公路工程檔案收集工作存在的問(wèn)題及對(duì)策研究

公路工程檔案是在公路建設(shè)各環(huán)節(jié)形成的具有保存意義的歷史記錄，涉及多種載體與形式，包含不同階段的文件，真實(shí)記錄公路工程項(xiàng)目的所有環(huán)節(jié)，包含較多的內(nèi)容。公路工程項(xiàng)目具有一些顯著的特點(diǎn)，如建設(shè)規(guī)模大、建設(shè)時(shí)間長(zhǎng)、投資高以及參與建設(shè)的單位多等，檔案收集范圍廣、數(shù)量大及類型多，工作難度大，要想提高檔案收集工作的效率，需要從不同方面著手，制定有效的措施。

一、公路工程檔案收集工作的重要性

收集公路工程檔案，必須清楚工程檔案都有哪些內(nèi)容。公路工程檔案大體分三個(gè)方面：一是審批階段設(shè)計(jì)及有關(guān)文件。包括工程管理性文件、工程變更文件、計(jì)量支付、上級(jí)部門下發(fā)的文件以及工程竣工驗(yàn)收文件等。二是施工檔案。包括施工過(guò)程中形成的各種原始記錄和竣工圖表等。三是監(jiān)理檔案。包括合同管理文件、計(jì)劃進(jìn)度管理文件、工程技術(shù)規(guī)范及管理文件、質(zhì)量控制文件和監(jiān)理工作會(huì)議記錄等。收集時(shí)要按照“誰(shuí)形成，誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，保證工程檔案質(zhì)量，確保工程資料收集齊全、整理規(guī)范、分類科學(xué)及組卷合理。

第一，公路工程建設(shè)包含較多的階段，所有階段均會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息。準(zhǔn)確、真實(shí)地記錄信息，可以監(jiān)督工程建設(shè)質(zhì)量，保證相關(guān)工作依據(jù)規(guī)范落實(shí)。

第二，公路工程檔案是歷史資料，可以為之后的優(yōu)化、評(píng)估和學(xué)術(shù)研究提供參考。分析檔案數(shù)據(jù)信息，能夠歸納經(jīng)驗(yàn)和找出問(wèn)題，為后續(xù)工程設(shè)計(jì)及施工提供依據(jù)，有利于提高公路工程建設(shè)水平，促進(jìn)技術(shù)創(chuàng)新。

第三，數(shù)字化能夠?yàn)闄n案查詢、共享和分析提供便利，不斷優(yōu)化公路工程建設(shè)，有效配置社會(huì)資源。比如，某市公路部門在一個(gè)大中修項(xiàng)目中共形成竣工檔案144卷，其中立項(xiàng)審批4卷，審計(jì)審批6卷，工程管理文件4卷，監(jiān)理資料21卷，施工資料81卷，交工驗(yàn)收文件1卷，工程招投標(biāo)及合同文件11卷，資金管理7卷，廉政及其他文件9卷。檔案資料合格，能夠滿足項(xiàng)目檔案的利用需要。

二、公路工程檔案收集工作中存在的問(wèn)題

1.檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性欠缺

公路工程建設(shè)規(guī)模較大，建設(shè)時(shí)間較長(zhǎng)，參與建設(shè)的單位和人員數(shù)量較多，信息傳遞不流暢，使得收集的檔案資料質(zhì)量受到影響，無(wú)法確保準(zhǔn)確性及完整性，導(dǎo)致檔案不能真實(shí)體現(xiàn)工程情況，無(wú)法發(fā)揮其應(yīng)有的作用。除此之外，相關(guān)單位制定的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)存在差異，導(dǎo)致檔案資料格式和內(nèi)容不同，影響檔案使用、整理和查詢等工作的開展效率，加大了工作的難度。

