基層單位檔案收集與整理存在的常見問題和建議

一、引言

在基層單位檔案管理工作中，收集與整理是基礎且至關重要的環(huán)節(jié)，只有確保檔案收集全面、整理規(guī)范，才能充分發(fā)揮檔案的價值。然而，受諸多因素影響，基層單位檔案收集與整理工作存在諸多問題，這在很大程度上制約了基層檔案的有效利用。[1]基于此，本文從基層單位檔案收集與整理工作入手，分析常見問題并提出切實可行的建議，旨在為基層單位檔案的高效管理提供新思路。

二、基層單位檔案收集與整理的重要性

收集與整理是基層單位檔案管理工作中的重要內(nèi)容，同時也是重點與難點。特別是隨著基層單位檔案數(shù)量的不斷增加，強化收集與整理工作顯得尤為關鍵。[2]具體而言，一方面，通過規(guī)范基層單位檔案收集與整理的各個環(huán)節(jié)，明確具體工作標準，合理設置收集與整理流程，能夠?qū)⑹占c整理過程細化，確保每個環(huán)節(jié)規(guī)范有序、環(huán)環(huán)相扣，最大限度減少人為操作失誤，從而保障基層單位檔案的完整性；另一方面，通過采取多樣化的培訓形式，提升工作人員對基層單位檔案收集與整理工作的重視程度，能夠規(guī)范他們的工作行為，提升他們的工作能力，進而確?；鶎訂挝粰n案收集與整理工作的有序開展，進一步提升檔案管理工作的質(zhì)量。在基層單位檔案管理工作中，若收集或整理環(huán)節(jié)存在漏洞，當出現(xiàn)問題需要查閱檔案、提供證明時，就可能因檔案收集不全面、整理不到位，導致部分檔案無法找到，這必然會影響問題解決的成效。因此，基層單位檔案的收集與整理工作是重要的基礎工作，為后續(xù)檔案的開發(fā)與利用提供了保障。

三、基層單位檔案收集與整理存在的常見問題

（一）人工操作質(zhì)效低

當前，基層單位檔案收集與整理工作仍以手工記錄與檢索作為主要工作模式，這不僅需要投入大量時間成本，而且人為錯誤發(fā)生率較高，具體體現(xiàn)在以下兩個方面：第一，在檔案收集階段，人工收集、記錄檔案需要操作人員投入很多時間，而這些人員精力有限，極易出現(xiàn)人為操作失誤，進而導致操作錯誤率較高、工作效率較低等問題，難以保證檔案信息的完整性及準確性。第二，在檔案整理階段，操作人員需對檔案進行逐一檢索與歸類，工作耗時較長且壓力較大，易出現(xiàn)檔案丟失、錯放等問題，導致信息遺漏風險增加，致使檔案整理的全面性難以得到保障，整體工作呈現(xiàn)費時費力且效率低下的特征。[3]

（二）檔案收集整理難度大

在檔案管理工作中，收集工作作為基礎環(huán)節(jié)，其全面性直接關乎后續(xù)檔案整理與利用的效率。在基層單位檔案管理實踐中，檔案收集工作面臨多重挑戰(zhàn)。第一，伴隨當代社會發(fā)展步伐的加快，基層單位檔案數(shù)量急劇增加，檔案收集難度顯著提升，當前收集工作在覆蓋面上存在明顯短板，過度聚焦于重要文件與政策性資料的歸集，而對其他領域資料的系統(tǒng)性入檔關注不足，導致檔案收集環(huán)節(jié)存在結(jié)構(gòu)性漏洞。第二，基層單位檔案較為分散，缺乏統(tǒng)一的歸集機制，直接導致收集內(nèi)容在完整性、時效性及規(guī)范性上的缺失。第三，隨著文件類型與資料體量的指數(shù)級增長，影像、圖片等非結(jié)構(gòu)化檔案信息的數(shù)量迅速上漲，其跨領域收集特性進一步提升了任務的復雜度。

