全面數(shù)字化電子發(fā)票在銷售企業(yè)中的應(yīng)用

中圖分類號(hào)：F724.6 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

在全球數(shù)字化浪潮下，各行各業(yè)都在積極實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，稅收征管領(lǐng)域也不例外[①。為適應(yīng)數(shù)字經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新趨勢(shì)，我國(guó)稅收征管領(lǐng)域也在積極進(jìn)行創(chuàng)新和變革，以便提升稅收治理的準(zhǔn)確與效率。為貫徹落實(shí)《關(guān)于進(jìn)一步深化稅收征管改革的意見(jiàn)》明確的“穩(wěn)步實(shí)施發(fā)票電子化改革”要求，自2021年12月國(guó)稅總局在廣東省、上海市和內(nèi)蒙古自治區(qū)試點(diǎn)推行全面數(shù)字化電子發(fā)票以來(lái)，試點(diǎn)地區(qū)已逐步擴(kuò)大至全國(guó)。在試點(diǎn)推進(jìn)過(guò)程中，各地不斷探索并總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，持續(xù)優(yōu)化數(shù)電發(fā)票系統(tǒng)功能，完善業(yè)務(wù)流程，不僅提升了納稅服務(wù)水平，還為全國(guó)推廣數(shù)電發(fā)票奠定了堅(jiān)實(shí)的實(shí)踐基礎(chǔ)與技術(shù)支撐。2024年11月，國(guó)家稅務(wù)總局發(fā)布關(guān)于推廣應(yīng)用全面數(shù)字化電子發(fā)票的公告，決定于2024年12月1日起在全國(guó)全面推廣應(yīng)用數(shù)電發(fā)票。在我國(guó)稅收征管邁入全面數(shù)字化的新時(shí)代下，企業(yè)要想在日益復(fù)雜的數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代獲得長(zhǎng)效化穩(wěn)健發(fā)展，就必須主動(dòng)適應(yīng)改革要求，深入分析數(shù)電發(fā)票新模式給企業(yè)帶來(lái)的發(fā)展契機(jī)和挑戰(zhàn)，助力企業(yè)財(cái)稅管理升級(jí)[2]。

1J公司數(shù)電發(fā)票應(yīng)用實(shí)踐探索

1.1 J公司簡(jiǎn)介

J公司是一家大型批發(fā)零售企業(yè)，作為集團(tuán)內(nèi)銷售類法人主體，其承擔(dān)著重要的銷售職責(zé)，涵蓋發(fā)貨、開票、回款等多個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。公司的業(yè)務(wù)規(guī)模龐大，年銷售額幾十億元，年銷售發(fā)票開票量高達(dá)十幾萬(wàn)張，其銷售組織呈現(xiàn)多產(chǎn)品、多模式、多客戶的特點(diǎn)。公司發(fā)票開具分為普通發(fā)票客戶（以下簡(jiǎn)稱：普票客戶）和專業(yè)發(fā)票客戶（以下簡(jiǎn)稱：專票客戶），其中，普票客戶數(shù)量占比約 1 5 % ，收入占比約 1 5 % ，開票量占比約8 5 % ；專票客戶數(shù)量占比約 8 5 % ，收入占比約 8 5 % ，開票量占比約 在發(fā)票開具環(huán)節(jié)，公司會(huì)依據(jù)客戶類型的差異，執(zhí)行不同的發(fā)票開具策略。

針對(duì)普票客戶，客戶通過(guò)統(tǒng)一采購(gòu)平臺(tái)下單，訂單數(shù)據(jù)隨即傳輸至公司中臺(tái)，中臺(tái)作為數(shù)據(jù)樞紐，將相關(guān)信息精準(zhǔn)對(duì)接至發(fā)票系統(tǒng)，財(cái)務(wù)人員接收系統(tǒng)數(shù)據(jù)后，嚴(yán)格按照規(guī)范流程完成發(fā)票開具與蓋章操作，隨后將發(fā)票交付至物流部，物流部在配送貨物時(shí)，將發(fā)票與貨物一同送達(dá)客戶，確?？蛻裟軌蚣皶r(shí)收到發(fā)票。針對(duì)專票客戶，客戶在公司交易系統(tǒng)下單后，數(shù)據(jù)會(huì)同步至ERP（企業(yè)資源計(jì)劃）系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)訂單信息在企業(yè)資源規(guī)劃層面的整合與流轉(zhuǎn)，隨后數(shù)據(jù)又從ERP系統(tǒng)同步至開票系統(tǒng)，財(cái)務(wù)人員依據(jù)系統(tǒng)中完整且準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，完成發(fā)票開具與蓋章工作。考慮到專票客戶分布廣泛，公司會(huì)定期按照客戶預(yù)先提供的地址，通過(guò)專業(yè)物流渠道將發(fā)票郵寄過(guò)去，以保障發(fā)票能夠安全、準(zhǔn)確、及時(shí)地送達(dá)客戶手中，滿足其財(cái)務(wù)結(jié)算與稅務(wù)抵扣的需求。