2.工作方式滯后

信息技術(shù)及公路工程建設(shè)技術(shù)在快速的發(fā)展中，檔案收集及管理方式落后，沒(méi)有及時(shí)更新，影響了工作質(zhì)量。通常運(yùn)用傳統(tǒng)的管理方式，導(dǎo)致工作效率較低，易受一些因素影響，無(wú)法確保檔案的安全性及完整性。一些單位雖然在管理工作中運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)，但仍存在一些問(wèn)題，如安全性和兼容性問(wèn)題等。除此之外，作為檔案收集及管理的落實(shí)主體，檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力關(guān)系到工作開展的效率和質(zhì)量，一些人員的專業(yè)性不足，檔案管理工作由非專業(yè)人員負(fù)責(zé)，影響了工作質(zhì)量。有的公路部門忽視檔案管理工作，在資金及技術(shù)方面的投人有限，無(wú)法及時(shí)引入及應(yīng)用最新的技術(shù)和工作方法，影響了工作的高效性以及檔案質(zhì)量。

3.有關(guān)法律法規(guī)不夠完善

現(xiàn)階段，公路工程檔案管理方面的制度不夠健全，一些法律法規(guī)不夠具體，使得執(zhí)行力度及效果受到了影響，無(wú)法為檔案管理工作實(shí)踐提供依據(jù)和約束。

4.公路工程建設(shè)時(shí)間較長(zhǎng)，施工主體較多公路工程建設(shè)規(guī)模較大，存在轉(zhuǎn)包和分包的情況。

施工單位一般是外來(lái)企業(yè)，由于人員素質(zhì)水平、企業(yè)實(shí)力存在差異，企業(yè)只看重工程建設(shè)，忽視了檔案工作，影響了檔案收集和整理。公路工程一般是分標(biāo)段施工，一個(gè)標(biāo)段完工后，或是一座橋梁建設(shè)結(jié)束后，施工隊(duì)伍會(huì)離開現(xiàn)場(chǎng)，很多檔案資料被帶走或者丟失。因?yàn)槭侵饘臃职?，施工單位?lái)自不同的地方，很難全面地跟蹤指導(dǎo)及監(jiān)督，無(wú)法確保檔案資料的完整性。

5.缺乏完善的制度，檔案意識(shí)較弱

一些公路工程項(xiàng)目沒(méi)有將檔案收集工作納入日常工作，沒(méi)有制定清楚的管理要求和制度，未將這項(xiàng)工作滲透到工程的各個(gè)階段，使得工作效果不理想。部分工程技術(shù)人員對(duì)檔案收集缺乏正確的認(rèn)知，只關(guān)注峻工資料以及上級(jí)文件等，忽視了在相關(guān)工作中形成的檔案信息，如勘測(cè)記錄數(shù)據(jù)等，沒(méi)有將這些信息交給檔案管理人員，無(wú)法確保檔案信息的完整性。

三、公路工程檔案收集工作措施

1.提升工作的規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化

要想解決管理中的問(wèn)題，需要提升檔案管理工作的規(guī)范性及標(biāo)準(zhǔn)性，制定一致的收集流程及標(biāo)準(zhǔn)，保證在所有階段相關(guān)方均能依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)記錄及整理檔案資料。通過(guò)這樣的方式，可以構(gòu)建統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)檔案管理工作有序開展。工程單位的檔案收集及管理方式不同，使得檔案格式、質(zhì)量及內(nèi)容存在差異，基于構(gòu)建統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，為提升檔案的可用性，各類文檔要按統(tǒng)一的格式及質(zhì)量要求操作。在檔案管理工作中，相關(guān)的部門整理收集各種數(shù)據(jù)，要展開有效分析，確保其準(zhǔn)確性、完整性和及時(shí)性。例如，可以采用抽樣調(diào)查的方法，評(píng)價(jià)相關(guān)項(xiàng)目檔案收集標(biāo)準(zhǔn)的落實(shí)狀況，提升工程檔案的完整性。還要監(jiān)督施工的各環(huán)節(jié)并評(píng)價(jià)，健全審核及反饋制度，保證相關(guān)方均能依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)開展工作，如果發(fā)現(xiàn)違反標(biāo)準(zhǔn)的人員或單位，必須追究相應(yīng)人員的責(zé)任，并督促其采取有效的糾正措施整改。比如，在某公路工程建設(shè)中，制定了統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，工程的相關(guān)信息均被準(zhǔn)確記錄，促進(jìn)了工程建設(shè)的有序開展，為后期維護(hù)工作提供了依據(jù)?？梢?，提升工作的規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化程度，不僅可以保證工程建設(shè)質(zhì)量，還能減少運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

