信息化背景下建筑工程檔案管理路徑探索

【摘要】大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的信息化被廣泛應(yīng)用到我國各個(gè)領(lǐng)域建設(shè)當(dāng)中，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，基于信息化的建筑工程項(xiàng)目檔案管理對提升管理水平和工作效率具有重要意義。探討了建筑工程項(xiàng)目檔案信息化管理的重要意義，并結(jié)合建筑工程檔案管理的信息化建設(shè)提出了“制度化、規(guī)范化、系統(tǒng)化以及數(shù)字化”等“四化”建設(shè)路徑，旨在科學(xué)運(yùn)用信息化手段提高建筑工程項(xiàng)目檔案管理工作的效能和質(zhì)量。

【關(guān)鍵詞】工程； 檔案； 信息共享； 管理措施； 可追溯性； 科學(xué)性

【中圖分類號】TU712A

0 引言

建筑工程檔案是建筑工程管理中的重要組成部分，它記錄了建筑工程從項(xiàng)目提出、立項(xiàng)、審批、勘察設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)的詳細(xì)情況。根據(jù)國家統(tǒng)計(jì)局發(fā)布的2023年國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展統(tǒng)計(jì)公報(bào)顯示，國內(nèi)全年建筑業(yè)增加值比上年增加7.1%，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展建設(shè)，我國的建筑工程項(xiàng)目呈現(xiàn)出較高的增長態(tài)勢。在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，對建筑工程項(xiàng)目檔案管理的信息化建設(shè)愈加關(guān)注，采用“制度化、規(guī)范化、系統(tǒng)化以及數(shù)字化”等現(xiàn)代化的檔案管理手段，對建筑工程項(xiàng)目檔案資料的完整性、安全性、可持續(xù)性以及提升檔案管理水平和工作效率、促進(jìn)信息共享等方面具有重要的意義。

1 建筑工程檔案管理的重要性

工程檔案管理是建設(shè)工程的重要組成部分，詳細(xì)記錄了項(xiàng)目的決策、批準(zhǔn)和實(shí)施過程，是項(xiàng)目成本實(shí)施和順利建設(shè)的重要基礎(chǔ)。建筑工程項(xiàng)目檔案管理貫穿于工程項(xiàng)目整個(gè)生命周期，對項(xiàng)目的決策執(zhí)行、順利進(jìn)行、質(zhì)量安全、后續(xù)維護(hù)以及技術(shù)創(chuàng)新和傳承都具有深遠(yuǎn)的影響。

1.1 支持項(xiàng)目決策和執(zhí)行

建筑工程項(xiàng)目檔案詳細(xì)記錄了項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等全過程的信息和數(shù)據(jù)，這些信息是項(xiàng)目決策的重要依據(jù)，有助于項(xiàng)目管理者在關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)做出明智的決策。同時(shí)也是項(xiàng)目執(zhí)行過程中不可或缺的參考資料，確保項(xiàng)目按照既定計(jì)劃順利推進(jìn)。通過科學(xué)、系統(tǒng)的檔案管理，可以實(shí)現(xiàn)對建筑工程項(xiàng)目的執(zhí)行進(jìn)度進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控、有效控制項(xiàng)目成本以及合理配置資源，提升效率。

1.2 確保工程質(zhì)量與安全

建筑工程檔案詳細(xì)記錄了設(shè)計(jì)、施工、材料使用、質(zhì)量檢測等各環(huán)節(jié)的信息，包含有各參建方依照法律法規(guī)、工程規(guī)范及合同等規(guī)定簽署的意見，具有真實(shí)性、連續(xù)性、規(guī)范性、可追溯性等特點(diǎn)。對于后續(xù)的質(zhì)量追溯、安全隱患排查及事故原因分析極為重要。此外，在涉及工程合同糾紛、產(chǎn)權(quán)爭議等法律問題時(shí)，建筑工程檔案可以用于法律憑證，有助于維護(hù)當(dāng)事人的合法權(quán)益。

