數(shù)智賦能重大科技項(xiàng)目檔案監(jiān)督指導(dǎo)機(jī)制研究

當(dāng)前，數(shù)智化已成為推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步和科技創(chuàng)新的關(guān)鍵力量。重大科技項(xiàng)目作為國(guó)家科技創(chuàng)新的重要載體，其檔案管理在記錄項(xiàng)目全生命周期、保障項(xiàng)目順利實(shí)施以及促進(jìn)知識(shí)傳承等方面發(fā)揮著至關(guān)重要的作用[1。然而，隨著項(xiàng)目復(fù)雜度的提升和數(shù)據(jù)量的激增，檔案形態(tài)從紙質(zhì)向數(shù)字化、多模態(tài)化轉(zhuǎn)變，檔案生成與更新的動(dòng)態(tài)性增強(qiáng)，對(duì)檔案管理的協(xié)同性與安全性要求也日益提高[2，這些變化使得傳統(tǒng)的檔案監(jiān)督指導(dǎo)機(jī)制難以適應(yīng)新的管理需求和新興技術(shù)應(yīng)用[3]，亟待創(chuàng)新。因此，研究數(shù)智賦能下重大科技項(xiàng)目檔案監(jiān)督指導(dǎo)機(jī)制的創(chuàng)新具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、數(shù)智環(huán)境下重大科技項(xiàng)目檔案的特征分析

（一）檔案形態(tài)的數(shù)字化與多模態(tài)化

當(dāng)前數(shù)智化背景下重大科技項(xiàng)目的檔案形態(tài)發(fā)生了顯著變化，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案逐漸被數(shù)字化檔案取代，檔案的存儲(chǔ)形式從物理介質(zhì)轉(zhuǎn)向電子介質(zhì)，如硬盤、云存儲(chǔ)等。這種轉(zhuǎn)變雖然提高了檔案的存儲(chǔ)效率和檢索速度，但同時(shí)也帶來(lái)了檔案以多種模態(tài)呈現(xiàn)，即除傳統(tǒng)的文本檔案外，還包括圖像、音頻、視頻等多種形式。這些不同模態(tài)的檔案在存儲(chǔ)格式和管理要求上的差異性，增加了檔案管理的復(fù)雜性。

例如，圖像檔案需要進(jìn)行圖像處理和分析，音頻檔案需要進(jìn)行音頻識(shí)別和轉(zhuǎn)錄，視頻檔案需要進(jìn)行視頻編輯和壓縮，同時(shí)多模態(tài)檔案的管理還需要考慮數(shù)據(jù)安全和隱私保護(hù)問(wèn)題，確保檔案信息不被泄露和濫用。

（二）檔案生成與更新的動(dòng)態(tài)性

重大科技項(xiàng)目因其跨階段推進(jìn)、多主體方協(xié)作的復(fù)雜性，以及技術(shù)路線的創(chuàng)新探索需求，決定了其檔案的生成和更新具有高度的動(dòng)態(tài)性。在重大科技項(xiàng)目中，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)需要實(shí)時(shí)記錄項(xiàng)目的進(jìn)展情況（包括項(xiàng)自方案設(shè)計(jì)、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)迭代、測(cè)試結(jié)果反饋等），并要求檔案管理系統(tǒng)同步更新，以保證多方合作和項(xiàng)目推進(jìn)。檔案生成與更新的動(dòng)態(tài)性要求檔案管理系統(tǒng)需要具備實(shí)時(shí)跟蹤和記錄檔案變更歷史的能力，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。此外，檔案的生成和更新還需要與項(xiàng)目管理的其他環(huán)節(jié)（如進(jìn)度管理、質(zhì)量管理）緊密結(jié)合，實(shí)現(xiàn)信息的協(xié)同共享，這些都使得重大科技項(xiàng)目檔案具有不可預(yù)知的動(dòng)態(tài)性。

（三）檔案管理的協(xié)同性與安全性挑戰(zhàn)