2.促進(jìn)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型

信息技術(shù)已經(jīng)在檔案管理工作中得到有效運(yùn)用。數(shù)字化轉(zhuǎn)型屬于工作發(fā)展以及時(shí)代發(fā)展的要求，其重點(diǎn)是運(yùn)用信息技術(shù)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為電子檔案，便于管理、存儲(chǔ)和共享。在工作實(shí)踐中，要想提升轉(zhuǎn)型效果，應(yīng)該先分析當(dāng)前檔案數(shù)字化程度，對(duì)其展開評(píng)估?，F(xiàn)階段，很多公路工程仍然是以紙質(zhì)檔案管理為主，運(yùn)用電子化檔案的項(xiàng)目較少，要想提升工作的現(xiàn)代化程度，應(yīng)該積極開展檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。除此之外，還要注重檔案管理軟件的開發(fā)及運(yùn)用，軟件應(yīng)該包含多種功能，如備份、索引、安全保護(hù)和搜索等，提高檔案的安全水平。通過(guò)運(yùn)用先進(jìn)的軟件，可以提升檢索的高效性。比如，某公路工程建設(shè)中應(yīng)用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，除了及時(shí)記錄不同階段的檔案資料之外，還能為有關(guān)部門的維護(hù)及管理工作提供依據(jù)?？梢?，檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型具有重要的作用，能夠提升檔案管理工作效果，確保工程建設(shè)質(zhì)量，提高建設(shè)效率。

3.強(qiáng)化人員培訓(xùn)

要想提高檔案收集的效率及質(zhì)量，需要強(qiáng)化檔案管理人員的培訓(xùn)，不斷提高其業(yè)務(wù)能力。對(duì)此，公路部門應(yīng)該定期組織培訓(xùn)活動(dòng)，采取多元化的培訓(xùn)形式，提升工作人員對(duì)檔案工作的重視度，同時(shí)提高其知識(shí)水平和業(yè)務(wù)能力。還要注重人才引入，設(shè)置較高的準(zhǔn)入門檻，全面考查應(yīng)聘者的綜合素質(zhì)，選擇符合要求的檔案工作人員，從根本上提高檔案管理隊(duì)伍的水平。很多公路工程的檔案管理人員專業(yè)性不足，使得檔案質(zhì)量無(wú)法得到保障，工作效率較低，需要提高其業(yè)務(wù)能力。在培訓(xùn)中，應(yīng)該幫助檔案管理人員掌握檔案收集及管理的技巧和方法，豐富其專業(yè)知識(shí)，提高其技能水平，確保其適應(yīng)檔案工作發(fā)展要求，提升工作的準(zhǔn)確性及高效性。

4.加大投入，引入及運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)

要想提高檔案收集工作的效率，應(yīng)該加大檔案管理工作方面的資源投入，主要涉及技術(shù)及資金方面，應(yīng)持續(xù)對(duì)檔案管理系統(tǒng)更新和升級(jí)，引入最新的備份和存儲(chǔ)設(shè)備等。還要積極地運(yùn)用新技術(shù)，提高檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。影響檔案管理工作效果的因素較多，而技術(shù)及資金投人不足是重要的因素之一。有關(guān)部門應(yīng)該合理地加大資金投入，為檔案管理工作的轉(zhuǎn)型提供物質(zhì)保障，提高檔案管理數(shù)字化及智能化水平。目前，由于資金不足，很多公路工程檔案管理工作中依然運(yùn)用以往的紙質(zhì)檔案管理系統(tǒng)，應(yīng)加大資金投入，采購(gòu)最新的掃描設(shè)備、先進(jìn)的管理軟件和存儲(chǔ)設(shè)備等，以提升檔案存儲(chǔ)的安全性，優(yōu)化管理效果。另外，還要重視技術(shù)方面的投入。在信息時(shí)代背景下，不斷產(chǎn)生新的管理方法與技術(shù)，只有加大資金投人，應(yīng)用最新的技術(shù)，才能提高檔案管理工作效率及智能化水平。比如，某省級(jí)高速公路管理部門因?yàn)橘Y金充足，引入了檔案數(shù)字化處理系統(tǒng)，包括數(shù)據(jù)庫(kù)管理軟件和先進(jìn)的掃描設(shè)備等，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子檔案形式，保證了檔案數(shù)據(jù)的安全。同時(shí)，還加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，使其能夠準(zhǔn)確地應(yīng)用各種設(shè)備和軟件。

