民辦高校文書檔案信息化建設中的服務推進研究

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A

在信息技術飛速發(fā)展的今天，檔案管理作為學校運營的核心組成部分，其信息化轉型不僅關系到檔案管理的效率，還直接影響學校的整體發(fā)展戰(zhàn)略。引領檔案管理的現(xiàn)代化進程已經成為提高學校競爭力和推動創(chuàng)新發(fā)展的關鍵所在。本文探索民辦高校檔案管理信息化的多維度改革路徑，旨在通過系統(tǒng)化的措施和創(chuàng)新性的方法，推動檔案管理向著智能化的方向發(fā)展，為民辦高校的未來發(fā)展奠定堅實的基礎。

一、民辦高校檔案管理向信息化轉型的重要性

民辦高校檔案管理向信息化轉型的重要性凸顯，不僅是應對時代變革的戰(zhàn)略抉擇，還是提高學校核心競爭力的關鍵一環(huán)。在當今高等教育體系中，民辦高校面臨著愈發(fā)激烈的競爭壓力，通過引入先進的數字化技術，突破傳統(tǒng)檔案管理的束縛，將檔案管理的范疇從單一的記錄與保存擴展到數據的深度挖掘與應用，為學校管理決策、教育教學改革及科研創(chuàng)新提供堅實的數據支撐，不僅大幅提高檔案管理的效率與準確性，還為民辦高校在資源有限的情況下實現(xiàn)高效運營開辟新路徑。同時，信息化轉型顯著提升了檔案管理的安全性，確保檔案數據的高效存儲與備份，有效規(guī)避紙質檔案因損毀等帶來的不可逆風險。更為重要的是，信息化管理系統(tǒng)能夠嚴格管控檔案的訪問權限與使用記錄，保障檔案數據的保密性，提高民辦高校的風險管理能力，為學校的穩(wěn)健發(fā)展提供有力保障。此外，在民辦高校中，檔案不僅是歷史的見證，還是學校品牌文化與學術資源的集中體現(xiàn)。依托信息化平臺，檔案資源得以在校內外實現(xiàn)更廣泛的傳播與利用，助力學校提高社會影響力。同時，信息化管理使檔案能夠更靈活地響應學校的多樣化需求，更好地支撐學校的發(fā)展戰(zhàn)略，推動民辦高校在教育教學、科研和社會服務等領域實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展。

二、民辦高校文書檔案管理現(xiàn)狀

1.重視程度不足

民辦高校在文書檔案管理方面普遍存在著重視程度不足的問題，對檔案管理工作的整體效能與質量產生深遠的影響。許多高校的領導層對檔案管理的戰(zhàn)略意義缺乏深刻的認識，僅將其視為一項次要的行政事務，未能真正將檔案管理納人學校發(fā)展的核心議題之中。因而檔案管理工作的定位被局限于輔助性的功能，導致在人員配備、資金支持和基礎設施建設上的投入嚴重不足，直接阻礙檔案管理的規(guī)范化和專業(yè)化發(fā)展進程。重視不足還具體表現(xiàn)為管理體系的缺失與執(zhí)行力度的薄弱。即便有些高校制定相關的流程，但在實際執(zhí)行過程中往往流于形式，缺乏有效的監(jiān)督與考核機制，導致檔案管理工作處于低效運轉的狀態(tài)。此外，資源投人不足也是一個顯而易見的問題。檔案管理未能被列為優(yōu)先發(fā)展事項，相關人員配備通常不到位，檔案管理人員的專業(yè)素質難以得到有效提升。同時，資金投入的短缺也限制先進技術和設備的引進，傳統(tǒng)的紙質檔案管理方式難以適應現(xiàn)代化管理的要求，進一步加劇檔案管理的滯后性。

