數(shù)智化背景下檔案規(guī)范化管理研究

在數(shù)智化背景下，檔案管理正從傳統(tǒng)管理模式向數(shù)智化管理模式轉(zhuǎn)型，在這一過程中，先進技術(shù)得到了廣泛應(yīng)用，并表現(xiàn)出了強大的創(chuàng)新能力，然而，檔案規(guī)范化建設(shè)依然存在一系列問題，諸如，標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)滯后，安全風(fēng)險不斷增加，人才隊伍建設(shè)滯后等。之所以會出現(xiàn)這些問題，就在于現(xiàn)階段的檔案管理水平難以適應(yīng)數(shù)字化時代的要求。檔案管理部門要想破解這些難題，就要突破傳統(tǒng)管理思維，提升檔案規(guī)范化管理水平，[1]既要注重技術(shù)引進，也要加強規(guī)范創(chuàng)新；既要重視安全保障，也要提升檔案管理效率；既要重視人才培養(yǎng)，也要加強檔案規(guī)范化建設(shè)。

一、數(shù)智化背景下檔案規(guī)范化管理的現(xiàn)狀

數(shù)智化背景下，檔案管理受到技術(shù)創(chuàng)新的影響，呈現(xiàn)出智慧化管理工具普及與數(shù)智化轉(zhuǎn)型協(xié)同并進的態(tài)勢，正在重塑檔案管理技術(shù)框架和業(yè)務(wù)范式。這要求檔案管理部門要重視技術(shù)賦能檔案規(guī)范化管理的機遇和挑戰(zhàn)。

（一）機遇

1.智能化管理工具愈發(fā)普及

隨著大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能、區(qū)塊鏈等技術(shù)與檔案管理工作的深度融合，檔案規(guī)范化管理迎來了發(fā)展機遇。其一，在檔案資源處理階段，自然語言處理技術(shù)實現(xiàn)了對檔案內(nèi)容的智能分類，借助機器學(xué)習(xí)算法對檔案文本進行語義分析，使復(fù)雜的檔案資源實現(xiàn)自動化歸檔，從而減輕了檔案管理人員的工作壓力，同時減少了人為參與出現(xiàn)的標(biāo)準(zhǔn)錯誤和主觀誤差；借助圖像識別技術(shù)解決非結(jié)構(gòu)化檔案數(shù)智化難題，通過光學(xué)字符識別系統(tǒng)（OCR）對各類檔案信息載體進行智能識別，實現(xiàn)了紙質(zhì)檔案的精準(zhǔn)數(shù)字化轉(zhuǎn)換，為檔案資源整合和深度開發(fā)奠定了基礎(chǔ)。其二，在檔案管理流程中，機器人流程自動化技術(shù)為檔案管理創(chuàng)設(shè)了無人化業(yè)務(wù)場景，對檔案進行自動登記標(biāo)注，使業(yè)務(wù)處理效率顯著提升；借助區(qū)塊鏈技術(shù)有效解決了電子檔案可信度問題，通過分布式賬本實現(xiàn)了對檔案信息的全程留檔，確保電子檔案在形成、流轉(zhuǎn)、共享環(huán)節(jié)的真實性和可靠性，形成了“來源可溯、去向可查、操作留痕”的可信管理體系。

