基于精細(xì)化管理理論的基層行政單位檔案管理工作優(yōu)化策略探究

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

檔案是基層行政單位工作和發(fā)展歷程的真實(shí)記錄，是單位的重要資源。加強(qiáng)檔案管理是提高基層行政單位工作效率、促進(jìn)基層行政單位健康發(fā)展的重要舉措。由于檔案管理人員受傳統(tǒng)管理思維和單位資源條件的限制，檔案管理工作還存在一些不足，檔案管理水平不高，已經(jīng)不適應(yīng)新時(shí)代檔案發(fā)展的要求。因此，創(chuàng)新檔案管理理念，加強(qiáng)檔案管理，不斷提高檔案管理的科學(xué)化、精細(xì)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、精細(xì)化管理理論概述

1.精細(xì)化管理理論的內(nèi)涵

精細(xì)化管理理論是一種科學(xué)的管理理念和方法，它要求精細(xì)分解各項(xiàng)工作，量化考核工作效果，精確把控管理過程中每一環(huán)節(jié)和細(xì)節(jié)，從而達(dá)到降低成本、提高效率和增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力的目的。精細(xì)化管理理論具有全面性、精確性和動(dòng)態(tài)性等特征。

全面性是指精細(xì)化管理理論貫穿組織管理的全過程。精確性是指在管理中利用數(shù)據(jù)分析和績(jī)效考核等手段，精準(zhǔn)把控和科學(xué)決策各項(xiàng)管理活動(dòng)。動(dòng)態(tài)性是指精細(xì)化管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期性、螺旋式上升的系統(tǒng)工程，需要單位全體成員共同參與和持續(xù)改進(jìn)。加強(qiáng)精細(xì)化管理，單位能夠?qū)崿F(xiàn)管理要素的優(yōu)化配置、管理行為的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和管理效果的最優(yōu)化，從而增強(qiáng)組織的凝聚力、創(chuàng)新力和核心競(jìng)爭(zhēng)力。

2.精細(xì)化管理的要求

精細(xì)化管理區(qū)別于傳統(tǒng)的粗放式管理，具有細(xì)致量化、規(guī)范科學(xué)和高效協(xié)同的要求。

第一，精細(xì)化管理強(qiáng)調(diào)管理工作必須“精、細(xì)、深、透”，主張將管理目標(biāo)分解為每一個(gè)具體指標(biāo)，建立完善的量化考核體系，實(shí)現(xiàn)管理過程的精細(xì)把控。

第二，精細(xì)化管理要求管理人員秉持“用數(shù)據(jù)說話”的理念，通過收集、整理和分析相關(guān)數(shù)據(jù)，找出不足，采取改進(jìn)措施，從而使管理行為更加規(guī)范、管理手段更加科學(xué)。

第三，精細(xì)化管理以增加單位績(jī)效為目標(biāo)。通過流程再造，打破部門藩籬，強(qiáng)化上下聯(lián)動(dòng)，充分調(diào)動(dòng)各部門人員的積極性和創(chuàng)造性，形成工作合力，提升整體效能。

因而精細(xì)化管理是以精細(xì)量化為基礎(chǔ)、以規(guī)范科學(xué)為手段、以高效協(xié)同為目標(biāo)的先進(jìn)管理方式，對(duì)提高單位管理水平具有重要意義。

二、基層行政單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.檔案管理人員意識(shí)薄弱

一方面，單位領(lǐng)導(dǎo)不夠重視檔案管理工作，在人、財(cái)、物等資源配置上存在重業(yè)務(wù)、輕管理的傾向。檔案管理部門地位邊緣化，檔案管理經(jīng)費(fèi)投入不多，人員配備不齊。另一方面，檔案管理人員的主人翁意識(shí)和服務(wù)意識(shí)淡薄，消極應(yīng)付檔案管理工作，對(duì)檔案管理工作不上心。同時(shí)，檔案開發(fā)和利用的效率偏低，單位重視檔案的收集，忽視檔案的整理和利用，檔案資源沒有得到充分挖掘、開發(fā)和利用。

2.檔案管理制度不完善

基層行政單位雖然制定了檔案管理制度，但制度不夠清晰明確，可操作性不強(qiáng)。部分檔案管理制度已經(jīng)多年未修訂，難以適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理工作的需要。

此外，基層行政單位缺乏有效的監(jiān)督和考核形式，檔案管理人員執(zhí)行檔案管理制度不力。檔案管理制度不配套、不銜接的問題比較突出，如檔案收集、整理、鑒定和統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)銜接不緊密，容易出現(xiàn)檔案散失和重復(fù)的情況。檔案管理工作缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，個(gè)人操作隨意性較大，檔案管理質(zhì)量得不到提高。