（三）標準規(guī)范缺失

第一，大數(shù)據(jù)技術(shù)催生的電子檔案在格式規(guī)范上與紙質(zhì)檔案存在顯著差異，而基層尚未建立適配電子檔案特性的標準化收集流程，技術(shù)工具的選用缺乏統(tǒng)一規(guī)范，直接制約了檔案收集的全面性。第二，檔案整理環(huán)節(jié)暴露出分類編號體系不合理、不科學等基礎性缺陷，部分檔案存在要素缺失問題，如公章、簽名、時間標記等，進一步增加了整理工作的實施難度。

（四）專職人員缺乏

在基層單位檔案管理實踐中，由于基層普遍未設置獨立檔案機構(gòu)且缺乏專職管理人員，檔案收集與整理工作通常由兼職人員承擔。第一，兼職人員崗位穩(wěn)定性不足且流動性較大，往往在初步掌握檔案工作技能后即被調(diào)離原崗，導致檔案管理流程的連續(xù)性難以維系，直接影響了檔案收集環(huán)節(jié)的全面覆蓋與整理環(huán)節(jié)的規(guī)范執(zhí)行。第二，部分兼職人員缺乏主動履職意識，且工作任務繁重，難以保障檔案管理質(zhì)量。第三，檔案工作對從業(yè)者的專業(yè)素養(yǎng)與實踐經(jīng)驗要求較高，而未經(jīng)系統(tǒng)培訓即上崗的兼職人員普遍存在能力短板，其專業(yè)知識儲備與業(yè)務操作水平均難以滿足檔案管理需求，尤其在多元檔案資源整合開發(fā)、系統(tǒng)化收集與規(guī)范化整理等復雜任務中，往往暴露出專業(yè)能力不足的問題。

（五）信息化建設不足

在科學技術(shù)日趨成熟的現(xiàn)代社會，信息技術(shù)廣泛應用于日常生活，基層工作模式正加速向自動化辦公轉(zhuǎn)型，現(xiàn)代化管理設備在常規(guī)業(yè)務環(huán)節(jié)的普及應用顯著提升了工作效率與質(zhì)量。然而，受基層單位行政層級與組織規(guī)模的雙重約束，其技術(shù)裝備配置呈現(xiàn)短板。盡管部分設備已落實，但受限于采購預算與技術(shù)迭代能力，設備功能集成度較低且技術(shù)更新滯后，難以適配現(xiàn)代化辦公的多元化需求。當前基層單位檔案管理工作正處于從傳統(tǒng)手工模式向信息化、智能化轉(zhuǎn)型的關鍵階段，但檔案收集與整理工作仍高度依賴人工操作，信息化基礎設施與技術(shù)支撐體系尚未完善，尤其在數(shù)字化檔案的全生命周期管理中，因缺乏智能采集工具與標準化處理平臺，難以實現(xiàn)高效歸檔與規(guī)范化管理目標，進而導致檔案數(shù)據(jù)在流轉(zhuǎn)過程中頻繁出現(xiàn)信息遺失、錯誤刪除及未及時歸檔問題。

四、基層單位檔案收集與整理的建議

（一）實現(xiàn)收集與整理工作自動化

隨著現(xiàn)代科學技術(shù)的快速發(fā)展，在基層單位檔案收集與整理工作中采用自動化技術(shù)已成為必然趨勢，此舉不僅能夠有效保障檔案管理工作得以高效推進，而且有助于提升檔案收集與整理工作的效率，顯著降低因人為操作所引發(fā)的檔案遺漏、丟失等風險。基于此，在檔案收集與整理過程中，可引進自動化技術(shù)開展大量檔案文件的收集及整理工作，以取代傳統(tǒng)檔案管理人員手動收集、整理檔案信息的工作模式。例如，在檔案整理環(huán)節(jié)引入內(nèi)容識別與智能推薦技術(shù)，不僅可以實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化存儲和管理，還能使相同類型文件進行自動歸檔。

