基于信息技術(shù)的檔案收集多元化路徑研究分析

中圖分類號(hào)：G272.2 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算及人工智能等前沿技術(shù)正逐步滲透機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位職能活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)。檔案收集工作也迎來(lái)了前所未有的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案收集方式主要依賴人工手動(dòng)收集、整理與歸檔，效率低下，且容易出現(xiàn)信息遺漏、分類錯(cuò)誤等問(wèn)題，難以滿足各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位快速發(fā)展對(duì)檔案信息全面性、及時(shí)性與準(zhǔn)確性的需求。信息技術(shù)的介入為檔案部門(mén)收集工作開(kāi)辟了新的路徑，使得檔案收集能夠突破時(shí)間與空間的限制，實(shí)現(xiàn)多源數(shù)據(jù)的快速獲取、高效整合與智能分類，推動(dòng)檔案管理工作朝著數(shù)字化、智能化和多元化方向發(fā)展。

基于此，本文深入剖析基于信息技術(shù)的機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案收集多元化路徑，探討如何充分利用信息技術(shù)手段，構(gòu)建全面、高效和智能的檔案收集體系，為檔案管理工作的優(yōu)化升級(jí)提供有益的參考與借鑒。

一、信息技術(shù)在檔案收集管理中的重要性

1.為機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位決策提供精準(zhǔn)數(shù)據(jù)支持

在當(dāng)今復(fù)雜多變的市場(chǎng)環(huán)境下，機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位借助信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)多元化的檔案收集，能夠整合其職能活動(dòng)各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，形成龐大而精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)庫(kù)。比如，從財(cái)務(wù)檔案中分析資金流向和成本結(jié)構(gòu)，從人事檔案里了解人員信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)、考核以及獎(jiǎng)懲等情況，這些信息能夠幫助機(jī)關(guān)、團(tuán)體及企事業(yè)單位管理層準(zhǔn)確把握市場(chǎng)趨勢(shì)，制定科學(xué)、合理的戰(zhàn)略規(guī)劃。

2.提高機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)部管理效率

傳統(tǒng)的檔案管理方式往往存在查找不便、整理耗時(shí)等問(wèn)題。在信息技術(shù)支持下的多元化檔案收集路徑，利用數(shù)字化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索與分類。調(diào)用檔案，只需要搜索關(guān)鍵詞就能在短時(shí)間內(nèi)獲取所需信息，極大地節(jié)省了工作時(shí)間，且自動(dòng)化的數(shù)據(jù)采集和整理功能可以減少人工操作的煩瑣流程，降低人為錯(cuò)誤發(fā)生的概率。

3.滿足合規(guī)與風(fēng)險(xiǎn)管理需求

隨著法律法規(guī)的日益完善，機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位面臨著嚴(yán)格的合規(guī)要求。多元化檔案收集路徑能夠幫助機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位收集并整理各類合規(guī)相關(guān)文件，如稅務(wù)申報(bào)記錄、合同協(xié)議和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行文件等，確保機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位各項(xiàng)職能活動(dòng)合法合規(guī)。通過(guò)信息技術(shù)收集的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警信息、危機(jī)處理案例等檔案，有助于機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位識(shí)別潛在風(fēng)險(xiǎn)，制定應(yīng)對(duì)策略。當(dāng)遇到法律糾紛或?qū)徲?jì)時(shí)，完整、準(zhǔn)確的檔案資料能為機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位提供有力證據(jù)，降低法律風(fēng)險(xiǎn)和經(jīng)濟(jì)損失，維護(hù)單位的良好形象和聲譽(yù)。

二、基于信息技術(shù)的檔案收集多元化路徑分析

1.搭建智能化多源數(shù)據(jù)采集架構(gòu)，全方位地匯聚機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的檔案信息

