醫(yī)院圖書館檔案管理實(shí)踐及優(yōu)化方案

摘要：在新時(shí)代改革的大背景下，醫(yī)院各項(xiàng)管理工作都需要結(jié)合時(shí)代發(fā)展特點(diǎn)進(jìn)行優(yōu)化，而醫(yī)院圖書館在現(xiàn)代化醫(yī)院發(fā)展中占據(jù)著非常重要的地位。醫(yī)院圖書館檔案管理實(shí)踐存在很多問題，如對(duì)檔案管理工作的重視程度不足、管理人員綜合素質(zhì)水平不高等。針對(duì)現(xiàn)階段管理實(shí)踐中存在的這些問題，醫(yī)院方面需要積極應(yīng)對(duì)，提高檔案管理工作效率和質(zhì)量?；诖?，現(xiàn)將重點(diǎn)研究醫(yī)院圖書館檔案管理實(shí)踐中的突出問題，并總結(jié)出優(yōu)化方案。

醫(yī)院圖書館中的檔案記錄著醫(yī)院發(fā)展軌跡以及醫(yī)療活動(dòng)開展的詳細(xì)過程和最終結(jié)果?？梢哉f，醫(yī)院圖書館檔案就是醫(yī)院發(fā)展歷史的記錄，其中，數(shù)據(jù)信息在醫(yī)療技術(shù)研究、醫(yī)療工作開展等方面都提供了重要且寶貴的參考。鑒于此，醫(yī)院方面需要重視并加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院圖書館檔案的管理工作，保證檔案信息的真實(shí)性，為其日后在醫(yī)療技術(shù)持續(xù)創(chuàng)新、醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量提升等工作中發(fā)揮參考價(jià)值提供重要保障。

醫(yī)院圖書館檔案管理工作的重要意義

醫(yī)院圖書館檔案管理工作的重要性不可低估。在醫(yī)療行業(yè)中，準(zhǔn)確、完整的檔案管理對(duì)提高醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量、保障患者隱私、支持醫(yī)學(xué)研究等都至關(guān)重要。首先，醫(yī)院圖書館檔案管理工作有助于提高醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量。醫(yī)院圖書館收集、整理和管理大量的醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)、病歷資料等信息資源，可以為醫(yī)生、護(hù)士等醫(yī)護(hù)人員提供及時(shí)、準(zhǔn)確的醫(yī)學(xué)知識(shí)支持，幫助他們做出正確的診斷，選擇合適的治療方案。同時(shí)，醫(yī)院圖書館可以為醫(yī)護(hù)人員提供培訓(xùn)和繼續(xù)教育的機(jī)會(huì)，提升他們的專業(yè)水平。其次，醫(yī)院圖書館檔案管理工作有助于保障患者隱私[1]。醫(yī)院圖書館收集的病歷資料、醫(yī)療記錄等信息都涉及患者的隱私，必須妥善管理以防止泄露。通過建立嚴(yán)格的檔案管理制度，采取安全措施，可以確?；颊叩碾[私得到有效保護(hù)，增強(qiáng)患者對(duì)醫(yī)院的信任。最后，醫(yī)院圖書館檔案管理工作有助于支持醫(yī)學(xué)研究。醫(yī)院圖書館收集的大量醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)、研究報(bào)告等信息資源為醫(yī)學(xué)研究人員提供了寶貴的參考資料，有助于他們開展科學(xué)研究，推動(dòng)醫(yī)學(xué)科技的進(jìn)步。同時(shí)，醫(yī)院圖書館檔案管理工作可以精準(zhǔn)地為醫(yī)護(hù)科研人員提供文獻(xiàn)檢索、信息咨詢等服務(wù)，幫助他們更好地開展科研工作[2]。