1.3 便于后期維護(hù)與改造

建筑工程交付使用后，伴隨著建筑使用年限、新的功能需求等情況，在實(shí)際使用過程中通常需要進(jìn)行維修、保養(yǎng)或改造升級等。此時(shí)，建筑工程檔案便成為不可或缺的參考資料。檔案提供了建筑物的原始設(shè)計(jì)方案、結(jié)構(gòu)特點(diǎn)、材料性能等關(guān)鍵信息，通過查找相關(guān)信息，采取相應(yīng)維護(hù)、保養(yǎng)或改造措施，為制定科學(xué)合理的維護(hù)改造方案提供了有力支持。

1.4 促進(jìn)技術(shù)創(chuàng)新和傳承

建筑工程集合了建筑、結(jié)構(gòu)、材料、設(shè)施等多行業(yè)多部門，檔案記錄了人們在工程建設(shè)過程中的豐富信息技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。通過對這些檔案的研究和分析，可以推動(dòng)建筑技術(shù)的創(chuàng)新和發(fā)展。同時(shí)，檔案也是建筑文化和技術(shù)知識傳承的重要載體，為未來的工程建設(shè)提供有益的參考和借鑒，對于培養(yǎng)和提高新一代建筑人才的素養(yǎng)和技術(shù)水平具有重要意義。

2 當(dāng)前建筑工程項(xiàng)目檔案管理存在的問題

2.1 檔案內(nèi)容復(fù)雜、資料來源分散

建筑工程建設(shè)項(xiàng)目涉及的建設(shè)單位眾多，產(chǎn)生的技術(shù)資料內(nèi)容復(fù)雜，來源分散，記錄形式多種多樣。各行業(yè)部門對成果內(nèi)容、形式等要求不同，匯交的口徑不統(tǒng)一，這給檔案的收集、整理帶來了巨大挑戰(zhàn)，也是建筑工程企業(yè)檔案工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)。

2.2 管理意識不強(qiáng)、重視程度不夠

很多建筑企業(yè)和施工單位對檔案管理的認(rèn)識不足，未正確認(rèn)識到項(xiàng)目檔案是工程管理中不可或缺的一部分，從而導(dǎo)致了對檔案管理工作的忽視，進(jìn)而影響了檔案管理的質(zhì)量和效率。一些檔案管理人員和施工人員缺乏責(zé)任心，對檔案資料的收集、整理和保管不夠重視，導(dǎo)致檔案資料的丟失、損壞和不完整。

2.3 技術(shù)手段缺乏、數(shù)字化水平低

在當(dāng)今數(shù)字信息化背景下，許多建筑企業(yè)仍然采用傳統(tǒng)的手工方式進(jìn)行檔案管理，未采用先進(jìn)技術(shù)手段及時(shí)跟進(jìn)、更新管理制度、管理體系以及管理方法等，對檔案進(jìn)行收集、整理和保管，相關(guān)資金投入和創(chuàng)新不足，導(dǎo)致檔案管理效率低下、錯(cuò)誤率高，現(xiàn)代化程度不高。

3 建筑工程檔案信息化管理的重要意義

3.1 方便檢索和應(yīng)用，提高檔案管理效率

數(shù)字化檔案系統(tǒng)提供了強(qiáng)大的檢索工具，可以根據(jù)關(guān)鍵詞、日期、類型等條件進(jìn)行精確查找。這使得檔案檢索變得更加快捷和方便，提高了檔案利用的便捷性和效率。數(shù)字化管理通過電子方式存儲、檢索和共享檔案，可以快速響應(yīng)查詢請求，提供即時(shí)的檔案訪問服務(wù)，大大簡化了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理流程。這不僅減少了人工操作的時(shí)間和成本，還提高了檔案管理的整體效率。

