大數(shù)據(jù)時(shí)代加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

一、引言

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，隨著檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的不斷推進(jìn)，檔案管理信息化建設(shè)在迎來(lái)重大發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)，也面臨著信息處理難度加大、信息安全風(fēng)險(xiǎn)加劇、管理模式滯后等嚴(yán)峻挑戰(zhàn)?；诖?，本文從信息化技術(shù)應(yīng)用建設(shè)、檔案數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)化管理、檔案管理系統(tǒng)智能化建設(shè)、檔案資源安全建設(shè)、信息共享體系建設(shè)等多個(gè)方面展開(kāi)分析并提出有效的對(duì)策，旨在進(jìn)一步提高檔案管理效率，確保檔案資源安全，推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展，從而為檔案管理的可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理信息化建設(shè)面臨的挑戰(zhàn)

（一）信息處理難度加大

檔案數(shù)據(jù)量激增，信息處理難度加大，是大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理所面臨的挑戰(zhàn)之一。檔案數(shù)據(jù)量的增加意味著檔案管理工作中要存儲(chǔ)、處理的文件數(shù)量大大增加，無(wú)疑加大了數(shù)據(jù)管理的難度，傳統(tǒng)的依賴人工手動(dòng)操作的檔案管理方式顯然難以適應(yīng)新的數(shù)據(jù)管理需求，甚至可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)損壞或丟失等問(wèn)題。[1]

（二）信息安全風(fēng)險(xiǎn)加劇

雖然不斷推進(jìn)的檔案管理信息化建設(shè)提高了檔案管理效率，但是隨之而來(lái)的信息安全問(wèn)題也更為突出。在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案的過(guò)程中，檔案信息面臨網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)泄露和內(nèi)容篡改等多重安全風(fēng)險(xiǎn)。這些風(fēng)險(xiǎn)在跨部門或跨機(jī)構(gòu)的檔案信息共享過(guò)程中表現(xiàn)得尤為突出，尤其在數(shù)據(jù)傳輸環(huán)節(jié)存在諸多安全隱患，嚴(yán)重影響檔案信息的完整性與保密性。更為嚴(yán)重的是，檔案數(shù)據(jù)通常包含大量敏感信息。這些信息一旦發(fā)生泄露，很可能造成重大經(jīng)濟(jì)損失，同時(shí)損害檔案管理部門的形象。

（三）管理模式滯后

傳統(tǒng)的檔案管理方式大多依賴人工，數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用不足，在大數(shù)據(jù)時(shí)代此種管理模式顯然難以應(yīng)對(duì)快速發(fā)展的檔案管理需求。具體而言，其一，不斷激增且類型多樣的檔案要求管理者快速、高效處理、調(diào)閱檔案，然而單純依靠人工分類、錄入和檢索的管理模式無(wú)疑是低效的，也容易出現(xiàn)人為操作上的失誤。其二，目前的檔案管理系統(tǒng)多依賴于靜態(tài)存儲(chǔ)和傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)管理方式，缺乏靈活的、智能化的管理方式。在智能分類、自動(dòng)索引、基于大數(shù)據(jù)的檔案查詢等功能的建設(shè)上較為滯后，出現(xiàn)檔案管理信息化水平相對(duì)較低的情況。[2]

（四）數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案數(shù)據(jù)的來(lái)源日益多元化，不同單位、部門采用的存儲(chǔ)格式和管理標(biāo)準(zhǔn)也存在很大差異。統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)缺乏的問(wèn)題使檔案管理面臨著巨大的信息整合難題。其一，檔案信息登記標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，導(dǎo)致檔案信息的準(zhǔn)確性和一致性無(wú)法得到保障，給后續(xù)的檔案資源利用工作帶來(lái)困擾。其二，數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一會(huì)導(dǎo)致檔案資源整合陷入困境，進(jìn)而影響檔案信息在不同系統(tǒng)的對(duì)接和共享。[3]

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的有效對(duì)策

（一）提升信息處理水平

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，應(yīng)加強(qiáng)信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，提升信息處理工作水平。

1.引入大數(shù)據(jù)分析技術(shù)