現(xiàn)階段醫(yī)院圖書館檔案管理實(shí)踐中突出的問題

對(duì)檔案信息的重要性和科學(xué)性缺乏認(rèn)識(shí)，重視程度不足

在當(dāng)今信息化的時(shí)代，醫(yī)院圖書館作為學(xué)術(shù)和科研的重要支撐，承載著豐富的專業(yè)知識(shí)和信息資源。然而，當(dāng)前許多醫(yī)院圖書館在檔案管理工作中面臨諸多問題。尤其是對(duì)檔案信息的重要性和科學(xué)性缺乏認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致管理工作水平和服務(wù)質(zhì)量難以提升。許多醫(yī)院管理者對(duì)圖書館的角色與作用存在認(rèn)知誤區(qū)，普遍認(rèn)為圖書館僅是輔助性科室，無法為醫(yī)院帶來直接經(jīng)濟(jì)效益。因此，醫(yī)院對(duì)資源配置、人員配備及經(jīng)費(fèi)支出等方面的重視程度不足[3]。對(duì)圖書館工作缺乏重視，導(dǎo)致許多醫(yī)院將低學(xué)歷或者退休人員安排在圖書館工作。這一現(xiàn)象不僅降低了圖書館的科技含量，還使得其管理和服務(wù)難以滿足日益增長(zhǎng)的需求。缺乏專業(yè)人員的管理，導(dǎo)致檔案的收集、整理、存儲(chǔ)和利用等工作效率低下。不少醫(yī)院圖書館缺乏完善的管理制度和規(guī)范，檔案管理工作缺少科學(xué)化的流程。這導(dǎo)致檔案的分類、編碼和檢索等工作難以實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，影響了醫(yī)院信息資源的利用。

醫(yī)院圖書館檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高

醫(yī)院主要招收醫(yī)學(xué)專業(yè)人士，這一做法雖然在一定程度上確保了臨床服務(wù)的專業(yè)性，但使得圖書館檔案管理人員在圖書館學(xué)和檔案管理領(lǐng)域的知識(shí)相對(duì)匱乏。這類工作人員對(duì)信息資源的整合、檢索、利用與維護(hù)缺乏全面認(rèn)識(shí)，無法有效開發(fā)和利用深層次的圖書和期刊資源[4]。除專業(yè)知識(shí)外，缺乏實(shí)際的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)也是醫(yī)院圖書館檔案管理人員面臨的一大挑戰(zhàn)。很多新入職的工作人員在面對(duì)復(fù)雜的檔案管理流程時(shí)，往往無從下手，導(dǎo)致檔案的整理、歸檔、查找等工作低效，進(jìn)而影響信息資源的利用。缺乏對(duì)專業(yè)人員的分類管理，使檔案管理的規(guī)范程度參差不齊。在缺乏明確分工的情況下，部分工作人員在檔案管理工作中可能存在迷失方向、職能重疊或缺失的現(xiàn)象，影響檔案管理效率和準(zhǔn)確性[5]。還有許多管理人員將檔案管理工作視為自身職業(yè)發(fā)展的跳板，缺乏對(duì)這一崗位的認(rèn)同感和責(zé)任感。這種消極態(tài)度直接影響了他們的工作熱情和服務(wù)質(zhì)量，最終造成檔案管理工作的滯后。部分工作人員心浮氣躁，難以專注投入工作，進(jìn)一步加劇了檔案管理工作的低質(zhì)低效。這種態(tài)度不僅影響了檔案管理團(tuán)隊(duì)的穩(wěn)定性，還直接降低了醫(yī)院圖書館對(duì)外服務(wù)的質(zhì)量，進(jìn)而影響醫(yī)院的整體形象和發(fā)展?jié)摿Α?/p>