（二）規(guī)范落實收集與整理工作的基本要求

1.保證收集到的檔案資料更加完整、系統(tǒng)且準確

檔案收集工作涵蓋范圍廣泛，作為檔案管理中的基礎性環(huán)節(jié)，對后續(xù)檔案管理質(zhì)量起著關鍵作用，因而工作人員應嚴格依照相關要求開展收集工作，特別是面對當前種類繁雜、形式多樣的檔案資料，在收集過程中既要秉持耐心細致的工作態(tài)度，又要充分利用信息化技術(shù)。具體而言，第一，應確保紙質(zhì)檔案的完整性，積極收集具有價值的圖片、圖表、錄像、錄音等多元信息載體。第二，在完成檔案收集與歸檔工作后，要全面掌握各類檔案信息，針對未按時上交的檔案，及時與相關人員溝通以了解未交緣由，并明確規(guī)定具體的上交時間，從而有效避免因漏交、少交、不交等情況而致使檔案收集不全面的現(xiàn)象發(fā)生。第三，檔案收集與整理工作必須嚴格遵循既定的工作規(guī)范執(zhí)行，保證所移交的檔案資料齊全完備、按時交付，且在紙張質(zhì)量、格式規(guī)范、排列順序等方面均符合相關標準要求。

2.采用多樣化的檔案收集方法

隨著基層單位檔案數(shù)量的持續(xù)攀升，為保障所收集檔案的全面性與完整性，可積極探索并合理運用多種檔案收集方法，除常規(guī)的日常收集方式外，還可依據(jù)不同專題開展收集工作，或采用依法收集、把關收集、跟蹤收集等針對性收集方法。第一，在日常收集工作中，檔案工作人員應秉持“隨時收集”的原則，若收集到的材料具備單獨組卷條件，應及時進行裝訂與歸檔處理。第二，專題收集要求檔案工作人員緊密結(jié)合單位開展的各項活動，以不同專題為劃分依據(jù)，將相關資料進行系統(tǒng)分類并集中歸檔。第三，要加強對重點建設工程項目、重大活動的建檔工作，積極參與本地重大活動的檔案收集工作。通過綜合運用多樣化的收集方法，能夠有效確保檔案的齊全性與完整性，進一步豐富基層單位檔案資源，同時也有利于充分挖掘和發(fā)揮檔案的價值。

3.規(guī)范檔案整理工作步驟

檔案收集工作完成后，可采用編號分類法對檔案進行系統(tǒng)整理，具體操作應嚴格遵循以下步驟有序推進：第一，對收集到的各類資料進行全面篩選，剔除重復、無效或不符合歸檔要求的資料。第二，依據(jù)資料內(nèi)容、性質(zhì)及來源等因素，將篩選后的資料進行科學分類。第三，在明確各資料保管期限的前提下，針對部分內(nèi)容存在缺失、表述不清或格式不規(guī)范的資料進行補充完善。第四，為分類后的資料進行統(tǒng)一編號，并裝入專用檔案盒，同時編制詳細的檢索目錄，以便后續(xù)查詢與利用。