5.完善相關(guān)制度，全面貫徹執(zhí)行

為了提升工作的規(guī)范性，需要建立健全有關(guān)的管理制度，對(duì)工程材料的收集、移交和歸檔等環(huán)節(jié)制定明確、具體的要求及標(biāo)準(zhǔn)，為相關(guān)工作的開展提供依據(jù)，以免檔案資料分散流失。公路部門應(yīng)該重視檔案管理工作，將其和工程建設(shè)放在同樣重要的位置。在簽署相關(guān)合同時(shí)，應(yīng)該針對(duì)檔案工作制定明確的要求。在檢查工程建設(shè)質(zhì)量和進(jìn)度時(shí)，還要檢查檔案收集及整理狀況。在檢查和評(píng)價(jià)單位、分部分項(xiàng)工程質(zhì)量時(shí)，還應(yīng)檢查應(yīng)歸檔的文件材料是否歸檔，以保證檔案資料的完整。有關(guān)部門需要清楚地劃分責(zé)任，包括檔案管理、收集和應(yīng)用等環(huán)節(jié)，嚴(yán)格監(jiān)管及規(guī)范相關(guān)的工作行為，若發(fā)現(xiàn)違反規(guī)定的行為應(yīng)當(dāng)及時(shí)處理，保證工作的規(guī)范性。建立健全有關(guān)的制度，可以為工作實(shí)踐提供依據(jù)和約束。規(guī)范管理流程，增強(qiáng)相關(guān)人員的責(zé)任感，促進(jìn)檔案管理工作有序開展。第一，分析已有的制度，找出其中的不足，及時(shí)補(bǔ)充和完善。有些地區(qū)的公路工程檔案管理制度不完善，如執(zhí)行不到位、規(guī)定模糊等，需要及時(shí)修訂和補(bǔ)充，以便能夠正確地指導(dǎo)檔案收集及管理工作。第二，清楚劃分相關(guān)方的義務(wù)及責(zé)任。涵蓋監(jiān)理單位、建設(shè)單位和設(shè)計(jì)單位等工作人員，清楚規(guī)定其在檔案管理工作中的責(zé)任，讓相關(guān)方均能依據(jù)規(guī)章制度收集及管理檔案，保障檔案質(zhì)量。

6.加強(qiáng)相關(guān)部門之間的協(xié)同合作與信息共享

公路工程建設(shè)規(guī)模大，包含多個(gè)單位及部門，每個(gè)部門在工作中的角色各異，要想高效地開展檔案管理工作，要從共享檔案信息開始，加強(qiáng)部門之間的溝通與合作，從而保障檔案的準(zhǔn)確性和完整性。第一，在檔案管理工作中因?yàn)樾畔鬟f的遲緩，相關(guān)部門在檔案信息收集工作中面臨效率和質(zhì)量的雙重挑戰(zhàn)，不僅容易導(dǎo)致信息遺漏，還可能出現(xiàn)信息重復(fù)收集的問(wèn)題，需要構(gòu)建有效的協(xié)調(diào)機(jī)制，促進(jìn)合作融洽從而提高工作效率。對(duì)此，需要構(gòu)建信息共享平臺(tái)，及時(shí)共享檔案信息，保證檔案信息的質(zhì)量，提升時(shí)效性。第二，提高遇到緊急情況的應(yīng)對(duì)能力。在遇到緊急情況時(shí)，應(yīng)在最短的時(shí)間內(nèi)獲取檔案信息，以便為決策制定提供依據(jù)。同時(shí)，加強(qiáng)相關(guān)部門之間的信息共享及合作，確保能夠及時(shí)調(diào)取有關(guān)檔案信息，從而高效地制定應(yīng)對(duì)措施。比如，在某公路重建工程中，建設(shè)團(tuán)隊(duì)構(gòu)建檔案信息共享系統(tǒng)，有關(guān)單位能夠及時(shí)上傳工程檔案信息，互通共享信息，提高了管理工作的效率和效果。