醫(yī)院圖書館檔案信息的收集和整理工作不夠規(guī)范

這一問題在醫(yī)院圖書館檔案管理中尤為突出，主要原因在于醫(yī)療檔案不僅包括大量的文字記錄，還涵蓋影像資料、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等信息載體，極大地增加了檔案管理的復(fù)雜性。具體來說，檔案收集過程中經(jīng)常出現(xiàn)的不規(guī)范行為包括對(duì)檔案資料的收集缺乏明確的標(biāo)準(zhǔn)和程序，導(dǎo)致大量無關(guān)或重復(fù)的信息被歸檔，而一些關(guān)鍵信息卻被忽視或遺失。由于對(duì)檔案信息的時(shí)效性認(rèn)識(shí)不足，部分醫(yī)院在資料收集方面嚴(yán)重滯后，影響了檔案的完整性和使用價(jià)值。在檔案整理方面，由于缺乏統(tǒng)一的分類和編碼體系，不同科室或同一科室的不同管理人員可能采用不同的標(biāo)準(zhǔn)整理檔案，這導(dǎo)致檔案系統(tǒng)內(nèi)部的混亂。例如，對(duì)于同一病例的跟蹤記錄，可能會(huì)因?yàn)榉诸悩?biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一而被分散存儲(chǔ)在不同地方，使得醫(yī)護(hù)人員在需要時(shí)難以迅速獲取完整信息[6]。檔案整理工作不夠細(xì)致，嚴(yán)重影響檔案質(zhì)量。在醫(yī)院中，一份檔案可能涉及多次診療過程，包括多次的檢驗(yàn)報(bào)告、治療方案調(diào)整以及療效跟蹤等。若工作人員在整理過程中未能將這些信息精確對(duì)應(yīng)和細(xì)致編排，將極大地影響檔案的信息價(jià)值和可用性。除了紙質(zhì)檔案整理存在問題，檔案管理的不規(guī)范還體現(xiàn)在電子檔案管理方面。隨著醫(yī)療信息化的推進(jìn)，各種電子病歷和數(shù)字化影像資料日益增多。然而，許多醫(yī)院對(duì)電子檔案的收集和整理缺乏有效的管理系統(tǒng)和規(guī)范流程，致使電子檔案與紙質(zhì)檔案之間的信息不一致，甚至導(dǎo)致電子檔案遺失和或泄露，嚴(yán)重威脅患者的信息安全和隱私權(quán)。

醫(yī)院圖書館檔案管理工作模式過于傳統(tǒng)

在醫(yī)院圖書館檔案管理領(lǐng)域，傳統(tǒng)工作模式正遭遇諸多挑戰(zhàn)，亟須創(chuàng)新與變革。這一模式主要依賴紙質(zhì)檔案的收集、存儲(chǔ)與檢索，不僅效率低下，而且在信息快速更新的今天，這種模式越來越凸顯其局限性。具體來說，紙質(zhì)檔案的物理存儲(chǔ)需求巨大，對(duì)于空間有限的圖書館來說，壓力不言而喻。隨著醫(yī)療文檔數(shù)量的逐年遞增，檔案的整理、編目及檢索成為一項(xiàng)艱巨的任務(wù)，傳統(tǒng)的人工管理方式難以保證信息的實(shí)時(shí)更新與準(zhǔn)確檢索，嚴(yán)重影響了信息的使用效率和時(shí)效性。此外，傳統(tǒng)的檔案管理模式在信息共享方面存在明顯不足。尤其是在需要多部門或跨院區(qū)合作時(shí)，紙質(zhì)檔案的傳遞效率低下，且容易出現(xiàn)“信息孤島”現(xiàn)象，導(dǎo)致各部門間的信息不對(duì)稱，嚴(yán)重影響工作效率和協(xié)同能力。在信息安全方面，紙質(zhì)檔案容易遭受損壞、丟失或不當(dāng)使用，敏感信息的保護(hù)面臨巨大風(fēng)險(xiǎn)。技術(shù)層面上，盡管部分醫(yī)院已經(jīng)開始嘗試引入數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，但受傳統(tǒng)工作模式的束縛，數(shù)字化進(jìn)程緩慢。許多醫(yī)院的數(shù)字化仍停留在基礎(chǔ)的電子文檔管理階段，未能充分利用云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的深度挖掘與高效管理。