在數(shù)字化浪潮下，機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案收集需要突破傳統(tǒng)的單一渠道模式，構(gòu)建智能化、多元化的數(shù)據(jù)采集架構(gòu)。機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)部辦公系統(tǒng)是檔案數(shù)據(jù)的重要發(fā)源地，通過(guò)在辦公軟件中嵌入數(shù)據(jù)采集插件，如設(shè)定文件類型、關(guān)鍵詞和時(shí)間節(jié)點(diǎn)等智能采集規(guī)則，可以實(shí)時(shí)抓取合同、報(bào)告和會(huì)議紀(jì)要等日常辦公文檔。例如，針對(duì)合同類文件，系統(tǒng)自動(dòng)識(shí)別合同編號(hào)、簽訂方和金額等關(guān)鍵信息，并按照預(yù)設(shè)的分類規(guī)則存儲(chǔ)至對(duì)應(yīng)的檔案文件夾中。同時(shí)，機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位還應(yīng)積極拓展外部數(shù)據(jù)采集渠道。在合法合規(guī)的前提下，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)爬蟲(chóng)技術(shù)，精準(zhǔn)采集行業(yè)動(dòng)態(tài)、政策法規(guī)變化等信息。以政策法規(guī)信息采集為例，機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位可以設(shè)定爬蟲(chóng)程序定期訪問(wèn)官方網(wǎng)站、行業(yè)權(quán)威發(fā)布平臺(tái)，一旦有新的政策法規(guī)文件發(fā)布，迅速抓取并解析文件內(nèi)容，提取關(guān)鍵信息，如政策適用范圍、生效時(shí)間等，整理歸檔后納入檔案庫(kù)。此外，機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位還可以通過(guò)訂閱行業(yè)資訊平臺(tái)、參與專業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)合作等方式，獲取專業(yè)的研究報(bào)告、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手分析資料等，為機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位戰(zhàn)略決策提供全面的數(shù)據(jù)支撐。這種多源數(shù)據(jù)采集架構(gòu)能夠確保檔案資源的豐富性與完整性，為機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展筑牢數(shù)據(jù)根基。

2.構(gòu)建統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交互標(biāo)準(zhǔn)，深度整合多個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案集中采集

當(dāng)下，不少機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)部存在多個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)并行的情況，如人力資源部門(mén)、組織部門(mén)和后勤部門(mén)等，各系統(tǒng)數(shù)據(jù)格式、存儲(chǔ)方式各異，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)分散存儲(chǔ)，形成“數(shù)據(jù)孤島”，嚴(yán)重阻礙檔案的統(tǒng)一管理與高效利用。為了解決這一問(wèn)題，機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位需要制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交互標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)互聯(lián)互通。

機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位可以組織專業(yè)技術(shù)團(tuán)隊(duì)，深入調(diào)研各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、接口規(guī)范以及業(yè)務(wù)流程，制定一套通用的數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)。例如，規(guī)定數(shù)據(jù)傳輸采用XML或JSON格式，明確數(shù)據(jù)字段的命名規(guī)則、數(shù)據(jù)類型以及數(shù)據(jù)校驗(yàn)規(guī)則等。此外，機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位應(yīng)開(kāi)發(fā)數(shù)據(jù)接口適配器，將各業(yè)務(wù)系統(tǒng)與各部門(mén)檔案管理平臺(tái)對(duì)接。通過(guò)數(shù)據(jù)接口，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)將產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)傳輸至檔案管理平臺(tái)。在檔案管理平臺(tái)中，運(yùn)用ETL（Extract，Transform，Load）技術(shù)，對(duì)采集的數(shù)據(jù)實(shí)施清洗、轉(zhuǎn)換和加載，按照檔案管理的規(guī)范要求，統(tǒng)一整理、分類和存儲(chǔ)。以組織部門(mén)為例，將系統(tǒng)中的人員表彰、立功記錄等檔案數(shù)據(jù)通過(guò)數(shù)據(jù)接口傳輸至檔案管理平臺(tái)后，經(jīng)過(guò)ETL處理，按照項(xiàng)自維度和時(shí)間維度分類存儲(chǔ)，方便機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位人員隨時(shí)查詢和調(diào)用，大幅提高了檔案利用的效率。