3.2 節(jié)約空間和時(shí)間，降低企業(yè)運(yùn)營成本

紙質(zhì)檔案需要占用大量的物理存儲空間，并隨著檔案數(shù)量的增加而不斷增加，隨著工程檔案數(shù)量的增加，對空間的需求越發(fā)增加，而數(shù)字化檔案可以存儲在電子設(shè)備或云服務(wù)器中，極大地節(jié)約了存儲空間。此外，數(shù)字化管理還降低了紙質(zhì)檔案在打印、復(fù)印、存儲和運(yùn)輸?shù)确矫娴某杀?，為企業(yè)節(jié)省了可觀的開支。

3.3 保護(hù)檔案安全性，提高檔案可持續(xù)性

紙質(zhì)檔案容易受到損壞、丟失或盜竊等風(fēng)險(xiǎn)。而數(shù)字化檔案可以通過密碼、加密等方式進(jìn)行安全保護(hù)，防止檔案被非法獲取或篡改。同時(shí)，數(shù)字化檔案還可以進(jìn)行備份和復(fù)制，確保檔案在意外情況下不會(huì)丟失或損壞，提高了檔案的安全性和可靠性。此外，數(shù)字化檔案還可以進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和遷移，以適應(yīng)不同設(shè)備和系統(tǒng)的需求，確保檔案的可持續(xù)性和兼容性。

3.4 提高檔案利用率，促進(jìn)信息共享合作

檔案的數(shù)字化管理的目的是為了實(shí)現(xiàn)對建筑工程項(xiàng)目各項(xiàng)資源的優(yōu)化配置，提升檔案的利用效率，通過數(shù)字化檔案系統(tǒng)，企業(yè)可以實(shí)時(shí)了解項(xiàng)目的進(jìn)度、成本、質(zhì)量等情況，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行及時(shí)調(diào)整和優(yōu)化。這有助于減少資源浪費(fèi)和成本超支，提高項(xiàng)目的整體效益。同時(shí)，數(shù)字化檔案還可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行共享和遠(yuǎn)程訪問，促進(jìn)了信息的交流和合作。

4 信息化背景下建筑工程項(xiàng)目檔案管理措施

4.1 健全檔案管理“制度化”體系，推動(dòng)檔案管理水平提升

4.1.1 明確各方職責(zé)權(quán)限

企業(yè)應(yīng)明確各級管理人員在工程檔案管理中的職責(zé)和權(quán)限，確保各級管理人員都能夠按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行工程檔案管理。按照“誰形成、誰負(fù)責(zé)，誰移交、誰負(fù)責(zé)”的原則，落實(shí)建設(shè)工程檔案歸檔、移交工作職責(zé)。明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位等各方在檔案形成和移交過程中的責(zé)任，確保檔案的真實(shí)性和完整性。

4.1.2 制定詳細(xì)工作流程

根據(jù)建筑工程檔案管理制度，確定歸檔范圍后，制定包括檔案收集、整理、歸檔、移交、保管、利用等方面的具體操作步驟，確保檔案管理的有序進(jìn)行。

4.1.3 建立考核監(jiān)督制度

制定檔案管理的考核制度，對工程檔案管理工作進(jìn)行定期檢查和評價(jià)，以確保檔案管理工作的質(zhì)量和效果以及檔案管理工作符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。

4.2 推動(dòng)檔案成果“規(guī)范化”整理，筑牢檔案安全保密防線

4.2.1 加強(qiáng)檔案成果的匯總整理

對保存時(shí)間較長的歷史檔案、紙質(zhì)資料等進(jìn)行整理和修復(fù)，按照檔案管理制度的要求，對檔案進(jìn)行分類、排序、編目、裝訂等整理工作，確保檔案的排列有序、標(biāo)識清晰、易于查找和利用；對國家重大建設(shè)項(xiàng)目的新建、擴(kuò)建、改建和技術(shù)改造等項(xiàng)目的竣工文件編制、檔案整理及竣工檔案驗(yàn)收等重要檔案資料按照規(guī)范化要求進(jìn)行歸檔和整理，強(qiáng)調(diào)規(guī)范化流程和數(shù)字化參與，以提升管理效率。