重大科技項(xiàng)目通常涉及多個(gè)部門、多個(gè)地區(qū)甚至多個(gè)國(guó)家的協(xié)同合作，檔案管理的協(xié)同性成為關(guān)鍵問(wèn)題。檔案信息需要在不同主體之間高效傳遞和共享，然而，由于不同部門和地區(qū)之間的信息共享機(jī)制不完善，檔案信息在傳遞過(guò)程中容易出現(xiàn)延遲、丟失或重復(fù)等問(wèn)題?？绲貐^(qū)、跨國(guó)界的檔案管理缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，也增加了協(xié)同管理的難度。因此，檔案管理機(jī)構(gòu)需要建立統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，制定明確的協(xié)同管理機(jī)制和規(guī)范，確保檔案信息的高效傳遞和共享。同時(shí)，數(shù)智環(huán)境下的重大科技項(xiàng)目數(shù)字化檔案因系統(tǒng)互聯(lián)性增強(qiáng)，更容易受到網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)泄露等安全威脅，需采取先進(jìn)的安全技術(shù)，如加密技術(shù)可以保護(hù)檔案數(shù)據(jù)的安全，訪問(wèn)控制技術(shù)可以限制用戶對(duì)檔案的訪問(wèn)權(quán)限。檔案管理機(jī)構(gòu)還需要建立完善的安全管理制度，定期進(jìn)行安全檢查和評(píng)估，確保檔案信息的安全性和保密性。

二、當(dāng)前監(jiān)督指導(dǎo)工作存在的問(wèn)題

（一）制度建設(shè)滯后

重大科技項(xiàng)目檔案管理的復(fù)雜性和動(dòng)態(tài)性在逐漸遞增，而當(dāng)前監(jiān)督制度仍主要是在沿襲傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理框架下制定的，難以適配數(shù)智化環(huán)境下科技項(xiàng)目檔案的數(shù)字化特征與智能治理需求。在數(shù)智技術(shù)深度重構(gòu)檔案管理生態(tài)的背景下，制度體系的滯后性成為制約重大科技項(xiàng)目檔案監(jiān)督指導(dǎo)效能的核心因素，主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：首先，標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)存在結(jié)構(gòu)性斷層，現(xiàn)有《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》等制度對(duì)多源異構(gòu)數(shù)據(jù)整合、區(qū)塊鏈存證、動(dòng)態(tài)知識(shí)圖譜構(gòu)建等新型管理場(chǎng)景缺乏操作性規(guī)范指導(dǎo)，導(dǎo)致電子文件全生命周期管理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。其次，監(jiān)管機(jī)制與技術(shù)發(fā)展脫節(jié)，傳統(tǒng)定期檢查制度難以應(yīng)對(duì)實(shí)時(shí)產(chǎn)生的PB級(jí)別科研數(shù)據(jù)流，在數(shù)據(jù)安全、隱私計(jì)算、跨境流動(dòng)等新興領(lǐng)域存在制度盲區(qū)。最后，制度更新迭代速度滯后于技術(shù)創(chuàng)新周期，人工智能輔助決策、元宇宙環(huán)境下的檔案利用等前沿場(chǎng)景尚未形成有效監(jiān)管框架。這種制度供給與數(shù)智化實(shí)踐的異步性，導(dǎo)致檔案監(jiān)督工作陷入“治理真空”與“制度超載”的雙重困境。