7.強(qiáng)化法制建設(shè)

為了促進(jìn)公路工程檔案收集工作有序開展，需要加強(qiáng)法律建設(shè)，從法律方面提供保障。各地方結(jié)合有關(guān)立法和檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，制定適應(yīng)地方情況的管理規(guī)定，相關(guān)單位需要將檔案工作加入整體發(fā)展規(guī)劃，同時(shí)加入有關(guān)制度中，將工作成果和分管領(lǐng)導(dǎo)以及有關(guān)人員的利益結(jié)合。設(shè)置單獨(dú)的檔案管理部門，安排專門的人員收集、整理工程檔案資料，并且將其歸檔。只有將檔案工作放在重要的位置上，才能提升相關(guān)人員的重視度，促進(jìn)工作高效開展。

8.加強(qiáng)重點(diǎn)收集

要想完整地收集公路工程檔案，應(yīng)采取列出重點(diǎn)科室、重點(diǎn)收集其檔案資料等多樣化的方式。而對(duì)于重大的工程項(xiàng)目，要側(cè)重于重要階段及環(huán)節(jié)的檔案資料收集。管理人員需要積極地溝通及協(xié)調(diào)參與工程的各個(gè)環(huán)節(jié)，及時(shí)了解最新的資料。構(gòu)建完善的管理制度，跟蹤管理相關(guān)單位，側(cè)重于收集工程建設(shè)之前的文件資料，避免重要資料丟失。清楚劃分分管領(lǐng)導(dǎo)及部門的職責(zé)，安排專業(yè)的管理人員，也可以引入兼職人員，建立高效的檔案管理體系。

9.規(guī)定簽字手續(xù)

制定崗位責(zé)任制，采取目標(biāo)管理方式，將公路工程檔案的相關(guān)工作加入施工工作目標(biāo)范圍，和有關(guān)人員的利益掛鉤。為了便于財(cái)務(wù)部門的審核以及工程款項(xiàng)撥付的及時(shí)，要先檢查檔案的完整性，并再次簽字確認(rèn)。檔案的完整性需要采取監(jiān)督工程進(jìn)度款、竣工資料保證金及竣工資料監(jiān)理職責(zé)等行政手段。要想提升施工單位對(duì)檔案收集的重視度，可以將檔案資料的規(guī)范性、完整性和單位資金結(jié)合。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，公路工程建設(shè)具備諸多顯著特點(diǎn)，工程檔案收集工作在其中起到重要的作用。然而，在實(shí)踐中仍然存在較多的問(wèn)題，影響了檔案收集工作的效率和質(zhì)量。因而應(yīng)認(rèn)真分析問(wèn)題，積極采取有效措施加以改進(jìn)和解決，從而不斷地提高公路工程檔案的管理水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]鄭向榮.公路工程檔案收集工作存在的問(wèn)題及對(duì)策探析[J]蘭臺(tái)內(nèi)外，2024（10）：55-57.

[2]李玲.建筑工程項(xiàng)目檔案管理收集難點(diǎn)問(wèn)題及對(duì)策研究[J].城建檔案，2020（02）：73-74.

[3]馮海英.公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案收集移交中面臨的風(fēng)險(xiǎn)及解決措施構(gòu)建[J]科技資訊

[4]高超群.淺析公路工程檔案收集與整理中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].三門峽職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2012，11（02）：101-102.

[5]羅青.淺析南寧市市政工程檔案收集工作的問(wèn)題與對(duì)策[J].城建檔案，2012（05）：38-39.

[6]李海萍.公路工程檔案收集工作存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].大陸橋視野，2008（12）：83-84.

作者單位：煙臺(tái)市公路事業(yè)發(fā)展中心