醫(yī)院人事檔案管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化與信息化探討

中圖分類號(hào)：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

相較于企事業(yè)單位的人事檔案，醫(yī)院人事檔案具有一定的復(fù)雜性與特殊性特點(diǎn)，明確要求醫(yī)院檔案管理部門將各類人事檔案實(shí)施單獨(dú)存放管理，并交由專業(yè)人員處理。在以往醫(yī)院所實(shí)行的傳統(tǒng)人事檔案管理工作中，部分醫(yī)院尚未采取信息技術(shù)手段，在一定程度上降低了人事檔案的參考與利用價(jià)值。在信息時(shí)代背景下，醫(yī)院及時(shí)在人事檔案管理工作中引入信息技術(shù)，可以借助信息系統(tǒng)大容量的特點(diǎn)，為大量人事檔案精細(xì)化存儲(chǔ)管理提供支持，提高醫(yī)院人事檔案資料收集與傳遞效率?；诖?，醫(yī)院管理層及檔案管理部門應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)人事檔案信息化建設(shè)的必要性，并積極推進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)工作，完善管理模式，真正提高醫(yī)院人事檔案管理水平與效率。

一、醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題

1.人事檔案管理效率低，開發(fā)利用率不足

從國內(nèi)多數(shù)醫(yī)院的人事檔案管理情況可知，其采用的人事檔案管理方式較為傳統(tǒng)，主要依賴人工記錄。隨著醫(yī)院產(chǎn)業(yè)規(guī)模擴(kuò)張及業(yè)務(wù)服務(wù)范圍的拓展，人事檔案的數(shù)量也隨之增長，加大了人事檔案管理難度。再加上一些醫(yī)院的人事檔案信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢、檔案管理人員的專業(yè)能力與信息技能不足等因素影響，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理效率低下。此外，由于醫(yī)院人事檔案管理工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性、機(jī)密性等特點(diǎn)，關(guān)乎醫(yī)院職工升職加薪等個(gè)人利益問題。因而醫(yī)院人事檔案管理工作必須高度真實(shí)。但是，現(xiàn)階段各醫(yī)院的人事檔案管理較為隨意，甚至并未健全相應(yīng)的管理制度。例如，部分醫(yī)院所制定的管理制度更多地側(cè)重于對業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門的約束與管理，對檔案管理部門及人事檔案管理工作所制定的管理內(nèi)容較為籠統(tǒng)，無法為醫(yī)院人事檔案管理工作的順利開展提供有效指導(dǎo)，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案信息不完善、實(shí)際開發(fā)利用率低等問題。

2.醫(yī)院人事檔案管理方法落后，信息化水平低

近年來，伴隨著我國公共醫(yī)療體制的深化改革與創(chuàng)新發(fā)展，各醫(yī)院的人事檔案信息數(shù)量及種類日益豐富，以往傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式已經(jīng)無法滿足龐大的人事檔案管理需求，不僅人事檔案管理工作效率低下，工作質(zhì)量無從保障，還給醫(yī)院的人力資源管理工作帶來不利影響。在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，各醫(yī)院應(yīng)當(dāng)主動(dòng)利用現(xiàn)代化信息技術(shù)創(chuàng)新人事檔案管理模式。但是，現(xiàn)階段很少有醫(yī)院認(rèn)識(shí)到創(chuàng)新人事檔案管理方式的必要性與重要性，即便少數(shù)醫(yī)院在人事檔案管理工作中引進(jìn)了信息技術(shù)，也僅表現(xiàn)為借助計(jì)算機(jī)完成人事資料的收集與存儲(chǔ)工作，并未專門設(shè)計(jì)人事檔案管理系統(tǒng)、人事檔案管理平臺(tái)或軟件等。具體表現(xiàn)為：多數(shù)醫(yī)院由于長期受到傳統(tǒng)管理理念及日趨激烈的市場競爭影響，將工作重點(diǎn)放在如何提高醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)水平與服務(wù)質(zhì)量上，忽視了人事檔案信息化建設(shè)的必要性，在一定程度上導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)資金不足、各類硬件設(shè)備設(shè)施及軟件系統(tǒng)落后等問題，制約了醫(yī)院人事檔案的有效利用。此外，一些醫(yī)院所采用的人事檔案管理方式較為單一，僅從檔案資料收集、調(diào)閱和存儲(chǔ)管理等角度開展工作，極大程度上限制人事檔案開發(fā)利用價(jià)值的充分發(fā)揮，嚴(yán)重影響醫(yī)院人事檔案管理工作效率與管理成效，給醫(yī)院人事改革帶來了阻礙。對此，相關(guān)醫(yī)院應(yīng)當(dāng)加快人事檔案管理方式改革創(chuàng)新。

