人事檔案管理中應(yīng)用新技術(shù)的策略研究

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

事業(yè)單位人事檔案管理是管理工作的重要環(huán)節(jié)，也是實施人才信息管理的關(guān)鍵途徑。在以人為本的發(fā)展理念下，做好人事檔案管理工作具有深遠的意義?，F(xiàn)代新技術(shù)以計算機技術(shù)為基礎(chǔ)，內(nèi)容多樣且具有高度的適應(yīng)性，廣泛應(yīng)用于各個領(lǐng)域，已經(jīng)成為行業(yè)發(fā)展的重要支撐。在當前社會環(huán)境中，新技術(shù)的應(yīng)用既是推動行業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵要素，也是事業(yè)單位開展人事檔案管理的重要舉措。

一、人事檔案管理中新技術(shù)的應(yīng)用價值

1.降低管理成本

在醫(yī)院的人事檔案管理中，新技術(shù)的引入能夠顯著降低管理成本。醫(yī)院作為一個復(fù)雜的機構(gòu)，通常需要管理大量的員工檔案。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理需要耗費大量的人力、物力資源，還容易因信息重復(fù)錄入、文件丟失或損壞而導(dǎo)致額外的管理成本。新技術(shù)的應(yīng)用可以將紙質(zhì)人事檔案數(shù)字化，通過系統(tǒng)集成和自動化處理減少物理存儲的需求。這種轉(zhuǎn)變可減少物資消耗和人工成本，降低由于人為操作失誤而帶來的潛在經(jīng)濟損失。運用新技術(shù)來優(yōu)化數(shù)據(jù)的存儲，醫(yī)院可有效減少在檔案管理上的開支，從而將更多的資源投入醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的提升上。

2.提高管理效率

在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用新技術(shù)的另一個顯著優(yōu)勢是能夠大幅度提高管理效率。面對繁雜的檔案內(nèi)容，傳統(tǒng)的管理方式往往效率低下，容易產(chǎn)生信息處理滯后和數(shù)據(jù)更新不及時的情況。新技術(shù)的應(yīng)用能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案的自動化管理，從而加快數(shù)據(jù)處理的速度。借助智能化的數(shù)據(jù)分析工具，檔案管理人員可以更加迅速地處理各類檔案事務(wù)，縮短決策時間。在高壓且節(jié)奏迅速的醫(yī)院工作環(huán)境中，高效的檔案管理能夠有效支撐人力資源部門的其他職能運行，顯著提升管理效能，助力醫(yī)院人力資源部門更加精準地完成其核心職責。

3.創(chuàng)新管理方式

新技術(shù)在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用還推動了管理方式的創(chuàng)新。傳統(tǒng)的管理模式往往依賴固定流程，缺乏靈活性，難以應(yīng)對醫(yī)院不斷變化的需求。通過引入新技術(shù)，醫(yī)院的人事檔案管理可以實現(xiàn)流程優(yōu)化，使其更加靈活。數(shù)據(jù)驅(qū)動的管理模式允許醫(yī)院在人事檔案的分析中采用更加科學的方法，支持決策層在資源配置、人才引進等方面做出更具戰(zhàn)略性的判斷。這種創(chuàng)新管理方式可增強檔案管理的實用性，提高醫(yī)院整體的人力資源管理水平，為未來的醫(yī)療管理模式探索提供新的可能性。

二、人事檔案管理中新技術(shù)的應(yīng)用策略

1.云存儲與云計算技術(shù)的應(yīng)用

云存儲與云計算技術(shù)將數(shù)據(jù)存儲在遠程服務(wù)器上并利用互聯(lián)網(wǎng)訪問，云存儲能夠提供大規(guī)模的數(shù)據(jù)存儲空間，并允許用戶隨時隨地訪問數(shù)據(jù)。云計算則進一步擴展了這一功能，通過提供強大的計算能力，用戶可以在云平臺運行各種應(yīng)用程序分析數(shù)據(jù)。兩者結(jié)合，使得數(shù)據(jù)處理和存儲不再依賴本地硬件，大幅提升數(shù)據(jù)的可擴展性，同時利用分布式存儲技術(shù)，確保數(shù)據(jù)的安全性。在醫(yī)院人事檔案管理中，云存儲和云計算技術(shù)的應(yīng)用能夠從根本上優(yōu)化檔案的管理方式。醫(yī)院可將所有人事檔案數(shù)據(jù)遷移至云存儲平臺，實現(xiàn)統(tǒng)一的檔案管理，不再依賴傳統(tǒng)的紙質(zhì)或本地電子檔案。云存儲可以提供大容量且靈活的存儲空間，使醫(yī)院能夠輕松應(yīng)對員工數(shù)量的增加以及數(shù)據(jù)量的不斷增長。同時，借助云計算技術(shù)，人事檔案的訪問得以高效實現(xiàn)，相關(guān)人員能夠在任何具備網(wǎng)絡(luò)連接的設(shè)備上實時錄人數(shù)據(jù)，不再受限于特定的辦公設(shè)備或地點，極大地提高了檔案管理的靈活性，在多地點或分散式管理的醫(yī)院系統(tǒng)中尤為有利。