（二）技術(shù)應(yīng)用瓶頸

技術(shù)賦能的非均衡性發(fā)展致使重大科技項(xiàng)目檔案監(jiān)督指導(dǎo)面臨深層次應(yīng)用瓶頸。當(dāng)前數(shù)智技術(shù)與檔案治理需求的適配性尚未突破關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，主要表現(xiàn)在技術(shù)集成度不足導(dǎo)致數(shù)據(jù)貫通受阻，異構(gòu)系統(tǒng)間接口標(biāo)準(zhǔn)缺失、語(yǔ)義互操作能力薄弱，科研數(shù)據(jù)在立項(xiàng)、實(shí)施、驗(yàn)收等階段仍存在“信息煙囪”，難以構(gòu)建全鏈條追溯的智能監(jiān)管平臺(tái)；人工智能等單點(diǎn)技術(shù)雖在OCR識(shí)別、元數(shù)據(jù)抽取等環(huán)節(jié)取得局部突破，但與區(qū)塊鏈存證、隱私計(jì)算、數(shù)字孿生等技術(shù)的系統(tǒng)性融合不足，導(dǎo)致電子檔案可信共享與跨域協(xié)同缺乏技術(shù)支撐；數(shù)據(jù)處理能力滯后于科研創(chuàng)新速度，現(xiàn)有技術(shù)對(duì)PB級(jí)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)流的實(shí)時(shí)語(yǔ)義解析與風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警存在明顯短板，多模態(tài)數(shù)據(jù)融合分析、動(dòng)態(tài)知識(shí)發(fā)現(xiàn)等深度應(yīng)用仍停留于實(shí)驗(yàn)驗(yàn)證階段。技術(shù)工具與治理需求間的結(jié)構(gòu)性錯(cuò)位，最終導(dǎo)致監(jiān)督指導(dǎo)工作陷入“有數(shù)據(jù)無(wú)洞察、有系統(tǒng)無(wú)智能”的被動(dòng)治理范式，這些技術(shù)應(yīng)用瓶頸不僅影響了檔案管理的效率和質(zhì)量，還制約了監(jiān)督指導(dǎo)工作的有效實(shí)施

（三）協(xié)同治理不足

重大科技項(xiàng)目的檔案管理涉及不同部門、多個(gè)地區(qū)甚至多個(gè)國(guó)家的協(xié)同合作，需要建立有效的協(xié)同治理機(jī)制，多元主體協(xié)同機(jī)制的缺位顯著制約重大科技項(xiàng)目檔案監(jiān)督指導(dǎo)的整體效能。重大科技項(xiàng)目通常涉及高校、科研院所、企業(yè)等多類創(chuàng)新主體，其檔案生成具有跨地域、跨學(xué)科、跨階段的復(fù)雜特性，但現(xiàn)行治理體系尚未形成有效的協(xié)同框架：如科研機(jī)構(gòu)與檔案管理部門間權(quán)責(zé)邊界模糊，項(xiàng)目承擔(dān)單位側(cè)重成果產(chǎn)出而疏于過(guò)程檔案規(guī)范，檔案行政機(jī)構(gòu)則受限于專業(yè)壁壘難以實(shí)施精準(zhǔn)指導(dǎo)；跨系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享存在制度性障礙，部門間信息共享機(jī)制不完善、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、數(shù)據(jù)接口規(guī)范缺失等問(wèn)題導(dǎo)致實(shí)驗(yàn)記錄、技術(shù)圖譜等核心檔案資源難以實(shí)現(xiàn)跨組織流通與集成利用；不同部門、地區(qū)間檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范缺乏統(tǒng)一性，科技主管部門、地方檔案機(jī)構(gòu)及行業(yè)組織制定的分類規(guī)則、元數(shù)據(jù)方案存在顯著差異，致使跨區(qū)域協(xié)作項(xiàng)目的檔案著錄、存儲(chǔ)與移交面臨執(zhí)行沖突；監(jiān)管體系的碎片化特征突出，檔案行政部門、保密管理機(jī)構(gòu)與技術(shù)監(jiān)管部門間缺乏數(shù)據(jù)互認(rèn)機(jī)制與聯(lián)合監(jiān)管規(guī)則，對(duì)跨境協(xié)作項(xiàng)目中的檔案流轉(zhuǎn)更易形成監(jiān)管真空。協(xié)同治理架構(gòu)的失序不僅加劇了檔案管理成本，更導(dǎo)致重大科技項(xiàng)目全鏈條知識(shí)資產(chǎn)面臨流失風(fēng)險(xiǎn)。