3.人事檔案安全保障不足

醫(yī)院人事檔案中涉及職工的個(gè)人身份信息、工作經(jīng)歷、受教育水平和家庭住址等，一旦發(fā)生篡改或泄露等風(fēng)險(xiǎn)，勢必會(huì)威脅廣大醫(yī)院職工的個(gè)人隱私安全。再加上信息時(shí)代互聯(lián)網(wǎng)的高度開放性與復(fù)雜性，醫(yī)院在利用信息技術(shù)開展人事檔案管理過程中還會(huì)面臨黑客攻擊、電腦病毒等干預(yù)，影響醫(yī)院人事檔案的安全性與完整性，需要醫(yī)院進(jìn)一步加強(qiáng)人事檔案的安全管理。但是，當(dāng)前很少有醫(yī)院注重對檔案的安全管理，甚至部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為只要嚴(yán)格按照流程辦事，就不會(huì)發(fā)生安全隱患，給不法分子、網(wǎng)絡(luò)病毒有機(jī)可乘，威脅醫(yī)院職工的隱私安全，同時(shí)也影響了醫(yī)院人力資源的管理成效。

4.檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)差，工作能力有限

在公共醫(yī)療體制改革進(jìn)程中，多數(shù)醫(yī)院都將改革重點(diǎn)放在醫(yī)療技術(shù)研發(fā)、引進(jìn)新型醫(yī)療設(shè)備以及提升服務(wù)質(zhì)量等方面，忽視了加強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的重要意義，表現(xiàn)為對醫(yī)院人事檔案管理人員的培訓(xùn)不足、激勵(lì)措施不完善以及個(gè)人貢獻(xiàn)不重視等情況，打擊了檔案管理人員的工作熱情，醫(yī)院人事檔案管理工作質(zhì)量也隨之下降。還有醫(yī)院人事檔案管理人員對檔案工作重要性認(rèn)知不足，甚至在工作中敷衍了事、隨遇而安，制約了醫(yī)院人事檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，嚴(yán)重時(shí)還會(huì)引發(fā)醫(yī)院人事檔案被泄露、丟失等風(fēng)險(xiǎn)，影響醫(yī)院人力資源管理質(zhì)效。除此之外，醫(yī)院人事檔案管理工作的專業(yè)性較強(qiáng)，要求檔案管理人員具備一定人力資源管理技能，能夠及時(shí)辨析各類人事資料的開發(fā)利用價(jià)值，從大量的人事資料中精準(zhǔn)提煉有效價(jià)值的信息。但是，當(dāng)前多數(shù)醫(yī)院的人事檔案管理人員還不符合這一要求，不僅專業(yè)能力不足，還無法靈活使用信息系統(tǒng)實(shí)施檔案管理。

二、醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)與管理的有效策略

1.建立健全監(jiān)督管理機(jī)制

醫(yī)院在開展人事檔案管理時(shí)，應(yīng)著重提升各項(xiàng)管理行為及其執(zhí)行流程的規(guī)范性，以確保取得最佳的人事檔案管理效果?；诖?，醫(yī)院應(yīng)該在全面掌握現(xiàn)階段人事檔案管理工作情況的基礎(chǔ)上，制定與之相配套的管理制度，同時(shí)注重深化管理制度的針對性與實(shí)效性。具體而言，醫(yī)院可基于實(shí)際運(yùn)營狀況，針對醫(yī)院發(fā)展對人事檔案提出的新需求，制定相應(yīng)的管理制度，并依據(jù)醫(yī)院的發(fā)展態(tài)勢，創(chuàng)新與改革人事檔案管理制度，待人事檔案管理配套制度制定完畢后，醫(yī)院還應(yīng)全面監(jiān)管該制度的執(zhí)行效果。

醫(yī)院應(yīng)定期對檔案管理人員開展考核工作，并將考核結(jié)果與績效工作、崗位晉升掛鉤，以此激發(fā)檔案管理人員的工作積極性與主動(dòng)性。與此同時(shí)，醫(yī)院還應(yīng)制定突發(fā)事件應(yīng)急處理方案，并確保所有檔案管理人員都可以熟練掌握各類應(yīng)急預(yù)案內(nèi)容，及時(shí)處理醫(yī)院人事檔案管理工作中存在的各類問題。