1.2J公司數(shù)電發(fā)票的實(shí)施過(guò)程

在數(shù)電發(fā)票全面推行前，J公司在系統(tǒng)進(jìn)行紙質(zhì)發(fā)票開具工作，原系統(tǒng)在過(guò)往的業(yè)務(wù)中承擔(dān)著發(fā)票開具的關(guān)鍵職責(zé)，其為公司的日常財(cái)務(wù)流程提供了基礎(chǔ)支持。然而，隨著全力推進(jìn)全面數(shù)字化電子發(fā)票改革，J公司迅速且積極地投身于發(fā)票管理系統(tǒng)的全方位升級(jí)工作，全流程貫通高效發(fā)票管理體系，實(shí)現(xiàn)開票系統(tǒng)前端與公司交易系統(tǒng)、核算系統(tǒng)的無(wú)縫對(duì)接，使交易數(shù)據(jù)能夠?qū)崟r(shí)、準(zhǔn)確地傳輸至開票環(huán)節(jié)，從源頭保障發(fā)票開具的及時(shí)性與準(zhǔn)確性。同時(shí)，發(fā)票管理系統(tǒng)后端緊密連接國(guó)家電子稅務(wù)局，確保發(fā)票數(shù)據(jù)能夠合規(guī)、順暢地對(duì)接稅務(wù)系統(tǒng)。在這一數(shù)據(jù)傳輸通道中，交易數(shù)據(jù)可自動(dòng)同步至開票系統(tǒng)，開票人員進(jìn)行批量開票操作。發(fā)票開具完成后，數(shù)據(jù)即刻傳輸至國(guó)家電子稅務(wù)局，完成稅務(wù)備案。票號(hào)信息會(huì)自動(dòng)回填至核算系統(tǒng)，使財(cái)務(wù)核算數(shù)據(jù)更加完整準(zhǔn)確，從而形成一個(gè)閉環(huán)式的、高效流暢的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)體系，如圖1所示，為公司在數(shù)電發(fā)票時(shí)代的財(cái)務(wù)管理工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)[3]。

在發(fā)票管理系統(tǒng)開發(fā)階段，J公司并未完全依賴供應(yīng)商標(biāo)準(zhǔn)方案，而是充分考慮企業(yè)的行業(yè)特性，且基于詳實(shí)的調(diào)研數(shù)據(jù)，針對(duì)標(biāo)準(zhǔn)方案進(jìn)行了深度優(yōu)化，完成了十多項(xiàng)貼合公司業(yè)務(wù)的個(gè)性化需求開發(fā)，尤其是在面對(duì)普票客戶和專票客戶這兩大主要客戶群體時(shí)，公司采取了差異化的開發(fā)策略，精準(zhǔn)滿足不同客戶的實(shí)際需求。

在普票客戶的開發(fā)方面，傳統(tǒng)紙質(zhì)票據(jù)使用時(shí)期，普票客戶對(duì)發(fā)票有著細(xì)致的個(gè)性化需求。此次數(shù)電發(fā)票升級(jí)開發(fā)，系統(tǒng)將滿足普票客戶需求作為首要任務(wù)，通過(guò)與各客戶采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門的深入溝通，詳細(xì)了解其業(yè)務(wù)流程和發(fā)票使用習(xí)慣，在此基礎(chǔ)上，進(jìn)行了全方位的系統(tǒng)功能拓展。通過(guò)一系列的針對(duì)性開發(fā)，不僅一定程度上滿足了客戶的個(gè)性化需求，還在數(shù)電發(fā)票升級(jí)過(guò)程中，有效降低了因發(fā)票形式轉(zhuǎn)變帶來(lái)的不便，確保了新舊發(fā)票系統(tǒng)的平穩(wěn)過(guò)渡。在專票客戶的開發(fā)方面，公司在供應(yīng)商標(biāo)準(zhǔn)方案的基礎(chǔ)上，將開發(fā)重點(diǎn)聚焦發(fā)票交付功能。由于公司與客戶之間均為對(duì)公業(yè)務(wù)，交易金額大，業(yè)務(wù)流程規(guī)范，二維碼等交付方式難以滿足其便捷性和安全性需求，但考慮到對(duì)公客戶的對(duì)接人員相對(duì)固定，溝通渠道穩(wěn)定，公司最終確定采用郵件方式作為發(fā)票的主要交付途徑。系統(tǒng)開發(fā)完成并經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的多輪測(cè)試后，為確保公司銷售人員能夠適應(yīng)新變化，公司組織了多場(chǎng)分批次培訓(xùn)，為新系統(tǒng)的順利上線和業(yè)務(wù)的持續(xù)開展提供堅(jiān)實(shí)保障。