大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理工作應(yīng)借助大數(shù)據(jù)分析技術(shù)深入挖掘檔案信息背后的價(jià)值。其一，檔案管理人員應(yīng)借助大數(shù)據(jù)分析技術(shù)提高自身工作效率。例如，系統(tǒng)展開(kāi)對(duì)檔案使用數(shù)據(jù)的深入分析可以挖掘出隱藏在檔案中的有價(jià)值信息，并通過(guò)分析檔案數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)為檔案資源的合理調(diào)配提供數(shù)據(jù)支持。其二，大數(shù)據(jù)分析技術(shù)可以輔助檔案管理層的決策制定，幫助檔案管理人員發(fā)現(xiàn)潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)和檔案管理問(wèn)題。該技術(shù)在深度挖掘檔案數(shù)據(jù)的過(guò)程中可以為未來(lái)檔案管理做出更加科學(xué)、準(zhǔn)確的預(yù)判，使檔案管理工作更具前瞻性。

2.應(yīng)用云存儲(chǔ)技術(shù)

云存儲(chǔ)技術(shù)可以突破傳統(tǒng)存儲(chǔ)方式的空間局限，使檔案數(shù)據(jù)可以存儲(chǔ)在云端，滿足大規(guī)模檔案集中管理的需求。在具體應(yīng)用過(guò)程中，檔案管理人員可以借助云存儲(chǔ)技術(shù)改變以往傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)受物理空間限制的情況。云存儲(chǔ)技術(shù)具有靈活性和擴(kuò)展性，可以根據(jù)需要，通過(guò)增加服務(wù)器和存儲(chǔ)設(shè)備擴(kuò)展存儲(chǔ)容量，進(jìn)而避免因存儲(chǔ)空間不足導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失問(wèn)題。

3.采用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)

物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)是指將各種物理設(shè)備、傳感器和物體連接到互聯(lián)網(wǎng)，使它們能夠相互通信和共享數(shù)據(jù)，包括傳感器、嵌入式系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)通信和云計(jì)算等技術(shù)。檔案管理部門在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中可以借助物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，通過(guò)RFID（頻射識(shí)別）技術(shù)和傳感器、智能終端等設(shè)備，實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)實(shí)體檔案的狀態(tài)，以便更好開(kāi)展檔案預(yù)處理。例如，在檔案庫(kù)房中設(shè)置溫濕度傳感器、紅外感應(yīng)器等，實(shí)時(shí)采集庫(kù)房環(huán)境數(shù)據(jù)并傳輸至云端平臺(tái)，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境的穩(wěn)定性。另外，檔案管理部門還可以利用RFID電子標(biāo)簽對(duì)檔案進(jìn)行唯一標(biāo)識(shí)，實(shí)現(xiàn)快速盤點(diǎn)檔案、定位追蹤檔案位置并進(jìn)行防盜管理，提升檔案管理的精準(zhǔn)性與效率。

（二）落實(shí)檔案數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)化工作

大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理信息化建設(shè)與數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)化工作密切相關(guān)。標(biāo)準(zhǔn)化管理不僅能夠?yàn)闄n案信息的共享交流創(chuàng)造基礎(chǔ)條件，還可以減少因重復(fù)存儲(chǔ)相同的數(shù)據(jù)信息帶來(lái)的資源浪費(fèi)等問(wèn)題。其一，檔案管理部門要建立系統(tǒng)化的檔案數(shù)據(jù)采集規(guī)范，對(duì)數(shù)據(jù)收集范圍、分類標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行確認(rèn)，保證檔案數(shù)據(jù)的內(nèi)容與格式都符合統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、一致性，極大地提高后續(xù)檔案存儲(chǔ)、檢索以及管理的效率。其二，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)采集工作的技術(shù)支持。檔案管理部門應(yīng)采用高效的數(shù)據(jù)采集工具和自動(dòng)化技術(shù)以減少人工操作中的錯(cuò)誤，確保檔案數(shù)據(jù)采集的高效性、精準(zhǔn)性。先進(jìn)技術(shù)和科學(xué)管理模式的有機(jī)結(jié)合可以提高檔案數(shù)據(jù)采集工作的標(biāo)準(zhǔn)化水平，以保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。其三，檔案管理部門應(yīng)建立數(shù)據(jù)審查機(jī)制，定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)、糾正數(shù)據(jù)差錯(cuò)。[4]