醫(yī)院圖書館檔案管理實(shí)踐工作優(yōu)化方案

提升對(duì)醫(yī)院圖書館檔案管理工作的重視程度，提高檔案資源利用率

一方面，醫(yī)院管理層需要從根本上認(rèn)識(shí)圖書館檔案的價(jià)值，將其視為醫(yī)院不可或缺的信息資源和知識(shí)庫。這要求管理層在決策過程中，將圖書館檔案管理工作納入醫(yī)院的整體發(fā)展規(guī)劃，確保其在資源配置、人員安排及經(jīng)費(fèi)預(yù)算等方面得到足夠的支持。具體而言，醫(yī)院可借助定期開展的活動(dòng)提升檔案管理意識(shí)，增強(qiáng)全體成員對(duì)檔案資料價(jià)值的認(rèn)知，在醫(yī)院圖書館內(nèi)部培育濃厚的檔案管理氛圍。同時(shí)，為了提高檔案資源的利用率，醫(yī)院圖書館應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案資源的整合與優(yōu)化，系統(tǒng)整理現(xiàn)有檔案資料，建立便于檢索的電子檔案系統(tǒng)。通過數(shù)字化手段，可以有效提升檔案信息的流通速度和利用效率，使醫(yī)護(hù)人員和研究人員能夠快速準(zhǔn)確地獲取所需信息[7]。另一方面，醫(yī)院圖書館可以主動(dòng)出擊，深入了解醫(yī)護(hù)人員和科研人員的信息需求，通過定期的信息需求調(diào)研，為他們提供個(gè)性化、定制化的信息服務(wù)。例如，圖書館可以根據(jù)醫(yī)院重點(diǎn)科室或研究項(xiàng)目的特點(diǎn)，主動(dòng)搜集、整理并推薦相關(guān)的最新研究成果和臨床實(shí)踐案例，使檔案資源更加貼近實(shí)際工作，提高其利用價(jià)值。此外，加強(qiáng)檔案資源的共享與交流也是提升利用率的重要手段。醫(yī)院圖書館可以與周邊醫(yī)療機(jī)構(gòu)或研究機(jī)構(gòu)建立合作關(guān)系，通過共享檔案資源，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的互通有無，擴(kuò)大檔案資源的影響力和利用范圍[8]。同時(shí)，通過開展跨機(jī)構(gòu)的學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，如專題講座、研討會(huì)等，進(jìn)一步發(fā)揮檔案資源在促進(jìn)學(xué)術(shù)研究和醫(yī)療實(shí)踐中的橋梁作用。

通過引進(jìn)和加大檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提高檔案管理

隊(duì)伍的綜合素質(zhì)

提升醫(yī)院圖書館檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，是推動(dòng)檔案管理工作邁向新臺(tái)階的核心。面對(duì)這一關(guān)鍵任務(wù)，醫(yī)院圖書館需雙管齊下，既引進(jìn)先進(jìn)理念，又加大人才培養(yǎng)力度。一方面，積極擁抱國(guó)內(nèi)外檔案管理的前沿理念與技術(shù)，如引入文件管理國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)ISO15489，以此作為基石，確保檔案管理的專業(yè)性與系統(tǒng)性。邀請(qǐng)檔案管理領(lǐng)域的資深專家來院講座或指導(dǎo)，分享行業(yè)實(shí)踐案例，讓管理人員近距離感受并學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和方法，拓寬視野，提升認(rèn)知。另一方面，構(gòu)建分層分級(jí)的培訓(xùn)體系，針對(duì)不同層級(jí)和職責(zé)的檔案管理人員量身定制培訓(xùn)內(nèi)容[9]。對(duì)于基層管理人員，著重于檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)與實(shí)操技能，如檔案的精細(xì)化整理、科學(xué)歸檔、有效保護(hù)及數(shù)字化處理等，確保他們能在日常工作中游刃有余。而對(duì)于高級(jí)管理人員，則需強(qiáng)化其檔案信息資源規(guī)劃、信息化管理策略及團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)力等高級(jí)管理能力，以全面提升其綜合管理水平。為確保培訓(xùn)效果，醫(yī)院圖書館應(yīng)創(chuàng)新培訓(xùn)模式，將理論學(xué)習(xí)與實(shí)際操作緊密結(jié)合。在完成理論培訓(xùn)后，立即安排管理人員參與真實(shí)的檔案管理項(xiàng)目，讓他們?cè)趯?shí)踐中錘煉技能，深化理解[10]。與此同時(shí)，建立一套完善的反饋機(jī)制，定期對(duì)培訓(xùn)效果進(jìn)行評(píng)估，及時(shí)調(diào)整培訓(xùn)內(nèi)容與方式，確保培訓(xùn)內(nèi)容始終與時(shí)俱進(jìn)，滿足檔案管理的實(shí)際需求。為持續(xù)激發(fā)檔案管理人員的內(nèi)在動(dòng)力，醫(yī)院還應(yīng)鼓勵(lì)他們終身學(xué)習(xí)，為他們的職業(yè)發(fā)展提供豐富的學(xué)習(xí)資源，資助其參加專業(yè)會(huì)議或高級(jí)培訓(xùn)，支持其參與檔案管理相關(guān)的職業(yè)資格認(rèn)證，以此激勵(lì)他們不斷攀登專業(yè)高峰，為醫(yī)院圖書館檔案管理水平的全面提升貢獻(xiàn)力量。

