基層檔案管理工作策略闡述

摘 要：檔案資料能夠為單位基礎(chǔ)管理和科學(xué)發(fā)展等領(lǐng)域提供重要的參考依據(jù)，做好檔案管理工作對機(jī)關(guān)事業(yè)單位的整體發(fā)展意義重大。近年來，隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作迎來了新的發(fā)展機(jī)遇，同時也帶來了巨大的挑戰(zhàn)。文章主要結(jié)合當(dāng)前基層檔案管理工作的現(xiàn)狀與實踐中存在的問題展開思考與探討，并為優(yōu)化和改善今后的基層檔案管理工作提出相應(yīng)策略，希望能為基層檔案管理工作提供有益借鑒，更好地發(fā)揮檔案工作在新時期服務(wù)國家和社會的支撐作用。

關(guān)鍵詞：基層單位；檔案管理；數(shù)據(jù)；策略

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

一、做好基層檔案工作的重要意義

檔案是機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在從事經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會和科技等活動中形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表及聲像等不同形式的信息和歷史記錄，具有獨特的歷史再現(xiàn)性和信息性。檔案工作通過記錄歷史事件、收集有效信息，為國家和社會提供豐富的信息資源，不僅是國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的支撐，還是維護(hù)黨和國家歷史真實面貌的重要事業(yè)，在促進(jìn)社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展、服務(wù)人民群眾及促進(jìn)文化傳承和教育等領(lǐng)域都有著重要的現(xiàn)實意義。萬涓匯流、聚沙成塔，基層檔案管理工作隨著新時期發(fā)展形勢也呈現(xiàn)出越來越重要的作用。

1.檔案是歷史的真憑實據(jù)

檔案記載了社會發(fā)展的歷史過程，具有客觀性和真實性，是基層單位日常管理中必不可缺的信息工具和處理業(yè)務(wù)履行職能的手段。

2.檔案是生產(chǎn)活動的參考依據(jù)

檔案忠實記錄人類經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的有效信息和寶貴經(jīng)驗，為社會建設(shè)提供了重要的參考依據(jù)和參考資料。通過對現(xiàn)有檔案的科學(xué)運用，可以歸納總結(jié)社會生產(chǎn)規(guī)律，對未來規(guī)劃的相關(guān)決策提供前瞻性預(yù)判分析。

3.檔案是科學(xué)研究的基礎(chǔ)和前提條件

通過查詢和總結(jié)前人的研究成果，吸取其中有益的經(jīng)驗和失敗的教訓(xùn)，是科學(xué)發(fā)展的必由之路。

4.檔案是文藝創(chuàng)作的基礎(chǔ)和源泉

檔案反映特定時期社會歷史成果與發(fā)展?fàn)顩r，藝術(shù)來源于生活實踐，檔案為文藝創(chuàng)作和思想文化傳播提供了豐富的素材。

5.檔案是人民群眾了解歷史和開展傳統(tǒng)教育的生動教材

通過檔案記錄，人們可以清楚地了解一項工作的發(fā)展、延續(xù)和變遷。通過檔案宣傳展示開展愛國主義和集體主義教育，已經(jīng)成為當(dāng)前檔案工作中一項越來越重要的職能。

二、當(dāng)前基層檔案工作存在的問題與困難

基于檔案工作的重要性，加強(qiáng)檔案管理、規(guī)范檔案收集整理以及有效保護(hù)和利用檔案、切實提高檔案管理信息化建設(shè)水平，成為當(dāng)前推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的迫切要求。與之相對的是當(dāng)前基層檔案管理工作中還存在相當(dāng)多的問題和困難。唯有正視和重視這些問題，才能抽絲剝繭，溯本求源，從根本上對癥解決，真正發(fā)揮新時期檔案工作的積極效用。

1.加強(qiáng)思想重視

相當(dāng)一部分基層單位的檔案管理工作還處于一種邊緣化的位置，從領(lǐng)導(dǎo)班子到具體工作人員存在思想認(rèn)識模糊、片面化和割裂化現(xiàn)象，未能系統(tǒng)、全面地學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施條例》。有的人認(rèn)為檔案管理只是單純的資料堆砌和匯總，對檔案管理的重要性認(rèn)識不足，對檔案管理工作重視度不高，在人員配備、硬件設(shè)置、管理制度以及宣傳培訓(xùn)等重要領(lǐng)域?qū)n案工作支持力度有限，影響和制約了單位檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。

2.硬件配備未達(dá)標(biāo)