為實(shí)現(xiàn)高效、準(zhǔn)確的郵件批量交付，公司對(duì)郵件交付功能也進(jìn)行了開發(fā)。在開發(fā)前期，對(duì)郵箱信息進(jìn)行全面收集和整理，并按照規(guī)范格式導(dǎo)入系統(tǒng)，建立完善的郵箱信息庫(kù)，且為應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的郵箱變更情況，制定了郵箱變更維護(hù)流程，確保郵箱信息的實(shí)時(shí)準(zhǔn)確性。在郵件交付的管理方面，公司充分考慮客戶接收習(xí)慣和財(cái)務(wù)歸檔需求，對(duì)發(fā)票命名規(guī)則進(jìn)行了明確規(guī)范，包括發(fā)票號(hào)碼、購(gòu)買方名稱、金額、開票日期等關(guān)鍵信息。這樣在后續(xù)的審計(jì)檢查、財(cái)務(wù)核對(duì)以及業(yè)務(wù)追溯過(guò)程中，工作人員能夠通過(guò)簡(jiǎn)單的關(guān)鍵詞搜索，快速定位到所需發(fā)票，大大提高了工作效率，增強(qiáng)了財(cái)務(wù)管理的便捷性和準(zhǔn)確性。

2J公司數(shù)電發(fā)票實(shí)施效果的評(píng)估

2.1財(cái)務(wù)效率的顯著提升

在企業(yè)運(yùn)營(yíng)的復(fù)雜體系中，發(fā)票開具以及交付效率是連接各環(huán)節(jié)的關(guān)鍵紐帶，其重要性不言而喻。對(duì)J公司而言，面對(duì)專票客戶時(shí)，實(shí)現(xiàn)了開票即交付的高效模式，與傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票依賴郵寄送達(dá)客戶的方式相比，數(shù)電發(fā)票直接將發(fā)票周轉(zhuǎn)效率提升了2一3天。企業(yè)的收入能夠更迅速地轉(zhuǎn)化為現(xiàn)金流，回款速度得到提升，這意味著企業(yè)資金能夠更快地回流，并得以更快地投入原材料采購(gòu)、設(shè)備更新等新一輪的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，這為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展注入強(qiáng)大動(dòng)力。

發(fā)票開具效率的提升也是提高客戶滿意度的關(guān)鍵因素。對(duì)長(zhǎng)期合作客戶，及時(shí)準(zhǔn)確開具發(fā)票是企業(yè)誠(chéng)信經(jīng)營(yíng)的直觀體現(xiàn)，是維系雙方良好合作關(guān)系的重要基石4。J公司通過(guò)數(shù)電發(fā)票確保發(fā)票及時(shí)交付，讓客戶感受到公司的專業(yè)與負(fù)責(zé)，有效增強(qiáng)了客戶對(duì)公司的信任度，為公司的長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展積累了寶貴的客戶資源，奠定了堅(jiān)實(shí)的客戶基礎(chǔ)。

2.2 多維度成本的節(jié)約

第一，存儲(chǔ)歸檔成本降低。在傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票時(shí)代，財(cái)務(wù)部門面臨艱巨的歸檔任務(wù)，紙質(zhì)發(fā)票需要占用大量的物理空間進(jìn)行存放，且隨著業(yè)務(wù)的不斷拓展，存儲(chǔ)成本逐年攀升。例如，J公司為存放歷年的紙質(zhì)發(fā)票，專門設(shè)置了倉(cāng)庫(kù)。同時(shí)，人工整理和歸檔發(fā)票不僅耗費(fèi)大量人力，還容易出現(xiàn)人為錯(cuò)誤，如發(fā)票丟失、分類錯(cuò)誤等。數(shù)電發(fā)票的出現(xiàn)徹底改變了這一局面，數(shù)電發(fā)票可直接進(jìn)行電子歸檔，按照“發(fā)票號(hào)碼、購(gòu)買方名稱、金額、開票日期”的規(guī)范格式進(jìn)行命名，企業(yè)定期從系統(tǒng)中批量導(dǎo)出已開具的發(fā)票，這大大降低了存儲(chǔ)歸檔成本。在后續(xù)審計(jì)檢查中，工作人員只需通過(guò)簡(jiǎn)單的關(guān)鍵詞搜索，便能在數(shù)秒內(nèi)快速定位所需發(fā)票，大大降低了審計(jì)檢查公司查找發(fā)票的難度。