云計算技術(shù)的引入能夠顯著提高人事檔案管理的智能化水平。醫(yī)院借助云平臺提供的強大計算能力，應(yīng)用各種數(shù)據(jù)分析工具對人事檔案展開深入分析，從而實現(xiàn)對員工績效、職業(yè)發(fā)展趨勢等方面的智能預(yù)測。將歷史檔案數(shù)據(jù)與實時數(shù)據(jù)相結(jié)合，云計算能夠幫助醫(yī)院人力資源部門及時發(fā)現(xiàn)潛在的人力資源問題，從而采取針對性的管理措施。云計算還支持復(fù)雜的檔案查詢和數(shù)據(jù)挖掘操作，使得人事檔案的利用率大幅提升，幫助管理層更加有效地做出決策。云存儲和云計算技術(shù)還能夠大幅提升人事檔案的安全性。通過多層次的權(quán)限管理機制，云存儲可確保檔案數(shù)據(jù)僅對授權(quán)人員開放，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問。同時，分布式存儲和自動備份功能可以有效防范數(shù)據(jù)丟失或損壞的風險，確保人事檔案在任何情況下都能夠得到及時恢復(fù)。對數(shù)據(jù)安全性要求極高的醫(yī)院而言，云存儲技術(shù)的應(yīng)用不僅能夠提供更高的安全保障，還能夠滿足各種合規(guī)性要求（如表1所示）。

2.區(qū)塊鏈技術(shù)的應(yīng)用

區(qū)塊鏈技術(shù)是一種去中心化的分布式賬本技術(shù)，其核心特點在于數(shù)據(jù)的不可篡改性。通過將信息記錄在鏈式結(jié)構(gòu)的區(qū)塊中，由網(wǎng)絡(luò)中的多個節(jié)點共同維護，區(qū)塊鏈確保了數(shù)據(jù)的高度安全性。每個區(qū)塊都包含時間戳和前一個區(qū)塊的哈希值，形成了一個不可更改的記錄鏈條。由于數(shù)據(jù)分布在整個網(wǎng)絡(luò)中，任何單一節(jié)點的失誤或惡意行為都無法輕易篡改鏈上的數(shù)據(jù)，從而使得區(qū)塊鏈在信息安全管理中具有極大的應(yīng)用潛力。

在醫(yī)院人事檔案管理中，區(qū)塊鏈技術(shù)的應(yīng)用能夠徹底改變傳統(tǒng)的檔案管理模式。人事檔案數(shù)據(jù)以加密形式存儲在區(qū)塊鏈上，不僅保證了數(shù)據(jù)的安全性，還可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的透明追溯。每當檔案信息發(fā)生變更時，區(qū)塊鏈都會自動記錄此次變更的詳細信息，包括變更時間、內(nèi)容以及變更者身份等，從而形成一條完整的變更鏈條，確保檔案數(shù)據(jù)的可追溯性，使得任何錯誤或篡改都能被輕易發(fā)現(xiàn)，極大地增強檔案管理的可靠性。區(qū)塊鏈技術(shù)還可以在醫(yī)院內(nèi)部和外部機構(gòu)之間實現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)的安全共享。醫(yī)院人力資源部門通常需要與其他醫(yī)療機構(gòu)、政府部門或第三方服務(wù)提供商共享員工的資質(zhì)認證、工作經(jīng)歷或培訓(xùn)記錄等檔案信息。傳統(tǒng)的共享方式通常依賴中介機構(gòu)或?qū)Ｓ猛ǖ?，效率低下，且容易產(chǎn)生信息被泄露風險。人事檔案管理人員應(yīng)用區(qū)塊鏈技術(shù)，在保障數(shù)據(jù)安全的前提下，應(yīng)用智能合約的方式實現(xiàn)信息的自動化共享。智能合約是一種內(nèi)嵌在區(qū)塊鏈中的自動化程序，能夠根據(jù)預(yù)設(shè)條件執(zhí)行數(shù)據(jù)共享或訪問權(quán)限，確保只有符合條件的節(jié)點才能訪問特定的檔案信息，提高檔案共享的效率，確保信息的保密性。