按照《中華人民共和國檔案法實施條例》要求，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)配置適宜安全保存檔案和符合國家規(guī)定的專門庫房，配備防火、防盜、防水、防光、防塵、防有害氣體、防有害生物以及溫濕度調(diào)控等必要的設(shè)備設(shè)施。但是，當(dāng)前基層單位由于資金、辦公用房等方面的壓力，有的單位至今還沒有專業(yè)的檔案室，還有一部分檔案室僅能滿足存儲檔案的基本要求，對于“七防”要求只能部分實現(xiàn)，溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備設(shè)施更是明顯缺乏。硬件設(shè)施的不足使得在長期保存檔案的過程中存在較多的風(fēng)險。

3.管理機(jī)制不健全

部分基層單位檔案管理缺乏系統(tǒng)、科學(xué)的規(guī)章制度，對檔案的采集、整理、保管、借閱、鑒定、展示、上繳、銷毀、風(fēng)險防控和日常監(jiān)督等領(lǐng)域缺少明確規(guī)定，各環(huán)節(jié)流程不具體、銜接不嚴(yán)密以及相關(guān)人員權(quán)責(zé)不明晰。有些單位雖有規(guī)章制度但僅停留在紙面上，對規(guī)章制度落實的有效性缺乏必要的監(jiān)督檢查，在實踐工作中處置隨意、管理混亂或檔案丟失等現(xiàn)象時有發(fā)生。個別單位甚至出現(xiàn)對保管期滿的檔案直接銷毀，未按規(guī)定實施必要的鑒定。

4.信息化水平明顯偏低

當(dāng)前基層單位管理檔案仍多以人工為主，檔案管理的信息化、數(shù)據(jù)化程度處于較低水平。檔案的日常查閱和管理效率偏低，在檔案的使用中耗費時間成本較高，難以充分挖掘檔案信息的價值。在批量處理數(shù)據(jù)量、信息量較大的檔案時尤為困難，甚至?xí)虼水a(chǎn)生遺漏，造成檔案處理結(jié)果失真失實的不利局面，未能充分發(fā)揮檔案的科學(xué)效能。部分單位雖已初步實現(xiàn)檔案的信息化管理，但配套軟件升級不及時，功能不完善，安全防護(hù)等級不高，安全保密技術(shù)不強(qiáng)，容易遭受黑客和病毒侵襲，造成檔案信息被泄露，與新時代大數(shù)據(jù)背景下的發(fā)展模式格格不入，檔案的信息化建設(shè)水平亟待加強(qiáng)。

5.人才培養(yǎng)相對滯后

檔案管理工作是一項科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳎髲臉I(yè)人員具備相應(yīng)的專業(yè)知識體系和較高的職業(yè)素養(yǎng)。然而，基層單位較為普遍地對檔案管理的專業(yè)性認(rèn)知不足，有的單位缺少專職檔案管理人員，有些則安排即將退休的職工從事此項工作，造成工作交接頻繁易錯。此外，單位對檔案管理人員的系統(tǒng)培養(yǎng)嚴(yán)重不足，許多基層檔案管理人員從未接受過新時期檔案管理工作的要求和技能培訓(xùn)，在工作中往往憑前人口口相傳的“老辦法”管理檔案，對信息化、電子化檔案管理技能的掌握更是嚴(yán)重不足，常常出現(xiàn)職業(yè)素養(yǎng)不高、責(zé)任意識較差以及安全意識不強(qiáng)等問題，在文件收集、分類、整理、歸檔和利用等工作中出現(xiàn)失誤，影響了檔案資料的準(zhǔn)確性、完整性和有效性。

三、做好新時期基層檔案工作的策略與思考

面對當(dāng)前基層單位檔案管理工作中存在的問題和困難，單位相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)有清醒的認(rèn)知，緊密結(jié)合工作實際需要和時代特點，在大數(shù)據(jù)時代背景下乘勢而上、克服困難，為做好新時期基層檔案工作精心謀劃，努力實踐。

1.堅持正確的思想引領(lǐng)，發(fā)揮好檔案工作存史資政育人作用

基層單位應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)對檔案工作的重視，特別是“一把手”對檔案管理工作在思想上的重視，牢固樹立圍繞中心、服務(wù)大局的意識，吸收和借鑒當(dāng)前檔案管理工作最新成果，及時將成熟經(jīng)驗和做法推廣運用，著力強(qiáng)化檔案資政作用。通過查考相關(guān)檔案史料、編輯專題檔案摘編以及報送檔案編研報告等方式，及時提供檔案咨詢和參考建議，積極發(fā)揮參謀助手作用，把檔案部門的資源優(yōu)勢和業(yè)務(wù)部門的政策優(yōu)勢結(jié)合起來，真正把“檔案庫”變成“思想庫”。同時，強(qiáng)化各級檔案館、檔案室的宣傳教育功能，提高檔案展覽展示和公眾參與的感染力、吸引力，充分發(fā)揮愛國主義教育作用和文化文明傳播的作用。