（三）推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)智能化建設(shè)

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)對(duì)檔案管理方式提出了新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)依靠人工的管理模式已無(wú)法滿足日益增長(zhǎng)的檔案管理需求。為了提升管理效率，推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的智能化建設(shè)顯得尤為重要。檔案管理部門應(yīng)積極引入人工智能、大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)，構(gòu)建智能化檔案管理系統(tǒng)。其一，該智能化系統(tǒng)應(yīng)可以自動(dòng)識(shí)別并標(biāo)注檔案中的關(guān)鍵內(nèi)容，隨后快速處理并生成分類目錄，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的分類、存儲(chǔ)和檢索，顯著提高檔案管理效率。其二，檔案管理智能化系統(tǒng)還應(yīng)利用機(jī)器學(xué)習(xí)進(jìn)行用戶行為分析，為用戶提供個(gè)性化的定制服務(wù)，減輕檔案管理人員的工作壓力，大大提升用戶的使用體驗(yàn)。其三，為了建設(shè)可長(zhǎng)期使用的智能化管理系統(tǒng)，檔案管理部門還要開(kāi)展對(duì)系統(tǒng)的優(yōu)化設(shè)計(jì)工作，不斷升級(jí)系統(tǒng)，提高檔案管理的智能化、自動(dòng)化水平。[5]

（四）保障檔案資源安全

在檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的背景下，信息安全已成為不可忽視的問(wèn)題。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案中的敏感數(shù)據(jù)一旦被泄露、篡改，則會(huì)帶來(lái)無(wú)法估量的風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)此，檔案管理部門要采取多種措施保障檔案資源安全。其一，檔案管理部門可以采用最新的加密技術(shù)，以保證數(shù)據(jù)在存儲(chǔ)、傳輸過(guò)程中的安全性。特別是在遠(yuǎn)程存儲(chǔ)和云端訪問(wèn)的情況下，依靠加密技術(shù)可以有效阻止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)。其二，檔案管理部門要注意強(qiáng)化檔案管理系統(tǒng)的權(quán)限控制，保證只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才可以操作帶有敏感信息的檔案。依靠分級(jí)授權(quán)、細(xì)化權(quán)限管理等機(jī)制最大限度降低數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險(xiǎn)。其三，檔案管理部門還要建立完善的異常監(jiān)測(cè)和預(yù)警系統(tǒng)，依靠該系統(tǒng)，實(shí)時(shí)跟蹤數(shù)據(jù)訪問(wèn)行為，一旦發(fā)現(xiàn)可疑操作，系統(tǒng)可即刻發(fā)出警報(bào)并自動(dòng)采取應(yīng)急措施，最大限度降低檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)。其四，檔案管理部門還要定期掃描系統(tǒng)上的安全漏洞并及時(shí)升級(jí)系統(tǒng)，以增強(qiáng)系統(tǒng)防御能力并確保檔案數(shù)據(jù)長(zhǎng)期存儲(chǔ)的安全性。其五，為了應(yīng)對(duì)因硬件故障等導(dǎo)致的不可預(yù)見(jiàn)的數(shù)據(jù)丟失或損壞情況，檔案管理部門要建立對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制，將其作為保障檔案信息安全不可或缺的重要方式。[6]