4.2.2 提升檔案安全保密水平

（1）設(shè)置操作權(quán)限，對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，確保不同用戶只能訪問其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案數(shù)據(jù)。

（2）對重要檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和泄露。同時(shí)，定期備份檔案數(shù)據(jù)，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。

（3）建立健全的檔案安全保密體系，包括物理防護(hù)、技術(shù)防護(hù)和管理防護(hù)等多個(gè)層面，確保檔案數(shù)據(jù)在存儲、傳輸和利用過程中的安全性。

4.3 開展檔案管理“系統(tǒng)化”培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理效能質(zhì)量

4.3.1 強(qiáng)化管理人員技術(shù)培訓(xùn)

加強(qiáng)檔案管理人員的理論學(xué)習(xí)，提高其對相關(guān)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等內(nèi)容的了解；定期組織實(shí)踐培訓(xùn)，提高其實(shí)際操作技能提高員工對檔案利用的認(rèn)識和技能；同時(shí)，加強(qiáng)職業(yè)素養(yǎng)培養(yǎng)，確保檔案管理人員能夠嚴(yán)格遵守職業(yè)道德規(guī)范。通過培訓(xùn)，提高管理人員對檔案重要性的認(rèn)識，提升其專業(yè)技能和管理水平。

4.3.2 建立檔案利用平臺

提供多樣化的檢索方式和數(shù)據(jù)分析工具，方便項(xiàng)目各參與方共享和利用檔案信息。簡化檔案查詢和利用流程，提供在線查詢、電子簽章、聲像檔案數(shù)據(jù)庫等功能，方便用戶快速獲取所需檔案信息。

4.4 加強(qiáng)檔案管理“數(shù)字化”建設(shè)，促進(jìn)檔案資源共享利用

4.4.1 對現(xiàn)有檔案成果加強(qiáng)數(shù)字化轉(zhuǎn)換

利用掃描儀等硬件設(shè)備將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字圖像，并通過OCR識別軟件將圖像中的文字轉(zhuǎn)化為可編輯的文本格式。

4.4.2 進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入

將數(shù)字化后的檔案數(shù)據(jù)錄入到檔案管理系統(tǒng)中，建立檔案數(shù)據(jù)庫。

4.4.3 建立數(shù)字檔案系統(tǒng)

利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，建立數(shù)字檔案系統(tǒng)。將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、管理和利用。提高檔案管理的效率和便捷性。

4.4.4 完善數(shù)字化流程

制定完善的數(shù)字化工作流程和操作規(guī)范。明確數(shù)字化工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和具體操作步驟，確保數(shù)字化工作的順利進(jìn)行和檔案的安全保密。

4.4.5 構(gòu)建共享平臺

推動(dòng)建筑工程檔案數(shù)字化資源的共享利用，建立跨部門、跨行業(yè)的檔案信息共享平臺。通過平臺實(shí)現(xiàn)檔案信息的互聯(lián)互通和共享利用，提高檔案資源的利用效率。

5 結(jié)束語

建筑工程項(xiàng)目檔案包含的各類存檔信息伴隨著整個(gè)項(xiàng)目的全周期，對前期決策咨詢、中期施工建設(shè)以及后期的運(yùn)營維護(hù)等具有重要的指導(dǎo)意義，而信息化的建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理為建筑工程檔案的創(chuàng)新發(fā)展和高效利用提供了有效路徑。本文對建筑工程檔案管理的重要性以及當(dāng)前檔案管理存在的主要問題進(jìn)行了分析，在此基礎(chǔ)上提出建筑工程檔案信息化建設(shè)的重要意義和“制度化、規(guī)范化、系統(tǒng)化和數(shù)字化”等“四化”建設(shè)路徑，以期更好地促進(jìn)信息化建設(shè)理念在建筑工程項(xiàng)目檔案管理中的推進(jìn)落實(shí)，進(jìn)而推動(dòng)建筑工程項(xiàng)目檔案管理的更加科學(xué)、更加規(guī)范、更加高效和更可持續(xù)。

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