針對醫(yī)院所處的不同發(fā)展階段制定不同的人事檔案管理制度，充分發(fā)揮管理制度對醫(yī)院檔案管理人員的有效約束力，確保醫(yī)院人事檔案管理工作規(guī)范開展。

2.加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)

充分利用各類現(xiàn)代化信息技術(shù)構(gòu)建醫(yī)院人事檔案管理數(shù)據(jù)庫。在信息時(shí)代背景下，及時(shí)推進(jìn)信息化建設(shè)工程是一件較為復(fù)雜和長期的任務(wù)，不可急于求成。醫(yī)院應(yīng)該結(jié)合現(xiàn)階段人事檔案管理工作的需求，構(gòu)建一個(gè)科學(xué)完善的數(shù)據(jù)庫，進(jìn)而將各類人事檔案展開全面收集與統(tǒng)一化管理。首先，醫(yī)院應(yīng)將現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案及時(shí)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案?？梢越柚鷴呙鑳x、拍照等方式系統(tǒng)錄入檔案信息；其次，借助云計(jì)算等現(xiàn)代化信息技術(shù)進(jìn)一步提高人事檔案存儲(chǔ)與傳輸效率，切實(shí)滿足使用者的查閱需求，確保人事檔案可以最大化地發(fā)揮其參考與應(yīng)用價(jià)值。如此一來，醫(yī)院便可借助科學(xué)完善的數(shù)據(jù)庫形成人才資料儲(chǔ)備中心，為醫(yī)院人力資源管理工作提供有力的數(shù)據(jù)支撐。

深化檔案管理及智慧醫(yī)院管理工作的融合，拓展其深度與廣度。在信息時(shí)代背景下，醫(yī)院要想提高人事檔案管理水平與質(zhì)量，需要專門打造人事檔案信息化管理平臺(tái)，并委派專業(yè)人員實(shí)施管理，加強(qiáng)人事檔案管理與智慧醫(yī)院管理的深度融合，切實(shí)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案的高效共享，提升人事檔案的參考和利用價(jià)值，為醫(yī)院各項(xiàng)工作的高質(zhì)高效開展奠定良好基礎(chǔ)。

搭建信息檢索平臺(tái)。醫(yī)院人事檔案管理工作應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)信息化建設(shè)力度，其主要目的是切實(shí)提高醫(yī)院人事檔案的參考與利用價(jià)值。因而醫(yī)院在開展人事檔案管理工作中不僅應(yīng)注重提高人事檔案的利用率，還應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況搭建信息檢索平臺(tái)。例如，醫(yī)院可以按照人事檔案類型為其設(shè)置不同的信息檢索人口或者檢索關(guān)鍵詞等，提高醫(yī)院人事檔案的利用效率，為醫(yī)院人才選拔與任用提供數(shù)據(jù)支撐。

3.做好信息安全保障工作

及時(shí)采用科學(xué)合理的信息安全保障技術(shù)。醫(yī)院在推進(jìn)人事檔案管理工作中應(yīng)該將信息安全問題放在首要位置，規(guī)避員工個(gè)人隱私被泄露等的風(fēng)險(xiǎn)問題。雖然最近幾年醫(yī)院人事檔案管理工作在各類現(xiàn)代化信息技術(shù)支持下取得了一定成效，但是隨著信息技術(shù)的創(chuàng)新發(fā)展，醫(yī)院人事檔案管理工作所面臨的安全風(fēng)險(xiǎn)問題也愈發(fā)嚴(yán)峻。為了最大限度地確保檔案管理工作順利開展，醫(yī)院應(yīng)該采取多元化的安全保障技術(shù)，及時(shí)做好人事檔案安全管理工作。首先，做好物理安全保障工作，為醫(yī)院內(nèi)部現(xiàn)存的紙質(zhì)人事檔案打造一個(gè)專門的存儲(chǔ)管理室，并為其配備除濕器、滅火器等設(shè)備。其次，做好人事檔案內(nèi)部安全保障工作。為了提高醫(yī)院人事檔案內(nèi)容的精準(zhǔn)度與真實(shí)性，醫(yī)院檔案管理人員可以借助云計(jì)算技術(shù)精準(zhǔn)識(shí)別檔案內(nèi)容，提高新舊檔案管理系統(tǒng)之間的兼容性，加強(qiáng)文件傳輸結(jié)構(gòu)的安全把關(guān)力度，進(jìn)一步完善安全技術(shù)。在人事檔案信息化管理平臺(tái)中，醫(yī)院需構(gòu)建分層訪問機(jī)制，并為各部門員工配備相應(yīng)的登錄賬號(hào)，保障醫(yī)院人事檔案安全。例如，為滿足工作人員查詢自身績效考核情況的需求，醫(yī)院可借助PMI系統(tǒng)進(jìn)行授權(quán)管理。檔案管理人員在開展檔案數(shù)據(jù)信息維護(hù)工作時(shí)，需向上級(jí)管理部門提交申請，待申請獲批準(zhǔn)后方可進(jìn)入后臺(tái)展開相關(guān)工作。除此之外，醫(yī)院還應(yīng)該進(jìn)一步優(yōu)化硬件設(shè)備設(shè)施的運(yùn)行環(huán)境，避免各類因硬件設(shè)備設(shè)施失靈所引發(fā)的檔案安全風(fēng)險(xiǎn)問題。