2.數(shù)智化轉(zhuǎn)型成效顯著

新時期，在數(shù)字化技術(shù)的加持下，檔案管理工作正從以實體為中心向以數(shù)據(jù)為中心轉(zhuǎn)變，檔案管理流程與服務(wù)模式也正在被重塑。其一，從檔案管理流程層面看，其催生了全生命周期數(shù)智化管理框架，在檔案管理前端環(huán)節(jié)，通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的無縫對接，實現(xiàn)了電子檔案的自動歸檔、實時歸檔；在檔案管理中端環(huán)節(jié)，搭建檔案數(shù)據(jù)信息庫，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)實現(xiàn)了對各類檔案數(shù)據(jù)的自動關(guān)聯(lián)和整合，形成邏輯清晰、結(jié)構(gòu)完整的檔案資源體系；在檔案管理后端環(huán)節(jié)，開發(fā)智能檢索、知識挖掘等功能，結(jié)合用戶需求提供高質(zhì)量的檔案信息，通過數(shù)智化轉(zhuǎn)型使檔案資源的管理粒度從案卷級細(xì)化到文件級甚至數(shù)據(jù)級，從而提升了檔案規(guī)范化管理的整體質(zhì)量。[2]其二，從服務(wù)能力提升方面看，數(shù)字化技術(shù)正在重塑檔案服務(wù)模式，通過搭建檔案服務(wù)門戶網(wǎng)站、開發(fā)移動應(yīng)用程序（App）等方式，為不同用戶群體提供了在線檔案查詢、遠(yuǎn)程調(diào)閱、跨區(qū)域協(xié)同查檔等多元服務(wù)；部分檔案管理部門還在探索檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的深度融合，通過數(shù)據(jù)接口為科研創(chuàng)新、民生服務(wù)提供了場景化的檔案信息支持，推動檔案管理工作從保管型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變?？傊?，借助數(shù)字化技術(shù)實現(xiàn)了檔案資源的長期保存，有效解決了檔案載體過時、格式不兼容等問題，在提升檔案管理工作規(guī)范性的同時，也延長了檔案信息的壽命。

（二）挑戰(zhàn)

數(shù)智化背景下，信息化技術(shù)雖然為檔案規(guī)范化管理提供了技術(shù)工具和方式方法，但也使檔案規(guī)范化管理面臨著一系列挑戰(zhàn)。

1.標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)滯后

隨著信息化技術(shù)在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，技術(shù)賦能的作用愈發(fā)凸顯，新的業(yè)務(wù)流程和應(yīng)用場景不斷出現(xiàn)，如檔案信息多格式歸檔、元數(shù)據(jù)管理、大數(shù)據(jù)應(yīng)用等。然而，相應(yīng)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)卻沒有得到更新，現(xiàn)行的管理標(biāo)準(zhǔn)多基于傳統(tǒng)檔案管理模式制定，在數(shù)智化環(huán)境下對系統(tǒng)功能升級要求、信息交互規(guī)范等還缺少具體明確的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致不同部門、不同系統(tǒng)之間在檔案信息共享方面還存在著兼容性差的問題，這在一定程度上影響了檔案規(guī)范化建設(shè)，也不利于檔案信息的合理開發(fā)利用。

2.檔案安全風(fēng)險加劇

數(shù)智化檔案管理模式下，檔案信息以電子形式存在、交接、傳輸、存儲、共享，在這一過程中，檔案信息面臨著諸多安全風(fēng)險。首先，新時期，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境越來越復(fù)雜，網(wǎng)絡(luò)攻擊方式越來越多，黑客可以利用系統(tǒng)漏洞侵入檔案管理系統(tǒng)，這嚴(yán)重威脅著檔案信息安全。其次，隨著移動互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展，移動設(shè)備在檔案管理場景中的應(yīng)用也越來越廣泛，一旦在使用移動設(shè)備處理檔案業(yè)務(wù)時操作不當(dāng)，便容易造成檔案信息泄露。最后，數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)存在不穩(wěn)定性，云存儲服務(wù)器一旦出現(xiàn)安全風(fēng)險，勢必會影響檔案數(shù)據(jù)的安全。