第二，郵寄物流成本清零。在傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票模式下，J公司開具給客戶的發(fā)票均需郵寄至各客戶。為保證客戶的收票時(shí)效，公司往往選擇速度較快的快遞服務(wù)，這使整體郵寄成本較高。經(jīng)統(tǒng)計(jì)，J公司每年的快遞費(fèi)用達(dá)幾十萬(wàn)元，這無(wú)疑是一筆不小的開支。數(shù)電發(fā)票推行后，公司發(fā)票通過(guò)郵箱等電子方式進(jìn)行交付，實(shí)現(xiàn)了發(fā)票交付的即時(shí)性，這不僅極大地提高了發(fā)票交付時(shí)效，還徹底消除了發(fā)票郵寄的物流成本。

第三，人效提升帶來(lái)隱性成本降低。隨著數(shù)電發(fā)票的推行，企業(yè)開票流程得到了進(jìn)一步優(yōu)化，通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)傳輸和處理，減少了開票人員的手動(dòng)操作，提高了發(fā)票處理速度，且專票無(wú)需進(jìn)行郵寄，由系統(tǒng)自動(dòng)觸發(fā)郵件交付，減少郵寄工作量。例如，自數(shù)電發(fā)票上線后，J公司開票人員人效提升 1 7 % ，這意味著企業(yè)在人力成本方面實(shí)現(xiàn)了隱性節(jié)約。

3企業(yè)實(shí)施數(shù)電發(fā)票面臨的挑戰(zhàn)

在數(shù)字經(jīng)濟(jì)蓬勃發(fā)展的時(shí)代浪潮下，數(shù)電發(fā)票的推廣使用已成為必然趨勢(shì)，對(duì)銷售企業(yè)，尤其是大型企業(yè)而言，其既帶來(lái)了機(jī)遇，又帶來(lái)了諸多的挑戰(zhàn)，主要包括以下幾個(gè)方面：

第一，在系統(tǒng)開發(fā)和維護(hù)方面。企業(yè)需要投入大量的資金和技術(shù)資源，這不僅要確保開票系統(tǒng)與現(xiàn)有交易系統(tǒng)、核算系統(tǒng)以及國(guó)家電子稅務(wù)局的無(wú)縫對(duì)接，還要持續(xù)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)，以適應(yīng)不斷變化的業(yè)務(wù)需求和稅收政策。這無(wú)疑增加了企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本。

第二，在數(shù)據(jù)安全和隱私保護(hù)方面。數(shù)電發(fā)票涉及大量企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和客戶敏感信息，一旦發(fā)生數(shù)據(jù)被泄露或被篡改，將給企業(yè)帶來(lái)巨大的損失，包括經(jīng)濟(jì)賠償、聲譽(yù)受損以及客戶信任的喪失[5]。

盡管存在挑戰(zhàn)，但數(shù)電發(fā)票的應(yīng)用有力地推動(dòng)了企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)電子化進(jìn)程，為企業(yè)未來(lái)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型和智能化發(fā)展筑牢了根基。企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)開發(fā)和維護(hù)的投入，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和高效使用，也應(yīng)主動(dòng)應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)，制定完善的數(shù)據(jù)安全管理制度，加強(qiáng)技術(shù)防護(hù)措施。

4結(jié)語(yǔ)

企業(yè)應(yīng)充分利用數(shù)電發(fā)票帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)，深入挖掘數(shù)電票的數(shù)據(jù)價(jià)值，并通過(guò)數(shù)據(jù)分析優(yōu)化財(cái)務(wù)管理和運(yùn)營(yíng)流程，提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。隨著數(shù)電發(fā)票應(yīng)用的不斷深入和完善，其在銷售企業(yè)以及更多行業(yè)中的價(jià)值將得到進(jìn)一步釋放，推動(dòng)行業(yè)內(nèi)的數(shù)字化變革，促進(jìn)企業(yè)間的業(yè)務(wù)協(xié)同與創(chuàng)新發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：陳永娟（1990一），女，漢族，安徽蕪湖人，本科，中級(jí)會(huì)計(jì)師，研究方向?yàn)樨?cái)務(wù)管理。