區(qū)塊鏈技術(shù)還能夠支持人事檔案的長久保存和可信認證。醫(yī)院作為一個大型用人單位，管理大量員工的歷史檔案，這些檔案涉及員工職業(yè)生涯中的各種重要記錄。通過將檔案信息存儲在區(qū)塊鏈上，醫(yī)院能確保這些數(shù)據(jù)在多年之后依然保持完整可用。區(qū)塊鏈的不可篡改性確保這些歷史檔案在合規(guī)性檢查中具有高度的可信度，可以有效應(yīng)對各種監(jiān)管需求。同時，員工的檔案信息也能夠借助區(qū)塊鏈的分布式網(wǎng)絡(luò)，獲得更廣泛的認可。例如，員工的資質(zhì)認證或工作經(jīng)歷可通過區(qū)塊鏈技術(shù)得到其他醫(yī)療機構(gòu)或相關(guān)部門的自動確認，減少煩瑣的手動驗證過程。應(yīng)用區(qū)塊鏈技術(shù)，醫(yī)院的人事檔案管理可實現(xiàn)從數(shù)據(jù)安全、信息共享到長期保存的全方位優(yōu)化，進一步提高人力資源管理的效率。

3.人工智能與機器學習技術(shù)的應(yīng)用

人工智能與機器學習技術(shù)代表了現(xiàn)代技術(shù)的前沿發(fā)展，通過模仿人類的認知功能，這些技術(shù)能夠自動執(zhí)行復(fù)雜的數(shù)據(jù)分析和決策過程。人工智能主要借助算法來解決問題，而機器學習則是人工智能的一個分支，專注于利用數(shù)據(jù)算法使計算機系統(tǒng)在經(jīng)驗學習中不斷改進。機器學習的核心在于建立模型，借助分析大量數(shù)據(jù)識別模式，預(yù)測未來的行為決策。這兩種技術(shù)的結(jié)合為多個行業(yè)帶來了革命性的改變，特別是在數(shù)據(jù)密集型的領(lǐng)域中展示了極高的價值。

首先，通過機器學習算法，人事檔案管理人員能夠?qū)Υ罅咳耸聶n案數(shù)據(jù)展開深入分析，識別員工的職業(yè)發(fā)展趨勢以及潛在的人力資源需求。例如，分析員工的工作表現(xiàn)、培訓(xùn)歷程和職位變動歷史，機器學習模型能夠預(yù)測員工的職業(yè)路徑和未來的培訓(xùn)需求，幫助醫(yī)院人力資源部門制訂針對性的培訓(xùn)計劃。其次，人工智能技術(shù)可以在人事檔案管理中實現(xiàn)自動化處理流程。例如，從簡歷抓取信息到員工數(shù)據(jù)的錄入，人工智能可自動完成這些煩瑣且重復(fù)性高的任務(wù)。利用自然語言處理技術(shù)，人工智能可從文本中提取關(guān)鍵信息并自動填充到相應(yīng)的檔案字段中。人工智能還可自動篩選符合特定職位要求的候選人檔案，減少人力資源部門在初步篩選過程中的工作量。人工智能和機器學習技術(shù)還可以強化醫(yī)院人事檔案的安全管理。通過行為分析和異常檢測模型，機器學習能夠監(jiān)控非授權(quán)的檔案訪問或異常的數(shù)據(jù)修改行為，確保人事信息的安全。例如，如果系統(tǒng)檢測到某個賬戶在非工作時間或非常規(guī)地點訪問敏感檔案，機器學習模型可以立即發(fā)出警報并觸發(fā)安全協(xié)議，防止數(shù)據(jù)被泄露。另外，機器學習技術(shù)還能夠支持對醫(yī)院人事管理政策的持續(xù)優(yōu)化。利用機器學習模型對人事政策執(zhí)行效果的連續(xù)學習分析，可以識別政策中的不足之處或改進空間。在這一過程中，模型不斷調(diào)整其參數(shù)以適應(yīng)新的數(shù)據(jù)，從而提供對政策調(diào)整的具體建議，幫助醫(yī)院更精準地實施人力資源管理策略（如表2所示）。通過這些具體的應(yīng)用實施細節(jié)，人工智能和機器學習技術(shù)不僅能夠提高醫(yī)院人事檔案管理的效率，還可以增強管理政策的動態(tài)優(yōu)化能力，為醫(yī)院人力資源管理提供強大的技術(shù)支持。