3.檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提升

一是專業(yè)背景不對(duì)口。所學(xué)專業(yè)不是檔案專業(yè)，缺乏系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)和技能訓(xùn)練。

二是沒有及時(shí)更新自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)。掌握的新技術(shù)和新方法不夠多，專業(yè)視野不夠?qū)拸V，創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng)。

三是工作積極性不高。一些檔案管理人員將檔案工作視為一項(xiàng)簡(jiǎn)單、機(jī)械的工作，缺乏從事檔案管理工作的成就感和價(jià)值感，工作熱情不高。檔案管理人員素質(zhì)不高影響了檔案管理工作的順利開展。

4.檔案管理信息化水平不高

基層行政單位檔案管理信息化水平較低。一是資金投入不足，信息化建設(shè)進(jìn)度推進(jìn)較慢。二是數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。各部門各自為政，數(shù)據(jù)資源共享難度大。三是基礎(chǔ)設(shè)施落后。單位局域網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)慢，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)落后，檔案管理軟件沒有得到及時(shí)維護(hù)和更新。

三、基層行政單位在檔案管理工作中應(yīng)用精細(xì)化管理理論的必要性和可行性

1.應(yīng)用精細(xì)化管理理論的必要性

第一，有利于保障檔案信息的完整性。建立精細(xì)化的檔案收集、整理、歸檔和統(tǒng)計(jì)等管理流程，嚴(yán)格執(zhí)行檔案材料的辦理時(shí)限、移交手續(xù)和保管要求等，可以確保檔案形成的連續(xù)性和系統(tǒng)性，保障檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性。

第二，有利于發(fā)揮檔案價(jià)值。精細(xì)化管理理論強(qiáng)調(diào)檔案管理工作人員要以用戶需求為導(dǎo)向，通過細(xì)化服務(wù)內(nèi)容、優(yōu)化服務(wù)流程和創(chuàng)新服務(wù)方式，最大限度地滿足不同用戶的個(gè)性化和多樣化的檔案信息需求，更好地發(fā)揮檔案價(jià)值。

第三，有利于保障檔案安全。建立完善的檔案安全保密責(zé)任體系，完善檔案保密規(guī)章制度，嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、審批、利用、登記和監(jiān)督檢查等制度，可以有效地保障檔案安全。

2.應(yīng)用精細(xì)化管理理論的可行性

一方面，檔案工作具有很強(qiáng)的規(guī)范性和程序性，涉及檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管和利用等一系列流程，各環(huán)節(jié)之間銜接緊密，標(biāo)準(zhǔn)明確，便于實(shí)施精細(xì)化管理?；鶎有姓挝煌ㄟ^制定細(xì)化、量化和具體的檔案管理規(guī)范，將管理要求落實(shí)到檔案工作的各環(huán)節(jié)，有助于檔案管理的精細(xì)化和標(biāo)準(zhǔn)化。

另一方面，隨著信息技術(shù)的發(fā)展和普及，大數(shù)據(jù)、人工智能和5G等新一代信息技術(shù)為檔案的精細(xì)化管理提供了支撐?；鶎有姓挝煌ㄟ^利用數(shù)字化采集、智能化整理和信息化管理等現(xiàn)代技術(shù)手段，可以使檔案管理工作更加高效、便捷和精準(zhǔn)，減少了人工操作環(huán)節(jié)，提高

了檔案管理的效率和質(zhì)量。

此外，借助信息化平臺(tái)，基層行政單位可以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的集中存儲(chǔ)和統(tǒng)一管理，跨部門、跨層級(jí)數(shù)據(jù)共享，能夠更好地滿足單位人員利用檔案的需求。

因而實(shí)施精細(xì)化檔案管理，是新時(shí)代背景下提高檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化水平的必然選擇。

四、基于精細(xì)化管理理論的基層行政單位檔案管理工作優(yōu)化策略

1.增強(qiáng)檔案管理人員意識(shí)，建立和完善檔案管理責(zé)任制

第一，加大宣傳力度。通過舉辦專題講座、印發(fā)宣傳手冊(cè)和制作宣傳板報(bào)等渠道和方式，廣泛宣傳檔案管理工作的重要性和必要性，使單位全體人員認(rèn)識(shí)到檔案管理在單位各項(xiàng)工作中的基礎(chǔ)性地位和作用。

第二，建立和完善檔案管理責(zé)任制。明確人員分工責(zé)任，建立層層負(fù)責(zé)、逐級(jí)落實(shí)的責(zé)任體系。將檔案管理納人領(lǐng)導(dǎo)干部考核評(píng)價(jià)內(nèi)容，與其他業(yè)務(wù)工作同部署、同考核，形成一級(jí)抓一級(jí)、層層抓落實(shí)的工作格局。