（五）構(gòu)建統(tǒng)一的檔案信息共享體系

大數(shù)據(jù)時(shí)代，構(gòu)建統(tǒng)一的檔案信息共享體系成為提高檔案管理效率的關(guān)鍵。其一，檔案管理部門要構(gòu)建統(tǒng)一的、具有較高安全性的檔案信息共享平臺(tái)，將不同來(lái)源和不同類型的檔案信息整合在一起，依靠該平臺(tái)打破“信息孤島”，實(shí)現(xiàn)檔案信息跨部門、跨區(qū)域、跨系統(tǒng)的高效傳輸，有效避免信息重復(fù)存儲(chǔ)和資源浪費(fèi)的情況。例如，湖北省檔案館大力推進(jìn)館藏檔案數(shù)字化建設(shè)，搭建起“湖北省檔案資源共享利用平臺(tái)”。該平臺(tái)全面對(duì)接全國(guó)檔案查詢利用服務(wù)平臺(tái)，可查詢?nèi)珖?guó)范圍的檔案；省內(nèi)橫向?qū)雍笔≌?wù)服務(wù)網(wǎng)、“鄂匯辦”App、湖北省大數(shù)據(jù)中心、湖北檔案信息網(wǎng)、讀檔微信公眾號(hào)等多個(gè)終端，實(shí)現(xiàn)了湖北省檔案館在政務(wù)服務(wù)網(wǎng)上在線提供公共服務(wù)的目標(biāo)。該平臺(tái)還能辦理市、縣117家檔案館相關(guān)公共服務(wù)事項(xiàng)，實(shí)現(xiàn)了檔案資源發(fā)布、信息共享、跨館查檔、異地出證、工作交流等“一站式”操作，讓群眾足不出戶即可跨區(qū)域、跨層級(jí)查詢檔案。其二，檔案管理部門也要建立統(tǒng)一的權(quán)限管理機(jī)制，簽署數(shù)據(jù)共享協(xié)議，以確保檔案信息共享過(guò)程中既能滿足檔案信息高效利用的目的，又能防止敏感數(shù)據(jù)的泄露。[7]

（六）加大人才培養(yǎng)力度

在檔案管理信息化建設(shè)不斷推進(jìn)的背景下，檔案管理人員在工作過(guò)程中面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。在此背景下加大人才培養(yǎng)力度，開(kāi)展人才培訓(xùn)工作不僅是提高檔案管理工作人員信息技術(shù)水平的必要措施，也是保證檔案管理信息化建設(shè)順利推進(jìn)的關(guān)鍵。具體而言，其一，檔案管理部門應(yīng)定期組織檔案管理人員參加信息技術(shù)培訓(xùn)，幫助檔案管理人員熟悉最新的檔案管理工具、系統(tǒng)操作流程和信息安全知識(shí)，以提高檔案管理人員利用信息技術(shù)的能力。例如，2024年，上海市檔案服務(wù)和教育中心為增強(qiáng)檔案管理人員電子檔案管理與檔案信息化的理論水平和實(shí)務(wù)技能，與上海阿吉必信息技術(shù)有限公司聯(lián)合舉辦“長(zhǎng)三角電子檔案管理與檔案信息化”專題培訓(xùn)班，開(kāi)設(shè)“檔案信息化與數(shù)字檔案館建設(shè)”“電子文件歸檔與電子檔案管理實(shí)施細(xì)則”“數(shù)字檔案館（室）系統(tǒng)實(shí)操”等專題講座與實(shí)操訓(xùn)練，并取得良好成效。其二，培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括檔案數(shù)字化處理、信息化管理系統(tǒng)使用以及數(shù)據(jù)安全保護(hù)等各個(gè)方面，保證每一位檔案管理人員都可以掌握必要的檔案管理先進(jìn)技術(shù)并熟知各項(xiàng)系統(tǒng)操作規(guī)范。其三，檔案管理部門在培訓(xùn)過(guò)程中要注重提高管理人員的責(zé)任感，使其主動(dòng)探索并積極應(yīng)對(duì)檔案管理中出現(xiàn)的新問(wèn)題。其四，培訓(xùn)還要與實(shí)際工作相結(jié)合，檔案管理部門可以采用案例教學(xué)和模擬演練的方式使檔案管理人員在實(shí)際操作中獲得實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)而增強(qiáng)工作人員應(yīng)對(duì)復(fù)雜問(wèn)題的能力。[8]

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理部門要不斷創(chuàng)新管理模式，通過(guò)加強(qiáng)信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用、積極落實(shí)檔案數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)化工作、推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)智能化建設(shè)、保障檔案資源安全、構(gòu)建統(tǒng)一的檔案信息共享平臺(tái)、加強(qiáng)檔案管理人員的信息化培訓(xùn)等措施，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。

參考文獻(xiàn)：

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（作者簡(jiǎn)介：趙春光，男，本科，濰坊市坊子區(qū)檔案館，館員，研究方向：檔案管理）

（責(zé)任編輯 張?jiān)埔荩?/p>