（四）專業(yè)能力短板

在數(shù)智化環(huán)境下，檔案管理對(duì)專業(yè)人員的能力要求日益提升，面對(duì)檔案形態(tài)向數(shù)字化、多模態(tài)化演進(jìn)的趨勢(shì)，傳統(tǒng)檔案管理人員普遍缺乏數(shù)據(jù)治理、智能算法應(yīng)用等核心能力。在技術(shù)維度，檔案機(jī)構(gòu)既懂檔案業(yè)務(wù)又精通人工智能、區(qū)塊鏈等數(shù)智技術(shù)的復(fù)合型人才稀缺，導(dǎo)致電子文件真實(shí)性保障、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)分析等場(chǎng)景存在技術(shù)應(yīng)用斷層；在管理維度，重大科技項(xiàng)目涉及的動(dòng)態(tài)知識(shí)圖譜構(gòu)建、跨境數(shù)據(jù)流風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估等新型業(yè)務(wù)，要求監(jiān)督主體具備跨學(xué)科認(rèn)知能力，但現(xiàn)有人員知識(shí)體系更新滯后于技術(shù)迭代速度。同時(shí)，檔案管理機(jī)構(gòu)尚未建立系統(tǒng)化的數(shù)智能力培養(yǎng)機(jī)制，針對(duì)異構(gòu)數(shù)據(jù)清洗、隱私計(jì)算部署、數(shù)字孿生建模等前沿技能的專項(xiàng)培訓(xùn)明顯缺位，基層檔案員多依賴傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)應(yīng)對(duì)智能監(jiān)管需求。更為深層的是，部分管理機(jī)構(gòu)仍延續(xù)紙質(zhì)時(shí)代的線性管理思維，對(duì)實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)捕獲、智能預(yù)警響應(yīng)等數(shù)智化監(jiān)督模式適應(yīng)性不足，難以駕馭重大科技項(xiàng)目中海量、高頻、多維的檔案治理挑戰(zhàn)。專業(yè)能力與數(shù)智賦能的供需錯(cuò)位，導(dǎo)致重大科技項(xiàng)目檔案難以實(shí)現(xiàn)從數(shù)據(jù)沉淀向知識(shí)賦能的跨越，實(shí)質(zhì)上阻礙了數(shù)智技術(shù)在科技檔案全生命周期監(jiān)督中的深度滲透與價(jià)值釋放。