加強(qiáng)醫(yī)院圖書館檔案管理工作的監(jiān)管，保證檔案收集和整理工作的規(guī)范性

醫(yī)院檔案涵蓋海量敏感且復(fù)雜的醫(yī)療記錄、患者信息及科研數(shù)據(jù)，因此，構(gòu)建一套科學(xué)、詳盡的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)操作流程（SOP）顯得尤為關(guān)鍵。該流程需明確檔案從收集、分類、編目、存儲(chǔ)到借閱、歸還乃至銷毀等每一步驟的具體操作規(guī)范與要求，并緊密結(jié)合醫(yī)院檔案的獨(dú)特性。例如，針對(duì)病歷檔案，必須設(shè)立嚴(yán)格的訪問控制機(jī)制，以強(qiáng)化隱私保護(hù)；對(duì)于科研數(shù)據(jù)，則需確保其真實(shí)無誤與完整性。醫(yī)院圖書館應(yīng)定期開展檔案管理工作的內(nèi)部審核，通過全面檢查檔案管理的過程記錄、檔案的完整程度及可訪問性等關(guān)鍵指標(biāo)，客觀評(píng)估檔案管理工作的規(guī)范性與有效性。一旦發(fā)現(xiàn)問題，需迅速整改，并采取措施預(yù)防同類問題再次出現(xiàn)。這不僅提升了檔案管理工作的透明度，還通過持續(xù)的優(yōu)化過程，顯著提高了工作效率[11]。醫(yī)院圖書館管理層必須確保檔案管理工作始終嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)及醫(yī)院內(nèi)部管理政策，特別是涉及患者隱私的檔案管理，更需嚴(yán)格遵守醫(yī)療信息保護(hù)法規(guī)，切實(shí)保障患者權(quán)益。

努力實(shí)現(xiàn)醫(yī)院圖書館檔案管理工作的信息化和現(xiàn)代化發(fā)展

醫(yī)院圖書館是醫(yī)院重要的資源中心，為醫(yī)護(hù)人員提供各種專業(yè)知識(shí)和信息支持。圖書館檔案管理工作的改進(jìn)對(duì)提高醫(yī)院圖書館服務(wù)質(zhì)量和效率至關(guān)重要。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院圖書館檔案管理工作也需要不斷進(jìn)行信息化和現(xiàn)代化改革。醫(yī)院圖書館可以通過建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和檢索。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可以提高檔案管理的效率和安全性，減少空間占用和人力成本。醫(yī)院圖書館可以開發(fā)智能化的檢索工具，利用人工智能和大數(shù)據(jù)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的智能化檢索和分析。這樣可以更快速地找到所需信息，提高醫(yī)護(hù)人員的工作效率。隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的普及，醫(yī)院圖書館可以推廣移動(dòng)化服務(wù)，為用戶提供隨時(shí)隨地的圖書館服務(wù)。例如，開發(fā)手機(jī)App，提供在線借閱、查詢和預(yù)約等服務(wù)，方便用戶隨時(shí)使用圖書館資源[12]。總之，醫(yī)院圖書館檔案管理工作的信息化和現(xiàn)代化發(fā)展是醫(yī)院圖書館服務(wù)質(zhì)量和效率提升的關(guān)鍵。通過建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)、開發(fā)智能化檢索工具和推廣移動(dòng)化服務(wù)等措施，可以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院圖書館檔案管理實(shí)踐的優(yōu)化，為醫(yī)院提供更好的信息支持和服務(wù)。

綜上所述，醫(yī)院圖書館檔案管理工作在醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量、患者隱私保護(hù)和醫(yī)學(xué)研究等方面發(fā)揮著重要作用。為了更好地發(fā)揮醫(yī)院圖書館的作用，我們應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理工作，提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，引進(jìn)和培養(yǎng)高素質(zhì)人才，強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，加大檔案管理工作的監(jiān)管力度，利用現(xiàn)代化技術(shù)，完善檔案管理工作模式，提升醫(yī)院圖書館的服務(wù)水平，為醫(yī)療健康事業(yè)的發(fā)展作出更大的貢獻(xiàn)。

（作者單位：河北省兒童醫(yī)院）