3.人才隊伍建設(shè)滯后

數(shù)智化背景下，檔案管理工作對檔案管理人員提出了更高要求。然而，目前，既熟悉檔案管理業(yè)務(wù)又能熟練應(yīng)用信息化技術(shù)的復(fù)合型人才還比較短缺。多數(shù)檔案管理人員對傳統(tǒng)檔案管理模式較為熟悉，對人工智能、大數(shù)據(jù)分析、區(qū)塊鏈等技術(shù)了解得不深入，難以將先進技術(shù)與檔案規(guī)范化管理深度融合。例如，部分檔案管理人員在面對復(fù)雜的智能檔案管理系統(tǒng)時，難以利用技術(shù)優(yōu)勢提升檔案管理效率，同時也無法很好地應(yīng)對復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和技術(shù)難題，使推進檔案數(shù)智化轉(zhuǎn)型和規(guī)范化管理工作難以做到齊頭并進，進而影響到檔案事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。

二、數(shù)智化背景下檔案規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)體系的完善

數(shù)智化背景下，完善檔案標(biāo)準(zhǔn)體系是實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理的重中之重。其作為指導(dǎo)實踐、規(guī)范工作的準(zhǔn)則，在推動檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展方面發(fā)揮著重要作用，有助于保障檔案管理工作的科學(xué)性、規(guī)范性和可持續(xù)性。

（一）技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

檔案管理部門要想適應(yīng)數(shù)智化時代的發(fā)展要求，提升檔案規(guī)范化管理水平，就要對技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進行更新和完善。首先，優(yōu)化數(shù)據(jù)治理標(biāo)準(zhǔn)。明確元數(shù)據(jù)規(guī)范、數(shù)據(jù)分類規(guī)則及格式兼容性要求，確保在檔案信息收集、共享過程中系統(tǒng)之間的兼容性和互操作性。其次，完善系統(tǒng)架構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)。統(tǒng)一技術(shù)接口協(xié)議和微服務(wù)模塊設(shè)計，圍繞檔案規(guī)范化管理建立云計算的分層架構(gòu)，實現(xiàn)檔案信息資源彈性調(diào)度；明確應(yīng)用程序接口（API）的調(diào)用標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案數(shù)據(jù)能夠?qū)崿F(xiàn)平臺共享。最后，完善安全技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。在檔案規(guī)范化管理過程中，應(yīng)重視檔案信息安全工作，采用數(shù)據(jù)加密等技術(shù)，以確保檔案信息傳輸渠道、存儲介質(zhì)的安全。

（二）管理標(biāo)準(zhǔn)

制定科學(xué)合理的管理標(biāo)準(zhǔn)是提升檔案規(guī)范化管理水平的重要保障。首先，實現(xiàn)管理體系標(biāo)準(zhǔn)化。圍繞檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用等環(huán)節(jié)制定工作規(guī)范，明確各個環(huán)節(jié)的責(zé)任主體和具體操作流程。通過建立詳細(xì)標(biāo)準(zhǔn)，解決增量電子化過程中的權(quán)責(zé)模糊問題，以確保各項工作的開展有據(jù)可查。其次，完善動態(tài)更新機制。構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)迭代模型，結(jié)合技術(shù)演進周期對標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容進行優(yōu)化和完善；建立標(biāo)準(zhǔn)有效性評估指標(biāo)，對標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行情況進行全流程監(jiān)測，保證標(biāo)準(zhǔn)更新與技術(shù)更新同步。最后，完善組織管理標(biāo)準(zhǔn)。對部門協(xié)同機制加以優(yōu)化，明確檔案管理部門與業(yè)務(wù)部門之間的邊界，建立跨部門聯(lián)動機制，通過標(biāo)準(zhǔn)化工作流程，降低技術(shù)風(fēng)險對檔案規(guī)范化管理產(chǎn)生的影響。

（三）服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)