2.堅持依法管理檔案，進(jìn)一步提升檔案治理效能

從上到下營造依法依規(guī)、科學(xué)運用管理檔案的濃厚氛圍，以學(xué)習(xí)貫徹2024年新修訂實施的《中華人民共和國檔案法實施條例》為契機(jī)，加強(qiáng)檔案有關(guān)法律法規(guī)的宣傳輔導(dǎo)和培訓(xùn)教育。針對檔案收集、管理和安全防護(hù)等各項重點要求對照自查，及時修訂完善本單位現(xiàn)有的檔案管理規(guī)章制度，明確各環(huán)節(jié)流程與責(zé)任，使之與新的法律法規(guī)要求相匹配、相適應(yīng)，著力解決檔案工作實踐中的短板弱項，從法治的維度強(qiáng)化對本單位檔案管理工作的落實與推進(jìn)。

3.加大投入，為管好用好檔案打好硬件基礎(chǔ)

按照新時期檔案管理工作的要求，結(jié)合基層單位自身狀況，立足長期發(fā)展需要持續(xù)加大投入。首先，及時對不符合規(guī)定、落后的檔案室實施擴(kuò)建和改造，增加存儲容量，確保能夠滿足日益增長的檔案材料的收集和保管。通過對檔案室擴(kuò)建，能夠有效解決紙質(zhì)檔案的存儲難題，從而提升檔案管理工作的效率和便捷性。其次，購置回轉(zhuǎn)柜等較為先進(jìn)的存儲設(shè)備?；剞D(zhuǎn)柜作為一種現(xiàn)代化的存儲設(shè)備，通過智能控制系統(tǒng)，能夠精確地定位并快速取出相應(yīng)的檔案，從而切實提高存儲密度和檢索效率。再次，加大信息化建設(shè)投入力度。購進(jìn)各類服務(wù)器、高拍儀、OCR識別系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)等軟硬件，為做好日常檔案管理工作配備高效率“利器”；最后，按照《中華人民共和國檔案法實施條例》的“七防”要求，為檔案室配置防盜門、滅火器、溫度濕度控制器和智能監(jiān)控等設(shè)備設(shè)施，不斷地提高基層檔案室安全管理的水平。

4.堅持量質(zhì)并舉，做好檔案資源優(yōu)化提升

基層單位應(yīng)深入推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案“三合一”制度，從源頭加強(qiáng)檔案資源管控，始終做好單位文書檔案工作，突出抓好科技、專業(yè)、音像、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、網(wǎng)頁信息、社交媒體和實物等門類檔案的收集管理，做到應(yīng)歸盡歸、應(yīng)管盡管。同時，根據(jù)機(jī)構(gòu)改革形勢，明確檔案歸屬流向，加強(qiáng)交接管理。不斷探索信息化條件下檔案資源建設(shè)的新途徑，豐富收集對象，擴(kuò)展歸檔范圍，能夠更好地積累基礎(chǔ)檔案資源。還應(yīng)不斷提高檔案的利用和服務(wù)水平，加強(qiáng)檔案檢索體系建設(shè)，積極開展專題檔案數(shù)據(jù)庫、知識庫的籌建，為檔案利用提供多元、有效手段。此外，還應(yīng)合理簡化檔案利用手續(xù)，加大經(jīng)濟(jì)、教育、科技和文化等工作力度，進(jìn)一步整合資源、優(yōu)化流程，讓數(shù)據(jù)多跑路，群眾少跑路，不斷提升檔案工作服務(wù)社會、服務(wù)大眾的能力和水平。

5.堅持科技賦能，不斷提高檔案管理信息化建設(shè)水平

在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代背景下，數(shù)據(jù)化、電子化是基層單位檔案管理工作發(fā)展的必由之路。考慮到基層單位在資金、技術(shù)和人才等方面相對薄弱的實際情況，基層單位檔案管理可著手推進(jìn)紙質(zhì)及電子檔案規(guī)范化統(tǒng)一管理渠道，逐步加強(qiáng)對紙質(zhì)檔案電子化、數(shù)據(jù)化的進(jìn)程，利用數(shù)碼掃描識別技術(shù)整理事業(yè)單位紙質(zhì)檔案，并對紙質(zhì)檔案設(shè)置數(shù)碼電子標(biāo)簽，通過OCR識別實現(xiàn)檔案管理工作的自動化，在工作中可根據(jù)檔案級別優(yōu)先對重點環(huán)節(jié)和重點領(lǐng)域的檔案實施電子化轉(zhuǎn)化，采用紙質(zhì)和電子雙軌并存的管理模式，并不斷豐富影像、音頻、圖片和電子表格等檔案載體形式，提高日常查閱使用效率，同時以紙質(zhì)檔案作為電子檔案的重要補(bǔ)充和原始支撐，充分發(fā)揮兩種形式在各自領(lǐng)域的優(yōu)勢。此外，還應(yīng)有序推進(jìn)檔案自動化建設(shè)進(jìn)程，持續(xù)升級和優(yōu)化完善檔案管理軟件功能，不斷增強(qiáng)檔案管理在收集、整理、備份、檢索、查閱、引用和共享等方面的自動化和智能化功能。在此基礎(chǔ)上，通過加密數(shù)據(jù)庫提供檔案管理身份認(rèn)證掃描功能，實現(xiàn)數(shù)字化檔案信息與完整的檔案信息資料相結(jié)合的目標(biāo)。在檔案工作信息化建設(shè)進(jìn)程中，務(wù)必始終注重電子檔案的安全性，通過數(shù)字加密技術(shù)提高電子檔案加密水平，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全防控，始終確保檔案管理工作的安全、高效和可靠。