（三）重視專職人才招聘選拔與培訓激勵

在基層單位檔案收集與整理工作進程中，人員業(yè)務素養(yǎng)與工作能力對工作質(zhì)效起著決定性作用。鑒于此，可從以下方面著手推動基層單位檔案管理工作質(zhì)效的提升：第一，對外公開招聘或從內(nèi)部選拔專職檔案工作人員，在選拔過程中著重考查人員的檔案學專業(yè)知識儲備、責任心、業(yè)務能力以及工作經(jīng)驗等關鍵指標，確保選拔出的人員具備勝任檔案工作的基本素質(zhì)。第二，強化檔案人員的培訓與培養(yǎng)工作，在制訂詳細且具有針對性培訓計劃的基礎上，為檔案人員提供外出學習、進修等提升機會，鼓勵工作人員踴躍參與各類培訓活動，促使其主動提升業(yè)務能力。第三，進一步完善檔案人員的薪酬福利、職稱評定、評優(yōu)評先以及考核等激勵機制，以增強崗位工作人員的穩(wěn)定性；針對工作能力突出的人員給予物質(zhì)或精神層面的獎勵，以激發(fā)他們工作的積極性，增強工作人員的自主學習意識，進而不斷提高其業(yè)務水平與工作能力。[4]

（四）加快基層單位檔案部門信息化建設

在檔案收集與整理工作環(huán)節(jié)，信息化技術(shù)的有效運用能夠顯著提升工作效率，鑒于此，基層部門應加速推進信息化建設進程，并將現(xiàn)代技術(shù)融入檔案收集與整理工作實踐。第一，可構(gòu)建檔案數(shù)字化平臺。該平臺具備數(shù)字化檔案收集功能，在收集檔案原件時，可借助掃描儀、相機等設備對檔案資料進行快速數(shù)字化處理，從而形成數(shù)字檔案。第二，可運用網(wǎng)絡爬蟲程序自動獲取有價值的網(wǎng)頁內(nèi)容，并將其保存為相應的文檔，進而通過互聯(lián)網(wǎng)渠道收集檔案。互聯(lián)網(wǎng)中蘊含豐富的歷史文獻資源，這些資源廣泛分布于各個領域，在收集過程中可充分發(fā)揮網(wǎng)絡的優(yōu)勢，鼓勵社會各界積極參與，這有助于在較大程度上確保所收集檔案的完整性。第三，可引進電子檔案自動整理系統(tǒng)，該系統(tǒng)能夠運用自然語言處理、圖像識別技術(shù)對文檔內(nèi)容進行深度解析，自動識別文檔類型、關鍵詞、日期等信息，進而實現(xiàn)檔案的智能分類與歸檔。

五、結(jié)語

基層單位檔案收集與整理工作是一項復雜且系統(tǒng)的工程，涵蓋檔案收集、分類、編號、編目、裝訂、入庫、保管、檢索和利用等多個緊密相連的環(huán)節(jié)，唯有對收集與整理過程中的各項工作予以持續(xù)關注與嚴格把控，方能確保檔案得到高效利用。[5]基于此，在基層單位檔案收集與整理工作中，工作人員應借助自動化技術(shù)提升收集與整理工作的質(zhì)效，運用多樣化的收集方法拓寬檔案來源渠道，明確整理工作的具體方法與實施步驟，強化檔案管理人員隊伍建設以提升人員專業(yè)素養(yǎng)，加快基層信息化建設步伐以適應檔案管理現(xiàn)代化需求，進而使基層單位檔案的類型與內(nèi)容日益豐富，工作效率顯著提高，最終切實提升基層單位檔案管理工作的整體質(zhì)量。

參考文獻：

[1]肖慶香.基層檔案管理數(shù)字化面臨的問題及其對策[J].才智，2025（01）：185-188.

[2]關江華.關于高質(zhì)量推進基層檔案數(shù)字化建設的調(diào)研[J].中國檔案，2025（02）：32-33.

[3]何家永.基層檔案管理的現(xiàn)狀及優(yōu)化[J].文化產(chǎn)業(yè)，2024（26）：76-78.

[4]付卓華.試析基層檔案室如何做好檔案管理工作[J].就業(yè)與保障，2023（11）：88-90.

[5]吳榮興.基層檔案管理現(xiàn)代化與信息化工作研究[J].蘭臺內(nèi)外，2025（06）：48-50.

（作者簡介：許躍東，男，大專，定州市大鹿莊鄉(xiāng)人民政府，助理館員，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 劉冬楊）