數(shù)智化背景下，檔案規(guī)范化管理除了要提升檔案管理質(zhì)量之外，還要充分發(fā)揮檔案的價值。為此，有必要完善服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，建立以用戶為中心的服務(wù)體系。首先，推進服務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化。圍繞用戶需求制定檔案服務(wù)響應(yīng)時效、檢索準(zhǔn)確率等量化指標(biāo)，規(guī)范服務(wù)流程，建立服務(wù)承諾標(biāo)準(zhǔn)，通過服務(wù)目錄標(biāo)準(zhǔn)化和辦事指南可視化，使檔案服務(wù)流程清晰可見，從而減少用戶檢索時間，優(yōu)化用戶服務(wù)體驗。其次，構(gòu)建服務(wù)內(nèi)容創(chuàng)新標(biāo)準(zhǔn)。結(jié)合用戶多元需求推進檔案知識服務(wù)個性化供給，實現(xiàn)對檔案信息的深度開發(fā)，滿足用戶個性化服務(wù)訴求。最后，推進服務(wù)協(xié)同標(biāo)準(zhǔn)化。[3]建立跨區(qū)域、跨機構(gòu)的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)聯(lián)盟，統(tǒng)一數(shù)據(jù)共享規(guī)則和服務(wù)接口，通過服務(wù)能力互認(rèn)機制，實現(xiàn)服務(wù)內(nèi)容的無縫銜接。

三、數(shù)智化背景下檔案規(guī)范化管理模式的創(chuàng)新路徑

數(shù)智化背景下，傳統(tǒng)檔案管理模式很難適應(yīng)新的時代發(fā)展變化。為此，新時期，檔案管理部門要積極推動檔案規(guī)范化管理模式創(chuàng)新，從資源整合、業(yè)務(wù)流程、數(shù)據(jù)安全、人才保障等方面出發(fā)，推動檔案規(guī)范化管理模式轉(zhuǎn)型升級。

（一）資源整合系統(tǒng)化：構(gòu)建全域檔案數(shù)據(jù)生態(tài)

新時期，檔案管理部門在檔案資源整合過程中，要突破物理邊界和系統(tǒng)壁壘，對檔案資源整合給予足夠重視，形成全域覆蓋、動態(tài)關(guān)聯(lián)、智能調(diào)用的檔案資源整合系統(tǒng)。首先，加強檔案管理部門與其他業(yè)務(wù)部門的溝通互動，明確檔案資源的收集范圍，將收集到的檔案信息存儲到云端，借助區(qū)塊鏈技術(shù)確保檔案信息的可信性和完整性。其次，建立檔案資源共享平臺。以云端檔案數(shù)據(jù)庫為中轉(zhuǎn)站，借助共享平臺優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的跨部門流通，發(fā)揮檔案信息的價值和作用。最后，完善激勵機制。建立基于貢獻度的檔案資源確權(quán)與激勵模型，借助智能合約對數(shù)據(jù)使用收益進行自動分配，以更好地調(diào)動多元主體參與檔案資源整合和共享的積極性和主動性。

（二）業(yè)務(wù)流程智能化：重塑全生命周期管理范式

當(dāng)前，人工智能技術(shù)已經(jīng)嵌入檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)，推動檔案管理模式從人工決策向算法驅(qū)動轉(zhuǎn)型。首先，實現(xiàn)前端智能化。借助智能感應(yīng)設(shè)備對檔案數(shù)據(jù)進行實時采集，利用機器學(xué)習(xí)算法對檔案存儲環(huán)境相關(guān)信息進行精準(zhǔn)識別，根據(jù)檔案管理實際要求進行自動調(diào)整。其次，實現(xiàn)中臺自動化。利用機器人流程自動化技術(shù)實現(xiàn)電子檔案的自動采集、自動格式轉(zhuǎn)換，從而提升歸檔效率。[4]最后，實現(xiàn)后端智慧化。借助知識圖譜技術(shù)搭建智能檢索系統(tǒng)，結(jié)合用戶需求支持自然語言查詢、跨模態(tài)檢索，從而提升查詢的效率和準(zhǔn)確度，保證檔案服務(wù)質(zhì)量?？傊瑪?shù)智化時代，新技術(shù)的廣泛應(yīng)用對檔案管理的整個生命周期都產(chǎn)生了深遠(yuǎn)影響，隨著技術(shù)越來越成熟以及標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)越來越完善，檔案規(guī)范化管理水平將得到進一步提升。

