率。人才培養(yǎng)的方式可以多樣化，包括內(nèi)部培訓、外派學習和參與項目實踐等。同時，還可以考慮建立人才激勵機制，吸引和留住優(yōu)秀的檔案信息化人才。通過系統(tǒng)的人才培養(yǎng)，人防辦可以為檔案信息化建設提供強有力的人才支撐，推動檔案管理工作向更高水平發(fā)展。

四、結(jié)束語

人防辦檔案信息化建設是一項系統(tǒng)性工程，需要在技術(shù)、管理和人才等多個維度協(xié)同推進。通過本研究，不僅明晰了當前面臨的挑戰(zhàn)，還提出了一系列針對性的策略。這些策略的實施將有力推動人防辦檔案管理向數(shù)字化、智能化方向發(fā)展。然而，信息化建設是一個持續(xù)演進的過程，未來還需要在實踐中不斷優(yōu)化和完善。我們期待，隨著這些策略的逐步落實，人防辦檔案管理將邁入一個全新的發(fā)展階段，為提升國家防御能力和應急管理水平做出更大貢獻。

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作者單位：吳起縣人民防空辦公室