2.管理體系不健全

民辦高校文書檔案管理體系的不健全嚴重制約檔案工作的效率和質量，許多民辦高校普遍缺乏專職的檔案管理人員，由于檔案管理工作通常由兼任的行政人員負責，在檔案管理專業(yè)性方面的不足導致檔案管理工作難以深入展開，往往流于形式。缺乏專職的檔案管理人員，意味著檔案管理工作的專業(yè)化水平難以得到保證，系統(tǒng)性不足的問題尤為突出，整體工作難以形成統(tǒng)一規(guī)范的操作標準。此外，管理制度的不完善也是民辦高校檔案管理中的一大頑疾，許多高校未能建立完善的檔案管理制度，導致檔案管理工作在實際操作中經常出現(xiàn)混亂。由于缺乏制度上的保障，檔案管理工作無法形成有效的監(jiān)督評估機制，長此以往，不僅浪費寶貴的檔案資源，還可能導致重要檔案的丟失或損毀，給學校的發(fā)展帶來嚴重影響。

三、民辦高校文書檔案信息化建設中的服務推進策略

1.建立高質量檔案信息數據庫

高質量的檔案信息數據庫不僅是信息化建設的基石，還是實現(xiàn)檔案資源整合與高效利用的關鍵所在，通過加強文件目錄數據庫的建設，可以構建多層次的目錄體系，大幅提升檔案管理的系統(tǒng)性。在此基礎上，利用先進的數據庫技術對檔案信息資源開展深度整合是構建檔案基礎信息資源數據庫群的核心任務。通過這一整合過程，可以將原本分散的檔案資源實現(xiàn)集中化管理，進而形成結構清晰的檔案信息網絡，不僅提升檔案管理工作的便捷性，還為學校的管理工作提供堅實可靠的數據支持。同時，構建檔案基礎信息資源數據庫群還能夠實現(xiàn)檔案資源的動態(tài)更新，確保檔案信息的可用性，為學校的各項決策提供準確的信息支持。此外，高質量的檔案信息數據庫還能借助數據挖掘技術，深度發(fā)掘檔案資源的潛在價值，為學校的戰(zhàn)略規(guī)劃發(fā)展提供更加有力的支撐，進一步增強學校在數字化時代的競爭力。

2.推進檔案數字化進程

推進檔案數字化進程是民辦高校在信息化時代的必然選擇，也是提高檔案管理水平的重要舉措。在這一過程中，對紙質檔案開展全面的數字化掃描，標志著檔案內容從傳統(tǒng)的紙質載體向數字化形式的深度轉化，不僅是對紙質檔案的簡單復制，還是將其無縫嵌入信息化管理系統(tǒng)中的關鍵一步。通過數字化掃描，檔案內容以數字形式開展記錄與存儲，實現(xiàn)信息的精準保存和便捷調用，相較于傳統(tǒng)紙質檔案，數字化的檔案在存儲安全性以及信息傳播廣度方面均展現(xiàn)顯著優(yōu)勢，從而提高檔案的使用價值，不僅延續(xù)檔案內容的生命力，還使得這些信息能更加靈活地融入高校的日常管理與發(fā)展中，成為推動學校教育、科研和管理等領域創(chuàng)新的重要資源。與此同時，電子文件已成為檔案的重要組成部分，其管理質量直接關系檔案工作的整體成效。因而通過建立科學合理的收集整理機制，可以確保電子文件在生成之初便被及時納入檔案管理體系，實現(xiàn)無縫對接，不僅能夠保障檔案數據的完整性，還能使檔案管理工作更加系統(tǒng)化。數字化進程的推進，將檔案管理從傳統(tǒng)的靜態(tài)保管模式提升到動態(tài)服務的全新高度，為民辦高校在信息化時代的持續(xù)發(fā)展注入強勁動力，助力學校在信息化浪潮中穩(wěn)步前行。