三、數(shù)智賦能監(jiān)督指導(dǎo)機(jī)制創(chuàng)新的對(duì)策建議

（一）完善數(shù)智化監(jiān)督指導(dǎo)機(jī)制

數(shù)智化監(jiān)督指導(dǎo)機(jī)制的構(gòu)建需以制度重構(gòu)與技術(shù)賦能為雙輪驅(qū)動(dòng)，破解傳統(tǒng)檔案監(jiān)管與數(shù)智化轉(zhuǎn)型間的結(jié)構(gòu)性矛盾。在制度創(chuàng)新層面，應(yīng)聚焦重大科技項(xiàng)目檔案全生命周期管理的復(fù)雜性特征，建立動(dòng)態(tài)響應(yīng)機(jī)制加速制度體系更新，重點(diǎn)修訂《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》等核心制度框架，針對(duì)電子檔案多源性、跨境流動(dòng)性等新型治理挑戰(zhàn)，在現(xiàn)有法規(guī)框架內(nèi)增設(shè)智能算法應(yīng)用倫理審查、多模態(tài)數(shù)據(jù)歸檔質(zhì)量評(píng)估等專項(xiàng)條款，明確技術(shù)工具介人檔案監(jiān)管的權(quán)限邊界與問(wèn)責(zé)規(guī)則，同步構(gòu)建算法決策透明度評(píng)估與風(fēng)險(xiǎn)熔斷機(jī)制，確保技術(shù)賦能始終遵循制度規(guī)約與公共利益導(dǎo)向。在標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)維度，需面向科研檔案跨階段演化的動(dòng)態(tài)需求，構(gòu)建覆蓋數(shù)據(jù)采集、知識(shí)組織、共享利用全流程的標(biāo)準(zhǔn)化生態(tài)體系，研制適應(yīng)異構(gòu)系統(tǒng)交互的元數(shù)據(jù)映射規(guī)則與語(yǔ)義互操作框架，制定兼顧數(shù)據(jù)開放與安全可控的分級(jí)分類標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)引領(lǐng)、行業(yè)規(guī)范細(xì)化、機(jī)構(gòu)執(zhí)行落地的三級(jí)協(xié)同機(jī)制，系統(tǒng)性消解跨部門數(shù)據(jù)共享的技術(shù)壁壘與制度摩擦。在治理架構(gòu)層面，應(yīng)建立“風(fēng)險(xiǎn)預(yù)判一過(guò)程控制一效能反饋”聯(lián)動(dòng)的智能監(jiān)管體系，依托虛擬仿真環(huán)境模擬多主體協(xié)作場(chǎng)景，驗(yàn)證智能工具在跨境數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)、多模態(tài)檔案整合等復(fù)雜場(chǎng)景中的協(xié)同應(yīng)用效能，同步完善數(shù)據(jù)安全評(píng)估、應(yīng)急響應(yīng)處置等配套機(jī)制，實(shí)現(xiàn)監(jiān)管流程從被動(dòng)應(yīng)對(duì)向主動(dòng)防控的范式轉(zhuǎn)換。通過(guò)制度供給的精準(zhǔn)性、標(biāo)準(zhǔn)體系的適應(yīng)性、治理架構(gòu)的預(yù)見性三重賦能，形成閉環(huán)演進(jìn)的新型監(jiān)督指導(dǎo)機(jī)制，不僅能夠強(qiáng)化重大科技項(xiàng)目檔案全鏈條合規(guī)性管控，更能激活海量科研數(shù)據(jù)的內(nèi)生價(jià)值，為科技創(chuàng)新戰(zhàn)略實(shí)施提供高質(zhì)量檔案治理支撐。

（二）創(chuàng)新監(jiān)督指導(dǎo)模式

檔案管理正從“保管范式”向“治理范式”演進(jìn)，數(shù)智環(huán)境下的重大項(xiàng)目檔案的監(jiān)督指導(dǎo)模式應(yīng)從管理對(duì)象維度、治理需求維度和技術(shù)環(huán)境維度進(jìn)行改革創(chuàng)新，這一范式轉(zhuǎn)型的核心在于重構(gòu)檔案管理的價(jià)值邏輯與實(shí)踐框架。管理對(duì)象維度需突破傳統(tǒng)以物理載體為核心的管控模式，將檔案實(shí)體轉(zhuǎn)化為系統(tǒng)性數(shù)據(jù)資產(chǎn)，通過(guò)建立全域化數(shù)據(jù)治理體系實(shí)現(xiàn)多源異構(gòu)信息的深度整合與動(dòng)態(tài)關(guān)聯(lián)，借助可信存證機(jī)制確?？蒲袛?shù)據(jù)從生成到歸檔的全流程可追溯性與完整性；治理需求維度應(yīng)超越基礎(chǔ)性質(zhì)量監(jiān)督的局限，構(gòu)建“風(fēng)險(xiǎn)防控一知識(shí)集成一價(jià)值創(chuàng)造”的多層次目標(biāo)體系，依托智能分析工具實(shí)現(xiàn)跨領(lǐng)域數(shù)據(jù)的協(xié)同挖掘與動(dòng)態(tài)評(píng)估，推動(dòng)檔案管理從被動(dòng)式合規(guī)審查向主動(dòng)型知識(shí)服務(wù)升級(jí)；技術(shù)環(huán)境維度亟需打破傳統(tǒng)技術(shù)工具的碎片化應(yīng)用格局，通過(guò)系統(tǒng)性整合感知、分析與決策功能模塊，形成覆蓋數(shù)據(jù)全生命周期的閉環(huán)治理鏈條，深度融合動(dòng)態(tài)建模、智能合約等先進(jìn)技術(shù)手段，構(gòu)建起數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)感知、風(fēng)險(xiǎn)動(dòng)態(tài)預(yù)警、決策自主優(yōu)化的智慧化監(jiān)督體系。這一轉(zhuǎn)型本質(zhì)上是以數(shù)據(jù)要素為核心驅(qū)動(dòng)、以價(jià)值創(chuàng)造為導(dǎo)向的治理范式重構(gòu)，通過(guò)建立數(shù)據(jù)資產(chǎn)化、分析智能化、服務(wù)場(chǎng)景化的新型監(jiān)督框架，不僅能夠提升重大科技項(xiàng)目檔案管理的精準(zhǔn)性與時(shí)效性，更可推動(dòng)檔案資源從靜態(tài)存儲(chǔ)向動(dòng)態(tài)賦能轉(zhuǎn)變，為科技創(chuàng)新全流程提供兼具適應(yīng)性、安全性與前瞻性的治理支撐。