定期更新和維護(hù)醫(yī)院人事檔案。在我國各類現(xiàn)代化信息技術(shù)日趨成熟與創(chuàng)新發(fā)展的背景下，醫(yī)院檔案信息化管理平臺(tái)的各項(xiàng)功能也得到了優(yōu)化完善。在一定程度上要求醫(yī)院檔案管理人員及時(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理理念，并在實(shí)踐工作中定期更新和維護(hù)醫(yī)院人事檔案，一旦醫(yī)院內(nèi)部出現(xiàn)人事變動(dòng)，檔案管理人員就需要及時(shí)對人事檔案相關(guān)內(nèi)容展開調(diào)整。與此同時(shí)，為了提高人事檔案的安全性與完整性，醫(yī)院還應(yīng)該引進(jìn)最新的殺毒軟件定期對檔案管理系統(tǒng)展開殺毒。醫(yī)院檔案管理人員需要不斷強(qiáng)化自身的安全保密意識(shí)，在工作中加大對人事檔案內(nèi)容的保護(hù)力度。

4.加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

醫(yī)院人事檔案管理水平及最終管理成效在一定程度上會(huì)受到管理人員專業(yè)能力與綜合素養(yǎng)高低的影響?；诖?，醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)該緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，及時(shí)革新檔案管理理念與工作思維。

檔案管理人員應(yīng)該具備安全意識(shí)與保密意識(shí)，降低人事檔案被泄露的風(fēng)險(xiǎn)。醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)該不斷提高自身的創(chuàng)新能力，加大人事檔案管理工作與現(xiàn)代化信息技術(shù)的融合力度，提高工作效率與質(zhì)量。

醫(yī)院應(yīng)該為在崗檔案管理人員提供專業(yè)化培訓(xùn)機(jī)會(huì)，并借助激勵(lì)機(jī)制充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的學(xué)習(xí)熱情，不斷提升醫(yī)院人事檔案管理隊(duì)伍的綜合素養(yǎng)。檔案管理人員在培訓(xùn)完畢之后，應(yīng)該明確自身的工作職責(zé)，主動(dòng)將所學(xué)知識(shí)轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)踐工作行為，提高醫(yī)院人事檔案管理水平。

三、結(jié)束語

綜上所述，在信息時(shí)代背景下醫(yī)院組織開展人事檔案管理工作是十分必要且關(guān)鍵的，不僅是醫(yī)院順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢，加強(qiáng)對內(nèi)改革的必然舉措，還是醫(yī)院加強(qiáng)工作隊(duì)伍建設(shè)、提高工作質(zhì)量的關(guān)鍵一步。尤其是近幾年來各大醫(yī)院所面臨的市場競爭壓力與生存挑戰(zhàn)愈發(fā)嚴(yán)峻，為了進(jìn)一步提高醫(yī)院的綜合實(shí)力，需要加大人才隊(duì)伍建設(shè)力度。具體而言，醫(yī)院應(yīng)根據(jù)自身的經(jīng)營狀況和發(fā)展需求，創(chuàng)新與改革當(dāng)前的人事檔案工作，并加大其與各類現(xiàn)代化信息技術(shù)的融合力度。在實(shí)際開展人事檔案管理工作中，醫(yī)院還應(yīng)密切關(guān)注科技領(lǐng)域的最新發(fā)展動(dòng)態(tài)，不斷優(yōu)化人事檔案工作模式，確保其更加規(guī)范化和合理化，為醫(yī)院人力資源管理和人才隊(duì)伍建設(shè)提供堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)支撐。

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作者單位：濱州市優(yōu)撫醫(yī)院