3.加強檔案管理隊伍建設

在快速變革的時代，檔案管理已不再局限于傳統(tǒng)的文檔整理和保存，而是成為信息化管理的核心領域。因而引進具有專業(yè)素養(yǎng)的檔案管理人才顯得尤為重要，高素質的檔案管理隊伍不僅能顯著提高檔案工作的專業(yè)化水平，還能推動檔案管理向更高層次發(fā)展。專業(yè)人才不僅具備扎實的檔案管理理論基礎，還能在檔案信息化建設中發(fā)揮引領作用，確保檔案管理體系的科學性與規(guī)范性。能夠敏銳地捕捉檔案管理的發(fā)展趨勢，將先進的管理理念和技術手段巧妙融人實際工作中，使檔案管理工作更加智能化。與此同時，通過組織專業(yè)培訓與進修，不斷提高現(xiàn)有檔案管理人員的信息技術應用能力，也是檔案隊伍建設的另一重要方面。通過系統(tǒng)的培訓與進修，檔案管理人員能夠熟練掌握并靈活運用先進的信息化管理工具，從而顯著提高檔案管理的效率，不僅使檔案管理工作能緊跟時代發(fā)展的步伐，還確保在數字化管理領域的領先地位。因而民辦高校應精心打造一支高水平、高素質的檔案管理隊伍，為實現(xiàn)檔案管理信息化奠定堅實基礎。

4.保障檔案網絡信息安全

隨著信息技術的迅猛發(fā)展，檔案管理正經歷從傳統(tǒng)的紙質形式向網絡化轉型的深刻變革，這一變革極大地提高了檔案管理的效率，但同時也帶來前所未有的安全挑戰(zhàn)。檔案作為高校的重要資源，承載著學校多方面的寶貴信息，其安全性直接關系到學校的整體運行。因而在信息化建設的進程中，確保檔案網絡信息安全不僅是一項技術任務，還是關乎學校核心利益和長遠發(fā)展的戰(zhàn)略使命。在保障網絡信息安全的過程中，構建多層次的安全防護體系至關重要，不僅涵蓋硬件設施的防護，還深人軟件層面的安全管理。通過這些綜合措施的有效實施，能有效防止外部惡意攻擊和內部安全漏洞，確保檔案數據的完整性不受侵害。同時，提升安全意識是保障檔案網絡信息安全的重要一環(huán)。在信息化環(huán)境下，檔案管理人員必須時刻保持高度警惕，對潛在的網絡威脅有深刻的認識。為此，應定期開展安全培訓，以強化安全意識，確保每位檔案管理者都能熟練掌握應對各種安全風險的能力。此外，還需建立健全應急響應機制，確保在發(fā)生安全事故時能夠迅速做出反應，從而將損失降到最低。

5.構建數字化綜合應用平臺

構建數字化綜合應用平臺是民辦高校檔案管理邁向信息化的關鍵舉措，也是推動檔案管理模式全面升級的核心。該平臺充分發(fā)揮網絡平臺的作用，實現(xiàn)檔案信息的遠程管理與共享，不僅突破傳統(tǒng)檔案管理在時間和空間上的限制，還極大地提高檔案管理的效率。遠程管理的實現(xiàn)讓檔案管理工作不再局限于固定的物理空間，而是在一個廣泛的網絡環(huán)境中靈活運作。無論是校內各部門之間，還是校外與合作機構之間，都能通過數字化綜合應用平臺實現(xiàn)無縫對接與高效協(xié)作。在此基礎上，推廣在線檔案展示平臺以增強檔案的透明度與公開性，成為信息化時代檔案管理的重要發(fā)展方向。這一平臺不僅是檔案信息化管理的重要組成部分，還是對外展示和傳播高校檔案資源的窗口。通過該平臺，學校能主動公開部分檔案信息，增加檔案管理工作的透明度，使得檔案資源能夠更廣泛地服務于社會，實現(xiàn)檔案價值的最大化。檔案的公開展示，不僅有助于提升學校的社會聲譽，還能加深社會公眾對學校工作的理解與支持，進一步促進學校與社會的互動與交流。同時，在線檔案展示平臺的建設也有助于推動檔案資源的深度開發(fā)與利用，使檔案管理工作不再局限于對歷史資料的保管，而是成為學校文化傳承、學術研究和社會服務的重要支撐和推動力。構建數字化綜合應用平臺，不僅是民辦高校檔案管理信息化的核心任務，還是提高檔案工作現(xiàn)代化水平的重要途徑。平臺的推廣和應用，將進一步推動檔案管理向著更高效、更透明、更開放的方向發(fā)展，為民辦高校的可持續(xù)發(fā)展注入新的活力和動力，助力學校在信息化時代保持競爭優(yōu)勢。