4.大數(shù)據(jù)分析技術(shù)的應(yīng)用

大數(shù)據(jù)分析技術(shù)是一種通過分析海量數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)隱含模式、趨勢的方法，其核心在于從廣泛的數(shù)據(jù)源中提取有價值的信息，以支持決策的制定。大數(shù)據(jù)分析依賴數(shù)據(jù)的規(guī)模，注重數(shù)據(jù)的多樣性，綜合分析結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)?，F(xiàn)代醫(yī)院面臨大量復(fù)雜的人事數(shù)據(jù)，大數(shù)據(jù)分析技術(shù)能夠幫助醫(yī)院從這些多元化的數(shù)據(jù)中挖掘出有助于管理決策的信息。在醫(yī)院的人事檔案管理中，大數(shù)據(jù)分析能夠幫助醫(yī)院優(yōu)化人力資源的配置。例如，對員工的考勤數(shù)據(jù)、工作負荷和績效記錄展開深入分析，醫(yī)院管理層可以發(fā)現(xiàn)員工在工作時間分配上的不均衡性或效率問題?；谶@些分析結(jié)果，醫(yī)院需要重新配置人力資源，調(diào)整工作安排以提高整體運營效率。例如，分析發(fā)現(xiàn)某部門在特定時間段內(nèi)工作量過大或過小，醫(yī)院管理層可據(jù)此調(diào)整人員配置或優(yōu)化排班計劃，從而確保各部門工作負荷均衡。

大數(shù)據(jù)分析技術(shù)還可以用于員工職業(yè)發(fā)展的規(guī)劃。通過綜合分析員工的工作培訓(xùn)經(jīng)歷、職業(yè)技能水平，大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠為每個員工生成個性化的職業(yè)發(fā)展路徑建議。這些建議可以幫助管理層更好地了解每個員工的發(fā)展方向，從而制訂更為精準的職業(yè)發(fā)展計劃，提升員工的工作滿意度。利用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)分析員工的技能提升軌跡，管理層應(yīng)為其制訂有針對性的培訓(xùn)計劃，或為其提供適合的普升機會，進而提升員工的職業(yè)成就感。在人才招聘和人才保留方面，大數(shù)據(jù)分析技術(shù)也能發(fā)揮重要作用。通過分析醫(yī)院內(nèi)部和外部的招聘數(shù)據(jù)，結(jié)合員工流動性分析，可識別影響員工保留率的關(guān)鍵因素?；谶@些分析，管理人員可以調(diào)整招聘策略，改進工作環(huán)境、提升薪酬福利或優(yōu)化職業(yè)發(fā)展機會，降低員工的離職率，增強醫(yī)院的人才競爭力。大數(shù)據(jù)分析技術(shù)亦能有效識別高潛力人才，進而在招聘過程中精準吸引并穩(wěn)步留住人才。另外，大數(shù)據(jù)分析技術(shù)在預(yù)測性分析方面也具有重要的應(yīng)用價值。醫(yī)院可利用大數(shù)據(jù)技術(shù)分析歷史數(shù)據(jù)和當前趨勢，預(yù)測未來的人力資源需求。這一過程不僅可以幫助醫(yī)院提前規(guī)劃招聘培訓(xùn)策略，還能夠防正人才短缺或過剩的問題發(fā)生。例如，通過分析歷史的用工數(shù)據(jù)和未來的業(yè)務(wù)擴展計劃，醫(yī)院可預(yù)測未來某些崗位的需求變化，從而提前展開人才儲備，確保醫(yī)院在關(guān)鍵崗位上擁有足夠的專業(yè)人才。大數(shù)據(jù)分析技術(shù)能夠顯著提升醫(yī)院人事檔案管理的科學性，提高醫(yī)院人事檔案管理工作的效率。

三、結(jié)束語

在醫(yī)院的人事檔案管理中，云存儲與云計算、區(qū)塊鏈、人工智能與機器學習以及大數(shù)據(jù)分析等新技術(shù)的綜合應(yīng)用，能夠極大地提高檔案管理的智能化水平。新技術(shù)的整合應(yīng)用可優(yōu)化檔案管理流程，為醫(yī)院的人力資源戰(zhàn)略提供支持。未來，隨著新技術(shù)的不斷發(fā)展和深入應(yīng)用，醫(yī)院應(yīng)進一步探索其在員工管理、人才培養(yǎng)中的潛力，以實現(xiàn)人力資源管理的全面數(shù)字化轉(zhuǎn)型，確保在不斷變化的醫(yī)療環(huán)境中保持競爭優(yōu)勢。

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作者單位：濟南市長清區(qū)人民醫(yī)院