第三，幫助檔案管理人員樹立主人翁意識(shí)?；鶎有姓挝灰訌?qiáng)教育和引導(dǎo)，使檔案管理人員正確認(rèn)識(shí)崗位職責(zé)，增強(qiáng)工作的責(zé)任感和使命感，牢固樹立主人翁意識(shí)，做好檔案工作?；鶎有姓挝灰P(guān)心愛護(hù)檔案管理人員，在政治、生活和待遇等方面給予必要的保障，調(diào)動(dòng)其工作積極性。

2.完善檔案管理制度，規(guī)范檔案管理流程

第一，建立健全檔案管理制度體系?；鶎有姓挝恍枰钊胙芯繃?guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合自身的實(shí)際情況，建立全面、系統(tǒng)的檔案管理制度。制度應(yīng)涵蓋檔案形成、收集、整理、保管和利用等環(huán)節(jié)，保證各環(huán)節(jié)的制度相互銜接、相互配套。例如，在檔案形成環(huán)節(jié)，制定文件材料立卷歸檔制度；在收集環(huán)節(jié)，制定檔案移交接收制度；在整理環(huán)節(jié)，制定檔案分類編目制度；在保管環(huán)節(jié)，制定檔案保管保護(hù)制度；在利用環(huán)節(jié)，制定檔案查閱和利用制度等。

第二，細(xì)化檔案管理流程。基層行政單位需要細(xì)化檔案管理的各項(xiàng)流程，明確每個(gè)環(huán)節(jié)的工作步驟、操作規(guī)范、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)間要求，使要求明確化和具體化。例如，在檔案收集環(huán)節(jié)，制定詳細(xì)的收集流程，明確收集的范圍、方式、時(shí)間節(jié)點(diǎn)以及各相關(guān)部門的職責(zé)分工；在檔案整理環(huán)節(jié)，制定標(biāo)準(zhǔn)化的整理流程，包括分類、組卷、編目和裝訂等具體步驟的操作規(guī)范；在檔案利用環(huán)節(jié)，設(shè)計(jì)規(guī)范的利用流程，包括申請(qǐng)、審批、查閱、復(fù)制和歸還等環(huán)節(jié)的具體要求和操作規(guī)程。細(xì)化檔案管理流程，可以形成標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作流程，可以有效地提高工作效率，減少人為差錯(cuò)，保證檔案管理工作的質(zhì)量。

第三，建立制度評(píng)估和修訂機(jī)制。檔案管理制度不是一成不變的，需要根據(jù)實(shí)際情況做出調(diào)整和完善。建立定期評(píng)估機(jī)制，每年或每半年全面評(píng)估一次現(xiàn)有制度，檢查制度的執(zhí)行效果，解決存在的問題和不足。在評(píng)估過程中，基層行政單位領(lǐng)導(dǎo)要聽取各方面的建議和意見，注重一線檔案管理人員的反饋，根據(jù)評(píng)估結(jié)果，及時(shí)修訂和完善相關(guān)制度，使制度更具針對(duì)性和可操作性。例如，根據(jù)國(guó)家最新的法律和法規(guī)要求，調(diào)整檔案保密管理制度；根據(jù)信息技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)，完善電子檔案管理制度；根據(jù)在實(shí)際工作中遇到的新情況和新問題，補(bǔ)充和完善相關(guān)制度條款。

3.加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，提升其專業(yè)素質(zhì)

第一，組織系統(tǒng)性專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)活動(dòng)。組織檔案管理人員深入學(xué)習(xí)檔案學(xué)理論、相關(guān)法律法規(guī)和檔案信息化知識(shí)，夯實(shí)專業(yè)基礎(chǔ)。

第二，注重實(shí)踐技能培訓(xùn)。通過“以老帶新”崗位練兵和業(yè)務(wù)競(jìng)賽等形式，增強(qiáng)檔案管理人員的實(shí)操能力。

第三，鼓勵(lì)檔案管理人員更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)、管理學(xué)和法律等相關(guān)知識(shí)，提升自身綜合素質(zhì)。

第四，加強(qiáng)職業(yè)道德教育，培養(yǎng)檔案管理人員嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致的工作作風(fēng)和高度負(fù)責(zé)的職業(yè)操守。