（三）提升監(jiān)督指導(dǎo)效能

數(shù)智賦能為提升重大科技項(xiàng)目檔案監(jiān)督指導(dǎo)效能提供了技術(shù)杠桿，其核心在于通過(guò)數(shù)據(jù)貫通與智能分析實(shí)現(xiàn)治理精準(zhǔn)度的躍升。需構(gòu)建“數(shù)據(jù)融合一協(xié)同治理一效能反饋”的閉環(huán)優(yōu)化機(jī)制：建立跨系統(tǒng)數(shù)據(jù)平臺(tái)與協(xié)同治理網(wǎng)絡(luò)，整合科研機(jī)構(gòu)、管理部門及國(guó)際協(xié)作平臺(tái)的數(shù)據(jù)資源，通過(guò)統(tǒng)一語(yǔ)義映射與標(biāo)準(zhǔn)化接口協(xié)議打破部門、地區(qū)間的信息壁壘，構(gòu)建支持多語(yǔ)言、多格式的跨境數(shù)據(jù)交換通道；開發(fā)智能診斷引擎，基于機(jī)器學(xué)習(xí)算法構(gòu)建檔案質(zhì)量動(dòng)態(tài)評(píng)估模型，對(duì)數(shù)據(jù)完整性、版本一致性、合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)等核心指標(biāo)進(jìn)行實(shí)時(shí)量化分析；實(shí)施差異化監(jiān)督策略，依據(jù)科研項(xiàng)目類型、階段風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)及機(jī)構(gòu)信用評(píng)價(jià)，智能配置檢查頻次與資源投人，實(shí)現(xiàn)監(jiān)管資源的精準(zhǔn)投放與彈性調(diào)度。同時(shí)，建立覆蓋“過(guò)程可溯一協(xié)作可評(píng)一責(zé)任可究”的效能評(píng)估體系，通過(guò)回溯分析智能預(yù)警響應(yīng)時(shí)效、跨部門協(xié)作效率及國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)對(duì)接度等參數(shù)，持續(xù)優(yōu)化算法模型與協(xié)同規(guī)則。數(shù)智技術(shù)驅(qū)動(dòng)的效能提升，不僅使監(jiān)督指導(dǎo)覆蓋范圍從靜態(tài)節(jié)點(diǎn)擴(kuò)展至全生命周期，更通過(guò)構(gòu)建全球科研檔案治理共同體，推動(dòng)重大科技項(xiàng)目檔案實(shí)現(xiàn)從合規(guī)管控向知識(shí)賦能的范式躍遷，為跨學(xué)科協(xié)同創(chuàng)新、跨境技術(shù)轉(zhuǎn)移等國(guó)家戰(zhàn)略需求提供全鏈條、高可信的檔案數(shù)據(jù)支撐。

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作者單位：天津大學(xué)檔案館