6.優(yōu)化服務流程與模式

優(yōu)化服務流程與模式是民辦高校檔案管理信息化建設的一項重要戰(zhàn)略步驟，其核心目標在于提升服務質量和檔案管理的整體效能。推行“一站式”服務模式，通過全面整合各類檔案服務功能，創(chuàng)建一個高效、便捷的服務平臺，能夠顯著提升用戶的滿意度和使用體驗。該模式將檔案申請、查詢、借閱及歸還等服務環(huán)節(jié)全部集中于一個統(tǒng)一平臺，有效簡化服務流程，大幅減少用戶的等待時間和煩瑣操作。通過實現(xiàn)流程的無縫對接和信息的集中管理，“一站式”服務模式不僅顯著提高了服務效率，還進一步增強了服務的可靠性和專業(yè)性，為用戶提供一站式的全面解決方案，確保每位用戶都能迅速、高效地獲得所需的檔案服務。

記錄層面，而是轉向信息價值的深度挖掘，為學校的發(fā)展提供強有力的數據支撐。

在優(yōu)化服務流程的同時，利用大數據分析技術深入挖掘檔案的潛在價值，是提高檔案管理智能化水平的關鍵舉措。大數據技術能夠對海量檔案數據開展深度分析和挖掘，從中提取有價值的信息和洞察，為學校的決策過程提供堅實的數據支持。通過對檔案數據的全面分析，學校不僅可以清晰地揭示檔案資源的使用趨勢和分布情況，還能夠準確預測未來的發(fā)展需求和潛在問題。這種數據驅動的決策支持，有助于學校制定更科學、精準的管理策略和發(fā)展規(guī)劃，優(yōu)化資源配置，提高決策效率。大數據技術的應用，使得檔案管理不再停留在信息

通過優(yōu)化服務流程與模式，民辦高校能夠實現(xiàn)檔案管理的高效、智能與精準。在“一站式”服務模式的推動下，檔案管理的各項服務功能得到全面整合，用戶體驗得到顯著提升。同時，借助大數據技術，檔案管理實現(xiàn)從傳統(tǒng)被動服務向主動戰(zhàn)略支持的轉變，為學校的長期發(fā)展提供堅實的數據驅動決策支持。這一綜合策略的實施，不僅全面提高檔案管理的整體水平，還為民辦高校在信息化時代的競爭中提供強大的支持，推動學校在管理、教學和科研等方面實現(xiàn)持續(xù)的創(chuàng)新與發(fā)展。

四、結語

隨著信息化時代的深人發(fā)展，民辦高校檔案管理的轉型不僅是對傳統(tǒng)管理模式的挑戰(zhàn)，還是對未來管理需求的積極響應。通過引進專業(yè)人才、優(yōu)化服務流程、保障信息安全以及構建先進的數字化平臺，民辦高校在檔案管理領域實現(xiàn)質的飛躍，不僅提高了檔案管理的效率和安全性，還賦予了檔案管理新的戰(zhàn)略價值。展望未來，民辦高校將繼續(xù)在信息化浪潮中不斷創(chuàng)新，推動檔案管理工作向著更加智能、高效的方向發(fā)展，為學校的持續(xù)進步和卓越貢獻提供強有力的支持。

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作者單位：銀川能源學院