6.堅持檔案人才培養(yǎng)，持續(xù)提高從業(yè)人員的專業(yè)化水平

針對基層檔案管理人員年齡結(jié)構(gòu)偏大、學(xué)習(xí)能力和積極性相對較弱以及信息化水平較低等現(xiàn)實問題，基層單位應(yīng)采取有效措施不斷優(yōu)化人才培養(yǎng)機(jī)制，優(yōu)先選拔年輕和學(xué)習(xí)積極性較強(qiáng)的同志從事檔案管理工作，并且始終關(guān)心和注重檔案人員的成長和進(jìn)步，采取一系列措施提升檔案管理人員的專業(yè)化技能。例如，組織開展檔案應(yīng)用型和技能型業(yè)務(wù)培訓(xùn)、檔案法律法規(guī)講座，定期組織優(yōu)質(zhì)檔案和優(yōu)秀人才評選、開展檔案管理軟件技能競賽以及與兄弟單位學(xué)習(xí)交流先進(jìn)經(jīng)驗等方式，不斷提升從業(yè)人員的業(yè)務(wù)技能和工作責(zé)任心。從長遠(yuǎn)看，還應(yīng)建立檔案從業(yè)人員合理的激勵和獎懲機(jī)制。對在工作中踏實肯干、勤奮鉆研和業(yè)務(wù)技能精湛的人員給予必要的榮譽(yù)和表彰，增強(qiáng)其對檔案工作的獲得感和歸屬感，始終堅持“激勵和約束并重，嚴(yán)管和厚愛相結(jié)合”的思路，打造一支政治過硬、業(yè)務(wù)精湛、服務(wù)群眾以及面向未來的專業(yè)化檔案管理人才隊伍。

7.健全監(jiān)督檢查機(jī)制，切實防范各類風(fēng)險

基層單位應(yīng)時刻關(guān)注檔案信息安全工作，努力健全人防、物防和技防三位一體的檔案安全體系。加強(qiáng)監(jiān)督檢查機(jī)制和檔案安全應(yīng)急演練機(jī)制，完善工作預(yù)案，從硬件設(shè)施配備是否達(dá)標(biāo)、管理制度是否健全、內(nèi)控機(jī)制是否有效以及檔案的收集、整理、使用和查閱等手續(xù)是否合規(guī)等維度綜合評判，經(jīng)常開展檔案安全風(fēng)險隱患排查治理，強(qiáng)化典型案例剖析學(xué)習(xí)，充分發(fā)揮警示教育作用，堅決消除檔案管理工作思想、制度、設(shè)備設(shè)施和日常管理等方面的安全隱患，以最嚴(yán)厲、最完善的措施，為檔案事業(yè)發(fā)展守好安全底線。

四、結(jié)語

做好檔案工作是保障人民群眾根本利益的重要事業(yè)。檔案工作者要充分認(rèn)識基層檔案工作的基礎(chǔ)性、長期性和保障性作用，要堅持問題導(dǎo)向、加強(qiáng)調(diào)查研究、深入全面掌握基層檔案管理工作的現(xiàn)狀，清醒認(rèn)識當(dāng)前基層檔案工作中存在的典型問題和薄弱環(huán)節(jié)，認(rèn)真剖析影響和制約檔案工作發(fā)展的各項因素，科學(xué)研判基層檔案工作的內(nèi)在規(guī)律和發(fā)展方向，從本單位實際出發(fā)，穩(wěn)步實施優(yōu)化完善檔案管理系列策略，在實踐中守正創(chuàng)新，在探索中開拓前行，更好地發(fā)揮檔案工作服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的重要作用，做出新時期檔案工作者應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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作者單位：福建省漳州市長泰區(qū)政協(xié)文史資料館