（三）安全防護立體化：構(gòu)建多維協(xié)同防御體系

數(shù)智化時代，檔案安全至關(guān)重要。在推動檔案規(guī)范化管理過程中，檔案管理部門要構(gòu)建立體式防護機制。首先，注重技術(shù)層面防護。圍繞安保數(shù)據(jù)采用量子加密和同態(tài)加密技術(shù)，對檔案信息進行分層級保護。采用本地加密與云端脫密相結(jié)合的方式，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和可用性。其次，建立多級容災(zāi)備份體系。當(dāng)前，檔案管理工作面臨的風(fēng)險越來越多樣化，安全風(fēng)險的隱蔽性也越來越強。為此，有必要通過紅藍(lán)對抗等方式對應(yīng)急預(yù)案進行優(yōu)化和完善，確保系統(tǒng)在出現(xiàn)故障或遭受外部攻擊時能夠有效應(yīng)對。最后，建立人防與技防聯(lián)動機制。發(fā)揮智能監(jiān)控系統(tǒng)長處，實現(xiàn)對檔案管理系統(tǒng)的實時監(jiān)測，對識別出的異常風(fēng)險及時報警并妥善處置。

（四）人才培養(yǎng)專業(yè)化：打造復(fù)合型人才梯隊

數(shù)智化時代，檔案規(guī)范化管理需要優(yōu)秀人才參與，因此，檔案管理部門有必要加強人才隊伍建設(shè)。首先，嚴(yán)把人才關(guān)。要選拔具有檔案學(xué)與計算機科學(xué)、信息管理學(xué)等多學(xué)科背景知識的復(fù)合型人才，確保其既熟悉檔案學(xué)基本理論，又具備一定的技術(shù)應(yīng)用能力。其次，注重職業(yè)培訓(xùn)。建立分層培訓(xùn)機制，針對檔案管理人員應(yīng)以智能技術(shù)操作作為培訓(xùn)重點，提升其技術(shù)應(yīng)用能力；針對管理層則要注重數(shù)據(jù)治理戰(zhàn)略與標(biāo)準(zhǔn)制定能力培養(yǎng)，提升管理層的管理能力。[5]最后，完善激勵機制。積極支持檔案管理人員參與檔案規(guī)范化管理相關(guān)技術(shù)研發(fā)和標(biāo)準(zhǔn)制定，在實踐過程中既能提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，也能夠?qū)崿F(xiàn)“技術(shù)反哺業(yè)務(wù)”。對在檔案規(guī)范化管理中表現(xiàn)較好的人員要給予一定嘉獎，充分發(fā)揮其示范引領(lǐng)作用。

四、結(jié)語

總之，數(shù)智化背景下，檔案規(guī)范化管理要在遵從技術(shù)邏輯與管理邏輯的基礎(chǔ)上，主動引進信息化技術(shù)，實現(xiàn)檔案信息資源整合，積極推進業(yè)務(wù)流程智能化，構(gòu)建立體式的安全防護體系，加大人才隊伍建設(shè)力度，提升檔案規(guī)范化管理的整體質(zhì)量。未來，隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案規(guī)范化管理也要與時俱進，堅持開放性和動態(tài)性原則，在技術(shù)應(yīng)用與標(biāo)準(zhǔn)建構(gòu)方面做好文章，從而提升檔案規(guī)范化管理的整體質(zhì)量。

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[4]劉婧，歐月.面向生成式人工智能的檔案數(shù)智化服務(wù)應(yīng)用場景探索[J].檔案與建設(shè)，2024（09）：83-91.

[5]方美文.檔案事業(yè)數(shù)智化轉(zhuǎn)型工作面臨的挑戰(zhàn)與機遇[J].機電兵船檔案，2024（04）：121-124.

（作者簡介：許建兵，男，本科，中廣核工程有限公司，副研究館員，研究方向：檔案管理）

（責(zé)任編輯 劉冬楊）