3.深度融合人工智能技術(shù)，推動(dòng)檔案收集智能化與精準(zhǔn)化升級(jí)

人工智能技術(shù)在檔案收集領(lǐng)域展現(xiàn)出巨大的應(yīng)用潛力，能有效提升檔案收集的智能化與精準(zhǔn)化水平。在紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理方面，引入先進(jìn)的光學(xué)字符識(shí)別（OCR）技術(shù)，結(jié)合深度學(xué)習(xí)算法，快速掃描和識(shí)別紙質(zhì)檔案。OCR技術(shù)能夠準(zhǔn)確識(shí)別各種字體、字號(hào)的文字信息，并將其轉(zhuǎn)化為可編輯的電子文檔。同時(shí)，利用圖像識(shí)別技術(shù)，識(shí)別和提取檔案中的圖表、印章等非文字信息，實(shí)現(xiàn)與文字信息的關(guān)聯(lián)存儲(chǔ)，確保檔案信息的完整性。對(duì)于大量的非結(jié)構(gòu)化文本數(shù)據(jù)，如郵件、即時(shí)通信記錄等，運(yùn)用自然語(yǔ)言處理（NLP）技術(shù)加以分析和理解。NLP技術(shù)可以對(duì)文本展開(kāi)語(yǔ)義分析、情感分析和關(guān)鍵詞提取等操作，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)分類和標(biāo)簽標(biāo)注。例如，在處理機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的電子郵件時(shí)，人工智能系統(tǒng)根據(jù)郵件內(nèi)容自動(dòng)判斷郵件主題、重要程度和所屬業(yè)務(wù)領(lǐng)域等信息，并將相關(guān)郵件歸類到相應(yīng)的檔案文件夾中。對(duì)于重要郵件，還可以自動(dòng)提取關(guān)鍵信息，如發(fā)件人、收件人和郵件摘要等，生成郵件索引，方便用戶快速檢索。通過(guò)人工智能技術(shù)的深度應(yīng)用，不僅能夠大幅提高檔案收集的效率和準(zhǔn)確性，還能有效減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，使他們能對(duì)檔案的深度開(kāi)發(fā)和利用投入更多的精力。

4.強(qiáng)化全員檔案意識(shí)培養(yǎng)與實(shí)操培訓(xùn)，激發(fā)全員參與檔案收集的積極性

檔案收集工作是一項(xiàng)全員參與的系統(tǒng)性工程，需要全體人員的積極配合與支持。因而機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位應(yīng)高度重視員工的檔案意識(shí)培養(yǎng)與實(shí)操培訓(xùn)，建立健全培訓(xùn)體系，激發(fā)全員參與檔案收集的積極性和主動(dòng)性。機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位可以通過(guò)開(kāi)展內(nèi)部宣傳活動(dòng)，如舉辦檔案知識(shí)講座、組織業(yè)務(wù)知識(shí)競(jìng)賽、發(fā)放宣傳手冊(cè)和開(kāi)展檔案展覽等，向全員普及檔案收集的重要性和意義，使其充分認(rèn)識(shí)到在工作中產(chǎn)生的每一份文件，無(wú)論是紙質(zhì)文檔還是電子文件，都可能是單位寶貴的檔案資源，對(duì)所在單位的發(fā)展具有重要的參考價(jià)值。同時(shí)，結(jié)合實(shí)際案例，向員工展示檔案在機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位決策、業(yè)務(wù)拓展和風(fēng)險(xiǎn)防控等方面的具體應(yīng)用，增強(qiáng)員工對(duì)檔案價(jià)值的認(rèn)同感?？梢灾朴喸敿?xì)的培訓(xùn)計(jì)劃，針對(duì)不同崗位的人員設(shè)計(jì)相應(yīng)的培訓(xùn)課程。包括檔案收集的范圍、標(biāo)準(zhǔn)、流程以及操作方法等。例如，對(duì)行政人員培訓(xùn)公文處理與檔案歸檔的規(guī)范流程，對(duì)征集管理人員培訓(xùn)檔案資料收集范圍與整理要點(diǎn)、收集標(biāo)準(zhǔn)與流程等，對(duì)技術(shù)人員培訓(xùn)科研項(xiàng)目文檔的管理要求和數(shù)據(jù)維護(hù)等。同時(shí)，單位各部門(mén)也可以發(fā)放操作指南和模板，方便工作人員在日常工作中對(duì)照?qǐng)?zhí)行，并建立激勵(lì)機(jī)制，對(duì)積極參與檔案收集工作、表現(xiàn)突出的人員給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神表彰，如頒發(fā)榮譽(yù)證書(shū)、給予評(píng)優(yōu)加分、提供晉升機(jī)會(huì)等，激發(fā)其工作熱情和創(chuàng)造力。