第五，鼓勵(lì)檔案管理人員參加行業(yè)資格認(rèn)證，不斷提高自身專業(yè)水平。

為保證培訓(xùn)效果，基層行政單位可采取理論與實(shí)踐、線上與線下相結(jié)合的方式。定期組織專題講座、研討會(huì)，邀請(qǐng)業(yè)內(nèi)專家授課。利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)開展在線教學(xué)。組織檔案管理人員參觀和學(xué)習(xí)先進(jìn)檔案單位，增加經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)，建立培訓(xùn)考核機(jī)制，將培訓(xùn)成果與職業(yè)發(fā)展掛鉤，激發(fā)其學(xué)習(xí)動(dòng)力。

通過系統(tǒng)化、常態(tài)化的培訓(xùn)，持續(xù)提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，為檔案管理工作的高質(zhì)量發(fā)展提供人才保障。

4.推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理效率

第一，加大檔案管理信息化建設(shè)投人。制定科學(xué)合理的檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，分階段、有重點(diǎn)地投入資金，購(gòu)置先進(jìn)的軟硬件設(shè)備，構(gòu)建功能完善的檔案信息管理平臺(tái)。

第二，推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)。采用高效精準(zhǔn)的掃描識(shí)別技術(shù)，數(shù)字化地處理現(xiàn)有紙質(zhì)檔案，實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)介質(zhì)的轉(zhuǎn)換和升級(jí)。

第三，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和交換規(guī)范，整合各部門、各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的檔案信息資源，構(gòu)建集中統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和利用。

第四，注重檔案信息安全建設(shè)。建立健全檔案信息安全保障體系，完善物理安全、網(wǎng)絡(luò)安全和數(shù)據(jù)安全等多層面防護(hù)，保證檔案信息的保密性、完整性和可用性。

第五，推動(dòng)檔案管理與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的融合，實(shí)現(xiàn)檔案全流程電子化管理。

5.建立檔案管理績(jī)效評(píng)估機(jī)制，持續(xù)改進(jìn)工作方法

第一，構(gòu)建全面的評(píng)估指標(biāo)體系。根據(jù)檔案管理工作的特點(diǎn)和要求，設(shè)置科學(xué)合理的評(píng)估指標(biāo)，既要有數(shù)量指標(biāo)，也要有質(zhì)量指標(biāo)，還要包括創(chuàng)新性和服務(wù)滿意度等新指標(biāo)，全面反映檔案管理工作的實(shí)際效果。

第二，規(guī)范評(píng)估程序。明確評(píng)估的組織實(shí)施、方法步驟和結(jié)果運(yùn)用等內(nèi)容，采用自評(píng)、互評(píng)和專家評(píng)估相結(jié)合的方式，確保評(píng)估工作的客觀公正。

第三，注重評(píng)估結(jié)果。將評(píng)估結(jié)果與檔案管理人員的績(jī)效考核掛鉤，形成有效的激勵(lì)約束。同時(shí)，深入分析評(píng)估中發(fā)現(xiàn)的問題，采取有針對(duì)性的改進(jìn)措施，不斷推進(jìn)檔案管理工作。

第四，建立長(zhǎng)效評(píng)估機(jī)制。定期開展自身評(píng)估和第三方評(píng)估，形成常態(tài)化、制度化的評(píng)估體系。建立健全評(píng)估機(jī)制，不僅能夠客觀反映檔案管理工作的實(shí)際成效，還能促進(jìn)檔案管理工作的持續(xù)改進(jìn)，推動(dòng)檔案管理工作向科學(xué)化、規(guī)范化、精細(xì)化的方向發(fā)展。

五、結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作是基層行政單位的一項(xiàng)基礎(chǔ)性和長(zhǎng)期性工作，其質(zhì)量直接影響單位的管理水平和工作效能。本研究基于精細(xì)化管理理論，深入分析了基層行政單位檔案管理工作的現(xiàn)狀和問題，提出了相應(yīng)的優(yōu)化策略。這些策略的實(shí)施，需要單位領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和大力支持，需要檔案管理人員的積極參與，并在實(shí)踐中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和改進(jìn)完善。只有將精細(xì)化管理理念貫穿檔案管理工作的全過程，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，才能為基層行政單位的高效運(yùn)轉(zhuǎn)和科學(xué)決策提供信息支撐。

參考文獻(xiàn)：

[1]張澤宇，張懿.淺議事業(yè)單位檔案管理中精細(xì)化的運(yùn)用[J]蘭臺(tái)內(nèi)外，2024（22）：49-51.

[2]邱松玲.行政單位檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].住宅與房地產(chǎn)，2021（22）：251-252.

[3]張帥.對(duì)行政單位檔案管理創(chuàng)新思路的探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（22）：115-116.

[4]夏春杰.信息時(shí)代下行政單位的檔案管理工作[J].科技資訊，2018（18）：143-144.

[5]邱常宇.行政單位加強(qiáng)檔案管理的措施[J].現(xiàn)代職業(yè)教育，2017（35）：250.