5.依托云計(jì)算平臺(tái)優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)與收集的高效拓展

隨著檔案部門(mén)業(yè)務(wù)的快速發(fā)展，檔案數(shù)據(jù)量呈現(xiàn)迅猛增長(zhǎng)，傳統(tǒng)的本地存儲(chǔ)方式在存儲(chǔ)容量、擴(kuò)展性和成本效益等方面面臨諸多挑戰(zhàn)。云計(jì)算技術(shù)以其強(qiáng)大的存儲(chǔ)能力、彈性擴(kuò)展功能和便捷的多終端訪問(wèn)特性，為機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案存儲(chǔ)與收集提供了全新的解決方案。

機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位可以將檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在公有云、私有云或混合云平臺(tái)。公有云平臺(tái)（阿里云、騰訊云等）具有豐富的存儲(chǔ)資源和完善的服務(wù)體系，機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位只需要按需租用存儲(chǔ)空間，即可享受便捷的存儲(chǔ)服務(wù)；私有云平臺(tái)則適用于對(duì)數(shù)據(jù)安全性和隱私性要求較高的部門(mén)，相關(guān)業(yè)務(wù)單位可以根據(jù)自身需求搭建專屬的云存儲(chǔ)環(huán)境，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的自主管理和控制；混合云平臺(tái)則結(jié)合了公有云和私有云的優(yōu)勢(shì)，單位可以將非敏感的檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在公有云中，敏感數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在私有云中，實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)資源的優(yōu)化配置。

在檔案收集方面，云計(jì)算平臺(tái)支持多終端訪問(wèn)，有關(guān)工作人員可以通過(guò)電腦、手機(jī)和平板等設(shè)備隨時(shí)隨地接入云平臺(tái)，上傳和下載檔案資料。同時(shí)，云平臺(tái)提供了豐富的應(yīng)用接口和工具，相關(guān)業(yè)務(wù)單位可以根據(jù)自身需求開(kāi)發(fā)定制化的檔案收集應(yīng)用程序，實(shí)現(xiàn)與相關(guān)業(yè)務(wù)單位現(xiàn)有業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無(wú)縫對(duì)接。例如，單位可以開(kāi)發(fā)移動(dòng)辦公ApP，工作人員在外出辦公時(shí)可以通過(guò)App直接拍攝照片、錄制視頻等，并將這些資料實(shí)時(shí)上傳至云平臺(tái)。此外，云計(jì)算平臺(tái)具備完善的數(shù)據(jù)備份和安全防護(hù)機(jī)制，采用多重加密技術(shù)、訪問(wèn)控制策略和實(shí)時(shí)監(jiān)控系統(tǒng)，確保檔案數(shù)據(jù)的安全可靠，有效降低機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)風(fēng)險(xiǎn)。

6.創(chuàng)新建立合作伙伴檔案共享生態(tài)，豐富機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案資源庫(kù)的內(nèi)涵與價(jià)值

在機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程中，與供應(yīng)商、客戶和合作伙伴等建立了廣泛而緊密的業(yè)務(wù)聯(lián)系。通過(guò)創(chuàng)新建立合作伙伴檔案共享生態(tài)，可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享與交流，不僅能豐富機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的檔案資源庫(kù)，還能加強(qiáng)與合作伙伴之間的溝通與協(xié)作，提高單位的整體競(jìng)爭(zhēng)力。

首先，應(yīng)明確共享內(nèi)容和范圍。根據(jù)各職能部門(mén)的業(yè)務(wù)需求和合作關(guān)系，確定與合作伙伴共享的檔案類型和具體內(nèi)容。例如，與供應(yīng)商共享產(chǎn)品質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告、原材料采購(gòu)合同和合作歷史記錄等檔案，以便供應(yīng)商更好地了解機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和合作要求，優(yōu)化產(chǎn)品供應(yīng)。同時(shí)，還可以與客戶共享服務(wù)記錄、客戶反饋意見(jiàn)及產(chǎn)品使用指南等檔案，提升為客戶服務(wù)的質(zhì)量，增強(qiáng)客戶的滿意度。與合作伙伴共享項(xiàng)目合作方案、技術(shù)研發(fā)成果和市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等檔案，促進(jìn)雙方在業(yè)務(wù)拓展、技術(shù)創(chuàng)新等方面的合作；其次，通過(guò)建立共享數(shù)據(jù)庫(kù)、搭建數(shù)據(jù)交換平臺(tái)以及簽訂檔案共享協(xié)議等方式實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。例如，通過(guò)建立基于區(qū)塊鏈技術(shù)的共享數(shù)據(jù)庫(kù)，利用區(qū)塊鏈的去中心化、不可篡改和安全加密等特性，確保檔案數(shù)據(jù)在共享過(guò)程中的安全性和可靠性，并搭建數(shù)據(jù)交換平臺(tái)，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)接口和交換協(xié)議，實(shí)現(xiàn)各單位與合作伙伴之間檔案數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)傳輸和同步更新；最后，機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位需要持續(xù)加強(qiáng)安全保障措施。在檔案共享過(guò)程中，數(shù)據(jù)安全至關(guān)重要。應(yīng)采取多重安全防護(hù)措施，如數(shù)據(jù)加密、身份認(rèn)證、訪問(wèn)控制和數(shù)據(jù)備份等，確保共享檔案信息的安全和合法使用。同時(shí)，制定健全的安全管理制度和應(yīng)急預(yù)案，加強(qiáng)對(duì)共享數(shù)據(jù)的監(jiān)控和管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患，防范數(shù)據(jù)被泄露風(fēng)險(xiǎn)。通過(guò)建立合作伙伴檔案共享生態(tài)，機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位能夠充分利用外部資源，豐富檔案資源庫(kù)的內(nèi)涵與價(jià)值，為機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的創(chuàng)新發(fā)展提供有力支持。

三、結(jié)語(yǔ)

信息技術(shù)在檔案收集領(lǐng)域的深度應(yīng)用，為機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位帶來(lái)了全新的發(fā)展契機(jī)。通過(guò)構(gòu)建智能化多源數(shù)據(jù)采集架構(gòu)，有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)能夠突破傳統(tǒng)收集渠道的局限，全方位、高效率地匯聚內(nèi)外部各類檔案信息，極大地豐富了檔案資源庫(kù)的內(nèi)容。機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位通過(guò)統(tǒng)一數(shù)據(jù)交互標(biāo)準(zhǔn)并深度整合分散業(yè)務(wù)系統(tǒng)，可以成功打破“信息孤島”，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的集中化采集與規(guī)范化管理，顯著提高檔案收集的效率與質(zhì)量。隨著信息技術(shù)的持續(xù)創(chuàng)新與發(fā)展，機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案收集工作將迎來(lái)更多的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。應(yīng)緊跟技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)，不斷探索和優(yōu)化檔案收集的多元化路徑，持續(xù)提高檔案管理的數(shù)字化、智能化水平，充分發(fā)揮檔案資源在機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位決策支持、業(yè)務(wù)創(chuàng)新及風(fēng)險(xiǎn)防控等方面的重要作用，為機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的高質(zhì)量發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)有力的保障。

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作者單位：甘肅省衛(wèi)生健康監(jiān)督保障中心